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So meistern Sie unerwartete Reiseunterbrechungen Ihrer Führungskraft

10 März 2025 · 7 MIN. LESEDAUER

Wenn Sie regelmäßig Geschäftsreisen für Ihre C-Level-Führungskräfte oder andere Teammitglieder planen, wissen Sie, wie stressig und teuer Planänderungen sein können. Ob Krankheit, abgesagte Meetings oder unvorhergesehene Reiseunterbrechungen – strenge Stornierungsrichtlinien können dazu führen, dass Ihr Unternehmen hohe Gebühren zahlen oder wochenlang auf Rückerstattungen warten muss.
Stornierungen bestehender Buchungen können Ihr Unternehmen nicht nur Geld kosten: Kurzfristige Änderungen zwingen Sie oft auch dazu, aus begrenzten Optionen neu zu buchen. Das macht es noch schwieriger, Unterkünfte und Transportmittel zu finden, die sowohl den Bedürfnissen der Reisenden entsprechen als auch den Unternehmensrichtlinien gerecht werden.
Eine Perk-Umfrage zum Reisechaos , bei der 4.000 Geschäftsreisende aus den USA, Großbritannien, Deutschland und Spanien befragt wurden, zeigt, dass Reisestörungen weit verbreitet sind. 78 % der Geschäftsreisenden im Jahr 2024 gaben an, dass sie während ihrer Dienstreisen von Störungen betroffen waren.
43 % der befragten Reisenden berichteten von Verspätungen von über einer Stunde. 27 % gaben an, dass ihre Buchungen storniert wurden. Ein Fünftel der Geschäftsreisenden war von Transportstreiks betroffen und 21 % mussten ihre Pläne aufgrund von wetterbedingten Störungen ändern.
Egal, ob ein schwerer Sturm den Flug Ihrer Führungskraft ausfallen lässt, eine Konferenz abgesagt wird oder eine Krankheit die ursprünglichen Pläne durchkreuzt – es gibt Tools, die Geschäftsreisenden mehr Flexibilität ermöglichen. Außerdem können Sie sich mit ein paar gezielten Strategien besser auf unerwartete Ereignisse vorbereiten und häufig auftretende Herausforderungen bei Dienstreisen minimieren. Doch bevor wir darauf eingehen, werfen wir zunächst einen Blick auf die Vorteile einer flexibleren Geschäftsreiseplanung für Mitarbeitende.

5 zentrale Vorteile einer flexiblen Reiseplanung

1. Kosten einsparen

Egal, ob aus persönlichen oder beruflichen Gründen – manchmal müssen sorgfältig geplante Reiserouten geändert werden. Das kann frustrierend und stressig sein, insbesondere wenn die Planänderung hohe Kosten verursacht.
Flexible Reisevereinbarungen setzen überhöhten Gebühren oder verlorenen Kosten aufgrund unvorhergesehener Umstände ein Ende. Anstatt den Großteil – oder sogar den gesamten Betrag – zu verlieren, den das Unternehmen für Transport oder Unterkunft bezahlt hat, ermöglichen die richtigen Tools es Ihnen, einen Teil des Geldes ohne zusätzliche Gebühren zurückzuerhalten.

2. Ein entspannteres Reiseerlebnis

Der Langstreckenflug der Geschäftsleitung verspätet sich noch kurz vor dem Abflug? Oder die Dienstreise eines Teammitglieds muss kurzfristig um eine zusätzliche Nacht verlängert werden? Mithilfe von flexiblen Tarifen und dem richtigen Reisemanagement-Tool lassen sich Pläne schnell anpassen – ganz ohne den Stress langer Warteschleifen.
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Bringen Sie mehr Flexibilität in Ihre Dienstreiseplanung und stornieren Sie Ihre Buchungen, wann und warum Sie wollen. Mit FlexiTravel von Perk.

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3. Verbesserte Produktivität

Die Nutzung der neuesten Online-Tools bringt Ihnen und Ihren Kolleg:innen deutliche Vorteile in Sachen Produktivität. Anstatt Zeit mit der mühsamen Abwicklung von Rückerstattungen oder dem Warten auf den Kundenservice zu verschwenden, können Dienstreisepläne mit nur wenigen Klicks angepasst werden. Das spart wertvolle Zeit, die besser genutzt werden kann – z. B. um Ihre:n Vorgesetzte:n bei der Vorbereitung auf den wichtigen Produkt-Launch oder die nächste Präsentation zu unterstützen!

