Über den Prozess der Mehrwertsteuer-Rückerstattung können sich Unternehmen die von ihnen entrichtete Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückholen und so ihre steuerliche Belastung erheblich reduzieren.
In diesem ausführlichen Leitfaden-Beitrag erfahren Sie alles, was Sie dazu wissen müssen: Wir erklären was die Mehrwertsteuer eigentlich ist, was es mit der Vorsteuer auf sich hat, welche Kosten von der Steuer abzugsfähig sind und wie das Verfahren zur Mehrwertsteuer-Rückerstattung genau funktioniert.
Was ist die Mehrwertsteuer?
Die Mehrwertsteuer (kurz: MwSt.) ist eine sogenannte „Verbrauchssteuer“ und wird von Unternehmen beim Verkauf der meisten Waren und Dienstleistungen an Privat- oder Geschäftskund:innen erhoben. Dabei wird die Mehrwertsteuer jeweils von den Verbraucher:innen und nicht von den verkaufenden Unternehmen bezahlt.
Sprich: Die Mehrwertsteuer wird auf den regulären Preis der Ware oder Dienstleistung aufgeschlagen, von den Verbraucher:innen entrichtet und dann vom Unternehmen an das Finanzamt abgeführt.
In Deutschland gibt es grundsätzlich zwei verschiedene Mehrwertsteuer- bzw. Umsatzsteuersätze:
19 % - der reguläre Umsatzsteuersatz: Dieser gilt für die meisten Produkte, darunter Elektronik, Möbel, Kleidung, Autos etc.
7 % - der ermäßigte Umsatzsteuersatz: Dieser gilt für bestimmte Produkte des täglichen Lebens, die erschwinglicher sein sollen. Darunter Lebensmittel, Bücher, öffentliche Verkehrsmittel etc.
Die Mehrwertsteuer ist im deutschen Umsatzsteuergesetz (UstG) geregelt.
Mehrwertsteuer – Beispiel
Ein einfaches Beispiel zur Veranschaulichung:
Wer muss die Mehrwertsteuer zahlen?
Generell gilt: Jede:r, der/die in Deutschland ein Produkt kauft oder eine Dienstleistung in Anspruch nimmt, muss Mehrwertsteuer zahlen. Das gilt sowohl für private Endverbraucher:innen als auch für Unternehmen und geschäftliche Kunden, die Einkäufe tätigen.
Im geschäftlichen Kontext wird die Mehrwertsteuer allerdings als sogenannte „Vorsteuer“ bezeichnet und unterliegt anderen Regularien als die Mehrwertsteuer, die Endverbraucher:innen entrichten müssen.
Aus diesem Grund werden wir uns die Begrifflichkeiten Mehrwertsteuer, Vorsteuer und Umsatzsteuer jetzt etwas genauer anschauen.
Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer & Vorsteuer – was ist der Unterschied?
Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer (USt) sind zwei Begriffe für dieselbe Verbrauchssteuer. Wer als Endverbraucher:in also 19 % oder ermäßigte 7 % Mehrwertsteuer auf seine gekauften Produkte bezahlt, bezahlt Umsatzsteuer. Der Begriff Umsatzsteuer wird vorrangig in Gesetzestexten verwendet, während der Begriff Mehrwertsteuer eher im alltäglichen Sprachgebrauch genutzt wird.
Der Begriff Vorsteuer hingegen bezeichnet die Umsatzsteuer, die Unternehmen auf den Einkauf von bspw. Ressourcen, Materialien und Dienstleistungen entrichten müssen.
Anders als Endverbraucher:innen zahlen die Unternehmen diese Steuern aber nicht endgültig, sondern können sie im Rahmen der sogenannten Mehrwertsteuer-Rückerstattung vom Finanzamt zurückfordern – vorausgesetzt, die Geschäftsausgaben sind betrieblich bedingt.
Was ist die Mehrwertsteuer-Rückerstattung?
Die Mehrwertsteuer-Rückerstattung beschreibt den Prozess, bei dem Unternehmen die von ihnen entrichtete Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern können.
Sprich, sämtliche Umsatzsteuerlasten, die durch den Einkauf von Rohstoffen, Materialien, Maschinen oder durch andere Betriebsausgaben, die dem betrieblichen Interessedienen, anfallen, können vom Finanzamt zurückgeholt werden.
Wie funktioniert die Mehrwertsteuer-Rückerstattung für Unternehmen?
