Storyblok

Cómo Storyblok ahorra tiempo y costes creando una estructura clara para la gestión de viajes

Storyblok es un sistema de gestión de contenidos (CMS) que permite a marcas, desarrolladores y creadores ofrecer experiencias de contenido únicas y sin fricciones, llevando el marketing digital a un nuevo nivel. Como CMS headless, Storyblok separa el backend, donde se gestiona el contenido, del frontend, que determina cómo se muestra, ofreciendo así una flexibilidad total. Su misión es clara: crear una herramienta flexible y escalable, fácil de personalizar y adaptable a cualquier canal digital.

Fundada en Austria, Storyblok lanzó su primer prototipo en 2015, pero desde el principio nació con una vocación global. En pocos años, la compañía ha crecido hasta superar las 200 personas en el equipo, repartidas por todo el mundo. Su enfoque remote-first, alineado con su apuesta por la flexibilidad y la ausencia de fronteras, ha llevado a que hoy cuenten con profesionales en más de 40 países. Esta descentralización hace que los viajes de empresa sean clave, ya sea para conferencias y eventos, reuniones de dirección, expansión internacional o contacto con clientes.

Los retos de un proceso de reservas de viajes sin estructura

En sus inicios, el volumen de viajes de Storyblok era fácilmente manejable. No cuentan con una sede física tradicional ni su producto exige desplazamientos constantes. Sin embargo, a medida que la empresa creció, el número de viajes aumentó hasta un punto en el que contar con un partner especializado en viajes corporativos se volvió imprescindible.

• Sin un proceso de reservas definido: cada persona organizaba sus viajes por su cuenta, utilizando distintas webs. Los equipos de finanzas y viajes debían encargarse después de los reembolsos y de comprobar manualmente si los gastos encajaban con el presupuesto.

• Más carga de trabajo, menos eficiencia: más personas viajando implicaba más gestiones. Revisar, gestionar y reembolsar los gastos de viaje de todo el equipo se convirtió en un proceso lento y poco eficiente.

• Ausencia de una política de viajes: aunque la autogestión no es un problema en sí, Storyblok no contaba con directrices claras sobre métodos de pago, límites de gasto o flujos de aprobación. Esta falta de una política definida complicaba y alargaba todo el proceso.

Perk: una plataforma de gestión de viajes flexible, personalizable y pensada para empresas en crecimiento

Para gestionar el aumento de viajes y empezar a ahorrar tiempo y costes, Storyblok decidió reorganizar su gestión de viajes con Perk. La plataforma todo en uno permite que cada persona reserve sus viajes de forma autónoma mediante un proceso intuitivo que cubre todo, desde vuelos hasta alojamiento. Al mismo tiempo, ofrece a la empresa control, transparencia y confianza gracias a políticas personalizadas, flujos de aprobación, datos detallados y soporte en tiempo real.

«Lo mejor de Perk es que ahorra tiempo, te permite controlar el presupuesto y, al mismo tiempo, dar libertad al equipo. Es una herramienta del siglo XXI. He trabajado con agencias y prefiero olvidar esas experiencias: son obsoletas y anticuadas. El enfoque moderno de Perk es beneficioso para todos.»

— Michal Zadrobilek & Daniela Merizalde, Expense Manager y Travel Manager, Storyblok

Totalmente adaptable a distintos destinos y mercados

A medida que el equipo de Storyblok crece, también lo hace la importancia y la frecuencia de los viajes. Además de contar con personas en numerosos países europeos, la compañía está expandiéndose en Estados Unidos. Esto implica necesidades, hábitos de reserva y particularidades locales muy distintas entre ambos mercados.

Con Perk, Storyblok utiliza una única herramienta para gestionar dos mercados completamente diferentes. Para ello, configuraron dos perfiles de empresa independientes: uno para Europa y otro para Estados Unidos, lo que facilita aplicar automáticamente requisitos y configuraciones específicas en cada proceso de reserva.

En Estados Unidos, por ejemplo, muchos hoteles ofrecen programas de fidelización. Al integrar estos programas, Perk permite que las personas viajeras acumulen puntos y disfruten de ventajas como precios especiales, mejoras de habitación o pequeños extras, fomentando que se alojen donde se sienten más cómodas.

Además, como empresa especializada en gestión de viajes, Perk cuenta con acuerdos exclusivos con múltiples proveedores, como cadenas hoteleras y aerolíneas.

Ahorro de tiempo gracias a políticas automatizadas e integraciones sin fricciones

Antes de trabajar con Perk, Storyblok no contaba con una política de viajes formal. Los desplazamientos los gestionaban los vicepresidentes y el control de costes se realizaba únicamente a través de los gastos de la tarjeta corporativa, lo que generaba mucha carga operativa y poco control presupuestario.

Con el apoyo personalizado de Perk, Storyblok definió una política de viajes que se aplica automáticamente durante el proceso de reserva. Esta incluye límites de presupuesto por destino, flujos de aprobación claros, centros de coste y responsabilidades bien definidas.

