Ampa

Wie Ampa mit Perk Reiseberichte und -richtlinien optimierte

Ampa: Großbritanniens führende Unternehmensgruppe für juristische und professionelle Dienstleistungen

Die Ampa-Gruppe ist ein im Vereinigten Königreich ansässiges Unternehmen, das aus einer Reihe von Marken besteht, die jeweils auf verschiedene Aspekte rechtlicher und professioneller Dienstleistungen spezialisiert sind. Zu den von den Marken der Ampa-Gruppe angebotenen Dienstleistungen gehören Rechtsberatung, Planungsberatung und verschiedene andere Beratungsdienste in Bereichen wie Finanzen und Cybersicherheit. 

Ampa behält die individuellen Identitäten ihrer Marken bei, sorgt aber gleichzeitig für eine einheitliche Markenstrategie, die die kollektive Stärke und den Ruf der Gruppe hervorhebt. So fördert Ampa eine Kultur der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Marken, um Innovationen zu fördern und Wissen zu teilen. Darüber hinaus investiert die Gruppe regelmäßig in Spitzentechnologie, um die Erbringung von Dienstleistungen zu verbessern, Abläufe zu rationalisieren und das Wachstum zu erleichtern.

Die Bedeutung des persönlichen Kontakts für den Erfolg von Ampa

Als Gruppe, deren Marken in erster Linie Rechts- und Beratungsdienstleistungen anbieten, ist die Interaktion mit den Mandanten ein wesentlicher Aspekt der Tätigkeit von Ampa. Während virtuelle Treffen Bequemlichkeit und Erreichbarkeit bieten, sind persönliche Treffen für die einzelnen Marken von entscheidender Bedeutung, da sie starke Beziehungen zu den Kunden fördern und ein tieferes Eintauchen in die komplizierten Details von Fällen und Projekten ermöglichen. Reisen ermöglichen es den Mitarbeiter:innen auch, Kontakte mit Kolleg:innen in den achtzehn Niederlassungen von Ampa zu pflegen. Darüber hinaus ist Ampa ständig auf der Suche nach Wachstumsmöglichkeiten durch Fusionen. Diese Geschäfte persönlich abzuwickeln, zeigt ein Maß an Engagement und Professionalität, das virtuell nur schwer zu vermitteln ist. Persönliche Treffen helfen, Vertrauen und Beziehungen aufzubauen.

Die Herausforderungen der Reisekoordination bewältigen

Vor der Einführung von Perk stellte die Koordinierung von Reisen über die verschiedenen Marken hinweg Ampa vor erhebliche Herausforderungen, wie z. B.:

• Ineffiziente Spesenverwaltung: Die Bearbeitung von Spesenabrechnungen war umständlich und zeitaufwändig. Die Arbeitsbelastung für das Finanzteam war immens. Außerdem verhandelten Assistent:innen manuell mit den einzelnen Hotels, und es gab keine standardisierte Methode für den Austausch dieser Informationen zwischen den Unternehmen.

• Fehlende Ausgabenkontrolle und Transparenz: Ohne ein zentralisiertes Reisemanagementsystem gab es keine Regeln und Grenzen dafür, wie die Mitarbeiter:innen reisen konnten, wie viel sie in welchen Situationen ausgeben durften und wann sie nachhaltigen Optionen den Vorzug geben sollten. Dies führte zu unterschiedlichen Ausgabengewohnheiten innerhalb der Gruppe.

• Uneinheitliche Reiserichtlinien und Berichterstattung: Die Marken von Ampa arbeiteten bei der Buchung von Reisen unabhängig voneinander, was die Standardisierung von Reiserichtlinien und die Konsolidierung von rationalisierten Daten über Reiseaktivitäten erschwerte. Durch diese dezentrale Struktur war Ampa nur begrenzt in der Lage, detaillierte Berichte und umsetzbare Erkenntnisse zu sammeln.

Umfassende Kontrolle und Flexibilität mit Perk

Mit Perk stellt das Unternehmen den Mitarbeiter:innen und Mitgliedern der unterschiedlichen Unternehmensbereiche nun eine intuitive Buchungsplattform zur Verfügung, die ein nahtloses Reisemanagement ermöglicht. Die Plattform ermöglicht es der Gruppe, die Reisekosten konsequent zu überwachen und genaue Berichte über die Reisehäufigkeit sowie die Art der gebuchten Verkehrsmittel und Unterkünfte zu erstellen. Perk zentralisiert den Prozess der Reisebuchung und -verwaltung und erlaubt es den Mitarbeiter:innen gleichzeitig, selbst zu entscheiden, wie und wohin sie reisen.