Bei der Mehrwertsteuer-Rückerstattung für Unternehmen kommen zwei Prinzipien zum Tragen:
Der Vorsteuerabzug
Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren
Der Vorsteuerabzug
Beim Vorsteuerabzug haben Unternehmen die Möglichkeit, die von ihnen entrichtete Vorsteuer für betriebsrelevante Ausgaben mit der vereinnahmten Mehrwertsteuer zu verrechnen. Das bedeutet, dass Unternehmen schlussendlich nur die Differenz zwischen Vorsteuer und Mehrwertsteuer an das Finanzamt entrichten müssen.
Auch hier zwei Beispiele zur Verdeutlichung:
Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren
Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren hingegen ist ein spezielles Verfahren, das es Unternehmen ermöglicht, die im Ausland entrichtete Vorsteuer auf Einkäufe zurückzufordern.
Sprich: Wenn z. B. ein deutsches Unternehmen Einkäufe im Ausland tätigt und dort Vorsteuer entrichtet, hat es ggf. die Möglichkeit, diese über das Vorsteuer-Vergütungsverfahren vom lokalen Finanzamt zurückzufordern. In allen Mitgliedsländern der EU ist das beispielsweise möglich. Deutsche Unternehmen können ihren Antrag elektronisch über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) einreichen.
Wer ist bei der Mehrwertsteuer erstattungsberechtigt?
Erstattungsberechtigt sind alle Unternehmen, egal ob Kleinunternehmer oder große Konzerne, die steuerpflichtig sind und mehr Vorsteuer auf Einkäufe entrichtet haben, als sie Umsatzsteuer vereinnahmt haben.
Ausnahme sind Kleinunternehmen, die die Kleinunternehmerregelung des Umsatzsteuergesetzes (UStG § 19) in Anspruch nehmen. Deren Umsätze sind von der Erhebung der Umsatzsteuer befreit und somit sind diese Kleinunternehmen auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Abzugsfähige Geschäfts- und Personalkosten für Unternehmen
Mehrwertsteuer oder Vorsteuer werden auf zahlreiche verschiedene Produkte und Dienstleistungen erhoben und sind in zahlreichen verschiedenen Szenarien relevant. Aus diesem Grund schauen wir uns einmal genauer an, für welche Geschäfts- und Personalkosten Unternehmen eine Mehrwertsteuer-Rückerstattung für Vorsteuer erhalten können.
Wir werden folgende Punkte näher betrachten:
Reisekosten für Dienstreisen
Kosten für Betriebsveranstaltungen
Repräsentationskosten & Bewirtungskosten
Nicht abzugsfähige Kosten
Reisekosten für Dienstreisen
Bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands können Unternehmen die Vorsteuern, die für Reisekosten entstehen (z. B. Hotelübernachtungen, Mietwagen etc.) auch als solche absetzen – vorausgesetzt, die Reisekosten sind für geschäftliche Zwecke entstanden, d. h.
Die Reise muss ausschließlich beruflicher Natur sein.
Die Kosten müssen eindeutig dem Unternehmen zugeordnet werden können. Sprich, alle Rechnungen müssen auf den Namen des Unternehmens oder des/der jeweiligen Arbeitnehmer:in ausgestellt sein.
Die Reisekosten müssen umsatzsteuerpflichtig abgerechnet werden (d. h. die Reiseleistungen müssen mit Mehrwertsteuer belastet sein.)
Für Dienstreisen in das EU-Ausland oder Drittstaaten greift dann unter Umständen das Vorsteuer-Vergütungsverfahren, mit dem sich ebenfalls die Mehrwertsteuer auf Reiseleistungen zurückfordern lässt.
Tipp: Mit unserem cleveren Mehrwertsteuer-Rechner erfahren Sie ganz einfach und schnell, wie viele Ihrer Reisekosten Sie zurückerhalten können.
Betriebsveranstaltungen
Auch im Rahmen einer Betriebsveranstaltung können vorsteuerabzugsfähige Kosten entstehen. Allerdings ist der Sachverhalt hier etwas komplizierter. Grundsätzlich ist ein Vorsteuerabzug für Leistungen rund um eine Betriebsveranstaltung nämlich nur dann möglich, wenn
Die Freigrenze von 110 € pro anwesende:r Teilnehmer:in nicht überschritten wird.
Die Betriebsveranstaltung einem vorrangigen Unternehmensinteresse dient.
Der Betrag von 110 € kommt bei Betriebsveranstaltungen dabei zweifach zum Tragen:
Ertragsteuerlich als Freibetrag bei Betriebsveranstaltungen für die Befreiung von Lohnsteuer- und Sozialabgaben.
