Von der Suche nach geeigneten Reiseoptionen für die Führungskraft bis hin zum Umgang mit unerwarteten Änderungen der Reiseroute – die Organisation einer Geschäftsreise für das C-Level hält so einige Herausforderungen für die Assistenz der Geschäftsführung bereit.
Unsere übersichtliche Checkliste soll Ihnen dabei helfen, die Organisation von Dienstreisen zu vereinfachen und führt Sie Schritt-für-Schritt durch den Prozess – von den wichtigsten Vorkehrungen vor der Reise bis hin zu den Aufgaben, die es nach dem Ende der Reise noch zu erledigen gilt.
Planung vor der Reise
Sammeln Sie Informationen für die bevorstehende Reise
Bevor Sie eine Reise buchen, sollten Sie alle wichtigen Informationen von den Reisenden einholen, für die Sie verantwortlich sind.
Um adäquat auf Änderungen reagieren und einen reibungslosen Ablauf der Reise gewährleisten zu können, sollten Sie so viele Details über die Reise wie möglich in Erfahrung bringen, darunter:
Reiseziel und Reisedatum
Geplante Termine und übergeordnetes Ziel der Reise
Beteiligte Stakeholder
Reisepräferenzen der Führungskraft
Voller Name der Führungskraft (wie auf dem Personalausweis)
Wohnanschrift der Führungskraft
Handynummer, E-Mail-Adresse und Notfallkontakt der Führungskraft
Zeitzone des Ziellandes
Währung des Ziellandes
Reisebeschränkungen und -gesetze des Ziellandes
Falls vorhanden: Mitgliedsnummern für etwaige Treueprogramme
Aktivitäten, Restaurants und Co., die die Führungskraft unternehmen oder besuchen möchte
Für Reisen ins Nicht-EU-Ausland sollten Sie zudem sicherstellen, dass Ihre Führungskraft über einen gültigen Reisepass und alle erforderlichen Visa für die Einreise oder auch den Transit verfügt. Möglicherweise müssen auch bestimmte Impfungen nachgewiesen werden.
Erstellen Sie einen Reiseplan
Jetzt, da Sie alle wichtigen Details kennen, können Sie mit der Buchung von Flügen, Hotels, Zügen und Co. beginnen. Das Durchforsten verschiedener Webseiten nach passenden Angeboten kann ganz schön anstrengend sein. Und wir alle kennen das Gefühl, wenn man die Kosten für eine Reise sorgfältig kalkuliert, nur um dann festzustellen, dass der Preis gestiegen ist, während man sich die Zeit genommen hat, verschiedene Optionen zu vergleichen.
Zum Glück gibt es aber moderne Online-Tools speziell für Geschäftsreisen, die Ihnen die Suche vereinfachen können. Mit einer Lösung wie Perk können Sie oder Ihre Reisenden alle benötigten Buchungen auf einer einzigen Plattform abwickeln. Außerdem können Sie die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens in den Prozess integrieren, sodass Sie sicher sein können, dass alle Reiseoptionen und Buchungen richtlinienkonform sind. Und statt zahlreicher separater Quittungen erhalten Sie eine einzige Rechnung für die gesamte Reise.
Dienstreisen von Führungskräften haben oft einen dicht gedrängten Zeitplan, der schon durch kleinste Störungen oder Verzögerungen aus dem Ruder laufen kann. Nach der Buchung der Reisearrangements einen ausführlichen Reiseplan für Ihre Führungskraft zu erstellen, der alle Details der bevorstehenden Dienstreise enthält, kann Sie vor nervösen Anrufen Ihrer Vorgesetzten bewahren, die am Flughafen festsitzen oder einen wichtigen Termin verpassen.
Achten Sie bei der Gestaltung des Reiseplans auf Folgendes:
Eine gute Balance zwischen geschäftlichen Terminen und privater Auszeit: Zwischen Geschäftsessen, persönlichen Treffen und Branchenveranstaltungen sollten Sie auch eine Auszeit für die Führungskraft einplanen. Erholung und Entspannung sind für den reibungslosen Ablauf der Geschäftsreise ebenfalls wichtig.
