Bei Dienstreisen entstehen oft zusätzliche Kosten für Mahlzeiten. Die Verpflegungspauschale gleicht diesen Verpflegungsmehraufwand steuerlich aus – abhängig von Abwesenheitsdauer, Reiseziel und gestellten Mahlzeiten.
Für Unternehmen ist die korrekte Abrechnung der Verpflegungspauschale wichtig, um Reisekosten transparent zu machen und Fehler in der Reisekostenabrechnung zu vermeiden. Erfahren Sie hier, wann die Verpflegungspauschale gilt, welche Pauschbeträge 2026 relevant sind und worauf Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei Dienstreisen achten sollten.
Das Wichtigste zur Verpflegungspauschale im Überblick
- Die Verpflegungspauschale ist ein steuerlicher Pauschbetrag für zusätzliche Verpflegungskosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten.
- Sie gilt, wenn Mitarbeiter:innen außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte unterwegs sind und die erforderliche Abwesenheitsdauer erreicht wird.
- Für Dienstreisen im Inland gelten 2026 14 Euro bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit und 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit.
- Bei mehrtägigen Reisen werden Anreise- und Abreisetag im Inland jeweils mit 14 Euro angesetzt; eine Mindestabwesenheit von mehr als 8 Stunden ist dann nicht erforderlich.
- Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschbeträge, die sich nach dem jeweiligen Tätigkeitsort richten.
- Gestellte Mahlzeiten kürzen die Verpflegungspauschale: Frühstück mit 20 Prozent, Mittagessen und Abendessen jeweils mit 40 Prozent der vollen Tagespauschale.
- Einzelne Essensbelege sind für die Verpflegungspauschale in der Regel nicht nötig; entscheidend sind Reisedaten, Abwesenheitsdauer, Tätigkeitsort und mögliche Kürzungen.
- Arbeitgeber müssen Verpflegungsmehraufwand nicht automatisch erstatten. Die Erstattung sollte in Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag oder Reiserichtlinie geregelt sein.
Was ist die Verpflegungspauschale?
Die Verpflegungspauschale ist ein steuerlicher Pauschbetrag für Mahlzeiten auf beruflich veranlassten Reisen. Sie wird genutzt, wenn Arbeitnehmer oder Selbstständige außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte unterwegs sind und dadurch zusätzliche Verpflegungskosten entstehen.
Die Verpflegungspauschale ersetzt keine einzelnen Restaurant- oder Supermarktbelege, sondern setzt einen festen Betrag pro Kalendertag oder Abwesenheitsdauer an.
Für Unternehmen vereinfacht das die Reisekostenabrechnung: Statt jede Mahlzeit einzeln zu prüfen, wird der passende Pauschbetrag angesetzt. Entscheidend sind vor allem drei Faktoren:
Dauer der Abwesenheit
Reiseziel im Inland oder Ausland
gestellte Mahlzeiten durch Arbeitgeber, Hotel oder Veranstalter
Was ist der Unterschied zwischen Verpflegungspauschale und Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet den steuerlich anerkannten Mehrbedarf für Verpflegung bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit. Die Verpflegungspauschale ist der dafür gesetzlich festgelegte Pauschbetrag.
Kurz gesagt: Der Verpflegungsmehraufwand ist der steuerliche Anlass, die Verpflegungspauschale der angesetzte Betrag.
Im Arbeitsalltag werden beide Begriffe häufig synonym verwendet. Für die Reisekostenabrechnung ist jedoch wichtig, dass in der Regel nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten maßgeblich sind, sondern die gesetzlich vorgesehenen Pauschalen.
Welche Kosten deckt die Verpflegungspauschale ab?
Die Verpflegungspauschale deckt zusätzliche Kosten für Mahlzeiten während einer Dienstreise ab. Dazu gehören typischerweise Frühstück, Mittagessen und Abendessen, sofern diese nicht bereits gestellt oder erstattet wurden.
Nicht abgedeckt sind andere Reisekosten wie Übernachtungskosten, Fahrtkosten oder Reisenebenkosten. Diese werden in der Reisekostenabrechnung separat behandelt.
Wann gilt die Verpflegungspauschale bei Dienstreisen?
Die Verpflegungspauschale gilt, wenn eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegt. Das ist der Fall, wenn Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte arbeiten, zum Beispiel bei Kundenterminen, Konferenzen, Schulungen oder mehrtägigen Geschäftsreisen.
