Die passende Kreditkarte für Geschäftsreisen richtet sich nach Reisevolumen, Organisationsstruktur und internen Compliance-Anforderungen. Dienstreisen verursachen unterschiedliche Kosten – von zentral gebuchten Flügen und Hotels bis zu individuellen Spesen vor Ort. Entsprechend wichtig ist eine Kartenlösung, die Budgets steuert, Transparenz schafft und Reiserichtlinien unterstützt.
Je nach Bedarf kommen verschiedene Modelle infrage: Spesenkarten für laufende Ausgaben, Business Travel Accounts (BTA) für zentrale Buchungen oder Lodge Cards für die strukturierte Abrechnung von Reiseleistungen. Häufig ist eine Kombination mehrerer Kartenarten mit Anbindung an ein integriertes Ausgabenmanagement effizienter als eine isolierte Einzellösung.
Herausforderungen herkömmlicher Zahlungsmethoden bei Geschäftsreisen
Viele Unternehmen nutzen für Geschäftsreisen klassische Firmenkreditkarten, die ursprünglich nicht speziell für das Reisemanagement konzipiert wurden. Obwohl sie bargeldlose Zahlungen ermöglichen, lösen diese Kreditkarten zentrale Herausforderungen des Reisekostenmanagements oft nur teilweise – und schaffen teilweise neue Komplexität.
Fehlende Zweckbindung und Steuerung
Herkömmliche Firmenkreditkarten sind meist flexibel einsetzbar und nicht auf Reiseausgaben beschränkt. Dadurch fehlt häufig eine klare Zweckbindung: Reiseausgaben vermischen sich mit anderen Geschäftsausgaben, was die Transparenz und Budgetkontrolle erschwert.
Begrenzte Kontrolle über Reiserichtlinien
Ohne spezifische Reise-Limits oder vordefinierte Nutzungsvorgaben ist es schwierig, Spesenrichtlinien konsequent durchzusetzen. Mitarbeitende können zwar mit der Karte zahlen, aber Ausgaben werden oft erst im Nachhinein geprüft – nicht im Moment der Zahlung gesteuert.
Verzögerte Transparenz durch Sammelabrechnung
Klassische Firmenkreditkarten arbeiten häufig mit monatlicher Sammelabrechnung. Das bedeutet: Reiseausgaben werden gebündelt abgerechnet, aber Unternehmen erhalten nicht immer einen nutzbaren Echtzeit-Einblick in einzelne Transaktionen. Budgetüberschreitungen oder Abweichungen von Richtlinien werden dadurch oft erst später erkannt. Unzulässige Transaktionen treiben die Unternehmensausgaben in die Höhe, verursachen Abweichungen in den Finanzberichten und können sogar die ordnungsgemässe Rückforderung der Mehrwertsteuer behindern.
Hoher Abstimmungsaufwand in der Buchhaltung
Reisekosten müssen nachträglich einzelnen Mitarbeitenden, Projekten oder Kostenstellen zugeordnet werden. Wenn mehrere Personen mit unterschiedlichen Karten buchen, entsteht zusätzlicher Abstimmungsaufwand – insbesondere bei Flug, Hotel und Zusatzleistungen.
Zentrale Buchungen sind schwer abbildbar
Bei Gruppenreisen oder zentral organisierten Geschäftsreisen stossen individuelle Firmenkreditkarten an Grenzen. Eine einzelne, personenbezogene Karte eignet sich nur bedingt für gebündelte Hotelkontingente oder Sammelbuchungen über Reisebüros.
Erhöhte Sicherheits- und Betrugsrisiken
Firmenkreditkarten werden häufig von einzelnen Mitarbeitenden dauerhaft genutzt und sind nicht immer auf bestimmte Händler, Beträge oder Zeiträume begrenzt. Das erhöht das Risiko von:
Kartenmissbrauch bei Verlust oder Diebstahl
unbefugten Online-Zahlungen
wiederkehrenden Abbuchungen bei vergessenen Abonnements
unautorisierten oder richtlinienwidrigen Transaktionen
Da viele Karten nicht granular gesteuert werden können, greifen Sicherheitsmechanismen oft erst nachträglich – etwa über Rückbuchungen oder manuelle Prüfungen. Besonders bei internationalen Geschäftsreisen oder Online-Buchungen steigt dadurch das Risiko für Betrugsfälle oder Datenmissbrauch.
