Geschäftsreisen bestehen aus vielen verschiedenen Komponenten. Viele Unternehmen entscheiden sich deshalb dafür, Mitarbeitende ihre Reisen selbst organisieren zu lassen – in der Hoffnung, so Zeit, Geld, Ressourcen und Nerven zu sparen.
Aber ist das sinnvoll? Schließlich dürfen Mitarbeitende auch nicht einfach nach Belieben Büromöbel auf Firmenkosten kaufen oder ihre eigenen Benefits und Gehaltsabrechnungen selbst verwalten, oder?
Warum also erlauben so viele Unternehmen, dass ihre Mitarbeitenden ihre Geschäftsreisen selbst managen? Werfen wir einen Blick darauf, wie selbstorganisierte Geschäftsreisen Ihr Unternehmen Geld kosten können – und welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um das Geschäftsreisemanagement in Zukunft strukturierter anzugehen.
Was sind selbstorganisierte Geschäftsreisen?
Selbstorganisierte Geschäftsreisen, oft auch als „Selbstbuchung“ bezeichnet, ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Reisen eigenständig zu buchen – meist durch die Kontaktaufnahme mit Reisebüros oder die Nutzung von Online-Buchungsplattformen, die auf Privatreisende ausgerichtet sind. Anschließend reichen sie die Belege zur Erstattung beim Unternehmen ein.
Die Nachteile selbstorganisierter Geschäftsreisen
Oftmals wird ein unstrukturiertes Geschäftsreisemanagement als die einfachste Lösung für alle Beteiligten angepriesen. Es bietet Mitarbeitenden ein hohes Maß an Flexibilität und erfordert gleichzeitig weniger Verwaltungsaufwand.
Hinzu kommt, dass ein externes Reisemanagement kostspielig sein kann, sodass es auf den ersten Blick günstiger erscheint, Mitarbeitende ihre Reisen spontan und eigenständig buchen zu lassen.
Aber ist das wirklich so?
Werfen wir einen genaueren Blick auf die Nachteile von unstrukturierten Selbstbuchungen:
1. Fehlende Reiserichtlinien (oder mangelnde Durchsetzung)
Selbstverwaltete Geschäftsreiselösungen werden häufig von kleineren Unternehmen genutzt, die noch keine standardisierten Buchungsrichtlinien haben. Selbst wenn Reiserichtlinien existieren, macht ein unstrukturiertes Reisemanagement deren Durchsetzung deutlich schwieriger.
In beiden Fällen führt ein fehlendes oder nicht durchgesetztes Regelwerk oft zu folgenden Problemen:
Höhere Reisekosten für das Unternehmen
Nichteinhaltung gesetzlicher Reisebestimmungen
Mangel an Reisedaten
Fehlende oder ineffektive Genehmigungsprozesse, die zu geringer Kontrolle und fehlender Transparenz beim Reisebudget führen
Frustrierte Mitarbeitende, die aufgrund unklarer oder nicht vorhandener Richtlinien unbeabsichtigt zu viel ausgeben
2. Fragmentierte Buchungsprozesse
Fragmentierte Buchungsprozesse sind bei selbstverwalteten Geschäftsreisen unvermeidlich. Wenn Mitarbeitende ihre Reisen selbst organisieren, buchen sie oft über mehrere verschiedene Webseiten, was zu einer Vielzahl von Rechnungen führt, die das Finanzteam enorm belasten.
Außerdem müssen sie die Kosten zunächst selbst tragen und auf die Erstattung warten, was für einige Mitarbeitende eine finanzielle Belastung darstellen kann.
Fragmentierte Buchungsprozesse bedeuten zudem, dass alles manuell abgewickelt wird, was zu chaotischen und ineffizienten Abläufen führt. Das verschwendet Zeit, Ressourcen und Unternehmensbudget. Gleichzeitig fehlt eine konsolidierte Datengrundlage, um wertvolle Einblicke in Unternehmenstrends, Reiseausgaben und die Budgetverteilung zu gewinnen.
3. Unzureichender Reisesupport & geringes Risikomanagement
Ein weiteres häufiges Problem ist der unzureichende Reisesupport für Ihre Mitarbeitenden: Wenn Ihre Angestellten geschäftlich reisen, tragen Sie eine Verantwortung für sie – das beinhaltet die Gewährleistung sicherer Reisen, die Anpassung von Reiseplänen und die Unterstützung bei unvorhergesehenen Ereignissen oder Änderungen. Unstrukturierte Buchungen sind schwer rekonstruierbar – und das wiederum erschwert auch die Unterstützung der Reisenden in Krisenfällen.
Doch Umstände können sich schnell ändern, insbesondere auf internationalen Reisen. Unstrukturierte Reiseprozesse setzen Ihr Unternehmen einem höheren Risiko aus, sowohl finanziell als auch in Bezug auf Sicherheit und Schutz der Mitarbeitenden.
