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Sechs Jahre Erfolg: Wie Emma Sleep seit 2019 in Perk einen echten Wachstumspartner gefunden hat
Wer ist Emma Sleep?
Emma Sleep ist mehr als nur ein Matratzenhersteller. Als ganzheitliches Schlafunternehmen bieten sie eine breite Palette an Produkten, von Kissen und Bettdecken bis hin zu Matratzenschonern und Toppern, um ihren Kund:innen einen erholsamen Schlaf zu ermöglichen. Mit vier Hauptniederlassungen und weiteren Hubs weltweit ist Emma Sleep in Europa, Nordamerika und im APAC-Raum präsent. Das wachsende Scale-up beschäftigt mittlerweile über 1.000 Mitarbeitende und verkauft monatlich Hunderttausende Matratzen.
Perk: Eine intuitive Wahl für das Reisemanagement
Emma Sleep arbeitet bereits seit geraumer Zeit mit Perk zusammen. Vor der Einführung gab es kein formelles System für das Geschäftsreisemanagement. Mitarbeitende buchten ihre Reisen selbst und ließen sich die Kosten im Anschluss erstatten. Angesichts des rasanten Wachstums und der Eröffnung neuer Standorte wurde eine zentralisierte Lösung für Geschäftsreisen unerlässlich.
Das Team von Emma Sleep reist häufig, um Lieferanten zu treffen, neue Systeme zu integrieren und persönliche Beziehungen vor Ort zu pflegen. Ohne klare Reiserichtlinien und durch manuelle Buchungen fehlte dem Unternehmen jedoch die Kontrolle über die Reisekosten und die Möglichkeit, Einsparungspotenziale zu identifizieren. Auch das Erstattungssystem war suboptimal, die private Vorfinanzierung und das Warten auf Genehmigungen bedeuteten oft Stress für die Belegschaft.
Nach der Prüfung verschiedener Optionen entschied sich Emma Sleep für Perk und implementierte die Software im März 2019. Aktuell besteht eine Integration mit dem HR-System Personio; künftig sollen weitere Anbindungen an Jira und Expensya folgen. Perk ist heute ein integraler Bestandteil der Betriebsabläufe bei Emma Sleep und schließt die Lücke zwischen HR, Finanzen und Travel.
Eine langfristige Partnerschaft für Optimierung und Wachstum
Als schnell wachsendes Unternehmen ist Emma Sleep an Veränderungen gewöhnt. Eine der ersten Aufgaben von Beatriz Neves, P&O Excellence Managerin bei Emma, war die Verbesserung der Reiseprozesse. Im vergangenen Jahr passte Emma Sleep mit der kontinuierlichen Unterstützung von Perk die Richtlinien im Zuge einer Umstrukturierung erneut an. Das Unternehmen holt regelmäßig Feedback von den Reisenden ein, welches Beatriz direkt an ihren Perk Account Manager weitergibt, um gemeinsam Lösungen zu finden.
„Was ich an dieser Partnerschaft wirklich schätze, ist, dass wir gemeinsam etwas entwickeln. Es ist nicht so, dass nur Ihr Unternehmen entwickelt wird und wir an der Seitenlinie stehen… Stattdessen wachsen wir auf verschiedene Weise gemeinsam. Perk unterstützt uns, und wir unterstützen Perk.“
— Beatriz Neves, P&O Excellence Managerin bei Emma Sleep
Ein konkretes Beispiel dafür sind dynamische Budgets. Beatriz erhielt regelmäßig Rückmeldungen, dass Reisen als "außerhalb der Richtlinie" eingestuft wurden, wenn sie in Regionen außerhalb der wichtigsten Unternehmensstandorte unterwegs waren. Mit den dynamischen Richtlinien von Perk konnte das Team für jede Region eine Obergrenze festlegen, die bis zu 20 % über dem durchschnittlichen Preis liegt. Nach dieser Anpassung lief der Prozess deutlich reibungsloser und das Feedback der Reisenden war durchweg positiv.
