On

Cómo On automatiza el 90 % de sus gastos con Perk

Desde su lanzamiento en los Alpes suizos hace trece años, On se ha mantenido fiel a su visión: revolucionar el movimiento para personas de todo el mundo. Con sus innovadoras zapatillas de running, ropa y accesorios diseñados tanto para el deporte como para disfrutar del aire libre y el día a día, On se ha convertido rápidamente en una marca querida a nivel global.

La marca se apoya en la idea de que la inspiración y ese escurridizo estado de flow aparecen cuando las personas se mueven. Por eso, tanto On como su cultura empresarial están profundamente arraigadas en la libertad en todas sus formas: libertad de movimiento, de pensamiento, de soñar… y de hacer realidad esa visión.

Basada en la confianza, la transparencia y el respeto, la cultura de trabajo de On tiene algo especial: permite que las personas del equipo prosperen de forma natural, eliminando barreras a la innovación y al crecimiento.

Soltar el control sin perder el cumplimiento

En el lado opuesto de un negocio impulsado por la libertad y la confianza está la gestión de gastos: un área tradicionalmente marcada por normas, controles, directrices y cumplimiento. Un conjunto de valores que no encajaba con el espíritu operativo de On.

«Aunque era fundamental gestionar el gasto de forma rigurosa, no queríamos que nuestro equipo sintiera que estaba siendo vigilado o controlado en todo lo relacionado con las finanzas. Queríamos ofrecerles el mismo nivel de confianza que tienen en el resto de su trabajo».

Martin Hoffmann, CFO y Co-CEO de On

Además, como empresa que desde el primer día ha evitado hacer las cosas “como siempre”, On quería aplicar ese mismo enfoque a la gestión del gasto. Pero cambiar una de las áreas más rígidas y ancladas en la tradición no era tarea fácil.

Procesos repetitivos, basados en papel y repartidos en documentos dispersos como hojas de Excel hacían que la gestión tradicional de gastos estuviera totalmente desconectada del espíritu innovador y tecnológico de On.

Un tándem ganador

La suite de gestión de gastos de Perk se implantó en On en 2020, no solo para ganar eficiencia o reducir costes, sino, sobre todo, para ofrecer al equipo la herramienta más avanzada posible.

«Elegimos Perk frente a otras soluciones por su facilidad de uso. Su enfoque mobile-first y su interfaz intuitiva hacen que todo lo relacionado con los gastos sea sencillo, tanto para quienes presentan gastos en su día a día como para el equipo financiero, que los aprueba y contabiliza».

Christoph Kühne, Head of Group Finance en On

La solución refuerza la confianza en ambos sentidos. Hoy, las personas del equipo de On gestionan sus propios gastos con total autonomía, sin necesidad de revisiones manuales por parte de sus responsables, mientras que el equipo financiero ha podido liberar tiempo para tareas de mayor valor.

Gracias a la automatización de extremo a extremo —que incluye controles de cumplimiento, flujos de aprobación basados en reglas e integración directa con el ERP— la gestión de gastos de On es ahora más ágil y eficiente que nunca.

Gastos en marcha

«Hemos alcanzado un nivel de automatización del 90 %, lo que significa que casi todos los gastos se procesan automáticamente, sin necesidad de revisión manual por parte del equipo financiero», explica Viktor Hegyi, Accounts Payable Specialist en On.

¿El impacto? El departamento financiero de On procesa actualmente unos 10 135 gastos al mes, con un tiempo medio de tramitación de 24 horas. Esto supone un aumento de la eficiencia del 472 % frente al proceso anterior.

Al hablar del valor real de la implementación, Hoffmann lo resume así:

«Esta herramienta es tan valiosa para nosotros que resulta difícil ponerle una cifra. Nos ahorra muchísimo tiempo y energía, y representa, en términos financieros, el nivel de libertad que queremos que nuestro equipo viva en su trabajo».

Martin Hoffmann, CFO y CO-CEO en On

Aunque los beneficios se sienten en toda la organización, también se reflejan claramente en los números. On ha reducido los costes de procesamiento de gastos en relación con el volumen total de gasto en un 78,8 %. Actualmente obtiene un ROI anual de 27 veces el coste de la licencia de Perk, gracias al ahorro directo y a la recuperación del IVA.

«El siguiente gran paso del equipo financiero es el lanzamiento de Perk Pay», añade Hegyi. «Nuestro equipo quiere poder utilizar tarjetas de empresa, lo que les permitirá pagar los gastos profesionales sin tener que adelantarlos de su propio bolsillo».