Betriebsausgaben – Definition und effiziente Erfassung

Die Betriebsausgaben eines Unternehmens sind ebenso wie die Betriebseinnahmen entscheidend für dessen finanzielle Gesundheit und das Wachstum. Umso wichtiger ist es für Finanzabteilungen, alle Geschäftsausgaben genau im Blick zu behalten. Wir erklären, was Betriebsausgaben sind, warum sich eine präzise Kategorisierung dieser lohnt und wie Sie Ihre Betriebsausgaben effizient und automatisiert erfassen können. 

Was sind Betriebsausgaben?

Als Betriebsausgaben werden alle Aufwendungen verstanden, die durch den Betrieb des Unternehmens veranlasst, notwendig bzw. üblich sind und dem Erhalt und der Weiterentwicklung des Geschäftsbetriebs dienen. Sie mindern den steuerpflichtigen Gewinn des Unternehmens und sind daher steuerlich abzugsfähig – vorausgesetzt, sie erfüllen die Vorgaben des Einkommensteuergesetzes (EStG). Dazu gehören:

• Betriebliche Veranlassung: Die Ausgabe muss in erkennbarem Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen und dessen Förderung dienen.

• Üblichkeit/Notwendigkeit: Die Kosten müssen typisch für die Art des Betriebs sein. 

• Nachvollziehbarkeit: Die Betriebsausgaben müssen ausreichend dokumentiert werden. Belege und Rechnungen müssen zum Nachweis beim Finanzamt vollständig vorliegen.

• Keine private Mitveranlassung: Aufwendungen, die der privaten Lebensführung dienen oder anderweitig privat mitveranlasst sind, sind nicht als Betriebsausgaben abziehbar.

Zu den gängigsten Betriebsausgaben zählen beispielsweise abzugsfähige Reisekosten, Bewirtungskosten, Repräsentationskosten, Mitarbeiterkosten oder Kosten für Wirtschaftsgüter. Auch Freiberufler:innen können je nach Branche unterschiedlich hohe Beträge als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen.

Arten von Betriebsausgaben

Für eine erste Differenzierung lassen sich Betriebsausgaben grundlegend in die drei folgenden Arten unterteilen: 

1. Fixkosten: Fixkosten sind unabhängig vom Produktions- oder Verkaufsniveau konstant und unveränderlich – etwa Miet- oder Leasingzahlungen, Mitarbeitergehälter, Versicherungsprämien und Grundsteuern.

2. Variable Kosten: Variable Kosten steigen und fallen als direkte Reaktion auf Produktions- oder Verkaufsschwankungen – etwa Ausgaben für Rohstoffe, Stromrechnungen und Verkaufsprovisionen.

3. Periodische Ausgaben: Periodische Betriebsausgaben fallen seltener an, typischerweise vierteljährlich oder jährlich – etwa Steuern, Lizenz- und Genehmigungsgebühren sowie Ausgaben im Zusammenhang mit der Gerätewartung.

Übrigens: Bei der Anschaffung größerer Wirtschaftsgüter gelten besondere Regeln, da diese nicht sofort abzugsfähig sind, sondern über Abschreibungen verteilt vom Finanzamt anerkannt werden.

Häufige Herausforderungen beim Erfassen von Betriebsausgaben

• Ineffiziente manuelle Prozesse: Die traditionellen Prozesse im Ausgabenmanagement erfordern viele manuelle Schritte, einschließlich der Einreichung von Abrechnungen und Belegen in Papierform. Das kostet viel Zeit und ist gleichzeitig sehr fehleranfällig.

• Komplexe Freigabeprozesse: Die üblichen Freigabeprozesse können durchaus komplex und zeitraubend sein: Vor allem die Unterscheidung von persönlichen Ausgaben und Betriebsausgaben sowie deren Genehmigung nehmen entsprechend Zeit in Anspruch.

• Spesenbetrug und Nichteinhaltung von Vorschriften: Natürlich kann es auch passieren, dass Abrechnungen und Belege wissentlich falsch abgegeben werden. Manuellen Prozessen fehlt es oft an robusten Mechanismen, um solchen Spesenbetrug zu erkennen und zu verhindern. Das macht die Einhaltung von Finanz- und Sicherheitsrichtlinien schwierig und kann Ihr Unternehmen Geld kosten. Vor allem bei einer Prüfung Ihrer Betriebsausgaben durch das Finanzamt.