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Reiserichtlinien mit Geschäftsreisekarten sicher umsetzen
Viele Unternehmen verfügen über klar definierte Reiserichtlinien – etwa zu Hotelkategorien, maximalen Übernachtungskosten, erlaubten Verkehrsmitteln oder Verpflegungspauschalen. In der Praxis werden diese Vorgaben jedoch häufig erst nachträglich geprüft. Ohne technische Steuerung bleiben Richtlinien oft eine Empfehlung statt einer verbindlichen Regel. Abweichungen wie
Überschreitung von Budgetgrenzen
Buchung nicht freigegebener Anbieter
Vermischung privater und geschäftlicher Ausgaben
fehlende oder verspätete Belegnachweise
aufwendige manuelle Nachkontrolle
führen häufig nicht nur zu mehr Kosten, sondern auch zu erhöhtem administrativen Aufwand und steuerlichen Risiken. Hier setzen spezialisierte Geschäftsreisekarten an.
Statt Ausgaben im Nachhinein zu kontrollieren, lassen sich Richtlinien direkt in die Kartenlogik integrieren – z. B. über den Verfügungsrahmen, den Typ der verwendeten Karte und die Ausgabenkategorien, die damit beglichen werden können. Insbesondere virtuelle Karten sind bestens dafür geeignet, individuelle Vorgaben durchzusetzen.
Verschiedene Arten von Geschäftsreisekarten
Physische Mitarbeiterkreditkarten sind bei hohem Reiseaufkommen nur eingeschränkt geeignet, um sämtliche Kosten von Geschäftsreisen abzuwickeln. Für eine transparente und effiziente Reisekostenabrechnung sind Karten sinnvoller, die klar einem Zweck zugeordnet sind – etwa für zentrale Reisebuchungen oder für Spesen während der Reise.
Virtuelle und temporäre Kreditkarten
Virtuelle Kreditkarten sind digitale Firmenkarten, die ohne physische Plastikkarte auskommen. Sie werden vollständig elektronisch erstellt und eignen sich besonders für Online-Zahlungen, digitale Services oder projektbezogene Reiseausgaben.
Im Kontext von Geschäftsreisen kommen virtuelle Kreditkarten vor allem dort zum Einsatz, wo Zahlungen digital erfolgen oder zeitlich begrenzt sein sollen.
Virtuelle Kreditkarten eignen sich besonders für Online-Buchungen von Flügen oder Hotels, für gelegentliche Reisende oder für Remote-Teams.
Eine ausführliche Einordnung zu Funktionen, Sicherheitsmechanismen und Einsatzmöglichkeiten finden Sie in unserem Leitfaden „Virtuelle Kreditkarten für Unternehmen“.
Reisestellenkarten
In Unternehmen mit regelmässigem Reiseaufkommen werden Buchungen häufig zentral über eine Reisestelle oder ein Travel-Management-System abgewickelt. Dafür wird eine Karte direkt beim Reiseanbieter, im Buchungstool oder bei einer Travel-Plattform hinterlegt. Dieses Modell wird als Reisestellenkarte bezeichnet.
Eine Reisestellenkarte ist weniger ein eigener Kartentyp als ein organisatorisches Konzept: Die Karte ist im System des Dienstleisters hinterlegt und wird dort für Flug-, Bahn-, Hotel- oder Mietwagenbuchungen genutzt. Mitarbeitende selbst kommen mit der Karte in der Regel nicht direkt in Kontakt. Dadurch lassen sich Reiseausgaben gebündelt und strukturiert abrechnen.
Typische Merkmale von Reisestellenkarten:
zentrale Hinterlegung im Buchungssystem
keine personenbezogene Nutzung
gebündelte Abrechnung mehrerer Reisen
klare Zuordnung zu Kostenstellen
bessere Einhaltung von Reiserichtlinien
Das Modell der Reisestellenkarten wird über einen Business Travel Account (BTA) umgesetzt – ein zentrales Abrechnungskonto, über das Reiseleistungen gesammelt und konsolidiert abgerechnet werden. Das BTA wird bei einem Geschäftsreiseanbieter erstellt und die Reisestellenkarte dort entsprechend hinterlegt.
Einige Anbieter stellen dafür nicht nur Buchungs- und Abrechnungslösungen, sondern auch speziell auf Geschäftsreisen ausgelegte Karten bereit. Die Perk Smart Lodge Card ist eine zentrale virtuelle Reisekarte, die direkt in Buchungsprozesse integriert werden kann, Reiseausgaben in Echtzeit sichtbar macht und eine automatisierte, richtlinienkonforme Abrechnung ermöglicht.
Spesenkarten
Während zentrale Reisestellenkarten oder Business Travel Accounts vor allem für die Buchung von Flügen, Hotels oder Mietwagen eingesetzt werden, entstehen während der Reise zahlreiche weitere Reisekosten. Genau hier kommen Spesenkarten zum Einsatz.
