Hacia una forma más fiable de controlar los gastos de empresa

Por qué la IA obliga a replantear la gestión de gastos

La mayoría de los directores financieros sabe que el fraude en los gastos existe. Lo difícil es asumir que sus controles actuales quizá no estén haciendo mucho para evitarlo.

Nuestra última investigación muestra que 1 de cada 5 empleados (20 %) presenta gastos falseados de forma habitual. Para muchas empresas, esto indica que su forma de gestionar los gastos les da una sensación de control, pero no es un control real.

Los gastos declarados de forma incorrecta pueden adoptar muchas formas

Es una situación bastante habitual: estás en un viaje de trabajo y pierdes el recibo de la cena o del taxi… y ahí es cuando cunde el pánico. ¿Qué haces cuando eso pasa? Más de la mitad de los empleados (56 %) reconoce haber presentado gastos de forma incorrecta al menos una vez, y 7 de cada 10 (72 %) conoce a algún compañero que también lo ha hecho.

Pero nuestros datos también muestran que 1 de cada 5 empleados (20 %) presenta gastos falseados de forma habitual. La forma más común es presentar recibos generados con IA: un 8 % de todos los empleados lo hace habitualmente, y un 40 % ha presentado un recibo de este tipo al menos una vez.

En cuanto a cómo se gestionan esos gastos, casi un tercio de los empleados (31 %) los presenta por email o mediante hojas de cálculo, frente al 68 % que utiliza una herramienta más formal, como una aplicación de gastos o un ERP. Los procesos manuales ofrecen muy poco control financiero real, ya que se limitan a procesar la información después de que el gasto ya se haya producido.

Por eso no sorprende que este tipo de prácticas sean más habituales en organizaciones con procesos manuales. Los empleados que usan sistemas manuales tienen más probabilidades de presentar gastos falseados de forma habitual, un 24 %, que quienes utilizan una herramienta específica. 

Pero incluso en empresas con herramientas de gastos más estructuradas, los gastos falseados siguen pasando desapercibidos: casi 1 de cada 5 empleados, un 18 %, los presenta de forma habitual.

La ilusión de control

Parte de este tipo de prácticas parece responder a una percepción clara: los controles antifraude actuales no siempre son lo bastante consistentes como para detectar estos casos, sobre todo cuando se trata de importes pequeños. Más de una cuarta parte de los empleados que presentan gastos falseados de forma habitual, un 28 %, lo justifica porque el importe era bajo, y 1 de cada 5, un 23 %, no esperaba que su solicitud se revisara con detalle.

Nuestros datos sugieren que puede haber un desequilibrio entre dos tipos de herramientas con IA: las que permiten generar o editar recibos y las que intentan detectarlos. Esa diferencia aumenta el riesgo de que algunos casos no se detecten. De hecho, una cuarta parte de los empleados que presentan gastos falseados de forma habitual, un 25 %, sabe que su empresa utiliza IA para detectar gastos fraudulentos y, aun así, sigue haciéndolo.

Las dificultades del proceso y de la política de gastos también influyen. Entre los motivos más citados están la presión de tener que pagar gastos de trabajo de su propio bolsillo, un 31 %, y la lentitud de los reembolsos, un 28 %. En otras palabras, algunos empleados utilizan herramientas de IA o software de edición para que un recibo pase por el sistema o para acelerar el proceso. La falta de claridad sobre qué permite realmente la política de gastos agrava el problema, un 26 %.

Estos gastos falseados tienen un coste. En España, los empleados que los presentan de forma habitual estiman que su valor ronda los 250 €.

Estos costes directos son solo la punta del iceberg. También hay que tener en cuenta la pérdida de tiempo y productividad. Una investigación anterior encargada por Perk sobre el trabajo oculto detectó una fricción importante en el proceso de gestión de gastos, con una pérdida de productividad considerable: los empleados dedican casi 48 horas al año a tareas relacionadas con la presentación y gestión de gastos.

El diagnóstico es claro: muchas empresas solo tienen una falsa sensación de control sobre la gestión de gastos. Los sistemas manuales ofrecen muy poco control real, pero incluso las herramientas más estructuradas siguen dejando pasar gastos falseados. Que algunos casos no se detecten es parte del problema, pero la fricción del propio sistema también contribuye a que se presenten gastos de forma incorrecta. 

Ambas cosas tienen un coste para las organizaciones y, a medida que las herramientas de IA se vuelvan más sofisticadas y se usen más, el problema no hará más que crecer. Para los CFOs, la solución no pasa por parchear el sistema actual, sino por replantearlo desde la base.

El recibo ya no es una referencia fiable

La gestión de gastos tradicional se basa en una premisa sencilla: el empleado presenta un recibo y, después, ese recibo se revisa. El recibo es la prueba principal, y todo el proceso de validación gira en torno a él.

