Automatisiere Reiserichtlinie

So automatisieren Sie Ihre Reiserichtlinie und reduzieren indirekte Arbeit

50 % der Geschäftsreisenden geben zu, dass sie sich nicht immer an ihre Reiserichtlinie halten (und das sind nur diejenigen, die bereit waren, es zu sagen).

Warum? Bequemlichkeit und Preis. Wenn das genehmigte Reisetool nicht die passenden Flug- oder Hoteloptionen für den Zeitraum bietet oder die Preise nicht angemessen sind, weichen Reisende häufig auf Verbraucherportalen aus und umgehen die Richtlinie.

Das Ergebnis? Als Travel Manager kümmern Sie sich um die Folgen dieser Einzelbuchungen. Sie stellen Zusammenhänge her, gleichen Daten ab und beantworten Rückfragen, die sie von strategisch wichtiger Arbeit abhalten.

Die einfachste Lösung ist eine automatisierte Reiserichtlinie, die sich selbst durchsetzt und die Richtlinie vom Hindernis zur Leitplanke. Reisende können schnell handeln, ohne Regeln zu brechen, während Sie weniger Zeit mit der Arbeit hinter der Arbeit verbringen und mehr Zeit haben, Ihr Reiseprogramm zu verbessern.

So hat die Automatisierung von Reiserichtlinien diesen drei Travel Managern geholfen

Wir sprechen ständig mit Travel Managern und Admins. Die drei größten Probleme, die wir dabei immer wieder hören, sind:

Kommt Ihnen das bekannt vor? In den Teams, mit denen wir gesprochen haben, hat die Automatisierung ihrer Reiserichtlinie in einer zentralen Buchungsplattform alle drei Probleme gelöst. Und zwar so:

1. Automatisierte Reiserichtlinien reduzieren indirekte Arbeit, weil Reisende selbst innerhalb der Richtlinien buchen können

Sie müssen nicht mehr ständig per E-Mail mit Reisenden hin und her schreiben. Stattdessen können Mitarbeitende ihre Reisen eigenständig über ein intuitives Tool buchen. Zusätzlich können Sie auch Freigaben automatisieren. So wird der Freigabeprozess klarer und deutlich schlanker. Sie müssen nicht jede Entscheidung selbst absegnen und gewinnen Zeit für Arbeit, die wirklich Wirkung zeigt.

Andrea, Operations Managerin bei Beekeeper, erzählte uns, dass die vorherige Office Managerin 30–40 % ihrer Zeit für Reisebuchungen aufgewendet hat. Seit Beekeeper Reiserichtlinien mit Perk automatisiert hat, braucht Andrea nur noch rund 1,5 Stunden pro Woche, um Reisen für das Team zu buchen.

2. Automatisierte Reiserichtlinien machen Nachfassen bei der Compliance überflüssig – sie entsteht automatisch.

Mitarbeitende müssen die Richtlinie nicht selbst lesen und anwenden. Stattdessen zeigt die Buchungsstrecke klar, welche Optionen den Vorgaben entsprechen. Sie sparen Zeit und erhöhen gleichzeitig die Einhaltung.

Als wir mit Vicki Framsted, Senior Finance Managerin bei Fieldin, gesprochen haben, berichtete sie, dass ihr Team seit der Integration der Reiserichtlinien in die Buchungsplattform Perk nahezu 100 % Compliance erreicht hat. Außerdem habe sich der administrative Aufwand und die Freigabezeit deutlich reduziert.

3. Zentralisierte Buchungen und Reisedaten bedeuten mehr Compliance

So werden Rechnungsstellung, Spesen und Reporting deutlich einfacher. Sie arbeiten nahtlos mit den Finanz-Teams zusammen und liefern ihnen die benötigten Daten, ohne verstreute Reiseinformationen manuell zusammenzuführen.

Olivier, CEO von Ykone, sagte uns, zentralisierte Reisedaten hätten „[ihr] Leben verändert“. Deren früherer manueller, verstreuter Buchungsprozess war zeitaufwendig und machte es „zu einem Albtraum, alles im Blick zu behalten“.

Er erklärte, automatisierte Buchungen und Reiserichtlinien beschleunigen nicht nur den Buchungsprozess, sondern ermöglichen es auch, alles an einem Ort zu bündeln.

Okay, aber wie automatisiert man eine Reiserichtlinie eigentlich?