Spesenkarten sind in der Regel einzelnen Mitarbeitenden zugeordnet und dienen der direkten Abwicklung laufender Reiseausgaben – ohne private Vorfinanzierung und ohne nachträgliche Erstattungsprozesse.
Typische Einsatzbereiche von Spesenkarten sind:
Verpflegung und Bewirtung
Taxi- und Mobilitätskosten
kleinere Hotel- oder Nebenkosten
projektbezogene Ausgaben unterwegs
Im Unterschied zur Reisestellenkarte stehen hier nicht zentrale Buchungen, sondern individuelle Ausgaben während der Reise im Fokus. Spesenkarten ermöglichen es, Ausgabenlimits pro Person festzulegen, Transaktionen transparent nachzuverfolgen und Belege direkt zuzuordnen.
Vorteile von Spesenkarten:
klare Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben
keine finanzielle Vorleistung durch Mitarbeitende
transparente Zuordnung zu Kostenstellen oder Projekten
vereinfachte und beschleunigte Spesenabrechnung
Richtig eingesetzt reduzieren Spesenkarten den administrativen Aufwand erheblich und sorgen für mehr Zufriedenheit bei Mitarbeitenden, da umständliche Erstattungsprozesse entfallen. Für die Spesenkarte haben Unternehmen verschiedene Optionen – wie die klassische Corporate Credit Card oder eine Prepaid-Karte. Über die Perk Plattform lassen sich verschiedene Karten zusammen nutzen und so zentral in das Ausgabenmanagement integrieren.
Neben klassischen Geschäftsreise- und Spesenkarten spielen Tankkarten eine wichtige Rolle, wenn Unternehmen über eine eigene Fahrzeugflotte verfügen oder regelmässig fahrzeugbezogene Ausgaben anfallen.
Tankkarten
Tankkarten bzw. Tank- und Ladekarten sind speziell für das Tanken bzw. Aufladen und weiteren fahrzeugbezogenen Leistungen – wie Maut- und Parkplatzgebühren, Pannenhilfe und Reparaturservices – konzipiert. Sie ermöglichen eine strukturierte und transparente Abwicklung von Treibstoffkosten und vereinfachen die Verwaltung von Fahrzeugausgaben erheblich. Tankkarten sind besonders sinnvoll für Unternehmen mit eigenem Fuhrpark sowie Vertriebs- und Serviceteams mit regelmässiger Fahrzeugnutzung.
Typische Merkmale von Tankkarten bzw. Ladekarten:
Nutzung an definierten Tankstellen oder Tankstellennetzwerken
zentrale Abrechnung aller Kraftstoffkäufe
klare Zuordnung zu Fahrzeugen oder Mitarbeitenden
individuelle Ausgabenlimits
Vorteile von Tankkarten bzw. Ladekarten:
vereinfachte Verwaltung von Fuhrpark- und Kraftstoffkosten
bessere Kontrolle über Treibstoffausgaben
transparente Auswertung von Verbrauch und Kosten
reduzierte private Vorfinanzierung durch Mitarbeitende
Tankkarten bzw. Ladekarten sind unter anderem bei grossen Tankstellen-Franchises und Mobilitätsdienstleistern erhältlich. Sie sind in der Regel nur für fahrzeugbezogene Ausgaben nutzbar und bieten keine umfassenden Reise- oder Ausgabenfunktionen. Für Flug-, Hotel- oder Verpflegungskosten sind sie daher nicht geeignet.
Spesenkarte und Sachbezugskarte: Was ist der Unterschied?
Spesenkarten werden oft in einem Atemzug mit Sachbezugskarten genannt – beide erfüllen jedoch unterschiedliche Zwecke und sind steuerlich klar voneinander zu trennen.
Spesenkarten dienen der Abwicklung geschäftlicher Ausgaben. Sie werden typischerweise Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt, um dienstlich veranlasste Kosten auf Geschäftsreisen direkt zu bezahlen. Dazu zählen unter anderem Verpflegung, Transport, kleinere Anschaffungen oder projektbezogene Ausgaben. Die Zahlungen erfolgen im Namen des Unternehmens und müssen korrekt dokumentiert sowie buchhalterisch erfasst werden.
Sachbezugskarten hingegen zählen zu den Benefits für Mitarbeitende. Sie ermöglichen steuerbegünstigte Zusatzleistungen, etwa in Form von Gutscheinen oder monatlichen Zuschüssen – z. B. Fahrtkostenzuschüsse. Die Nutzung ist dabei meist auf bestimmte Akzeptanzstellen oder Beträge begrenzt und unterliegt festen steuerlichen Freibeträgen.