El problema es que los recibos se han convertido en la parte más fácil de manipular de todo el proceso. Las herramientas de edición, la generación de imágenes con IA y las plantillas de recibos permiten a cualquier empleado crear un documento convincente en cuestión de minutos. Cuando el recibo es la única prueba, y esa prueba puede modificarse o incluso inventarse, el sistema de control se apoya en una base muy frágil.

Tres prioridades para los responsables financieros

Para los CFOs que quieren pasar de una falsa sensación de control a un control real, hay tres prioridades estratégicas.

1. Centrarse en el control estratégico: crear una base fiable para la gestión de gastos

A diferencia de los recibos, los datos de la tarjeta corporativa vienen directamente del emisor. Esto crea un registro independiente e inalterable de cada transacción, disponible antes incluso de que el empleado presente el gasto. La prueba no depende del empleado: ya existe en el sistema.

Cuando los datos de la tarjeta se convierten en la referencia principal, el recibo deja de ser la prueba clave y pasa a servir como comprobación adicional. Ya no es el recibo el que demuestra que el gasto existe: debe coincidir con una transacción que el sistema ya tiene registrada. Esto cambia por completo las reglas del juego para quienes intentan cometer fraude.

Aun así, la infraestructura de tarjetas corporativas sigue estando muy infrautilizada. En nuestra encuesta, el 66 % de los empleados no tiene acceso a una tarjeta corporativa o trabaja en organizaciones donde su uso está limitado por cargo o función. Sin esa capa de datos independiente, los gastos se verifican sin una referencia realmente fiable.

Las plataformas todo en uno que conectan reservas, pagos con tarjeta corporativa y gestión de gastos en un único sistema tienen una ventaja clara. Cuando los viajes de empresa se reservan y se pagan con una tarjeta corporativa dentro del mismo sistema, la transacción se registra automáticamente. El sistema no revisa el recibo de forma aislada: lo compara con una transacción que ya existe. El recibo pasa a ser simplemente una confirmación.

2. Reducir la fricción para entender mejor el gasto real

Hay otro dato relevante en la investigación: el 42 % de los empleados no presenta todos los gastos legítimos, sobre todo porque el importe era demasiado bajo como para justificar el esfuerzo. Esto significa que algunos empleados presentan gastos falseados, mientras que otros asumen costes que tendrían derecho a recuperar.

El camino más fácil también debe ser el correcto. Muchos sistemas obligan a los empleados a introducir una gran cantidad de información por cada gasto, algo especialmente pesado cuando se trata de importes pequeños. Las herramientas modernas ofrecen funciones con IA para capturar los datos automáticamente, subir recibos de forma sencilla y confirmar la información en pocos pasos. Así, el tiempo dedicado a subir cada gasto se reduce a cuestión de segundos. Cuando estas herramientas se integran con tarjetas, el gasto se concilia automáticamente, lo que también reduce el tiempo que debe dedicar el equipo financiero.

Esto es importante para prevenir el fraude porque una justificación habitual para falsear gastos pequeños es que los empleados intentan “compensar” costes que no se molestaron en reclamar correctamente. Al reducir la fricción, también se reduce la justificación para presentar gastos de forma incorrecta o para no presentarlos. Todo esto se traduce en que la empresa obtiene una visión mucho más realista de su gasto total.

3. Crear controles preparados para el futuro: apostar por medidas preventivas en lugar de revisiones reactivas

Detectar anomalías a posteriori permite identificar incoherencias cuando el gasto ya se ha producido. Muchas soluciones ERP han añadido este tipo de funcionalidad, y puede ser útil, especialmente cuando incorpora verificaciones basadas en IA y no se limita al reconocimiento óptico de caracteres. Pero estas herramientas siguen siendo reactivas: el gasto ya se ha producido y, de una forma u otra, hay que gestionarlo.

Los equipos financieros tienen varias formas de controlar los gastos antes de que se produzcan. Integrar las políticas de viajes de empresa en los sistemas de reserva puede ser muy eficaz para orientar las decisiones y limitar los gastos que no cumplen la política antes de que ocurran. Las herramientas basadas en IA también pueden ayudar a mostrar a los empleados qué pueden reservar dentro de la política de empresa.

Del mismo modo, los controles de las tarjetas corporativas, como los límites de gasto, pueden aplicarse a cada tarjeta de forma individual para fijar un máximo por usuario y evitar transacciones por encima de cierto importe. Los controles por categoría de comercio, o MCC, también permiten a los equipos financieros restringir el uso de tarjetas en determinados tipos de negocio o categorías antes de que se realice la transacción, por ejemplo, limitando las retiradas de efectivo en cajeros.

Las lodge cards, tarjetas específicas para gastos de hotel y alojamiento precargadas en la plataforma de reservas, son una forma eficaz de reducir el riesgo. Al pagar las reservas de viaje de mayor valor con ellas, se pueden aplicar límites más bajos a las tarjetas individuales y reducir así el riesgo de uso indebido.