Entscheidend ist nicht die Entfernung, sondern ob die berufliche Tätigkeit außerhalb der regulären Tätigkeitsstätte stattfindet und die erforderliche Abwesenheitsdauer erreicht wird.
Für die Höhe der Pauschale zählen vor allem:
Beginn und Ende der Reise
Abwesenheitsdauer je Kalendertag
Tätigkeitsort im Inland oder Ausland
gestellte Mahlzeiten während der Reise
Was zählt als Auswärtstätigkeit?
Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Mitarbeiter:innen beruflich an einem anderen Ort tätig werden als an ihrer ersten Tätigkeitsstätte. Dazu können externe Meetings, Projektarbeit beim Kunden, Messen, Seminare oder Dienstreisen zu anderen Unternehmensstandorten gehören.
Eine berufliche Reise ist nur dann für die Verpflegungspauschale relevant, wenn sie durch den Job veranlasst ist und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet.
Private Reisen oder gewöhnliche Fahrten zur Arbeitsstätte lösen keinen Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand aus.
Welche Rolle spielen erste Tätigkeitsstätte und Arbeitsstätte?
Die erste Tätigkeitsstätte ist der dauerhaft zugeordnete Arbeitsort eines Arbeitnehmers. Sie ist wichtig, weil Verpflegungsmehraufwand grundsätzlich nur für Tätigkeiten außerhalb dieses Ortes angesetzt werden kann.
Die Begriffe Arbeitsstätte und Tätigkeitsstätte werden im Alltag oft ähnlich verwendet. Für die Reisekostenabrechnung ist jedoch die steuerliche Einordnung entscheidend.
Wer an seiner ersten Tätigkeitsstätte arbeitet, kann dafür keine Verpflegungspauschale ansetzen; relevant wird sie erst bei beruflicher Tätigkeit außerhalb dieses Ortes.
Ab wann entsteht ein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand?
Ein Verpflegungsmehraufwand entsteht erst, wenn die Abwesenheit eine bestimmte Dauer erreicht. Bei eintägigen Dienstreisen im Inland ist eine Verpflegungspauschale ab mehr als 8 Stunden Abwesenheit möglich. Bei mehrtägigen Reisen gelten zusätzlich eigene Regeln für Anreisetag, Abreisetag und volle Kalendertage.
Die Abwesenheitsdauer ist der zentrale Auslöser für die Verpflegungspauschale. Ohne ausreichende Abwesenheit wird kein Pauschbetrag angesetzt.
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026 im Inland?
Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten 2026 weiterhin die bekannten Pauschbeträge: 14 Euro bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit und 28 Euro bei ganztägiger Abwesenheit. Bei einer mehrtägigen Geschäftsreise fallen die Tage der An- und Abreise unter die kleine Spesenpauschale, es werden also 14 Euro angesetzt.
Eine höhere tatsächliche Ausgabe für Verpflegung führt nicht zu einer höheren Verpflegungspauschale.
Hier noch einmal alle Spesensätze im Inland für 2026 im Überblick:
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale für Reisen ins Ausland?
Bei Auslandsreisen gelten andere Pauschbeträge als bei Dienstreisen im Inland. Die Höhe richtet sich nach dem jeweiligen Land und teilweise nach bestimmten Städten oder Regionen. Grundlage sind die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Pauschbeträge für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen. Für 2026 gelten diese Auslandspauschalen ab dem 1. Januar 2026:
Verpflegungsmehraufwand 2026 im Europäischen Wirtschaftsraum
Verpflegungsmehraufwand 2026 außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Die vollständige Tabelle mit den gültigen Verpflegungspauschalen für alle Zielländer und -Regionen finden Sie in dieser Tabelle des BMF.
Welcher Tätigkeitsort ist für den Pauschbetrag entscheidend?
Für die Verpflegungspauschale im Ausland ist grundsätzlich der Ort entscheidend, den Mitarbeiter:innen vor 24 Uhr Ortszeit erreichen. Bei eintägigen Auslandsreisen und Rückreisetagen aus dem Ausland gilt der letzte Tätigkeitsort im Ausland.
Das ist wichtig, weil die Pauschalbeträge je nach Land unterschiedlich hoch ausfallen können. In manchen Ländern gelten außerdem separate Werte für einzelne Städte oder Regionen.
Für die richtige Reisekostenabrechnung muss der Tätigkeitsort pro Kalendertag eindeutig dokumentiert sein.
Wann wird die Verpflegungspauschale gekürzt?
