Auf der Suche nach einer verlässlicheren Datenbasis für das Ausgabenmanagement

Warum Ausgabenmanagement im KI-Zeitalter ein neues Fundament braucht

Die meisten CFOs wissen, dass Spesenbetrug vorkommt. Unbequemer ist die Erkenntnis, dass bestehende Kontrollen ihn oft kaum verhindern.

Unsere aktuelle Studie zeigt: Jede:r fünfte Angestellte (20 %) macht regelmäßig falsche Angaben zu Ausgaben. Für viele Unternehmen ist das ein Zeichen dafür, dass ihr Ausgabenmanagement vor allem eines bietet: eine Illusion von Kontrolle, aber keine echte Kontrolle.

Falschangaben bei Ausgaben treten in unterschiedlichen Formen auf 

Das Szenario ist bekannt: Ein Geschäftsbeleg ist verschwunden und plötzlich wird es hektisch. Mehr als die Hälfte der Angestellten (56 %) gibt zu, mindestens einmal falsche Angaben zu Ausgaben gemacht zu haben. 7 von 10 (72 %) kennen Kolleg:innen, die das ebenfalls getan haben.

Unsere Daten zeigen aber auch: Jede:r fünfte Angestellte (20 %) macht regelmäßig falsche Angaben zu Ausgaben. Am häufigsten werden dabei KI-generierte Belege eingereicht. 8 % aller Angestellten tun dies regelmäßig, 40 % haben mindestens einmal einen solchen Beleg eingereicht.

Fast ein Drittel der Angestellten (31 %) reicht Ausgaben per E-Mail oder Tabelle ein. 68 % nutzen dagegen ein formelleres Tool, etwa eine spezielle Ausgaben-App oder ein ERP-System. Manuelle Prozesse bieten kaum echte Finanzkontrolle. Sie verarbeiten Vorgänge meist erst im Nachhinein.

Regelmäßige Falschangaben sind in Organisationen mit manuellen Prozessen besonders verbreitet: 24 % der Angestellten geben dort regelmäßig berufliche Ausgaben falsch an. Doch auch spezielle Ausgaben-Tools bieten keinen vollständigen Schutz. Selbst in Unternehmen mit strukturierten Lösungen macht fast jede:r fünfte Angestellte (18 %) regelmäßig falsche Angaben zu Ausgaben.

Die Kontrollillusion

Ein Teil dieser Falschangaben beruht auf der Annahme, dass bestehende Betrugskontrollen nicht konsequent genug sind, um solche Fälle zu erkennen, besonders bei kleineren Beträgen. Mehr als ein Viertel der Angestellten, die regelmäßig falsche Angaben machen (28 %), rechtfertigt dies mit dem geringen Wert der Ausgabe. Jeder Fünfte (23 %) ging zudem nicht davon aus, dass die Einreichung genau geprüft würde.

Unsere Daten deuten auf eine technologische Lücke zwischen zwei Arten von KI-Tools hin: solche, mit denen Belege erstellt oder bearbeitet werden, und solche, die falsche oder betrügerische Angaben erkennen sollen. Diese Lücke erhöht das Risiko, dass Betrug unentdeckt bleibt. Ein Viertel der Angestellten, die regelmäßig falsche Angaben machen (25 %), weiß bereits, dass das eigene Unternehmen KI zur Erkennung betrügerischer Einreichungen nutzt, und macht trotzdem weiter.

Auch umständliche Richtlinien und Prozesse spielen eine Rolle. Die am häufigsten genannten Gründe sind der Druck, berufliche Kosten aus eigener Tasche vorzustrecken (31 %) sowie langsame Rückerstattungen (28 %). Mit anderen Worten: Einige Angestellte nutzen KI-Tools oder Bearbeitungssoftware, um Belege schneller durch den Prüfprozess zu bringen oder die Erstattung zu beschleunigen. Fehlende Klarheit darüber, was laut Ausgabenrichtlinie tatsächlich erlaubt ist, verschärft das Problem zusätzlich (26 %).