Die Durchsetzung der Reiserichtlinien mit Perk war ein Gamechanger: Durch die konsequente Buchung von Flügen, Hotels, Zügen und Mietwagen innerhalb der Richtlinien konnte Emma Sleep insgesamt rund 45.000 € einsparen! Unnötige Upgrades werden vermieden, während die Mitarbeitenden weiterhin die Autonomie haben, ihre bevorzugten Optionen im System zu wählen.
Sicherheit und Effizienz für ein internationales Team
Mit einem Team, das in zahlreichen Ländern agiert, muss Emma Sleep sicherstellen, dass alle Reisenden über die korrekten Visa verfügen. Über den integrierten Genehmigungsprozess von Perk kann der Visa Status geprüft werden, bevor eine Reise freigegeben wird.
Bestimmte Reisegruppen haben einen unterschiedlichen Freigabeprozess. Wholesale-Manager:innen, die täglich reisen, können direkt von ihren Team-Leads freigegeben werden, während das Senior Management bei Langstreckenflügen First-Class-Tickets buchen kann. Reisende haben die Freiheit, ihre bevorzugten Airlines und Hotels innerhalb der Perk-Plattform selbst zu wählen, solange diese innerhalb der Richtlinien liegen.
Zugriff auf die richtigen Daten für fortschrittliche Business Intelligence
Mit den aus Perk gewonnenen Daten kann das Business Intelligence-Team von Emma Sleep aussagekräftige Dashboards erstellen, um zu verstehen, wie viel die einzelnen Abteilungen ausgeben, wo diese Ausgaben anfallen und welche Arten von Reisen unternommen werden. Sie erhalten volle Transparenz darüber, wer wohin reist, welche Reisen anstehen, laufend oder storniert sind sowie über die Kosten der Reisebuchungen.
„Früher haben wir einfach unsere ‚Magie‘ mit Excel wirken lassen… Heute sind die Dashboards eine unserer wichtigsten Quellen, um unsere Reiserichtlinien stetig zu verbessern. Sie werden monatlich aktualisiert, dem C-Level präsentiert und intern diskutiert.““
— Beatriz Neves, P&O Excellence Managerin bei Emma Sleep
Reisende sicher begleiten, mit Duty-of-Care-Funktionen
Mit den Duty-of-Care-Funktionen von Perk stellt Emma Sleep sicher, dass Reisende jederzeit unterstützt werden, auch in Krisensituationen. Als es zuletzt zu Luftangriffen zwischen Indien und Pakistan kam, wurde Emma Sleep direkt über die Software informiert und konnte umgehend mit Mitarbeitenden kommunizieren, die sich in der Region aufhielten.
Auch im Alltag kann sich das Team auf den Customer Care von Perk verlassen. Ob ein Flug versehentlich storniert wurde, eine kurzfristige Umbuchung nötig war oder es Probleme mit einem Mietwagenanbieter gab, Unterstützung ist jederzeit verfügbar. Wenn etwas schiefläuft, ist Perk nur einen Anruf entfernt.
„Es ist gut zu wissen, dass der Customer Support rund um die Uhr erreichbar ist, um eine Lösung zu finden oder das Anliegen an die richtige Stelle weiterzugeben.“
— Beatriz Neves, P&O Excellence Managerin bei Emma Sleep
Dank des Supports nach der Buchung von Perk kann Emma Sleep Änderungen an Buchungen direkt vornehmen, ohne zeitaufwendige Abstimmungen per E-Mail. Allein in den vergangenen zwölf Monaten konnten so Kosten in Höhe von 9.000 € eingespart werden.
Neben klassischen Hotels können die Reisenden von Emma Sleep inzwischen auch Airbnb-Unterkünfte für längere Aufenthalte über Perk buchen. Mit der Unterstützung des Support-Teams und dem breiten Inventar lassen sich passende Unterkünfte weltweit finden, auch bei besonderen Anforderungen.
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