El uso de controles preventivos puede liberar a los equipos financieros de tareas de revisión reactiva y dejarles más tiempo para actividades estratégicas. En este sentido, las tarjetas corporativas ofrecen mecanismos de control que la detección a posteriori no puede replicar.

Qué significa esto para las prioridades del CFO

El cambio que deben hacer los responsables financieros consiste en construir una base más sólida para gestionar los gastos.

La infraestructura de tarjetas crea un registro independiente e inalterable del gasto. La conciliación automática elimina gran parte del trabajo manual: recopilar recibos, introducir datos a mano y cuadrar solicitudes que deberían haberse conciliado automáticamente. Los controles de gasto en las tarjetas ayudan a guiar el comportamiento antes de que se realice el gasto. Y una experiencia sencilla para los empleados es la única forma de asegurar que todo el mundo use el sistema, no solo quienes están dispuestos a pasar por un proceso pesado.

Los equipos financieros saben diseñar controles. El reto ahora es asegurarse de que esos controles se construyen sobre la base adecuada. En un mundo donde un recibo convincente puede generarse en cuestión de segundos, el recibo ya no puede ser la fuente principal de verificación.

Las empresas que lo hagan bien no solo reducirán el fraude, también liberarán a sus equipos financieros de la revisión manual reactiva y les devolverán tiempo para centrarse en el trabajo real, el que realmente impulsa el negocio.

Para adaptar el control financiero a esta nueva realidad, la pregunta ya no debería ser “¿cómo verificamos el recibo?”, sino “¿por qué seguimos dependiendo de él?”.

Prepara tus controles financieros para el futuro con Perk

Cómo las tarjetas corporativas inteligentes de Perk ahorraron 750 horas de trabajo a uno de nuestros clientes

Para esta empresa austriaca del sector hotelero con más de 11 400 empleados en 32 ubicaciones y 12 países, mantener el rigor operativo es imprescindible. Pero era difícil conseguirlo cuando la gestión de gastos de la empresa dependía de una combinación fragmentada de procesos manuales y digitales. Los documentos se perdían entre departamentos, los datos se duplicaban al ser introducidos de forma manual y los flujos de aprobación no eran uniformes entre unidades de negocio. Como resultado, el equipo financiero no tenía una visibilidad financiera completa y no podía actuar con rapidez ni confianza.

Cuando la empresa implementó Perk, combinó la plataforma de gestión de gastos con tarjetas corporativas inteligentes para conectar pagos y gastos en un mismo sistema. 

Los datos de las transacciones pasan automáticamente a la herramienta de gastos, eliminando por completo la introducción manual de datos. Ahora, cada gasto se concilia, se revisa conforme a la política de empresa y se categoriza de forma automática, siguiendo los flujos de aprobación definidos por el equipo financiero. El CFO ha observado que esta transferencia automática de datos ha mejorado la eficiencia y ha reducido el trabajo manual para 152 usuarios y cinco entidades.

En un año, los resultados fueron claros. Con el 75 % de los gastos pagados con las tarjetas corporativas de Perk, la empresa ahorró 750 horas de trabajo que antes dedicaba a procesos manuales. También redujo un 57 % los costes de procesamiento de gastos y consiguió un retorno de la inversión de 5,5 veces. Al reducir la carga administrativa, el equipo financiero ahora puede centrarse en el análisis estratégico y en identificar nuevas oportunidades de ahorro gracias a una mejor calidad de los datos.

Sobre la investigación

Perk encargó a Censuswide una encuesta online a 8000 profesionales que viajan por trabajo al menos dos veces al año, presentan gastos de viajes de empresa y trabajan en compañías de 250 empleados o más en cinco mercados: Reino Unido (n=2000), Estados Unidos (n=2000), España (n=1000), Alemania (n=2000) y Francia (n=1000). El trabajo de campo se realizó entre el 15 y el 28 de abril de 2026.

La encuesta incluía preguntas sobre la frecuencia de los viajes de trabajo durante el año y sobre la presentación de gastos, incluido el valor de los gastos falseados, cuando correspondía. El valor de los gastos falseados se ha calculado a partir de la media de las estimaciones proporcionadas por los encuestados en rangos de valor, y el resultado se ha redondeado a la decena más cercana. Para cada rango, se ha tomado el punto medio como valor estimado.

El tiempo dedicado a los gastos se basa en una investigación de Forrester Consulting encargada por Perk. Este estudio identificó que los empleados que presentan gastos en EE. UU., Reino Unido, Alemania, Francia, España y Países Bajos realizan, de media, 26 procesos de gestión de gastos al año. Cada proceso requiere 110 minutos, lo que suma casi 48 horas al año dedicadas a tareas relacionadas con los gastos por empleado.