Diese falsch angegebenen Ausgaben haben ihren Preis. In Deutschland schätzen Angestellte, die regelmäßig falsche Angaben machen, deren Gesamtwert auf rund 290 Euro.

Diese direkten Kosten sind nur die Spitze des Eisbergs. Hinzu kommen Zeit- und Produktivitätsverluste. Eine frühere von Perk beauftragte Studie zu indirekter Arbeit zeigte erhebliche Reibung im Spesenprozess, die zu spürbaren Produktivitätsverlusten führt: Angestellte verbringen fast 48 Stunden pro Jahr mit Aufgaben rund um das Einreichen von Ausgaben.

Die Schlussfolgerung ist klar: Viele Unternehmen haben beim Ausgabenmanagement nur eine Illusion von Kontrolle. Manuelle Systeme bieten kaum wirksame Kontrolle. Doch auch formalisierte Ausgaben-Tools erkennen falsche Angaben nicht immer zuverlässig. Unzureichende Prüfmechanismen sind nur ein Teil des Problems: Auch umständliche Prozesse und unklare Richtlinien tragen dazu bei, dass Ausgaben falsch angegeben werden. Beides kostet Unternehmen Geld. Und je ausgereifter und verbreiteter KI-Tools werden, desto größer wird das Problem. Für CFOs besteht die Lösung nicht darin, das bestehende System notdürftig zu reparieren. Sie müssen das Fundament neu denken.

Belege sind keine verlässliche Datenbasis mehr

Traditionelles Ausgabenmanagement beruht auf einer einfachen Annahme: Angestellte reichen einen Beleg ein, der anschließend geprüft wird. Der Beleg ist der einzige Nachweis. Alles baut darauf auf.

Das Problem: Belege sind inzwischen das schwächste Glied im Prozess und lassen sich besonders leicht manipulieren. Mit Bildbearbeitungstools, KI-Bildgeneratoren und Belegvorlagen kann praktisch jede Person innerhalb weniger Minuten ein überzeugend wirkendes Dokument erstellen. Wenn ein Beleg als alleiniger Nachweis dient, sich aber verändern oder vollständig fälschen lässt, steht das Kontrollsystem auf einem sehr wackeligen Fundament.

Drei Prioritäten für Finanzverantwortliche

Für CFOs, die von der Kontrollillusion zu echter Kontrolle kommen wollen, gibt es drei strategische Prioritäten.

1. Strategische Kontrolle schaffen: ein verlässliches Fundament für das Ausgabenmanagement

Kartentransaktionsdaten kommen direkt vom Kartenaussteller und liefern etwas, das ein Beleg nicht bieten kann: einen unabhängigen, unveränderbaren Nachweis der Transaktion, bereits bevor die Ausgabe eingereicht wird. Dieser Nachweis besteht automatisch und unabhängig davon, ob Mitarbeitende einen Beleg erstellen oder einreichen.

Wenn Kartendaten zum Referenzpunkt werden, ist der Beleg nicht länger die zentrale Datenbasis, sondern ein sekundärer Prüfpunkt. Er sollte mit einem bestehenden Datensatz übereinstimmen, nicht selbst den Datensatz schaffen. Das verändert die Ausgangslage für potenzielle Betrugsversuche grundlegend.

Dennoch ist die Karteninfrastruktur in vielen Unternehmen noch unzureichend ausgebaut. Laut unserer Umfrage haben 66 % der Angestellten entweder keinen Zugang zu einer Firmenkarte oder arbeiten in Unternehmen, in denen deren Nutzung auf bestimmte Hierarchieebenen oder Funktionen beschränkt ist. Ohne diese unabhängige Datengrundlage werden Ausgabeneinreichungen weitgehend ohne verlässlichen Vergleichswert geprüft.