Es ist nicht so kompliziert, wie es klingt – versprochen. Sie müssen keine ausgefeilten Automatisierungstricks beherrschen. Entscheidend  ist ein zentrales Buchungstool, das Richtlinien-Compliance direkt unterstützt. Das lässt sich im Arbeitsalltag einfach umsetzen.

Dennoch kann jede Veränderung etablierter Abläufe herausfordernd sein. Deshalb empfehlen wir diesen Schritt-für-Schritt-Ansatz, mit dem Sie das volle Potenzial ausschöpfen.

1. Legen Sie die Grundlagen Ihrer Reiserichtlinie fest

Bevor Sie ein Tool einrichten, stellen Sie sicher, dass CFO, Travel Management und alle weiteren Stakeholder mit der Richtlinie einverstanden sind. Typischerweise decken automatisierte Reiserichtlinien Folgendes ab:

• Wo Reisen gebucht werden (meist über eine dedizierte Corporate-Booking-Plattform)

• Welche Flugklassen erlaubt sind

• Wie viel für einen Flug auf einer bestimmten Strecke ausgegeben werden darf

• Wie hoch das Hotelbudget in einer bestimmten Stadt ist

• Welche Mietwagenklassen erlaubt sind

• Wie der Spesenprozess abläuft

Möchten Sie Reiserichtlinien effizienter gestalten? Mit dieser Vorlage wird die Verwaltung von Geschäftsreisen deutlich einfacher.

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2. Wählen Sie ein Tool, das Reisende gern nutzen

Dieser Schritt ist entscheidend. Erinnern Sie sich an die Statistik aus der Einleitung? Wenn Reisende das genehmigtes Buchungstool nicht gern nutzen, wird Ihre automatisierte Reiserichtlinie wirkungslos sein. Sie werden das Tool möglichst umgehen – und damit auch die integrierten Richtlinien. 

Die folgenden Punkte sind nicht vollumfänglich. Dein Finanzteam hat möglicherweise eigene Anforderungen an eine Reisemanagement-Software. Dennoch sollten diese Kriterien unbedingt erfüllt sein, wenn Sie die Reiserichtlinien automatisieren möchten:

• Hervorragende Bewertungen von Reisenden – nicht nur von Travel Manager:innen und Finanzteams

• Die größtmögliche Auswahl an Reiseoptionen, einschließlich aller Online-Angebote und kostengünstiger Anbieter, die Mitarbeitende bevorzugen, um Geld zu sparen

• Hochwertiger 24/7-Kundensupport, auf den Reisende nicht verzichten möchten

• Eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine mobile App, damit Reisende ihre Buchungen und Reisepläne problemlos verwalten können – keine veraltete Technologie

Erfahren Sie, worauf es bei einer modernen Reiseplattform ankommt – von automatisierten Richtlinien bis hin zu Support und integriertem Reporting.

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Stefan Thurneer, Senior Procurement Manager bei TX Group, erzählte uns, dass der Wechsel zu einem Tool, das die Reisenden gern nutzen, allen Beteiligten Vorteile gebracht hat. Zuvor arbeitete das Unternehmen mit einem Reisebüro, doch die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden war gering – viele wollten lieber ihr eigenes Ding machen (kommt Ihnen das bekannt vor?).

Daher wechselte das Unternehmen zu Perk und unserer intuitiven, benutzerfreundlichen Plattform. Und heute? Die Mitarbeitenden schätzen die Autonomie und Flexibilität bei der Buchung – während Manager:innen und Finanzteams ebenfalls von den Vorteilen der Plattform profitieren:

3. Richten Sie Richtlinien für Flüge, Hotels und Transport ein

Mit dem richtigen Tool und klar definierten Richtlinien ist es nun an der Zeit, Ihre Richtlinie in Ihrem Tool einzurichten. Nutzen Sie diese Checkliste um Ihre Richtlinien einzusetzen:

Flugrichtlinien:

• Globale Maximalbeträge (strikte Obergrenzen für Flugkosten bei jeder Reise)

• Maximalbeträge für spezifische Strecken falls nötig (wie viel Mitarbeitende für häufige Strecken oder in üblichen Regionen ausgeben dürfen)

• Limits nach Kabinenklasse (dürfen Mitarbeitende Business oder First buchen, und wenn ja, wann?)

• Vorgaben zur Vorausbuchung (müssen Flüge eine bestimmte Zeit im Voraus gebucht werden?)