• Schwierigkeiten in Kategorisierung und Auswertung: Betriebsausgaben manuell auszuwerten und zu kategorisieren kann eine große Herausforderung sein, die zu Fehlern und Unstimmigkeiten führen kann.

Die Lösung: Gute Apps und Software zur Ausgabenerfassung verwenden fortschrittliche Algorithmen zur Kategorisierung und Analysetools, die präzise Echtzeiteinblicke in wiederkehrende Ausgabenmuster bieten.

Gängige Kategorien von Betriebsausgaben

Bei der Kategorisierung von Betriebsausgaben geht es darum, die Aufwendung nach ihrem Zweck und ihrer Art zu gruppieren und zu kennzeichnen. Eine solche Kategorisierung der Ausgaben erleichtert die Finanzberichterstattung, die Einhaltung von Steuervorschriften und die Nachverfolgung der Ausgaben für die Budgetplanung. 

Zu den gängigsten Kategorien von Betriebskosten zählen:

• Kosten für die betriebswirtschaftliche Versorgung

• Personalkosten

• Waren- und Produktionskosten

• Büro- und Verwaltungskosten

• Repräsentationskosten 

• Reisekosten

• Bewirtungskosten

Kosten für die betriebswirtschaftliche Versorgung

Diese Kosten umfassen alle Ausgaben, die notwendig sind, um den laufenden Geschäftsbetrieb technisch und infrastrukturell aufrechtzuerhalten.

Beispiele: 

• Strom, Wasser und Heizung

• Internet- und Telefonversorgung

• Entsorgungs- und Reinigungsdienste

• Wartung und Reparaturen betrieblich genutzter Anlagen

Personalkosten

Personalkosten umfassen alle Ausgaben, die für Mitarbeitende anfallen, um ihre Arbeitsleistung sicherzustellen und zu vergüten. Diese Kategorie von Betriebsausgaben ist für viele Unternehmen einer der größten Kostenfaktoren. 

Beispiele:

• Löhne und Gehälter

• Arbeitgeberanteile zu Sozialversicherungen

• Weiterbildungen und Schulungen

• Mitarbeitervorteile wie Zuschüsse oder Boni

Waren- und Produktionskosten

Hierzu zählen alle Ausgaben, die unmittelbar zur Herstellung, Verarbeitung oder der Anschaffung von Wirtschaftsgütern notwendig sind. 

Beispiele:

• Einkauf von Rohstoffen oder Handelswaren

• Aufwendungen für Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten zur Innovation und Produktverbesserung (F&E)

• Verpackungs- und Versandmaterial

• Maschinen- und Fertigungskosten

• Qualitätsprüfungen und Produktzertifizierungen

Büro- und Verwaltungskosten

Diese Kosten betreffen den organisatorischen und administrativen Teil des Geschäfts und fallen in nahezu jedem Unternehmen an. Sie sichern reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft und sorgen für eine funktionierende Arbeitsumgebung.

Beispiele:

• Bürobedarf wie Papier, Druckerpatronen oder Ordner

• Büromöbel

• Softwarelizenzen und SaaS-Abonnements

• IT-Ausstattung wie Laptops oder Drucker

Repräsentationskosten

Repräsentationskosten umfassen alle Ausgaben, die darauf abzielen, das Unternehmen, seine Produkte oder Dienstleistungen sichtbar zu machen, das öffentliche Image zu verbessern und geschäftliche Beziehungen zu stärken. 

Beispiele:

• Online-Werbung 

• Print-Werbung wie Flyer oder Anzeigen

• Sponsoring oder Kooperationen

• Veranstaltungen und Werbeaktionen

Reisekosten

Reisekosten fallen an, wenn Mitarbeitende beruflich unterwegs sind, etwa für Geschäftsreisen, Kundentermine, Messen oder interne Meetings. Sie decken verschiedene Kostenarten ab:

Beispiele: 

• Fahrtkosten (Bahn, Flug, Taxi, Mietwagen)

• Hotelübernachtungen

• Verpflegungspauschalen

• Sonstige Reisenebenkosten, wie etwa Park- und Mautgebühren

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Bewirtungskosten

Bewirtungskosten entstehen bei geschäftlichen Essen, Kundenterminen oder Events, die der Pflege von Geschäftsbeziehungen dienen. Wichtig ist hier eine korrekte Dokumentation, da diese Kosten laut EStG oft nur teilweise abzugsfähig sind.