Umsatzsteuerlich als Freigrenze für den Vorsteuerabzug.
Als Freigrenze dürfen die Pro-Kopf-Ausgaben 110 € auf keinen Fall überschreiten, sonst entfällt der Vorsteuerabzug für die gesamte Veranstaltung. Bewegen sich die Ausgaben darunter, kann ein Vorsteuerabzug erwogen werden, wenn die Veranstaltung rein dem unternehmerischen Interesse dient.
Das hat auch ein Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH-Urteil vom 10.05.2023 - V R 16/21) bekräftigt. Laut diesem ist das unternehmerische Interesse z. B. dann gegeben, wenn eine direkte Verbindung zwischen Eingangsumsatz und Ausgangsumsatz besteht.
Repräsentationskosten & Bewirtungskosten
Als Repräsentationskosten werden alle Kosten bezeichnet, die Unternehmen für die öffentliche Darstellung oder die Pflege von Geschäftskontakten ausgeben. Darunter fallen z. B. Kosten für Geschäftsessen mit Kund:innen, Kundengeschenke oder auch Veranstaltungen.
Mit Blick auf die Vorsteuer und den Vorsteuerabzug gibt es auch hier einige Besonderheiten:
Die Vorsteuer auf Bewirtungskosten im Rahmen eines Geschäftsessens mit Kund:innen ist nur zu 70 % abzugsfähig.
Bei Kundengeschenken gilt erneut eine Freigrenze für den Vorsteuerabzug – das Geschenk darf pro beschenkter Person und Jahr 50 € nicht überschreiten, sonst ist kein Vorsteuerabzug möglich.
Die Vorsteuer für Veranstaltungen ist, wie bereits erwähnt, nur bis zu einer Freigrenze von 110 € pro Person und bei gegebenem unternehmerischem Interesse möglich – das gilt i. d. R. auch, wenn Kund:innen anwesend sind.
Welche Kosten sind nicht abzugsfähig?
Grundsätzlich sind sämtliche Kosten, die primär dem privaten Interesse dienen, nicht vorsteuerabzugsfähig und damit nicht für die Mehrwertsteuer-Rückerstattung geeignet. Dazu zählen unter anderem:
Private Ausgaben jeglicher Art (z. B. private Reisen)
Private Nutzung von Fahrzeugen oder anderen betrieblichen Gütern (z. B. wenn ein Auto sowohl geschäftlich als auch privat genutzt wird, ist nur der geschäftliche Teil abzugsfähig).
Sämtliche Ausgaben, die über den Freigrenzen für die Vorsteuer liegen (z. B. über 110 € bei Betriebsveranstaltungen oder über 50 € bei Kundengeschenken)
Kosten für die private Lebensführung (z. B. private Haushaltswaren)
Nicht-betriebliche Nutzung von Betriebsstätten (z. B. private Nutzung von Büroräumen)
Ausgaben für nicht umsatzsteuerpflichtige Produkte oder Dienstleistungen (z. B. umsatzsteuerfreie Medizin- oder Versicherungsdienstleistungen)
Etc.
Wie funktioniert das Mehrwertsteuer-Erstattungsverfahren? – Schritt für Schritt
Im Folgenden schauen wir uns genauer an, wie die Mehrwertsteuer-Rückerstattung für Unternehmen abläuft und werden den Prozess Schritt für Schritt erklären:
Voraussetzungen für die Mehrwertsteuer-Rückerstattung
Vorsteuer in der Buchhaltung erfassen
Vorsteuerabzug & Umsatzsteuervoranmeldung
Vorsteuererstattung (Mehrwertsteuer-Rückerstattung)
1. Voraussetzungen für die Mehrwertsteuer-Rückerstattung
Ein Unternehmen ist immer dann zur Mehrwertsteuer-Rückerstattung berechtigt, wenn es
umsatzsteuerpflichtig ist,
es auf Einkäufe eine Vorsteuer bezahlt hat und diese auf Rechnungen nachweisen kann
und wenn die getätigten Geschäftsausgaben einen betrieblichen Anlass haben.
Wenn Ihr Unternehmen diese Kriterien erfüllt, ist es grundlegend zum Vorsteuerabzug berechtigt und kann sich die gezahlte Vorsteuer von den Finanzbehörden zurückholen.
2. Vorsteuer in der Buchhaltung erfassen
Sämtliche Eingangsrechnungen (also alle Rechnungen für vom Unternehmen getätigte Einkäufe zu betrieblichen Zwecken) werden ordnungsgemäß in der Buchhaltung erfasst.