4. Zusätzliche Geschäftschancen ergreifen

Wir alle wissen, dass sich Pläne ändern. Ein:e Kund:in muss einen Termin verschieben oder das Team erhält kurzfristig einen vielversprechenden Hinweis auf eine potenzielle neue Partnerschaft. Die Flexibilität, Reisen anzupassen und umzubuchen, um neue Chancen zu nutzen, ermöglicht es Ihnen, den ROI der Geschäftsreise Ihrer Führungskräfte und Kolleg:innen mühelos zu optimieren.

5. Bessere Work-Life-Balance

Viele Arbeitnehmende, die geschäftlich reisen, haben schon erlebt, dass das Leben für unerwartete Änderungen bei der bevorstehenden Dienstreise sorgt. Sei es, dass die Kinderbetreuung ausfällt oder ein Trauerfall in der Familie eintritt – manchmal müssen Pläne angepasst werden, damit Mitarbeiter:innen sich um ihre Liebsten kümmern können.
Wie bereits angesprochen, können feste Tarife hohe Kosten verursachen und Änderungsprozesse unnötig verkomplizieren. In emotional belastenden Momenten ist das oft das Letzte, womit sich die Betroffenen befassen möchten.
Eine gute Work-Life-Balance ist für alle wichtig, kann aber besonders herausfordernd sein für diejenigen, die ständig unterwegs sind. Durch die Wahl flexibler Tarife sparen Sie und Ihr Unternehmen nicht nur Zeit und Geld, sondern unterstützen auch das Wohlbefinden der Geschäftsreisenden.

7 flexible Reise-Hacks für vielbeschäftigte Executive Assistants

Manchmal scheint es einfacher, eine günstigere, nicht erstattungsfähige Option zu buchen und darauf zu hoffen, dass alles wie geplant verläuft. Doch wie wir gesehen haben, kann das in mehrfacher Hinsicht ein teurer Fehler sein.
Flexibilität in die Geschäftsreiseplanung Ihres Unternehmens einzubauen, muss kein Vermögen kosten. Es gibt kosteneffiziente Lösungen, die Reisenden mehr Flexibilität ermöglichen.

1. Nach den besten Stornierungsoptionen suchen

Wenn Sie regelmäßig Geschäftsreisen organisieren, sollten Sie Reiseoptionen wählen, die kostenlose oder kostengünstige Änderungen und Stornierungen bis zu einem bestimmten Zeitraum vor der Abreise ermöglichen.
Auch wenn das Investment zu Beginn etwas höher sein kann, ist dies in der Regel günstiger, als eine Reise vollständig zu stornieren und neu zu buchen. Ein proaktiver Ansatz minimiert das Risiko, dass durch Terminverschiebungen hohe Reisekosten verloren gehen.
Reisemanagement-Unternehmen (TMCs) erleichtern es, Anbieter mit flexiblen Bedingungen zu finden und zu buchen, sodass die Reiseplanung nicht zum Ratespiel wird. Für maximale Sicherheit bietet Perks FlexiTravel die branchenweit großzügigsten Stornierungsrichtlinien.
Mit FlexiTravel können Sie Reisepläne bis zu 2 Stunden vor Abreise flexibel stornieren. Egal, ob Flug, Zug, Mietwagen oder Hotel: Sie erhalten 80 % des Betrags zurück, ohne komplizierte Bedingungen.
Mit durchschnittlich 40 % Einsparungen im Vergleich zu traditionellen flexiblen Tarifen, macht FlexiTravel Stornierungen und Umbuchungen so einfach wie nie. Kein mühsames Hinterherlaufen nach Rückerstattungen mehr! Ihr Guthaben wird innerhalb von nur 7 Tagen direkt auf der Perk-Plattform gutgeschrieben.
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2. Flexible Buchungstools nutzen

Bei einem vollen Arbeitspensum ist das Letzte, was Sie brauchen, stundenlang in der Kundenservice-Warteschleife oder im Online-Chat zu hängen, nur um eine Geschäftsreise umzubuchen.
Nutzen Sie die neuesten Technologie für Geschäftsreisen und setzen Sie auf Online-Buchungstools, mit denen Sie Änderungen schnell vornehmen können. Mit Perk können Travel Manager:innen und Reisende Transport- oder Unterkunftsoptionen innerhalb weniger Minuten anpassen – ganz einfach per App auf dem Smartphone oder Desktop.

