Nortal

Cómo Perk impulsa en Nortal una gestión de viajes más inteligente y sin fricciones

¿Quién es Nortal?

Nortal es una consultora tecnológica global que colabora con organizaciones del sector público y privado para impulsar su transformación digital. Fundada hace 25 años en Estonia, la compañía se ha convertido en un referente internacional, con operaciones en América, Europa, Oriente Medio y África. Su experiencia abarca ingeniería de software, consultoría de gestión y soluciones en la nube, lo que la posiciona como un socio de confianza para proyectos complejos y de alto impacto.

Con equipos colaborando a escala internacional, los viajes de empresa forman parte esencial de la cultura de colaboración de Nortal. El contacto presencial, ya sea en talleres, proyectos con clientes o en la construcción de relaciones a largo plazo, sigue siendo clave para aportar valor.

Una empresa con visión de futuro en busca e una solución de viajes unificada

A medida que Nortal crecía, también lo hacía la complejidad de su gestión de viajes. La compañía necesitaba una solución centralizada que aportara coherencia a los procesos de reserva, ofreciera una visión global y facilitara el acceso a datos integrados. La sostenibilidad también ocupaba un lugar prioritario: medir y gestionar la huella de carbono se había convertido en un objetivo estratégico.

Por encima de todo, Nortal buscaba una plataforma capaz de equilibrar estructura y flexibilidad, que permitiera a las personas reservar con confianza sin perder la visión global del negocio.

«Buscábamos una solución escalable y centralizada que, al mismo tiempo, diera libertad al equipo para reservar lo que necesitara. Para nosotros, Perk ofrecía ese equilibrio.»

– Jenny Inkeroinen, Global Process Owner en Nortal

Una única solución de confianza para todas las regiones

Perk destacó rápidamente como el partner adecuado. La plataforma se integra sin fricciones con los sistemas de Nortal, da soporte a operaciones globales en múltiples divisas y ofrece visibilidad en tiempo real sobre la actividad de viajes. Además, la posibilidad de acceder a tarifas competitivas, comparar costes y reforzar la seguridad de quienes viajan (todo ello respaldado por atención al cliente 24/7)  fue clave en la decisión.

La implementación fue rápida y fluida. Desde la armonización de procesos entre distintas entidades hasta la integración con sistemas de RR. HH. y contabilidad, todo el despliegue se completó en cuestión de semanas. El equipo adoptó la plataforma con facilidad, apoyado por el acompañamiento cercano del account management de Perk.

«El Account Manager nos apoyó mucho y la implementación técnica solo tardó una o dos semanas. Fue muy, muy rápido para nosotros.»

– Jenny Inkeroinen, Global Process Owner en Nortal

«Desde el punto de vista del equipo, la plataforma es muy intuitiva. Si alguna vez has reservado un viaje personal, la experiencia resulta familiar y sencilla.»

– Evelin Roasto, Head of People & Culture de Estonia en Nortal

Mejorando la experiencia del equipo y la eficiencia operativa

Gracias a Perk, Nortal ha podido simplificar su gestión de viajes y ofrecer mayor tranquilidad a quienes se desplazan por trabajo. El soporte disponible las 24 horas garantiza que siempre haya asistencia experta cuando se necesita.

Las mejoras en eficiencia han sido claras: Nortal ha reducido significativamente la carga administrativa asociada a los viajes y ha logrado un ahorro superior al 10 % del gasto anual en viajes durante el primer año.

«Tras más de un año utilizando Perk, sabemos que podemos confiar plenamente en el sistema. Funciona de forma fluida sin que tengamos que supervisarlo constantemente, y la asistencia de Perk está siempre disponible cuando hace falta.»

– Evelin Roasto, Head of People & Culture – Estonia en Nortal

Viajes más seguros, inteligentes y sostenibles

La seguridad de quienes viajan es una prioridad para Nortal. Con Perk, las personas reciben avisos automáticos ante retrasos o incidencias, y los responsables tienen visibilidad en tiempo real de quién está viajando y dónde se encuentra. Esta supervisión proactiva permite reaccionar con rapidez y tomar decisiones informadas cuando los planes cambian.

Además, el equipo valora especialmente la información compartida entre colegas, como poder ver en qué hoteles se han alojado otras personas del equipo, lo que facilita tomar decisiones con mayor confianza.

«Valoro mucho poder ver los hoteles donde ya se han alojado compañeros antes, me sirve de referencia. Es muy útil, me gusta mucho.»