Die Verpflegungspauschale wird gekürzt, wenn Arbeitnehmer während einer Dienstreise Mahlzeiten erhalten, die vom Arbeitgeber, vom Hotel oder von einem Veranstalter gestellt werden. Das gilt zum Beispiel für ein Frühstück im Hotelpreis, ein Mittagessen im Rahmen einer Konferenz oder ein Abendessen bei einer geschäftlichen Veranstaltung.
Gestellte Mahlzeiten reduzieren die Verpflegungspauschale, weil der tatsächliche Mehraufwand für Verpflegung dadurch geringer ausfällt.
Die Kürzung richtet sich nicht nach dem tatsächlichen Preis der Mahlzeit, sondern nach festen Prozentsätzen der vollen Tagespauschale:
Dabei spielt es übrigens keine Rolle, ob die Mitarbeiter:innen die Mahlzeit auch wirklich einnehmen oder nicht – es geht allein um die Verfügbarkeit. Kleinere Snacks wie Müsliriegel, Nüsse oder Co. gelten dabei nicht als vollwertige Mahlzeiten – ein belegtes Brötchen vom Imbiss um die Ecke hingegen schon.
Hilfestellung gefällig? Unsere Muster-Reiserichtlinie dient als Orientierung und zeigt, wie und wo Sie Infos rund um die Verpflegung auf einer Dienstreise in Ihre Reiserichtlinie einbauen können.
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Wie wird die Verpflegungspauschale in der Reisekostenabrechnung angegeben?
In der Reisekostenabrechnung wird die Verpflegungspauschale über Reisedaten berechnet, nicht über einzelne Essensbelege. Entscheidend sind Abwesenheitsdauer, Tätigkeitsort, Pauschbetrag und mögliche Kürzungen durch gestellte Mahlzeiten.
Erfasst werden sollten:
Reisedatum
Beginn und Ende der Dienstreise
beruflicher Anlass
Tätigkeitsort im Inland oder Ausland
Abwesenheitsdauer je Kalendertag
Übernachtungen bei mehrtägigen Reisen
gestellte Mahlzeiten wie Frühstück, Mittagessen oder Abendessen
anzuwendender Pauschbetrag
Kürzungen der Verpflegungspauschale
Für einzelne Verpflegungskosten sind in der Regel keine Belege nötig. Wichtig sind Nachweise zur Reise selbst, zum Beispiel:
Buchungsbestätigungen
Hotelrechnungen
Reisegenehmigungen
Kalendereinträge
Teilnehmerbestätigungen
Verpflegungskosten, Übernachtungskosten, Fahrtkosten und weitere Spesen sollten getrennt ausgewiesen werden. Die Verpflegungspauschale ist nur für den Mehraufwand der Verpflegung gedacht.
Muss der Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwand erstatten?
Arbeitgeber sind nicht automatisch verpflichtet, den Verpflegungsmehraufwand zu erstatten. Ob eine Erstattung erfolgt, hängt von Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag oder interner Reiserichtlinie ab.
Steuerfrei erstatten kann der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale nur bis zur jeweils geltenden gesetzlichen Höhe.
Wichtig ist die Unterscheidung:
Erstattung durch den Arbeitgeber: Das Unternehmen zahlt die Verpflegungspauschale im Rahmen der Reisekostenabrechnung aus.
Keine Erstattung durch den Arbeitgeber: Arbeitnehmer können Verpflegungsmehraufwendungen unter bestimmten Voraussetzungen als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.
Selbstständige und Unternehmen: Verpflegungspauschalen können bei beruflich veranlassten Reisen als Betriebsausgaben relevant sein.
Für Unternehmen ist eine klare Regelung sinnvoll. Sie legt fest, wann Mitarbeiter:innen Anspruch auf Erstattung haben, welche Pauschbeträge gelten und welche Angaben in der Reisekostenabrechnung erforderlich sind.
Eine Reiserichtlinie verhindert Unsicherheit, weil sie die Erstattung von Verpflegungspauschalen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer verbindlich regelt.
Welche Fehler passieren häufig bei der Verpflegungspauschale?
Bei der Verpflegungspauschale entstehen Fehler meist nicht durch fehlende Belege, sondern durch falsche Reisedaten oder eine unvollständige Prüfung der Voraussetzungen. Typische Fehler sind:
Abwesenheiten unter 8 Stunden werden trotzdem angesetzt.