Typische Merkmale einer Sachbezugskarte:
dient als geldwerter Vorteil
steuerlich regulierter Höchstbetrag
private Nutzung im Rahmen des Benefits erlaubt
kein Instrument zur Abwicklung von Geschäftsausgaben
Der entscheidende Unterschied liegt also im Zweck: Spesenkarten steuern Unternehmensausgaben, während Sachbezugskarten Mitarbeitenden zusätzliche Leistungen gewähren. Für Geschäftsreisen sind Sachbezugskarten in der Regel nicht relevant, da die Kosten über zentrale Firmenkreditkarten und Spesenkarten gedeckt werden.
Welche Geschäftsreisekarte passt zu welchem Unternehmen?
Welche Kreditkarte für Geschäftsreisen für Ihr Unternehmen die richtige ist, hängt nicht nur von der reinen Kartentechnologie ab – vielmehr von Organisationsstruktur, Reisevolumen, internen Prozessen und Compliance-Anforderungen. Unterschiedliche Unternehmen stellen unterschiedliche Anforderungen an Ausgabenkontrolle, Budgettransparenz und Administrationsaufwand.
Tipp: Neben den folgenden Kriterien hilft Ihnen bei der Auswahl der passenden Geschäftsreise auch unser Beitrag „Beste Firmenkreditkarte: Vergleich & Auswahlkriterien für Unternehmen“.
Kleine Unternehmen oder seltene Geschäftsreisen
Bei überschaubarem Reiseaufkommen reichen häufig personenbezogene Spesenkarten oder klassische Firmenkreditkarten aus. Sie ermöglichen eine direkte Zuordnung von Ausgaben zu Mitarbeitenden und lassen sich mit klaren Richtlinien gut steuern.
Klassische Firmenkreditkarten sind geeignet, wenn:
nur wenige Personen reisen
Budgets einfach strukturiert sind
keine zentrale Reisestelle existiert
Wachsende Unternehmen mit regelmässigem Reiseaufkommen
Steigt die Anzahl der Reisenden oder Teams, empfiehlt sich eine Kombination aus Spesenkarten und virtuellen Karten. Während Spesenkarten Ausgaben vor Ort abdecken, eignen sich virtuelle Karten für Online-Buchungen oder projektbezogene Budgets.
Vorteile der Kombination Spesenkarten und virtuelle Karten:
bessere Budgetkontrolle
klare Zuordnung zu Teams oder Projekten
weniger administrativer Abstimmungsaufwand
Unternehmen mit zentraler Reiseorganisation
Wer Geschäftsreisen strukturiert über eine Reisestelle, Travel-Abteilung oder ein zentrales Buchungssystem organisiert, profitiert von zentralen Reisekartenlösungen wie Lodge Cards oder Business Travel Accounts (BTA). Sie ermöglichen es, Reiseleistungen gebündelt abzurechnen und nicht über einzelne personenbezogene Karten laufen zu lassen.
Solche Modelle eignen sich besonders, wenn:
Reisebuchungen zentral gesteuert werden
mehrere Personen gleichzeitig oder regelmässig reisen
Hotelkontingente oder Sammelbuchungen genutzt werden
konsolidierte Abrechnung und detailliertes Reporting erforderlich sind
Zentrale Reisekarten erhöhen die Transparenz über das gesamte Reisevolumen und erleichtern die Durchsetzung von Reiserichtlinien, da Buchungen strukturiert über ein System erfolgen. Gleichzeitig reduzieren sie den administrativen Aufwand in der Buchhaltung, weil Ausgaben nicht mühsam aus verschiedenen Einzelkarten zusammengeführt werden müssen.
In der Praxis ist jedoch selten eine einzelne Kartenart ausreichend. Besonders bei grösseren oder international tätigen Unternehmen bewährt sich eine kombinierte Lösung aus verschiedenen Firmenkreditkarten:
zentrale Lodge Card für Flug- und Hotelbuchungen
personenbezogene Spesenkarten für Ausgaben vor Ort
virtuelle Karten für projektbezogene oder zeitlich begrenzte Reiseausgaben
Mit Perk können Sie individuell wählen, welche Kreditkarten Sie für Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen nutzen möchten und können verschiedene Kartenarten in einer Plattform integrieren. Die Karten werden zentral abgerechnet und liefern Echtzeit-Einblicke. Reiseausgaben werden automatisch erfasst, Kostenstellen zugeordnet und mithilfe intelligenter Analysen strukturiert ausgewertet.
So entsteht kein Nebeneinander verschiedener Kartenprogramme, sondern ein integriertes Travel- und Expense-System – mit zentraler Abrechnung, klarer Budgetsteuerung und datenbasierter Optimierung der Reiseausgaben.
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