Además, Perk ofrece informes detallados de gasto que garantizan el cumplimiento de la política y facilitan una visión completa del presupuesto. Los equipos de finanzas y viajes cuentan ahora con total transparencia y una base de datos sólida para mejorar continuamente la eficiencia y mantener el control en todo momento.

Otra funcionalidad clave es la integración fluida con otras herramientas de trabajo. Storyblok, por ejemplo, utiliza BambooHR para la gestión de personas, que puede conectarse directamente con Perk y gestionarse desde la misma plataforma.

Un partner fiable, cercano y preparado para crecer juntos

Con más de 230 personas en el equipo, repartidas por más de 40 países y viajando de forma habitual, Storyblok necesitaba un partner que les ofreciera apoyo constante ante imprevistos, dudas o necesidades de asistencia.

Perk ofrece atención al cliente 24/7 que realmente funciona:

«El 99% de las veces, nuestro equipo obtiene soporte inmediato.»

Michal Zadrobilek, Expense Manager en Storyblok

La funcionalidad de seguimiento en tiempo real permite a los responsables tener una visión clara de dónde se encuentra cada persona, mientras que el equipo global de Perk se asegura de que todos viajen con tranquilidad, estén donde estén.

«Sin Perk, mi trabajo sería mucho más complicado. Gestionar viajes para tantas personas en diferentes zonas horarias es un reto enorme. Si no tuviéramos Perk, no sé cómo lo haríamos.»

Daniela Merizalde, Travel Manager en Storyblok

Perk sigue evolucionando de forma constante, fiel a una idea muy clara: poner al cliente en el centro.

«Perk es una plataforma dinámica. Se nota que evoluciona constantemente y lanza nuevas funcionalidades para resolver los retos que van surgiendo.»

Michal Zadrobilek, Expense Manager en Storyblok

Uniendo a un equipo global: una forma más organizada de gestionar los retiros de empresa

Con el tiempo, Storyblok empezó a organizar retiros presenciales de mayor envergadura para reunir a su equipo. Estos encuentros alcanzaron rápidamente un nivel de complejidad que exigía la misma estructura, claridad y centralización que Perk ya había aportado a la gestión de viajes.

La organización de los eventos se había vuelto difícil de coordinar. La información necesaria para la planificación estaba dispersa en múltiples herramientas: formularios para recopilar necesidades alimentarias, hilos de Slack para resolver dudas sobre los desplazamientos, documentos para las agendas, hojas de cálculo para la asignación de habitaciones y correos electrónicos con actualizaciones. Durante los propios eventos, no siempre estaba claro dónde encontrar la información clave, lo que generaba confusión tanto para quienes organizaban como para quienes asistían.

Perk Events resolvió este problema al ofrecer una plataforma única y centralizada para gestionar todos los aspectos de los retiros. Ahora, las personas se registran directamente en la plataforma y comparten en un solo lugar toda la información necesaria, como requisitos alimentarios, necesidades de accesibilidad, preferencias de viaje, tallas de camiseta o actividades en las que quieren participar. En encuentros de gran escala, como el retiro de Operaciones en Zagreb o el retiro de Producto en Ámsterdam, esto ha aportado orden y coherencia a un proceso que antes estaba fragmentado.

La coordinación de los viajes también se ha simplificado notablemente. Perk Events ofrece una visión clara de quién llega, cuándo y desde dónde, lo que facilita agrupar a personas con horarios similares, optimizar traslados y evitar incidencias.

La gestión de la agenda ha mejorado de forma significativa. Actividades como cenas, talleres o experiencias de equipo se publican directamente en la plataforma, donde los asistentes pueden consultar horarios, confirmar su participación y seleccionar opciones como menús. Esta mayor claridad ha permitido planificar con más precisión, reducir el desperdicio de comida y agilizar la comunicación.

El ahorro de tiempo ha sido considerable. En lugar de recopilar información manualmente o actualizar varios documentos, la persona responsable estima que ahorra al menos una hora diaria durante la fase de planificación.

«Perk Events me hace la vida mucho más fácil. Ahora, cada vez que alguien hace una pregunta, simplemente lo dirijo a la plataforma: todo está ahí.»

Daniela Merizalde, Travel Manager en Storyblok

Tanto para organizar un encuentro pequeño como un retiro de gran escala, Storyblok confía en Perk Events para ofrecer una experiencia organizada, clara y escalable, que simplifica la gestión y mejora la experiencia de quienes participan.

Qué aportó Perk

• Plataforma centralizada de gestión de viajes

• Acompañamiento en la definición de la política de viajes corporativos

• Configuración de dos entornos independientes para Europa y Estados Unidos

• Ajustes personalizables e informes detallados

• Integración de programas de fidelización y acuerdos con proveedores

• Integraciones fluidas con las herramientas de trabajo

• Atención al cliente 24/7

• Plataforma todo en uno para eventos corporativos