Vertrauensbildende Transparenz

Eines der Ziele von Ampa bei der Einführung eines Reisemanagementsystems war es, den Mitarbeiter:innen die Möglichkeit zu geben, ihre Reisen selbst zu buchen. Dieser Ansatz gibt den Mitarbeiter:innen die Freiheit, Entscheidungen zu treffen, die ihren individuellen Bedürfnissen entsprechen und ihre Work-Life-Balance verbessern. Die Plattform vereinfacht den Prozess und macht es jedem leicht, seine Reisepläne eigenständig zu verwalten. 

Umsetzbare Erkenntnisse

Das automatisierte Berichterstattungssystem bietet einen einfachen Zugang zu einer Fülle von Daten, wodurch der Zeitaufwand für die manuelle Datenerfassung erheblich reduziert wird. Die Berichte sind benutzerfreundlich und ermöglichen eine schnelle Analyse bestimmter Personen oder Trends. Dies hilft, die Kosten, Details und das allgemeine Reiseverhalten zu verstehen. Die Daten sind nützlich, um zu sehen, wie die Mitarbeiter:innen das System nutzen, und um die Einhaltung der Vorschriften insgesamt zu bewerten. 

Zu den wichtigsten Vorteilen des Berichterstattungssystems gehören:

• Entscheidung über Richtlinien: Bisher war man davon ausgegangen, dass man in London mehr für Hotels ausgeben würde. Die Daten zeigten jedoch, dass dies nicht der Fall war. Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse erhöhte Ampa die Ausgabenlimits für Hotels in London und gab den Mitarbeiter:innen mehr Möglichkeiten und Freiheiten im Einklang mit den Best-Practice-Empfehlungen.

• Einblicke in die Gewohnheiten der Mitarbeiter:innen: Die Daten bieten Einblicke in die Gewohnheiten und Vorlieben der Mitarbeiter:innen. Wenn beispielsweise das Feedback darauf hindeutet, dass eine bestimmte Unterkunft ungeeignet ist, kann sie leicht aus zukünftigen Suchen entfernt werden, was den Reisekomfort für die Mitarbeiter:innen verbessert.

• Effizienz: Das System ist so effizient, dass derzeit keine Genehmigungsverfahren erforderlich sind. Die Mitarbeiter:innen nutzen die Plattform so, wie sie konzipiert wurde, und halten sich an die Richtlinien, in dem Wissen, dass die Geschäftsleitung in Echtzeit auf Berichte und Benachrichtigungen zugreifen kann. Sollte jedoch in Zukunft die Notwendigkeit bestehen, ein Genehmigungsverfahren einzuführen, kann die Plattform dies problemlos berücksichtigen.

• Förderung umweltfreundlicherer Reisemöglichkeiten: Derzeit arbeitet das Umweltteam von Ampa an einer Nachhaltigkeitskampagne, die u.a. dazu anregen soll, auf Inlandsflüge und Autofahrten zu verzichten und stattdessen auf Bahnreisen umzusteigen. Die Berichterstattungsfunktionen werden eine entscheidende Rolle bei der Motivation der Mitarbeiter:innen spielen, indem sie detaillierte Daten darüber liefern, wie die Menschen reisen, und während des Buchungsvorgangs maßgeschneiderte Aufforderungen hinzufügen.

Insgesamt hat die Plattform das Reisemanagement für Ampa optimiert, da sie wertvolle Daten liefert und Flexibilität bereitstellt und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen und die Einhaltung der Vorschriften verbessert.

Fürsorgepflicht

Vor der Einführung des neuen Systems musste man manuell herausfinden, wer während eines Vorfalls zu einem bestimmten Ort gereist war. Die Möglichkeit, sofort auf diese Informationen zuzugreifen, ist äußerst wertvoll. Früher war es eine schwierige Aufgabe, herauszufinden, wo sich Personen wann aufhalten. Jetzt sind diese Informationen mit wenigen Klicks sofort verfügbar. Diese Funktion ist für Notfälle von entscheidender Bedeutung, da sie in Echtzeit Auskunft über den Standort der Mitarbeiter:innen und ihre voraussichtliche Reiseroute gibt.

Zur Unterstützung der Fürsorgepflicht für Arbeitnehmer:innen umfasst das System auch:

• einen reaktionsschnellen und kompetenten Live-Chat-Support

• 24/7-Kundenbetreuung, um sicherzustellen, dass bei Problemen oder wenn Reisende Hilfe bei einer Buchung benötigen, immer Unterstützung zur Verfügung steht, auch spät in der Nacht

• die Möglichkeit, über eine dedizierte Kontaktperson Feedback zu geben

Diese Funktionen sorgen für Sorgenfreiheit, da man stets weiß, wo sich die Mitarbeiter:innen aufhalten, und sie sicher und unterstützt sind.

Die Leistungen von Perk

• Intuitive und einfach zu bedienende Plattform für das Reisemanagement

• Implementierung und Einführung einer erfolgreichen Selbstbuchungsfunktion

• Individuell anpassbare Berichte

• 24/7 Fürsorgepflicht für Mitarbeiter:innen 

• Automatisierte und robuste Reiserichtlinien