Durchbrüche brauchen Fokus. Im Geschäftsreisemanagement ist dieser Fokus jedoch selten gegeben. Der Arbeitstag beginnt vielleicht mit dem Vorsatz, sich mit einem Hotelpartner abzustimmen oder eine Präsentation für das Management vorzubereiten – und wird kurz darauf von alltäglichen Unterbrechungen bestimmt: Hotelanfragen, kurzfristige Freigaben, fehlerhafte Buchungen.
Der operative Reisebetrieb lebt von vielen kleinen Entscheidungen. Doch genau diese Entscheidungen verhindern häufig den strategischen Fortschritt. Was eigentlich der Weiterentwicklung des Reiseprogramms dienen sollte, wird vom Tagesgeschäft absorbiert.
Das Ergebnis ist indirekte Arbeit: notwendige Tätigkeiten, die kaum sichtbar sind, aber still und leise Zeit und Produktivität rauben. Eine von Perk beauftragte Studie von Forrester Consulting zeigt, dass Mitarbeitende im Durchschnitt sieben Stunden pro Woche für diese Art von Arbeit aufwenden.
Wie lässt sich diese Zeit zurückgewinnen? Der folgende Artikel beleuchtet die häufigsten Formen indirekter Arbeit im Reisemanagement und zeigt, wie Sie den Fokus wieder auf Aufgaben mit echter Wirkung lenken.
1. Reisen selbst buchen (einschließlich Gruppenreisen)
Für viele Travel Manager gehört das Buchen von Reisen zum Tagesgeschäft. Mit zunehmender Unternehmensgröße wird aus einer überschaubaren Aufgabe jedoch schnell eine erhebliche Belastung. Eine Vertriebsmitarbeiterin bittet Sie, eine Kundenreise zu buchen. HR braucht Unterstützung bei Onboarding-Reisen. Und plötzlich reist ein ganzes Team zu einem Event – mit der Erwartung, dass Sie sich „einfach darum kümmern“.
Der Aufwand entsteht dabei weniger durch die Buchung selbst als durch die begleitenden Tätigkeiten: Routen- und Hotelvergleiche, das Erfassen von Präferenzen, das Einholen von Passdaten und die Koordination von Terminen – und all das unter Budgetdruck.
Die Folgen
Stundenverlust durch manuelle Recherche und Koordination
Keine Skalierbarkeit mit wachsendem Unternehmen
Das ständige Gefühl, für die gesamte Reise-Logistik verantwortlich zu sein
Stress, wenn Erwartungen oder Präferenzen nicht erfüllt werden
Reisen zu buchen gehört zum Job. Doch die manuelle Umsetzung, wie sie heute oft erfolgt, ist langfristig nicht tragfähig.
Wenn Reisende eigenständig buchen und Richtlinien im Hintergrund greifen, behalten Sie die Kontrolle über das Reiseprogramm und gewinnen Zeit für Aufgaben mit höherer Wirkung.
2. Reiserichtlinien erklären … schon wieder
Sie haben Zeit investiert, um Ihre Reiserichtlinie sauber aufzusetzen. Abstimmung mit Finance und HR, saubere Dokumentation, transparente Kommunikation im Unternehmen. Auf dem Papier ist alles geregelt.
Im Alltag zeigt sich jedoch ein anderes Bild:
Eine reisende Person schreibt Ihnen bei Slack: „Kann ich dieses Hotel buchen? Es liegt nur 10 € über dem Limit …“
Eine andere Person meldet sich: „Ich finde nichts unter der Preisgrenze. In New York ist gerade Hochsaison.“
Eine Führungskraft leitet eine dringende E-Mail weiter: „Können Sie das bitte heute noch freigeben?“
Statt, dass die Richtlinie die Arbeit übernimmt, werden Sie selbst zur Richtlinie.
