Wenn Sie beruflich regelmässig reisen, mussten Sie möglicherweise schon einmal die Reisekosten für die Dienstreise vorstrecken. Tatsächlich fordern viele Unternehmen ihre Mitarbeiter:innen dazu auf. Dabei ist solch ein Reisekostenvorschuss nicht nur für Arbeitnehmer:innen mit enormen Unannehmlichkeiten verbunden, sondern kann sich auch auf das jeweilige Unternehmen in mehrfacher Hinsicht negativ auswirken.
Leider gibt es keine Regeln, die Unternehmen die Forderung nach einem Reisekostenvorschuss verbieten – aber es gibt Lösungen. Bevor wir diese jedoch besprechen, wollen wir uns genauer damit befassen, warum ein Reisekostenvorschuss für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber ein solches Problem ist.
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Was bedeutet Reisekostenvorschuss?
Der Begriff „Reisekostenvorschuss“ kann zwei Bedeutungen haben: Entweder meint er den Vorschuss, den Mitarbeiter:innen aus eigener Tasche für eine Geschäftsreise auslegen – um diese Art des Reisekostenvorschusses soll es in diesem Beitrag gehen. Oder es handelt sich um den Vorschuss, den der Arbeitgeber im Sinne der gesetzlichen Vorschusspflicht an Mitarbeiter:innen für eine bevorstehende Geschäftsreise zahlt.
Müssen Arbeitnehmer:innen Reisekosten vorstrecken?
Gemäss dem Obligationenrecht (OR), Art. 327 ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, Auslagen von Mitarbeiter:innen, die im Rahmen der Tätigkeit notwendig sind, zu ersetzen. Bei gelegentlichen Ausgaben kann es also passieren, dass Sie die Kosten zunächst auslegen müssen und diese vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Unternehmen Sie allerdings häufiger Geschäftsreisen, haben Sie durchaus Anspruch auf einen Vorschuss.
Art 327c OR besagt: „Hat der Arbeitnehmer zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten regelmässig Auslagen zu machen, so ist ihm ein angemessener Vorschuss in bestimmten Zeitabständen, mindestens aber jeden Monat auszurichten."
Gehören Dienstreisen also zu den im Rahmen Ihrer Tätigkeit zu erwartenden Tätigkeiten, können Sie einen Reisekostenvorschuss verlangen, um Ausgaben wie z. B. Fahrtkosten im Voraus zu decken. Im Arbeitsalltag ist es allerdings schwer, einzuordnen, bei welcher Häufigkeit von Auslagen man von „regelmässig“ sprechen kann. Eine Reisekostenrichtlinie hilft, in Ihrem Unternehmen von vornherein Klarheit hinsichtlich Reisekostenvorschuss, Erstattung und Reisekostenabrechnung zu schaffen.
Geld auslegen für Arbeitgeber – das Problem für Geschäftsreisende & Unternehmen
Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass Unternehmen, die keine Reisemanagementlösung nutzen, ihre Mitarbeitenden häufig auffordern, die Reisekosten für Geschäftsreisen im Voraus aus eigener Tasche zu bezahlen. Für Sie als Geschäftsreisende und für Unternehmen, die auf diese Weise arbeiten, kann das allerdings zu zahlreichen Problemen führen.
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Probleme für Geschäftsreisende
Unannehmlichkeiten
Flug- und Bahntickets zu bezahlen sowie für das Hotelzimmer, Transportmittel und andere Reisekosten aufzukommen, ist ein stressiges Unterfangen.
Zunächst müssen Sie viel Zeit investieren, um nach Buchungsoptionen zu suchen, die innerhalb der Reiserichtlinien Ihres Unternehmens liegen. Sie müssen den Überblick über Ihre tatsächlichen Ausgaben behalten, Rechnungen organisieren und wahrscheinlich eine Reisekostenabrechnung einreichen. Anschliessend warten Sie mitunter lange darauf, dass die Personalabteilung Ihre Kostenerstattung bestätigt und Ihnen den Betrag erstattet. Das alles nimmt wertvolle Zeit in Anspruch, die Sie für die eigentliche Arbeit nutzen könnten.
Finanzieller Druck
Wenn Ihr Arbeitgeber Sie auffordert, geschäftliche Ausgaben aus Ihren persönlichen Mitteln zu bezahlen, kann dies auch zu unerwünschtem – und manchmal unkontrollierbarem – finanziellem Druck führen.
Möglicherweise können Sie es sich zu diesem Zeitpunkt nicht leisten, diese Kosten aus eigener Tasche zu bezahlen. Das ist wenig verwunderlich, denn Geschäftsreisen gehen in der Regel ins Geld: Flugtickets, Mietwagen, Verpflegung und Reisenebenkosten wie Trinkgelder und Taxifahrten können das private Budget erheblich strapazieren. Es ist also verständlich, wenn Sie das Geld nicht ohne Weiteres auf Ihrem Bankkonto haben, um Geschäftsreisen regelmässig im Voraus zu bezahlen.
In einigen Fällen ist es auch keine Option, geschäftliche Reisen mit der eigenen Kreditkarte oder per Barvorschuss zu bezahlen. Daher ist die Praxis, Geschäftsreisen aus eigener Tasche zu bezahlen, für Arbeitnehmer:innen eindeutig alles andere als ideal. Aber auch für Unternehmen bringt der Reisekostenvorschuss durch ihre Mitarbeitenden nicht nur Vorteile.