Restaurants und Aktivitäten im Voraus buchen: Reservieren Sie Restaurants oder Aktivitäten, die Ihre Führungskraft gerne besuchen oder ausprobieren möchte, im Voraus. Notieren Sie alle relevanten Reservierungsnummern und verfolgen Sie getätigte Buchungen nach.
Geben Sie nützliche Informationen weiter: Klären Sie die Zeiten für den Check-in und Check-out im Hotel, die Gepäckdetails für den Flug (z. B. für Handgepäck und Zusatzgepäck), etwaige Bestätigungsnummern, Adressen für Besprechungen und die Kontaktdaten von Fahrer:innen etc. vor Ort. Ihre Führungskraft wird es Ihnen danken, wenn sie/er nicht erst E-Mails oder das Internet nach den gewünschten Daten durchsuchen muss.
Weisen Sie auf wichtige Abläufe hin: Schreiben Sie einen einfachen Leitfaden für bewährte Vorgehensweisen, etwa in Bezug auf Reiseausgaben oder das Verhalten in Notfällen.
Vorbereitungen vor der Abreise
Das Unerwartete erwarten
Bei der Organisation einer Geschäftsreise läuft selten alles nach Plan. Besprechungen werden abgesagt, Mitarbeiter:innen werden krank und Ihr sorgfältig ausgearbeiteter Reiseplan wird über den Haufen geworfen.
Es ist möglich, für solche Fälle auf flexible Reiseoptionen für Ihr Unternehmen zurückzugreifen. Mit FlexiTravel können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen die Reiseroute bis zu zwei Stunden vor Abreise ändern. Mit nur wenigen Klicks in der benutzerfreundlichen App für Mobilgeräte und Desktop können Sie Ihre Pläne stornieren oder ändern und bis zu 80 % der Kosten zurückerhalten – ganz ohne Rückfragen. FlexiTravel hat der EU Business School geholfen, 66.000 € durch stornierte Reisen im Jahr 2023 einzusparen, indem es die Art und Weise, wie sie ihre Geschäftsreisen buchen, verändert hat.
Unterweisen Sie Ihre Führungskraft
Gehen Sie die Reiseroute noch einmal durch und vergewissern Sie sich, dass alle relevanten Informationen für die Reise enthalten sind. Legen Sie diese Informationen Ihrer Führungskraft vor, besprechen Sie letzte Anpassungen sowie Details zu Logistik und Standardverfahren, wie:
Spezifische Details über das Reiseziel
Wie die Führungskraft dabei helfen kann, den Überblick über die Reisekosten und Ausgaben zu behalten
Welche Regelungen das Unternehmen in Bezug auf die Fürsorgepflicht hat.
Welche Möglichkeiten die Führungskraft im Notfall hat
Bei der Unterweisung können Sie Ihrer Führungskraft auch alle notwendigen Dokumente aushändigen, auch in Papierformat, für den Fall, dass das Internet ausfällt oder das Telefon nicht genutzt werden kann.
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Vereinfachen Sie Ihr Geschäftsreisemanagement. Ein für alle Mal.
Unterstützung während der Reise
Bleiben Sie auf dem Laufenden
Den Überblick über sich ändernde Sicherheitsbelange auf Reisen zu bewahren, kann sehr stressig für die Assistenz der Geschäftsführung werden. Moderne Lösungen können hier Stunden mühsamer manueller Arbeit ersparen. Der Einsatz einer umfassenden Lösung für die Erfüllung der Fürsorgepflicht wie etwa TravelCare bietet zuverlässige Sicherheit und stellt sicher, dass Ihre Reisenden über die neuesten Entwicklungen am Zielort informiert werden.
Ganz gleich, ob es sich um bevorstehendes schlechtes Wetter handelt, das für Flugunterbrechungen sorgt, um neue Einreisebestimmungen oder um aktuelle Sicherheitswarnungen – mit TravelCare erhalten Sie und Ihre Reisenden Echtzeit-Benachrichtigungen, um schnell reagieren zu können.