3. Genehmigungsprozesse automatisieren

Die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien kann selbst unter idealen Bedingungen eine Herausforderung sein. Doch wenn Sie Reisepläne kurzfristig ändern müssen und nur begrenzte Optionen zur Verfügung stehen, erscheint es oft nahezu unmöglich, sowohl die Führungsebene als auch das Finanzteam mit den neuen Plänen zufriedenzustellen.
Eine Lösung wie Perk ermöglicht es Unternehmen, Reiserichtlinien direkt in den Buchungsprozess zu integrieren . Dadurch entfallen Genehmigungsengpässe und der Stress von Last-Minute-Suchen. Wenn kurzfristige Änderungen nötig sind, können Sie stattdessen aus einer Liste bereits genehmigter Optionen wählen.

4. Mit Echtzeit-Updates auf dem Laufenden bleiben

Viele Faktoren können den Zeitplan einer Geschäftsreise beeinflussen – von Transportverzügen und Stornierungen bis hin zu Sicherheits- und Risikofragen. Wissen ist Macht: Mit den neuesten Updates direkt über eine Mobile- oder Desktop-App können Sie schnell reagieren und flexibel handeln.
Ein Reisemanagement-Tool, das Echtzeit-Benachrichtigungen sendet , sobald sich die Reiseroute Ihrer Kolleg:innen ändert oder es relevante Updates am Zielort gibt, hilft Ihnen dabei, sie bestmöglich zu unterstützen.

5. Verlässlichen Kundensupport erhalten

Wir alle brauchen hin und wieder Unterstützung. Bei einem vollen Arbeitspensum kann es notwendig sein, schnell eine Buchung für Ihre Führungskraft anzupassen oder eine alternative Route zu finden, damit sie pünktlich ans Ziel kommt. Darum ist schneller und verlässlicher Kundenservice ein entscheidender Bestandteil einer flexiblen Reisestrategie.
Mit einer Lösung wie Perk haben Sie und die Reisenden rund um die Uhr Zugriff auf den Kundenservice. Mit einer angestrebten Reaktionszeit von nur 1 Minute – rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr – gehören stundenlange Warteschleifen der Vergangenheit an. Alternative Reisepläne lassen sich so schnell und stressfrei organisieren.

6. Reiseversicherung dazubuchen

Eine umfassende Reiseversicherung für alle Reisenden ist ein essenzieller Bestandteil einer stressfreien Geschäftsreiseplanung. Je nach Versicherungsumfang können Policen u. a. Kostenerstattung beinhalten, wenn eine Reise aus medizinischen oder anderen Notfällen storniert werden muss.

7. Plan B für unerwartete Situationen bereithalten

Zusätzlich zur Anwendung der genannten Tools und Strategien ist es sinnvoll, die ursprünglichen Reisepläne so flexibel wie möglich zu gestalten. Wenn Ihre Führungskraft z. B. ein wichtiges Meeting am Dienstagnachmittag hat, ermutigen Sie sie oder ihn, wenn möglich, dazu, bereits am Montag zu reisen. Diese entzerrte Planung bietet genügend Pufferzeit, um unvorhergesehene Verzögerungen auszugleichen und entspannt sowie gut vorbereitet in den Termin zu starten.
Berücksichtigen Sie ebenso bei der Planung der Rückreise, dass sich Meetings oder Veranstaltungen verlängern können. So vermeiden Sie, dass Reisende unter Zeitdruck stehen, um ihren Flug oder Zug nach Hause zu erwischen. Wenn die An- und Abreise jeweils einen Tag vor bzw. nach den wichtigsten Terminen der Geschäftsreise erfolgt, lassen sich enge Zeitfenster vermeiden. Gleichzeitig kann diese Flexibilität Raum schaffen, um unerwartete Chancen spontan wahrzunehmen.
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