All-in-one-Plattformen, die Buchungen, Firmenkartenzahlungen und Ausgabenverarbeitung in einem System verbinden, schaffen einen strukturellen Vorteil. Wenn Geschäftsreisen im selben System gebucht und mit einer Firmenkarte bezahlt werden, wird die Transaktion automatisch erfasst. Das System prüft den Beleg nicht isoliert, sondern gleicht ihn mit einem bereits bestehenden Transaktionsdatensatz ab. Der Beleg wird zur Bestätigung.

2. Echte Einblicke gewinnen: Reibung reduzieren, damit legitime Ausgaben eingereicht werden

Ein weiteres Ergebnis der Studie: 42 % der Angestellten reichen berechtigte Ausgaben gar nicht ein, meist weil der Betrag zu niedrig ist, um den Aufwand zu rechtfertigen. Das bedeutet: Einige Angestellte machen falsche Angaben zu Ausgaben, während andere Kosten selbst tragen, auf deren Erstattung sie Anspruch hätten.

Der einfachste Weg muss auch der richtige Weg sein. Viele Altsysteme verlangen von Angestellten, bei jeder Ausgabe zahlreiche Details einzugeben. Gerade bei kleineren Beträgen ist das unverhältnismäßig aufwendig. Moderne Tools nutzen KI, um Daten automatisch zu erfassen, Belege einfach hochzuladen und die Angaben von Angestellten mit wenigen Schritten bestätigen zu lassen. So sinkt der Zeitaufwand pro Ausgabe auf wenige Sekunden. In Kombination mit Firmenkarten wird die Ausgabe automatisch abgeglichen, was auch den Aufwand für das Finanzteam reduziert.

Das ist für die Betrugsprävention relevant, denn eine häufige Rechtfertigung für kleinere Falschangaben lautet, dass Angestellte damit Kosten „ausgleichen“, die sie nicht auf regulärem Weg geltend gemacht haben. Reduzieren Sie die Reibung, reduzieren Sie auch die Rechtfertigung für falsche oder gar nicht eingereichte Ausgaben. Gleichzeitig erhalten Sie ein realistisches Bild der gesamten Ausgaben.

3. Kontrolle zukunftssicher machen: proaktive Leitplanken statt reaktiver Prüfung

Die nachträgliche Anomalieerkennung identifiziert Unstimmigkeiten erst, nachdem das Geld bereits ausgegeben wurde. Viele ERP-Lösungen haben entsprechende Funktionen ergänzt. Sie können durchaus hilfreich sein, insbesondere, wenn sie auf KI-gestützter Verifizierung statt ausschließlich auf optischer Zeichenerkennung basieren. Dennoch bleiben diese Tools reaktiv: Die Ausgabe ist bereits erfolgt und muss im Nachgang geprüft und abgewickelt werden.

Finanzteams haben verschiedene Möglichkeiten, Ausgaben proaktiv zu steuern. Besonders wirksam ist die Integration von Geschäftsreiserichtlinien in Buchungssysteme: Sie lenkt Entscheidungen bereits im Buchungsprozess und verhindert Ausgaben außerhalb der Richtlinien, bevor sie entstehen. KI-gestützte Tools können Angestellten zudem in Echtzeit zeigen, welche Buchungen im Rahmen der geltenden Richtlinien zulässig sind.

Auch Firmenkarten ermöglichen proaktive Kontrollen. Ausgabenlimits können für jede einzelne Karte festgelegt werden und begrenzen so, wie viel die jeweilige Person ausgeben darf. Transaktionen oberhalb des festgelegten Betrags werden automatisch abgelehnt. Kontrollen nach Händlerkategorie (MCCs) ermöglichen es Finanzteams außerdem, die Kartennutzung für bestimmte Geschäftstypen oder Kategorien zu sperren, bevor eine Transaktion stattfindet, zum Beispiel Bargeldabhebungen am Automaten.