Hotelrichtlinien:

• Globale Maximalbeträge

• Maximalbeträge für spezifische Zielorte (ein Blick auf Per-Diem-Sätze für verschiedene Städte oder Länder kann dabei helfen)

• Sterne-Kategorien (dürfen Mitarbeitende Fünf-Sterne-Hotels buchen?)

• Vorgaben zur Vorausbuchung

Bahn- und Mietwagenrichtlinien:

• Globale Maximalbeträge

• Richtlinien zu Tagespauschalen

• Maximalbeträge für spezifische Strecken (falls bei Bahn relevant)

• Vorausbuchungsfristen

Diese Buchungsrichtlinien filtern die Suchergebnisse, die Mitarbeitende im Tool sehen, und zeigen klar, was innerhalb der Reiserichtlinie liegt. Das sorgt für Compliance.

4. Erstellen Sie Reisegruppen und dynamische Budgets, wenn nötig

Wie strikt Ihre automatisierte Reiserichtlinie ist, kann je nach Reisegruppe variieren.

So könnten beispielsweise Vertriebs- oder Engineering-Teams höhere globale Maximalbeträge haben, da sie häufiger kurzfristige Reisen buchen müssen. Mitglieder der Geschäftsleitung (C-Suite) und ihre persönlichen Assistenzen benötigen in der Regel mehr Freiheit, das zu buchen, was sie möchten – und wann sie es möchten. Account Executives für Top-Kunden benötigen ebenfalls deutlich mehr Spielraum.

Wenn Sie spezifische Freigabeprozesse für einzelne Reisende oder Teams festlegen, entsteht eine automatisierte Richtlinie, die zur Realität passt.

Ryan Sumblin, Head of Accounting bei GMG EnviroSafe, empfahl außerdem, dynamische Budgets einzurichten. Damit dürfen Mitarbeitende einen bestimmten Prozentsatz über der jeweils günstigsten Option ausgeben. So lassen sich schwankende Preise berücksichtigen, ohne dass Sie für jede Stadt, die Teammitglieder besuchen, manuell Limits setzen müssen.

Die bisherige Reiserichtlinie seines Teams hatte einfache Grenzen: maximal 600 $ für Flugtickets und maximal 250 $ pro Nacht für Unterkunft. Da Mitarbeitende jedoch im ganzen Land unterwegs sind und Preise je nach Saison, Ort und Anbieter variieren, fehlte die Flexibilität, Kosten bei Gelegenheit niedriger zu halten.

Heute agiert das Team deutlich smarter. In Kombination mit einem starken Inventar helfen dynamische Budgetautomatisierungen dem Team, Kosten zu senken, wo immer möglich, ohne die Teammitglieder unnötig einzuschränken.

5. Richten Sie den Freigabeprozess ein

Als Nächstes richten Sie den Freigabeprozess nach Team oder Abteilung ein. Bestimmen Sie für jede Reisegruppe eine passende freigebende Person, etwa einen Travel Manager, eine Führungskraft der Abteilung oder jemanden aus Finance.

Wenn diese Gruppen Reisen buchen, wird die entsprechende Person zur Freigabe der Reiseanfrage benachrichtigt.

Freigabe-Benachrichtigungen können für Travel Manager, Finanz-Teams und weitere Abteilungen eine erhebliche Zeitersparnis darstellen.

 Dank Ihrer bereits implementierten Richtlinie , reduziert sich ohnehin deutlich, wie viel überhaupt freigegeben werden muss. Und dann machen automatische Benachrichtigungen den Freigabeprozess sehr unkompliziert.

Viele Travel Manager und Finance-Teams, mit denen wir sprechen, schwärmen von diesem Teil automatisierter Reiserichtlinien:

6. Integrieren Sie Ihre Reiseplattform mit anderen Tools

Sobald Ihre Richtlinie und Ihre Freigabeprozesse stehen, ist der nächste Schritt eigentlich offensichtlich: Reise- und Ausgabendaten sollten direkt in die Systeme fließen, die Ihr Unternehmen ohnehin nutzt – ganz ohne die indirekte Arbeit des Kopierens, Abgleichens und Nachverfolgens fehlender Informationen.

Genau hier setzt eine einheitliche Reise- und Ausgabenplattform wie Perk an. Daten werden einmal erfasst und bleiben über alle Systeme hinweg konsistent. Das spart Zeit, reduziert Abstimmungsaufwand und macht das monatliche Belege-Zusammensuchen weitgehend überflüssig.