Probleme für Unternehmen
Ineffizienz
Unabhängig davon, ob es sich um ein kleines Unternehmen oder einen grossen Konzern handelt, ist es ineffizient, die Mitarbeitenden für ihre Geschäftsreisen bezahlen zu lassen und ihre Ausgaben später zu erstatten. Der Grund: Dieses Vorgehen erfordert die Abrechnung zahlreicher Rechnungen mehrerer Mitarbeitenden, wobei Finanzmanager:innen häufig jeder einzelnen Rechnung hinterherlaufen müssen. Das ist eine enorme Zeitverschwendung. Zeit, die man mit weitaus wichtigeren und profitableren Dingen verbringen könnte.
Durchsetzung der Unternehmensrichtlinien
Wenn die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens ihre Geschäftsreisen auf verschiedenen Websites buchen, kann es für das Unternehmen sehr schwierig sein, seine Geschäftsreiserichtlinien durchzusetzen. Es ist wahrscheinlich, dass Mitarbeitende Flugpreise und Hotelzimmer wählen, die über das für Geschäftsreisen vorgesehene Budget hinausgehen.
Mitarbeiterzufriedenheit
Wie Sie wahrscheinlich wissen, können alle Probleme, die mit der Verwendung Ihres eigenen Geldes für geschäftliche Zwecke verbunden sind, zu grosser Unzufriedenheit führen. Wenn Unternehmen also dafür sorgen wollen, dass ihre Mitarbeitenden zufrieden sind und sich wohlfühlen, müssen sie die Dinge anders angehen.
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Eine Reisemanagement-Plattform als bessere Lösung für alle
Wenn Sie sich darüber ärgern, dass Sie Geschäftsreisen im Voraus bezahlen sollen, und etwas dagegen unternehmen möchten, wenden Sie sich am besten an Ihren Vorgesetzten und präsentieren ihm eine bereits fertige Lösung. Eine, von der sowohl Sie als auch Ihr Unternehmen in mehrfacher Hinsicht profitieren. Perk bietet Ihnen gleich mehrere Vorteile und unterstützt Sie sowohl beim Reise- als auch beim Ausgabenmanagement:
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Mit Perk kann Ihr Unternehmen automatisierte Reiserichtlinien einrichten und auf diese Weise Regeln und Workflows innerhalb der Plattform festlegen. Alle Buchungsoptionen, die ausserhalb der Reiserichtlinien Ihres Unternehmens liegen, werden dadurch im Buchungsprozess gekennzeichnet. So sind teurere Optionen zwar noch auswählbar, aber nur mit der Genehmigung der dafür zuständigen Person. Das alles kann über die Perk-Plattform erfolgen, sodass Ihre Mitarbeiter:innen ganz einfach Buchungen vornehmen können, die Ihren Richtlinien entsprechen.
Mit Perk können Ihre Travel-Manager:innen alle Reisedaten des Unternehmens in Echtzeit einsehen, verfolgen und verwalten. Das bedeutet weniger E-Mail-Verkehr und Zeit für andere wichtige Dinge.
Die zentralisierte Rechnungsstellung ermöglicht die sofortige Abrechnung nach jeder Buchung sowie individuelle Berichte mit detaillierten Angaben zu allen Reisekosten. Damit gehört die Jagd nach einzelnen Rechnungen der Vergangenheit an.
Mit einem umfangreichen Bestand an Reisedienstleistungen stellt Perk sicher, dass Ihr Unternehmen stets äusserst wettbewerbsfähige Preise erhält. Somit spart Ihr Unternehmen Geld und Sie erhalten eine unvergleichliche Auswahl an Transport- und Unterkunftsmöglichkeiten.
Wenn Ihr Unternehmen Perk als Reise- und Spesenmanagementlösung wählt, müssen Sie Geschäftsreisen nie wieder aus eigener Tasche bezahlen! Noch nie waren Geschäftsreisen so einfach!
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FAQ – häufige Fragen zum Reisekostenvorschuss
- Arbeitgeber können die Reisekosten einer Dienstreise in der Regel steuerfrei erstatten und als Betriebsausgaben geltend machen. Dazu zählen Kosten wie Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungs- und Fahrtkosten. Für bestimmte Posten gibt es Pauschalen wie das Kilometergeld . Darüber hinaus können Sie einige Ausgaben als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Für einen transparenten Erstattungsprozess ist es sinnvoll, wenn Unternehmen erstattungsfähige Ausgaben in einer Reiserichtlinie festhalten.
- Auf eine Reisekostenerstattung für Geschäftsreisen haben laut A rt. 327 OR alle Arbeitnehmer:innen Anspruch. Dieser Artikel regelt den Ersatz von Aufwendungen, die Arbeitnehmer:innen für eine Geschäftsreise leisten.
- Die Frist, bis wann eine Reisekostenerstattung für eine Dienstreise erfolgen muss, entscheiden Unternehmen individuell. Handelt es sich um einen regelmässigen Vorschuss nach Art. 327c OR, so müssen Arbeitgeber diesen mindestens monatlich auszahlen. Wichtig für einen reibungslosen Erstattungsprozess ist, dass Sie Ihrem Arbeitgeber rechtzeitig sämtliche Belege über Ihre Reisekosten vorlegen. Arbeitgeber können in Arbeitsverträgen oder Reisekostenrichtlinien eigene Fristen für die Einreichung von Spesenabrechnungen festlegen. Diese dürfen aber 3 Monate nicht unterschreiten.
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