Die Folgen
Ständige Unterbrechungen mit denselben Fragen
Die Durchsetzung der Richtlinie hängt von Ihrer Verfügbarkeit ab
Reiserichtlinien werden als verhandelbar wahrgenommen
Weniger Zeit für Überprüfung oder Aktualisierung der Richtlinie
Wirkt die Reiserichtlinie im System statt im Posteingang, profitieren alle Beteiligten: klare Entscheidungen für Reisende, Kontrolle für Führungskräfte und deutlich weniger Unterbrechungen für Sie.
Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, finden Sie hier einen Leitfaden zur Automatisierung von Reiserichtlinien.
3. In endlosen Freigabeschleifen feststecken
Dieses Thema ist eng mit der Nutzung von Reiserichtlinien verknüpft. Selbst bei klar definierten Regeln verlangen viele Unternehmen weiterhin eine manuelle Freigabe für jede einzelne Reise.
Stellen Sie sich folgende Situation vor: Eine reisende Person stellt eine Freigabeanfrage, während Sie gerade ins Flugzeug steigen. Kein Empfang. Sobald Sie wieder online sind, warten fünf Nachrichten mit der Frage nach dem Status. In der Zwischenzeit ist der Preis gestiegen.
Die Folgen
Sie werden aus Ihrer eigentlichen Arbeit gerissen
Reisen verzögern sich, Kosten steigen
Sie vermitteln ständig zwischen Reisenden und Freigabestellen
Freigaben wirken willkürlich statt strategisch
Wenn Freigaben von manuellem Hin und Her abhängen, entstehen Engpässe. Statt Geschäftsreisen zu ermöglichen, koordinieren Sie Nachrichten über Slack, E-Mail und Buchungstools hinweg.
Wenn Freigaben automatisch der Richtlinie folgen, wird der Prozess schneller und verlässlicher – und Sie müssen nicht mehr jede Anfrage moderieren.
4. Buchungsfehler korrigieren
Selbst in gut aufgestellten Reiseprogrammen passieren Fehler. Und häufig landen sie auf Ihrem Tisch.
Jemand bucht ein Ticket auf den Namen „Tom“, im Reisepass steht jedoch „Thomas“. Das fällt erst beim Check-in auf. Plötzlich gibt es eine Namensabweichung – mit dem Risiko, dass der Flug nicht angetreten werden darf. Sie hängen in der Warteschleife der Airline und hoffen auf eine Lösung ohne Gebühren oder Neuausstellung.
Reisende zu unterstützen ist nicht das Problem. Das Problem ist der Zeit- und Stressaufwand, den solche Fehler verursachen.
Die Folgen
Zeitverlust durch vermeidbare Korrekturen
Stress kurz vor Abreise
Abhängigkeit der Reisenden bei jeder Änderung
Zusätzliche Kosten durch Umbuchungen oder Gebühren
Ein modernes Reisesetup verhindert nicht jeden Fehler – macht den Umgang damit aber deutlich einfacher und schafft Freiraum für echte Arbeit.
5. Reiseunterbrechungen manuell managen
Störungen lassen sich nicht vermeiden. 2025 waren 89 % der Geschäftsreisenden von Verspätungen oder Ausfällen betroffen. Ohne geeignete Systeme wird jede Abweichung vom Plan schnell zu Ihrem persönlichen Notfall.
Ein typisches Szenario: Am Abend erreicht Sie eine dringende Nachricht. Der Flug verspätet sich, wird schließlich gestrichen, und am nächsten Morgen steht ein entscheidendes Meeting an. Innerhalb kürzester Zeit suchen Sie Alternativen und versuchen, umzubuchen, bevor verfügbare Optionen verschwinden.
Unterstützung gehört zum Job. Problematisch wird es, wenn Sie zur inoffiziellen 24/7-Anlaufstelle für jede Störung werden – ohne Tools oder Entlastung.