Lodge Cards, also spezielle Karten für Hotel- und Unterkunftsausgaben, die direkt in der Buchungsplattform hinterlegt sind, können das Risiko ebenfalls wirksam reduzieren. Wenn höherpreisige Reisebuchungen über Lodge Cards abgewickelt werden, können für individuelle Firmenkarten niedrigere Ausgabenlimits festgelegt werden. Dadurch sinkt das Missbrauchsrisiko.

Proaktive Kontrollmechanismen entlasten Finanzteams von reaktiver Prüfung und schaffen Zeit für strategische Aufgaben. Firmenkarten bieten damit Kontrollhebel, die eine Prüfung im Nachhinein schlicht nicht ersetzen kann.

Was das für die CFO-Agenda bedeutet

Für Finanzverantwortliche besteht der notwendige Wandel darin, das Ausgabenmanagement auf ein verlässliches Fundament zu stellen.

Eine moderne Karteninfrastruktur liefert einen unabhängigen und unveränderbaren Nachweis von Ausgaben. Der automatische Abgleich reduziert den manuellen Abstimmungsaufwand: vom Nachfordern fehlender Belege über die erneute Dateneingabe bis hin zum Abgleich von Ausgaben, die eigentlich automatisch hätten zugeordnet werden können. Kartenbasierte Ausgabenkontrollen steuern das Verhalten, bevor Geld ausgegeben wird. Gleichzeitig ist eine möglichst reibungslose Nutzererfahrung für Angestellte entscheidend, damit das System von allen genutzt wird.

Finanzteams wissen, wie wirksame Kontrollen aussehen. Die Herausforderung besteht nun darin, sie auf das richtige Fundament zu stellen. In einer Welt, in der sich überzeugende Belege in Sekundenschnelle erstellen lassen, eignen sie sich nicht mehr als verlässliche Grundlage.

Unternehmen, die diesen Wandel richtig angehen, reduzieren nicht nur Betrug. Sie entlasten ihre Finanzteams zugleich von reaktiven Kontrollen und schaffen Freiräume für Aufgaben, die das Unternehmen wirklich voranbringen.

Zukunftssichere Finanzkontrolle beginnt daher mit einer neuen Frage: nicht „Wie prüfen wir den Beleg?“, sondern „Warum verlassen wir uns überhaupt noch darauf?“

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Über die Studie

Perk beauftragte Censuswide mit einer Online-Umfrage unter 8.000 berufstätigen Fachkräften, die mindestens zweimal pro Jahr geschäftlich reisen, Ausgaben für Geschäftsreisen einreichen und in Unternehmen mit mindestens 250 Angestellten tätig sind. Die Umfrage wurde in fünf Märkten durchgeführt: Vereinigtes Königreich (n=2.000), USA (n=2.000), Spanien (n=1.000), Deutschland (n=2.000) und Frankreich (n=1.000). Die Feldphase fand zwischen dem 15. und 28. April 2026 statt.

Die Umfrage umfasste Fragen zur Häufigkeit von Geschäftsreisen pro Jahr und zur Einreichung von Ausgaben, einschließlich des Werts falsch angegebener Ausgaben, sofern relevant. Der Wert falsch angegebener Ausgaben ist ein Durchschnitt der Schätzungen, die Befragte in Wertspannen angegeben haben. Das Ergebnis wurde auf die nächsten zehn gerundet. Für jede Wertspanne wurde der Mittelpunkt als Schätzwert verwendet.

Die Zeit, die für Ausgaben aufgewendet wird, basiert auf einer von Perk beauftragten Studie von Forrester Consulting. Diese Studie ergab, dass Angestellte, die in den USA, dem Vereinigten Königreich, Deutschland, Frankreich, Spanien und den Niederlanden Ausgaben einreichen, im Durchschnitt 26 Ausgabenvorgänge pro Jahr haben. Jeder Vorgang dauert 110 Minuten. Hochgerechnet sind das fast 48 Stunden pro angestellter Person und Jahr, die für die Ausgabenverwaltung aufgewendet werden.