Bieten Sie 24/7-Unterstützung, ohne selbst rundum die Uhr verfügbar zu sein
In der Vergangenheit mussten Executive Assistants oft rund um die Uhr zur Verfügung stehen, um Reisenden bei unerwarteten Problemen behilflich zu sein. Durch moderne Lösungen können Sie Ihren Führungskräften eine umfassende Unterstützung bieten, ohne Ihre Work-Life-Balance zu gefährden.
Tools wie Perk bieten den Nutzer:innen einen umfassenden Support. Verabschieden Sie sich von langen Warteschleifen. Das Kundenservice-Team von Perk steht Reisenden 24/7 und 365 Tage im Jahr zur Seite und antwortet innerhalb von 1 Minute auf Anfragen.
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Aufgaben nach der Reise
Vereinfachen Sie die Reisekostenrückerstattung
Restaurantrechnungen, Taxikosten und andere Reisenebenkosten – das Sammeln aller Reisebelege Ihrer Führungskraft kann sich anfühlen wie eine Schnitzeljagd. Optimieren Sie diesen Prozess mit einem Reisekosten- und Ausgabenmanagement-Tool wie Perk. Damit sammeln Sie Belege digital und gleichen sie direkt mit allen getätigten Reiseausgaben ab.
Feedback sammeln für zukünftige Reisen
Auch wenn Ihre Führungskraft nach der Rückkehr von der Reise vermutlich viel zu tun hat, sollten Sie um ein Feedback zur Reise bitten.
Fragen Sie Ihre Führungskraft z. B.:
Was ist auf der Reise gut gelaufen? Was nicht?
Gab es genug Zeit beim Umsteigen am Flughafen?
War der Flug angenehm oder würde sie beim nächsten Mal, wenn möglich, eine andere Fluggesellschaft wählen?
War das Hotel gut oder hat sie in der Einrichtung irgendetwas vermisst?
War die Autovermietung zuverlässig? War der Service zügig oder gab es Probleme mit dem Fahrzeug?
Waren die Restaurants und Aktivitäten zufriedenstellend und welche sind empfehlenswert?
Die so gesammelten Informationen können nicht nur die zukünftigen Reiseerfahrungen Ihrer Führungskraft verbessern, sondern auch für die Reisen von Kolleg:innen nützlich sein.
Optimieren Sie laufende Geschäftsreisen
Nicht härter arbeiten, sondern klüger
Auch ohne die neuesten Tools für das Geschäftsreisemanagement gibt es einige Tipps und Tricks, mit denen Sie sich die Organisation von Geschäftsreisen erleichtern können. Wenn Sie Informationen von Vielreisenden einholen, sollten Sie sich eine Tabelle erstellen, in der Sie deren Präferenzen für künftige Reisen festhalten können.
Sie können Feedback auch als Planungshilfe für andere Reisende nutzen. Nehmen wir an, Sie schicken Kolleg:innen häufig zum Firmensitz nach New York oder planen im Laufe des Jahres regelmäßig Standortbesuche. Eine leicht zugängliche Datenbank mit dem Feedback der Reisenden kann Ihnen helfen, schnellere Entscheidungen bei zukünftigen Buchungen zu treffen.
Die Teilnahme an Treueprogrammen ist eine weitere Möglichkeit, die Reiseerfahrung Ihrer Führungskräfte effizient zu verbessern. Viele Fluggesellschaften und Hotels bieten Upgrades, Lounge-Zugang oder andere Vergünstigungen für Stammkund:innen an. Vergewissern Sie sich einfach, dass Sie bei Ihren Buchungen die Mitgliedsnummern der Reisenden angeben.
Und wenn Sie bereit sind, Ihren Geschäftsreiseprozess zu modernisieren, kann Ihnen ein Tool wie Perk dabei helfen, alle wichtigen Informationen im Auge zu behalten und sie mühelos mit allen Beteiligten im Unternehmen zu teilen.
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