Die auf den Rechnungen enthaltene Mehrwertsteuer wird explizit als Vorsteuer gekennzeichnet und im Buchhaltungssystem erfasst – das hilft dabei, die Steuerlast zu reduzieren, da die Vorsteuer von der Umsatzsteuerschuld abgezogen werden kann.
3. Vorsteuerabzug & Umsatzsteuervoranmeldung
Für viele Unternehmen steht vierteljährlich oder sogar monatlich die sogenannte Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt an. Im Zuge dieser Voranmeldung berechnen Unternehmen ihre vereinnahmte Umsatzsteuer aus dem Verkauf ihrer Produkte und Dienstleistungen ebenso wie die gezahlte Vorsteuer – beides wird in der Umsatzsteuervoranmeldung aufgeführt. Im Zuge des Vorsteuerabzugs werden dann die Vorsteuer und die Mehrwertsteuer verrechnet und der Erstattungsbetrag ermittelt.
Eine Gegenüberstellung der gesamten Jahreskosten und Steuern findet dann in der Umsatzsteuerjahreserklärung statt, die einmal im Kalenderjahr an die Finanzbehörden übermittelt werden muss.
4. Vorsteuererstattung (Mehrwertsteuer-Rückerstattung)
Geht aus den Steuerberichten des Unternehmens hervor, dass das Unternehmen im veranschlagten Zeitraum mehr Vorsteuer gezahlt als Umsatzsteuer vereinnahmt hat, hat es Anspruch auf eine Erstattung der Mehrwertsteuer durch das Finanzamt.
In der Regel erfolgt die Rückerstattung nach einer gründlichen Prüfung der Berichte durch die Steuerbehörde. Daher kann es einige Wochen bis Monate dauern, bis der Erstattungsbetrag auf dem Unternehmenskonto eingeht.
Hat das Unternehmen hingegen weniger Vorsteuern bezahlt, als es Mehrwertsteuer vereinnahmt hat, muss es die Differenz an das Finanzamt nachzahlen.
Worauf gilt es bei der Mehrwertsteuer-Rückerstattung zu achten?
Um einer Prüfung durch das Finanzamt bei der Mehrwertsteuer-Rückerstattung standzuhalten und alle Auflagen zu erfüllen, sollten Unternehmen auf einige wichtige Dinge achten:
Relevante Rechnungen und Belege, die eine Vorsteuer ausweisen, müssen aufbewahrt und auf Verlangen dem Finanzamt vorgelegt werden.
Alle Rechnungen und Belege müssen den gesetzlichen Anforderungen für ordnungsgemäße Rechnungen entsprechen.
Steuerlich relevante Unterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Alle Vorsteuerabzüge müssen nicht nur belegt werden (z. B. mit Rechnungen), sondern vom Unternehmen auch begründet werden (z. B. betriebliches Interesse der Ausgaben).
Zudem sollten Sie die vorgegebenen Fristen für die Vorsteuererstattung stets berücksichtigen.
Um alle Ansprüche lückenlos geltend zu machen und auch um Fehler bei der Steuererklärung zu verhindern, empfiehlt es sich in vielen Fällen, Fachpersonal zurate zu ziehen. Gerade bei internationalen Geschäften oder sehr komplexen Steuerangelegenheiten stehen Ihnen Steuerberater:innen mit Ihrer Expertise zur Seite. Fehler in den Steuerberichten können mit empfindlichen Strafen für Unternehmen geahndet werden.
Fazit: Unternehmen sollten die Mehrwertsteuer-Rückerstattung nutzen
Steuerpflichtige Unternehmen sollten auf jeden Fall Gebrauch von der Mehrwertsteuer-Rückerstattung und dem Vorsteuerabzug machen, um ihre Steuerlast zu minimieren. Dabei sollten sie nicht nur den offensichtlichen Steuerkosten, wie etwa für Ressourcen oder Materialien, ihre Aufmerksamkeit schenken. Auch eher versteckte Vorsteuern, wie etwa für Reisekosten oder Bewirtungskosten, können erhebliche Summen generieren und sollten daher berücksichtigt werden.
Entsprechend der Umsatzsteuersätze können Sie auf Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands bis zu 19 % der Kosten sparen – EU weit sogar bis zu 27 %. Bei Unternehmen, deren Angestellte viel unterwegs sind, können das erhebliche Ersparnisse sein.
:format(webp))
Vereinfachen Sie Ihr Geschäftsreisemanagement. Ein für alle Mal.