Anreise- und Abreisetage werden wie volle Kalendertage behandelt.
Die erste Tätigkeitsstätte wird mit einer Auswärtstätigkeit verwechselt.
Gestellte Mahlzeiten werden nicht von der Pauschale abgezogen.
Frühstück im Hotel wird übersehen.
Bei Auslandsreisen wird der falsche Tätigkeitsort verwendet.
Veraltete Pauschalbeträge werden genutzt.
Verpflegungskosten werden mit Übernachtungskosten oder anderen Spesen vermischt.
Besonders fehleranfällig sind mehrtägige Dienstreisen und Auslandsreisen mit mehreren Stationen. Hier müssen Unternehmen je Kalendertag prüfen, welche Abwesenheitsdauer gilt, welcher Pauschbetrag anzusetzen ist und ob Kürzungen erforderlich sind.
Wie können Unternehmen die Abrechnung von Verpflegungspauschalen vereinfachen?
Unternehmen können die Abrechnung von Verpflegungspauschalen vereinfachen, indem sie klare Regeln für Dienstreisen, Spesen und Reisekosten festlegen. Besonders wichtig ist, dass Mitarbeiter:innen wissen, welche Angaben sie machen müssen und wann Pauschalen gekürzt werden.
Je eindeutiger die Reiserichtlinie ist, desto geringer ist das Risiko für falsche Pauschbeträge, fehlende Kürzungen oder unvollständige Reisekostenabrechnungen.
Eine gute Reiserichtlinie sollte festlegen:
wann eine Dienstreise als Auswärtstätigkeit gilt,
welche Pauschbeträge für Inland und Ausland genutzt werden,
wie Anreisetag, Abreisetag und volle Kalendertage behandelt werden,
wie gestellte Mahlzeiten anzugeben sind,
welche Nachweise für Tätigkeitsort und Abwesenheitsdauer nötig sind,
wie Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und weitere Spesen getrennt werden,
wer Reisekostenabrechnungen prüft und freigibt.
Digitale Prozesse helfen zusätzlich, weil sie Reisedaten, Buchungen und Abrechnungen an einem Ort bündeln. So lassen sich Abwesenheitsdauer, Tätigkeitsort, Mahlzeiten und Pauschbeträge konsistenter erfassen.
Mit einer Lösung wie Perk können Unternehmen Geschäftsreisen, Reisekosten und Spesen zentral verwalten. Das hilft dabei, Reiserichtlinien einheitlich anzuwenden, relevante Angaben zur Dienstreise strukturiert zu erfassen und die Reisekostenabrechnung für Mitarbeiter:innen und Finanzteams nachvollziehbarer zu machen.
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FAQ – häufige Fragen zur Verpflegungspauschale
- Die Verpflegungspauschale 2026 beträgt im Inland 14 Euro bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit und 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit. Für Anreisetag und Abreisetag bei mehrtägigen Dienstreisen gelten jeweils 14 Euro.
- Verpflegungsmehraufwand bezeichnet zusätzliche Kosten für Mahlzeiten, die entstehen, wenn Arbeitnehmer beruflich außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte unterwegs sind. Abgerechnet wird dieser Mehraufwand nicht über tatsächliche Verpflegungskosten, sondern über die Verpflegungspauschale.
- Die volle Tagespauschale gibt es bei einer 24-stündigen Abwesenheit an einem Kalendertag. Das ist typischerweise bei mehrtägigen Dienstreisen der Fall, wenn Mitarbeiter:innen den gesamten Tag auswärts tätig sind.
- Die Berechnung richtet sich nach Reisedatum, Abwesenheitsdauer, Tätigkeitsort und gestellten Mahlzeiten. Bei Inlandsreisen gelten feste Pauschbeträge. Bei Auslandsreisen hängt die Höhe vom jeweiligen Land oder Tätigkeitsort ab.
- Ein Arbeitgeber muss den Verpflegungsmehraufwand nicht automatisch erstatten. Entscheidend sind Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder interne Reiserichtlinie. Steuerfrei kann der Arbeitgeber nur bis zur gesetzlichen Pauschale erstatten.
- Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschbeträge. Maßgeblich ist in der Regel der Tätigkeitsort, der dem jeweiligen Kalendertag zugeordnet wird. Die Werte werden vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht.
- Ja, die Verpflegungspauschale gehört zu den Reisekosten. Sie wird jedoch getrennt von Übernachtungskosten, Fahrtkosten und sonstigen Spesen behandelt.
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