Die Vorteile eines gesteuerten Geschäftsreisemanagements
Im Gegensatz dazu bedeutet ein gesteuertes Geschäftsreisemanagement, dass Unternehmen die Reiseorganisation für ihre Mitarbeitenden zentral verwalten, entweder über ein Online-Buchungstool bzw. eine cloudbasierte Lösung oder durch ein externes Reisemanagement-Unternehmen.
Viele Arbeitgeber vermeiden ein gesteuertes Reisemanagement, weil sie glauben:
Es sei zu teuer.
Ihr Unternehmen sei zu klein, um ein gesteuertes Reiseprogramm zu rechtfertigen.
Die Mitarbeitenden würden sich dagegen aussprechen.
Es sei komplizierter als einfache Selbstbuchungen.
Tatsächlich kann ein strukturiertes Geschäftsreisemanagement jedoch Kosteneinsparungen ermöglichen – durch exklusive Firmenrabatte, verhandelte Tarife, Mehrwertsteuer-Rückerstattungen sowie eine bessere Nachverfolgung und Kontrolle der Reisekosten.
1. Strukturierte Prozesse
Egal, ob Sie ein klassisches Reisebüro oder eine moderne Reisemanagement-Plattform wie Perk nutzt – Sie erhalten sofort mehr Kontrolle über den Buchungsprozess. Diese erhöhte Kontrolle ermöglicht es Ihnen, Prozesse zu optimieren und Daten zentral zu verwalten, was die Effizienz steigert.
Digitale Lösungen für das Reisemanagement unterstützen zudem die Automatisierung von Abläufen, sodass Sie Unternehmensrichtlinien leichter durchsetzen, Genehmigungen automatisieren, Spesenabrechnungen verwalten und die Reisen Ihrer Mitarbeitenden überwachen können.
2. Firmenrabatte & bevorzugte Partnerschaften
Die Zusammenarbeit mit einer Reisemanagement-Plattform oder einem professionellen Travel-Management-Unternehmen ermöglicht Ihnen den Zugang zu bevorzugten Anbietern, exklusiven Firmentarifen und speziellen Reiseanbietern und Konditionen, die auf Verbraucherportalen nicht verfügbar sind.
Perk nutzt beispielsweise die gebündelte Kaufkraft seiner Kund:innen, um ausgehandelte Firmenraten anbieten zu können. Außerdem helfen wir Ihnen die Mehrwertsteuer für Geschäftsreisen zurückzufordern.
3. Sicherheitsrisiken minimieren & Notfallvorsorge optimieren
Der vielleicht wichtigste Grund für die Nutzung einer professionellen Buchungslösung ist folgender: Eine Reisemanagement-Plattform bietet Ihnen wertvolle Ressourcen, um Reiserisiken zu minimieren. Dazu gehören bspw. ein rund um die Uhr verfügbarer Kundenservice, der Ihren Mitarbeitenden bei Problemen hilft, und flexible Buchungs- und Planungsoptionen – beides ist essenziell für Geschäftsreisen.
Mit FlexiTravel können Sie zudem Buchungen flexibel gestalten und erhalten 80 % der Reisekosten zurück – ohne Fragen oder Komplikationen.
Zusätzlich bieten wir eine umfassende Lösung zur Fürsorgepflicht, die Sie und Ihre Reisenden stets auf dem Laufenden hält. Dazu gehören Risikowarnungen vor der Reise und detaillierte Reiseberichte, um über mögliche Gefahren oder Sicherheitsrisiken an den Zielorten Ihrer Mitarbeitenden auf dem Laufenden zu bleiben.
Durch unseren 24/7-Kundenservice und einen Reisenden-Tracker, der Ihnen in Echtzeit zeigt, wo sich Ihre Mitarbeitenden befinden, können Sie jederzeit schnell auf Änderungen oder Notfälle reagieren.
Die wichtigsten Unterschiede: selbstorganisiertes vs. gesteuertes Geschäftsreisemanagement
Letztendlich hängt die Wahl zwischen selbstorganisierten und gesteuerten Geschäftsreisen von der Größe Ihres Unternehmens, den Unternehmenszielen und der Anzahl der Geschäftsreisen ab, die Sie verwalten müssen.
Hier ein direkter Vergleich der Vorteile und Nachteile beider Ansätze:
Mit Perk erhalten Sie eine All-in-one-Plattform für Reisebuchung und Spesenmanagement, die Ihnen folgende Vorteile bietet:
Zahlung nur bei tatsächlicher Reise – Sie zahlen nur für das, was Sie nutzt
Verhandelte Tarife, die Ihre Geschäftsreisekosten um bis zu 30 % senken
Benutzerfreundliche Komplettlösung, mit der Sie alle Reisebuchungen und Reservierungen an einem Ort verwalten können
Konsolidierte Rechnungen und automatisierte Prozesse, um Zeit zu sparen
Erstklassiger 24/7-Kundenservice und Notfallunterstützung für maximale Sicherheit auf Geschäftsreisen
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