Beispiele:

• Geschäftsessen mit Kund:innen

• Bewirtung bei Meetings oder Veranstaltungen

• Firmenevents oder Teamessen

Steuerliche Betriebsausgaben

Zu den Betriebsausgaben zählen auch bestimmte Steuern, sofern sie betriebsbedingt entstehen und nicht durch gesetzliche Vorschriften vom Abzug ausgeschlossen sind. 

Beispiele:

• Grundsteuer für betrieblich genutzte Grundstücke oder Immobilien

• Kfz-Steuer für Fahrzeuge im Betriebsvermögen

• Energiesteuer, Stromsteuer und Versicherungssteuer bei betrieblich veranlassten Verträgen

• Pauschale Lohnsteuer (z. B. für Minijobs oder bestimmte Sachzuwendungen)

• Importabgaben, Zölle und Verbrauchsteuern, soweit betrieblich veranlasst

• Umsatzsteuer, sofern sie nicht als Vorsteuer abziehbar ist (z. B. bei Kleinunternehmern oder bei nicht abzugsfähigen Kosten)

Warum Betriebsausgaben kategorisieren?

Die Identifizierung und Kategorisierung von Betriebsausgaben kann sich erheblich auf die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens auswirken, denn sie ermöglicht Ihnen Folgendes: 

• Effektive Budgetierung: Indem Sie wissen, welche Arten von Ausgaben zu erwarten sind, können Sie genaue Budgets erstellen, die Ihrem Unternehmen bei der Planung für die Zukunft helfen.

• Kontrolle über Ausgaben: Wenn Sie die Ausgabenkategorien verstehen, können Sie Ausgabenrichtlinien und -kontrollen implementieren und so unnötige Ausgaben verhindern. Auch Steuern und Steuerrückforderungen lassen sich besser handhaben. 

• Transparenz und Cashflow: Durch die richtige Kategorisierung erhalten Sie Einblicke in die Geldflüsse Ihres Unternehmens und erhöhen so die finanzielle Sichtbarkeit und Transparenz – auch für das Finanzamt.

• Effizienz maximieren: Sie können Ihre Genehmigungs- und Kostenerstattungsprozesse optimieren, Zeit sparen und manuelle Arbeit reduzieren.

Kategorien für Betriebsausgaben im Unternehmen einrichten

Ausgabenkategorien im Unternehmen einzurichten, kann herausfordernd sein. Finanzteams müssen sich hierfür alle Aufwendungen genau anschauen, sie gruppieren und bestimmten Kategorien zuordnen. Dabei empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

1. Kategorien identifizieren

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Unternehmensausgaben und die wichtigsten Ausgabeposten. Anhand deren identifizieren Sie dann die benötigten Hauptausgabenkategorien für Ihren Betrieb. Neben gängigen Kategorien wie Personalkosten oder Kosten zur betrieblichen Versorgung sind Kategorien wie Reisekosten, Bewirtungskosten oder Produktionskosten abhängig vom jeweiligen Betrieb. 

Tipp: Falls nötig können Sie auch noch Unterkategorien anlegen. Übertreiben Sie es allerdings nicht mit der Kleinteiligkeit. Überlegen Sie ganz genau, wie viele Kategorien wirklich sinnvoll sind, und begrenzen Sie die Anzahl der FIBU-Konten entsprechend. Eine einzelne Kategorie für eine einzelne Ausgabe macht wenig Sinn. 

