Chez Perk, la culture ne se construit ni à partir d’un manuel, ni dans un canal Channel. Elle prend vie lorsque les gens sont au même endroit, au même moment, et qu’ils se connectent entre eux.
Et même si nos ordinateurs et nos outils permettent au travail d’avancer, y compris à l’international, il existe une dynamique différente qui ne se produit qu’en présentiel.
Les conversations vont plus loin. Les liens durent. Et le travail devient tangible.
Mais à mesure que les entreprises grandissent, réunir les équipes implique un compromis. Plus les événements internes prennent de l’ampleur, plus le travail en coulisses augmente.
Soudain, il faut relancer les confirmations de présence, coordonner les déplacements, gérer les changements de dernière minute, rapprocher les dépenses… Cela devient un flux incessant de tâches invisibles.
C’est ce qu’on appelle le travail de l’ombre : ces tâches invisibles qui s’immiscent partout et accaparent le temps et l’attention au détriment du vrai travail
Et pour notre Summer Party annuelle, nous avons décidé de l’éliminer.
Au lieu de gérer la logistique manuellement, nous avons utilisé Perk Events et Perk Spend pour orchestrer toute l’expérience. Pas comme une démo, mais comme un véritable test.
Car lorsque vous supprimez le travail derrière le travail, vous libérez de l’espace pour ce qui compte vraiment.
Le défi : quand la croissance transforme les événements en travail de l’ombre
La Summer Party de Perk est le moment phare de l’année. Chaque année, nous réunissons toute l’entreprise à Barcelone.
Mais en 2024, l’échelle a changé. La liste des invités a rapidement atteint 1 400 participants répartis sur 15 bureaux dans le monde. Et avec cela, des milliers de points de contact liés aux voyages et aux dépenses.
Et historiquement, cela signifiait une chose : la fragmentation.
L’information était partout, entre Google Sheets, Notion, les channels Slack et les boîtes mail.
Chaque changement de vol, chaque exigence alimentaire ou mise à jour d’hôtel devenait une tâche manuelle. Chaque modification impliquait un nouveau message, une relance, une coordination supplémentaire.
Comme l’explique Miriam Pereo del Sol, Directrice Community et Workplace Experience : « À mesure que nous grandissons, l’événement devient plus grand chaque année, et la complexité qui l’accompagne aussi. »
Cette complexité ne concernait pas seulement les organisateurs. Elle se répercutait aussi sur les participants, avec trop d’e-mails, trop d’endroits où chercher, et trop de frictions.
Nous devions passer d’une gestion réactive à un système pensé pour tout faire fonctionner ensemble.
Perk Events : un système unique, une visibilité totale
En interne, nous voyions des équipes submergées par des tâches qui les ralentissaient. Notre équipe Real Work Incubator s’est donc concentrée sur les événements et a créé Perk Events.
Au lieu d’assembler plusieurs outils, tout était centralisé au même endroit : plans de voyage, confirmations de présence, informations sur l’événement et communication.
Résultat : plus besoin de courir après l’information ni de jongler avec des mises à jour dispersées.
Les participants accédaient à tout dans un seul flux. Et pour l’équipe événementielle, cela signifiait moins d’interruptions et plus de contrôle.
L’un des changements majeurs concernait les RSVPs.
Ce qui nécessitait auparavant un suivi manuel de 2 000 réponses est devenu un processus en libre-service. Les participants pouvaient confirmer, modifier ou ajuster leurs plans sans échanges interminables.
Comme l’explique Nikita Miller, Chief Product Officer : « Imaginez envoyer une invitation à 2 000 personnes et devoir tout suivre… les gens changent d’avis en permanence, il faut relancer. Aujourd’hui, tout cela se fait automatiquement. »
Cette autonomie s’est aussi étendue à l’expérience elle-même.
La Summer Party proposait 16 activités animées par la communauté, de la dégustation de cava au yoga, en passant par des quiz de pub ou des cours de bachata.
Plutôt que de tout coordonner de manière centralisée, chacun pouvait choisir ses activités, avec toutes les informations réunies au même endroit.
Comme le résume Miriam : « Ils peuvent décider d’aller à la scène principale avec notre groupe live ou de rejoindre le DJ. Tout est là. »
Perk Spend : supprimer le travail après l’événement
Si organiser un événement est complexe, le clôturer l’est encore plus.
Des milliers de participants impliquent des milliers de taxis, cafés, repas et réunions d’équipe. Et traditionnellement, cela signifiait pour la finance : courir après les reçus, gérer les écarts et combler les données manquantes.
Comme l’explique Lizzie Reid, General Perk Events Manager : « Les équipes financières passaient trop de temps à gérer les écarts et à chercher les reçus. »
Cette année, nous avons changé cela avec Perk Spend.
Les dépenses étaient capturées en temps réel, directement dans l’application. Aucun téléchargement manuel. Aucun système séparé.
Comme le décrit Fraser Louden, Senior Product Designer : « Je pouvais prendre une photo du reçu et c’était terminé. Scanner les reçus dans l’app était sans effort. »
En coulisses, les transactions étaient automatiquement associées aux reçus et liées à la Summer Party.
Plus de boucles de rapprochement. Plus d’allers-retours.
Et pour la finance, cela signifiait quelque chose de plus grand : une visibilité en temps réel sur le coût réel de l’événement.
Quand le travail de l’ombre disparaît, l’expérience prend le relais
Quand on supprime le travail de l’ombre, quelque chose change. Les gens cessent de penser à la logistique et se concentrent sur l’expérience.
Comme le partage Vicenç Alcalde García, Event Manager : « On sait que l’événement fonctionne quand les gens interagissent simplement… quelqu’un de Boston qui danse avec quelqu’un de Berlin. »
Résultat : une note de satisfaction de 4,8 sur 5.
Mais surtout, un retour constant : les participants pouvaient oublier la logistique et profiter du moment.
Le vrai changement : passer de la gestion d’événements à un système intégré
Ce n’était pas seulement un événement d’entreprise. C’était la preuve qu’à grande échelle, il n’est pas nécessaire de choisir entre expérience et contrôle.
Quand voyages, événements et dépenses fonctionnent dans un système connecté, le travail derrière le travail disparaît en arrière-plan.
Plus de relances. Plus d’outils à assembler. Plus de gestion de crise. Juste un système qui fonctionne comme il se doit.
Comme le dit Vicenç : « Le plus satisfaisant, c’est quand tout fonctionne simplement, et que l’équipe en coulisses peut enfin respirer. »
Chez Perk, c’est notre objectif.
Pas seulement construire une plateforme qui propulse le vrai travail.
Mais l’utiliser pour faire de Perk un meilleur endroit où travailler.
:format(webp))
:format(webp))
:format(webp))
:format(webp))