Caso de éxito de PHENOGY: Potenciando el trabajo real con Perk

PHENOGY no tenía problemas con los viajes en sí. Tenía problemas con todo lo que los rodeaba.

Como empresa innovadora en el sector energético con un rápido crecimiento y dedicada a la creación de sistemas de energía descentralizados y resilientes, su equipo siempre estaba en movimiento: desde consultores viajando entre Suiza, Alemania y los EE. UU. hasta directivos captando inversores por todo el mundo, los equipos siempre estaban viajando por compromisos de negocio importantes. Pero, entre bastidores, algo estaba consumiendo silenciosamente horas, atención e impulso: la gestión de viajes se había convertido en puro trabajo oculto. El CEO, los empleados y, más tarde, Christine (CEO Office Manager), dedicaban horas a organizar sus desplazamientos.

A medida que el negocio crecía, los viajes se volvieron una carga cada vez mayor. Y con directrices de viaje flexibles y las reservas repartidas en múltiples plataformas, el trabajo invisible se acumulaba.

Cuando el viaje se convierte en trabajo oculto

Antes de Perk, PHENOGY gestionaba sus viajes a través de Booking.com, Hotels.com, webs de aerolíneas y otros portales. Los empleados buscaban las mejores tarifas individualmente, tomando sus propias decisiones sin una política de viajes formal, y gestionaban las reservas por su cuenta. Incluso el CEO reservaba sus propios viajes hasta que Christine se hizo cargo de ello.

«Sinceramente, era una tarea que consumía mucho tiempo, muchísimo tiempo». — Christine, CEO Office

Este enfoque fragmentado generaba un trabajo oculto considerable. Las reservas estaban dispersas y los empleados perdían horas comparando webs. Para el equipo de finanzas, la conciliación era una pesadilla al no tener una visión única de los viajes del equipo. El tiempo dedicado a comparar tarifas y gestionar cambios manualmente no dejaba de aumentar.

Al mismo tiempo, PHENOGY utilizaba Perk como su primera solución de gestión de gastos. Los empleados escaneaban los recibos directamente en la app, reduciendo el tiempo que finanzas dedicaba a perseguir documentación. Sin embargo, los viajes y los gastos seguían en sistemas separados, lo que provocaba lagunas, facturas perdidas y un trabajo administrativo innecesario.

Reconectando viajes y gastos para eliminar el trabajo invisible

PHENOGY descubrió Travel a través de su equipo de contabilidad, que lo recomendó como una solución integral de travel and spend management. Un beneficio destacó de inmediato:

«Una de las principales motivaciones... era que las facturas fluirían automáticamente de Travel a Spend. Se acabó el tener que perseguir facturas perdidas». — Christine

Automatizar el flujo desde la reserva hasta el gasto ahorró cientos de horas, lo que resultó en un ahorro significativo de costes operativos para el equipo financiero, especialmente con un equipo en rápido crecimiento. ¿Y ahora? Ya no hay que rastrear facturas ni cuadrar recibos con reservas de forma manual.

La integración de Travel and Spend dio a finanzas visibilidad instantánea y eliminó los problemas recurrentes con facturas perdidas, atrasadas o incompletas. Con las reservas y los gastos conectados en un solo sistema, el equipo financiero obtuvo por fin el control y la eficiencia que necesitaba, procesando transacciones directamente sin depender de cada empleado.

De las reservas manuales a una autonomía sin esfuerzo

Antes de Perk, la única herramienta de cumplimiento era el criterio de los empleados. Aunque tomaban decisiones sensatas y conscientes de los costes, no existían parámetros ni políticas para limitar el gasto.

Perk introdujo políticas de viaje dinámicas, una funcionalidad que permite crear reglas adicionales para viajeros o grupos específicos. Los empleados y directivos ya no siguen un manual único para todos; ahora, la dirección tiene sus propios parámetros para vuelos de larga distancia integrados en el sistema.

Esto no solo le devolvió a Christine las horas que antes perdía comparando precios en varios portales, sino que permitió a los empleados reservar con confianza dentro de la política. Adiós a las aprobaciones manuales y a las comparaciones interminables.

Al pasar a la plataforma unificada de Perk, PHENOGY recuperó más de 3.000 € en tiempo que antes se desperdiciaba en webs de reservas, y la gestión de cambios de Perk ahorró otros 3.000 € en tareas administrativas.

Gracias a las políticas dinámicas, PHENOGY ahorró más de 13.000 € al reservar dentro de las directrices de hoteles, trenes y coches de alquiler, y otros 10.000 € mediante vuelos de corta y larga distancia que cumplen la política.

Además, FlexiTravel se ha convertido en una pieza esencial para PHENOGY. Cuando surgen imprevistos, el equipo de soporte de Perk interviene rápidamente, eliminando la presión sobre la oficina del CEO y el equipo de finanzas. Al liberarse de esa carga, pueden centrarse por fin en lo que importa: el trabajo real con impacto real. Además, han recuperado más de 10.000 € en viajes reembolsados gracias a esta flexibilidad.

Hoy en día, el CEO, el equipo directivo, los empleados y los contratistas de PHENOGY utilizan Perk. La compañía también gestiona viajes para visitantes, clientes e inversores a través de la plataforma, incluso sin concederles acceso directo a ella.

De un gasto fragmentado a información estratégica

Con Perk, PHENOGY obtuvo capacidades de informes que sencillamente no existían antes. Ahora monitorizan el gasto total, las reservas, los destinos y otros datos clave de su actividad.

«Las funciones de informes son absolutamente brillantes... podemos ver el gasto total, las reservas, los principales destinos... todo». — Christine

Estos datos ayudan a PHENOGY a negociar tarifas corporativas con hoteles y a entender patrones de viaje que antes eran invisibles. Ahora, los informes sirven directamente para elaborar presupuestos, ajustar políticas y negociar con proveedores.

Una mejor experiencia para todos

Con Perk, PHENOGY no solo solucionó la gestión de sus viajes. Recuperó tiempo, claridad y enfoque, para que su equipo dedique menos energía al trabajo oculto y más tiempo a construir el futuro de la energía. A medida que las tareas invisibles desaparecieron, también lo hicieron los costes. En solo 9 meses, PHENOGY ya ha ahorrado 40.000 €. Cuando los viajes funcionan, toda la empresa funciona. Y PHENOGY es la prueba.