2. Einheitliche Benennung der Kategorien 

Die Implementierung einer einheitlichen Namenskonvention ist der Dreh- und Angelpunkt für Klarheit und Kohärenz. Entscheiden Sie sich für klare, prägnante und leicht verständliche Namen, um sicherzustellen, dass alle ein gemeinsames Verständnis für die Ausgabenkategorien haben. Eine eindeutige Benennung macht es auch leichter, zu erkennen, welche Ausgabenposten sich hinter der einzelnen Kategorie verbergen. So wird die Navigation durch die Ausgabenstruktur erleichtert.  

3. Ausgaben nach Kategorien sortieren

Haben Sie die Kategorien erstellt und passend benannt, geht es im nächsten Schritt darum, sämtliche Unternehmensausgaben zuzuordnen. Gruppieren Sie Ihre Aufwendungen akribisch und ordnen Sie sie sinnvoll den einzelnen Kategorien zu. Nur wenn die gelisteten Ausgaben der Kategorie entsprechen, können Sie später fundierte Finanzdaten, wie Budgets, aus der Kategorisierung ableiten. 

4. An steuerliche Vorgaben anpassen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Ausgabenkategorien den örtlichen Steuergesetzen und -vorschriften entsprechen, um die Steuererklärung beim Finanzamt und die Mehrwertsteuer-Rückforderung zu vereinfachen und die Vorschriften einzuhalten.

5. Budgets zuordnen und Ausgabenlimits festlegen

Steht die Kategorisierung, können Sie erste fundierte Finanzdaten sammeln und wichtige Entscheidungen treffen. So können Sie jeder Kategorie ein bestimmtes Budget zuordnen oder detaillierte Ausgabenrichtlinien für einzelne Kategorien erarbeiten. Wie etwa eine Reisekostenrichtlinie für die Geschäftsreisekosten. 

Die Kategorisierung wird Ihnen dabei helfen, die Finanzen Ihres Unternehmens besser im Blick zu behalten, ungewollte Ausgaben schneller zu identifizieren und den Gewinn Ihres Betriebs strategisch zu steuern.

Betriebsausgaben effektiv erfassen – mit Perk

Betriebsausgaben lassen sich am besten proaktiv erfassen: Je früher und strukturierter Sie die Ausgaben dokumentieren, desto geringer ist der manuelle Aufwand und desto höher die Transparenz. Eine moderne Ausgabenmanagement-Software wie Perk automatisiert viele Aufgaben, die früher zeitintensiv und fehleranfällig waren. 

Funktionen und Vorteile von Perk:

• Digitale Belegerfassung: Rechnungen und Quittungen werden automatisch ausgelesen, abgeglichen und kategorisiert – manuelle Dateneingaben entfallen.

• Intelligente Firmenkarten: Transaktionen werden sofort erfasst, Spesenabrechnungen reduziert und Ausgaben in Echtzeit sichtbar.

• Automatisierte Workflows: Freigaben, Limits und Ausgabenrichtlinien werden automatisch umgesetzt, was Fehler minimiert und Cashflow stabilisiert.

• Echtzeit-Einblicke: Unternehmen erhalten jederzeit aktuelle Finanzinformationen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

• Compliance & Betrugsschutz: Spesenbetrug wird erkannt, Vorschriften automatisch eingehalten.

• Mobile Nutzung: Zugriff auf Ausgaben und Abrechnungen jederzeit über iOS oder Android.

Kurz: Perk reduziert manuelle Aufgaben, vereinfacht Prozesse und beschleunigt Rückerstattungen. Die KI-gestützte Lösung sorgt für präzise, effiziente und transparente Ausgabenverwaltung – ein strategischer Vorteil für jedes Unternehmen.

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Fazit: Betriebsausgaben klar strukturieren und effizient erfassen

Eine klare Struktur der Betriebsausgaben und ihre digitale Erfassung schaffen Transparenz, vereinfachen die Buchhaltung und ermöglichen verlässliche Finanzplanung. Manuelle Prozesse und Papierbelege kosten Zeit und verursachen Fehler. Eine moderne Ausgabenmanagement-Software mit automatischer Belegerfassung, Datenabgleich und Echtzeit-Reporting löst diese Probleme. Unternehmen, die ihre Betriebsausgaben klar definieren, kategorisieren und digitalisieren, gewinnen Kontrolle, Effizienz und einen strategischen Vorteil – unabhängig von der Unternehmensgröße.