– Evelin Roasto, Head of People & Culture - Estonia en Nortal

Un programa de viajes unificado y basado en datos

Perk ha transformado el programa de viajes de Nortal en un proceso ágil y basado en datos. Las políticas integradas facilitan el cumplimiento, mientras que la automatización reduce la necesidad de supervisión manual. Los equipos locales ganan autonomía, y cualquier incidencia fuera del horario laboral queda cubierta por el soporte 24/7 de Perk. Además, la incorporación de nuevas entidades es ahora mucho más rápida, una ventaja clave para una empresa en constante crecimiento.

Las funcionalidades de análisis también han mejorado la planificación financiera. Los datos de viajes se integran directamente en los sistemas de Nortal, haciendo que la previsión y la presentación de informes sean más eficientes.

«La incorporación de nuevas entidades es mucho más rápida, algo fundamental para una empresa en crecimiento como Nortal. Esta armonización ha acercado a nuestros equipos internos y nos ha dado una visión unificada de la gestión de viajes.»

– Jenny Inkeroinen, Global Process Owner en Nortal

Logística de eventos más inteligente y sencilla para Nortal

Para Nortal, una organización basada en la colaboración global, reunirse en persona no es opcional.. Sin embargo, coordinar los viajes para grandes eventos internos como el Growth Summit se había convertido en una tarea administrativa muy pesada. El uso de hojas de cálculo, seguimientos manuales y la ausencia de un sistema unificado generaban horas de trabajo oculto que restaban tiempo a la planificación estratégica.

Antes de Perk Events, recopilar la información de viajes implicaba perseguir a cada asistente y mantener documentos fragmentados. 

«Gestionábamos todo con hojas de cálculo y teníamos que ir detrás de la gente para obtener datos básicos de viaje. Nos consumía muchísimo tiempo que debería haberse dedicado al evento en sí.»

Cuando Ethel Allik, Group Event Manager, asumió la organización del Growth Summit para 80 personas con muy poco margen, heredó este proceso manual. La visibilidad era limitada, los plazos ajustados y recopilar los detalles de los vuelos se convirtió en una tarea lenta que restaba demasiado tiempo.

Nortal recurrió a Perk Events para simplificar la logística y centralizar los viajes de los asistentes. Desde las invitaciones y la información del evento hasta la posibilidad de que cada persona gestionara sus propios vuelos, la plataforma sustituyó la gestión manual por flujos de trabajo organizados y automatizados. 

«Con Perk Events ya no tenía que preguntar a cada persona por sus vuelos: la plataforma recopilaba toda la información por mí. Eliminó de golpe horas de trabajo administrativo.»

La visión centralizada resultó especialmente valiosa cuando surgieron imprevistos. Durante una huelga de aeropuertos, Perk Events permitió identificar rápidamente a las personas afectadas y reorganizar sus desplazamientos.

«Cuando se produjo la huelga, Perk Events nos mostró exactamente a quién afectaba. Esa visibilidad nos permitió reaccionar rápido, sin improvisaciones.»

Más allá de reducir la carga administrativa, la plataforma dio a Ethel una claridad y un control que antes no tenía.

«Tener todos los planes de viaje en un solo lugar me dio una visión completa. Por fin pude centrarme en el evento, no en localizar a las personas.»

Al eliminar el trabajo invisible y crear un flujo centralizado y fluido, Perk Events permite a los equipos de Nortal centrarse en ofrecer experiencias relevantes y de alto impacto, en lugar de gestionar la logística que hay detrás.

Una forma fluida y fiable de viajar

Para Nortal, Perk ha cumplido exactamente con lo que buscaban: simplicidad, confianza y un partner alineado con sus planes de crecimiento. La plataforma ha reducido la complejidad, ha dado más autonomía al equipo y ha aportado información clave para mejorar tanto la eficiencia como la experiencia de viaje. De cara al futuro, Nortal sabe que sus necesidades seguirán evolucionando, y confía en que Perk evolucionará con ellas.

«La colaboración nos ha ayudado a crear estructura sin perder flexibilidad. Sentimos que Perk nos escucha, entiende nuestras necesidades y sigue mejorando.»

— Jenny Inkeroinen, Global Process Owner en Nortal

Qué aportó Perk

• Soporte y asistencia 24/7

• Informes y datos de gestión de viajes

• Políticas de viaje y flujos de aprobación integrados

• Soluciones completas de Deber de protección