Die Folgen
Wiederholte Unterbrechungen Ihrer Freizeit
Permanenter Druck, „schnell zu lösen“
Erschöpfung durch ständiges Kontextwechseln
Moderne Tools nehmen Ihnen einen Großteil dieser Arbeit ab. Reisende erhalten schnelle Hilfe – und Ihre Abende bleiben Ihre Abende.
Mehr dazu finden Sie im Bericht zu Störungen im Reiseverkehr.
6. Belegen und Rechnungen hinterherjagen
Oft beginnt es mit einem fehlenden Dokument: ein Restaurantbeleg, ein nicht auffindbares Zugticket oder eine Hotelrechnung, die nie ankommt. Was klein wirkt, entwickelt sich schnell zu einer zeitintensiven Suche zwischen Slack-Nachrichten und E-Mail-Ketten.
Sie wurden nicht eingestellt, um Beleg- und Rechnungsjagd zu betreiben – doch genau so fühlt es sich an.
Die Folgen
Hoher Zeitverlust durch Erinnerungen und manuelle Nachverfolgung
Verzögerter Monatsabschluss
Stress durch unvollständige Unterlagen
Sinkendes Vertrauen in die Genauigkeit der Reisedaten
Sie sind mit dieser Erfahrung nicht allein. Spesenabrechnungen zählen zu den größten Frustfaktoren für Mitarbeitende – und genau deshalb landet diese indirekte Arbeit immer wieder bei Ihnen.
Wenn Dokumente automatisch zusammenlaufen, verbringen Sie weniger Zeit mit Nachverfolgung – und mehr Zeit mit der Steuerung Ihres Programms.
7. Reiseberichte manuell erstellen oder aktualisieren
Eine der zeitintensivsten und zugleich unsichtbarsten Formen indirekter Arbeit. Zum Monats- oder Quartalsende erwartet das Management klare Antworten:
Geben wir zu viel aus?Bleiben wir im Budget – nach Team, Projekt oder Region?
Die Antworten liegen verstreut über mehrere Systeme. Stundenlang exportieren Sie Daten, bereinigen CSVs und gleichen Zahlen ab, die nie ganz zusammenpassen.
Sie sind Travel Manager – und verbringen trotzdem Stunden mit Reporting-Arbeit, die eigentlich automatisiert sein sollte.
Die Folgen
Hoher Zeitaufwand für manuelle Konsolidierung
Reaktives statt strategisches Reporting
Unsicherheit durch Datenlücken
Schwierigkeit, den Wert des Programms zu belegen
Das ist ein klassischer Fall von Fragmentierung, die indirekte Arbeit erzeugt. In unserer Studie nutzten die meisten Befragten vier unterschiedliche Tools – lediglich 7 % arbeiteten mit einem gut integrierten System. Reporting steht im Zentrum dieses Problems.
Wenn Reise- und Ausgabendaten zentral zusammenlaufen, wird Reporting zur Nebensache – und Sie gewinnen Freiraum, Ihr Reiseprogramm gezielt weiterzuentwickeln.
Clear the shadow work, enable real breakthroughs
Indirekte Arbeit reduzieren. Fortschritt ermöglichen.
Jede dieser Aufgaben zieht Aufmerksamkeit von Ihrer eigentlichen Rolle ab. Reduzieren Sie genügend davon, wird aus reaktivem Handeln strategische Gestaltung.
Indirekte Arbeit zu reduzieren bedeutet nicht, mehr Tools einzuführen. Es heißt, ein Reiseökosystem aufzubauen, in dem Routinen automatisch im Hintergrund laufen:
Integrierte Reiserichtlinien
Automatisierte Freigaben
Flexible Buchungsoptionen
Self-Service-Änderungen
24/7-Support für Reisende
Einheitliche Reise- und Ausgabendaten
Echtzeit-Reporting
Volle Duty-of-Care-Transparenz
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Wenn all diese Elemente zusammenspielen, gewinnen Travel Manager den nötigen Freiraum für Insights, strategische Steuerung und Weiterentwicklung. Dort entstehen echte Durchbrüche.
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