FAQ – häufige Fragen und Antworten zur Mehrwertsteuer-Rückerstattung für Unternehmen
- Unternehmen berechnen auf ihre Umsätze durch Produkte oder Dienstleistungen Umsatzsteuer und führen diese an die Finanzbehörde ab – gleichzeitig können die Unternehmen selbst die von ihnen entrichtete Vorsteuer auf Geschäftsausgaben vom Finanzamt zurückholen.Im Gegenzug dürfen die Unternehmen dann wiederum die Vorsteuer, also die beim Einkauf bezahlte Mehrwertsteuer auf Geschäftsausgaben, bei der Umsatzsteuervoranmeldung gegenüber der Finanzbehörde geltend machen. Die Differenz zwischen eingenommener Umsatzsteuer und gezahlter Vorsteuer ergibt dann die Zahllast oder Erstattung.
- Eine Mehrwertsteuererstattung ist nur möglich, wenn das Unternehmen steuerpflichtige Umsätze erzielt (Ausnahme: Kleinunternehmerregelung), die Eingangsrechnung korrekt ausgestellt ist (mit Steuernummer, Rechnungsnummer, etc.) und eine fristgerechte Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt. Bei Leistungen aus dem EU-Ausland kann auch ein Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern notwendig sein, z. B. bei der innergemeinschaftlichen Erstattung* und beim Vorsteuer-Vergütungsverfahren.*Eine innergemeinschaftliche Erstattung meint die Erstattung der Vorsteuer grenzübergreifend in den Mitgliedstaaten der EU im Rahmen des Vorsteuer-Vergütungsverfahrens.
- Ein Unternehmen muss immer dann Umsatzsteuer abführen, wenn es steuerpflichtige Produkte oder Dienstleistungen im Inland erbringt.Sobald ein Unternehmen in Deutschland umsatzsteuerpflichtige Leistungen oder Lieferungen erbringt, entsteht Umsatzsteuer. Diese ist i. d. R. monatlich oder vierteljährlich im Rahmen einer Voranmeldung an die Finanzbehörde zu melden und abzuführen. Doch nicht nur bei Transaktionen im Inland, sondern beispielsweise auch bei innergemeinschaftlichen Erwerbsvorgängen oder Importen aus dem Ausland kann Mehrwertsteuer anfallen.
- Unternehmen reichen ihre Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch beim Finanzamt ein. Darin werden die vereinnahmte Umsatzsteuer und die gezahlte Vorsteuer aufgelistet und gegenübergestellt. Ergibt sich ein Überschuss der Vorsteuer, erfolgt eine Mehrwertsteuererstattung. Ergibt sich ein Überschuss der Mehrwertsteuer, muss das Unternehmen diesen an das Finanzamt zahlen.Tipp: Unternehmen aus dem EU-Ausland beantragen die Rückerstattung ggf. über das Bundeszentralamt für Steuern im Rahmen des elektronischen Vorsteuer-Vergütungsverfahrens.
- Eine Firma bekommt die Mehrwertsteuer zurück, wenn die gezahlte Vorsteuer des Unternehmens höher ist als die vereinnahmte Umsatzsteuer – vorausgesetzt, die Vorsteuer wird korrekt angegeben und gemeldet.Typische Fälle für eine Mehrwertsteuererstattung sind hohe Investitionsausgaben oder geringe Umsätze, z. B. in der Gründungsphase eines neuen Unternehmens. Übersteigt die Vorsteuer die Umsatzsteuer, wird die Differenz durch die Steuerbehörde erstattet. Wichtig ist die fristgerechte Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung.
- Unternehmen erhalten die Mehrwertsteuer zurück, da sie lediglich als Zwischenstation zwischen Finanzamt und Endverbraucher:innen im Steuersystem fungieren. D. h. die Unternehmen erheben die Steuer, sollen diese aber nicht tragen. Die Rückerstattung folgt dem Prinzip der Mehrwertsteuer-Neutralität: Nur die Endverbraucher:innen zahlen letztlich die Steuer. Unternehmen können daher im Rahmen der Mehrwertsteuererstattung die an andere Unternehmen gezahlte Steuer zurückholen, um nicht selbst belastet zu werden.
- Ja, man bekommt als Selbstständige:r die Mehrwertsteuer zurück, sofern man umsatzsteuerpflichtig ist und nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt.Selbstständige gelten als Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Sie dürfen die Vorsteuer auf betriebliche Ausgaben abziehen und sich so die Mehrwertsteuer vom Finanzamt zurückholen – vorausgesetzt, sie sind nicht von der Steuerpflicht nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) befreit und haben ordnungsgemäße Rechnungen.
:format(webp))