Von dort aus verbinden Integrationen Reise und Ausgaben mit Ihrem restlichen Stack, um manuelle Arbeit zu reduzieren, zum Beispiel:

• HR-Systeme wie Workday und BambooHR

• ERP-Systeme wie SAP und Oracle

• Produktivitäts-Tools wie Monday, ClickUp und Slack

Andrea (von Beekeeper) hat das besonders empfohlen. Für ihr Team war es ein Muss, weil sie mit vielen Tools arbeiten und das manuelle Übertragen von Daten eine massive Zeitverschwendung war.

7. Rollen Sie die automatisierte Reiserichtlinie aus

Im letzten Schritt geht es darum, Ihre Reiserichtlinie auszurollen. Veränderung kann schwierig sein, selbst wenn Sie wissen, dass sie langfristig allen hilft.

Die Umsetzung mit Perk ist sehr unkompliziert. In der Praxis hat es sich dennoch bewährt, mit einem Pilotprojekt zu starten. Am besten mit einer Abteilung, die regelmäßig reist.

Testen Sie Perk für ein oder zwei Monate und sammeln Sie Feedback. Danach rollen Sie Reiserichtlinie und Buchungsplattform schrittweise aus. In größeren Organisationen bietet sich ein Vorgehen nach Abteilungen an – so stellen Sie sicher, dass jedes Team genau den Support bekommt, den es braucht.

Die Bereitstellung von selbstgesteuertem Training für Mitarbeitende – sowie die Erklärung, warum ein neues Tool eingeführt wird und welche Vorteile es für sie bietet – kann ebenfalls dazu beitragen, die Akzeptanz zu erhöhen.

Natürlich braucht es eine kurze Eingewöhnungsphase. Der Effekt zeigt sich aber schneller als erwartet. Im Gespräch mit Tereza, Workplace Managerin bei Creative Dock, wurde das sehr deutlich: Automatisierte Reiserichtlinien sparen rund 70 % der administrativen Arbeitszeit.

Also: Dranbleiben. Es lohnt sich.

8. Überprüfen und passen Sie Ihre Reiserichtlinie und -daten regelmäßig an

Wenn Sie Ausgaben und Geschäftsreisebuchungen in einem zentralen Tool bündeln, sehen Sie Ihre Reisedaten in Echtzeit und können Ihre Reiserichtlinie deutlich fundierter steuern.

Sobald Ihre Richtlinie implementiert ist, sollten Sie die Reisedaten Ihres Unternehmens vierteljährlich oder jährlich überprüfen, um Ihre Richtlinien auf Basis realer Unternehmensdaten anzupassen.

 So werden Insights aus Reise- und Ausgabendaten zu konkreten Maßnahmen: dort nachschärfen, wo es nötig ist, Flexibilität ermöglichen, wo sie gebraucht wird, und Kosteneffizienzen erkennen, die Ihnen sonst entgehen würden.

​​Im Gespräch mit Andrea wurde schnell klar, welchen Unterschied die Automatisierung gemacht hat. Sie hat nicht nur die Spesenabrechnung und das Reporting deutlich vereinfacht, sondern auch die Grundlage geschaffen, die Reiserichtlinie gezielt und zukunftsfähig weiterzuentwickeln:

Was ist Ihr nächster Schritt?

Die Automatisierung der Reiserichtlinie kommt allen im Team zugute – Ihnen selbst, Ihren Reisenden, dem Finanzteam und weiteren Beteiligten.

Außerdem liefert sie einen klar messbaren ROI für Ihr Unternehmen.

• Wie Andreas Team könnten auch Sie Ihre Arbeitszeit für Reisebuchungen von 30–40 % auf nur noch anderthalb Stunden pro Woche reduzieren.

• Oder wie bei Vicki bei Fieldin den Freigabeprozess auf wenige Minuten pro Vorgang reduzieren, statt Stunden mit E-Mail-Schleifen zu verlieren.

Die Automatisierung Ihrer Reiserichtlinie sorgt nicht nur für bessere Compliance. Sie räumt vor allem mit der indirekten Arbeit auf, die sich rund um Buchungen, Freigaben und Rückfragen ansammelt. Wenn dieser Ballast wegfällt, geht es spürbar schneller voran: weniger Unterbrechungen, weniger Sonderfälle, weniger Nacharbeit. Stattdessen bleibt mehr Zeit, um die Reiseerfahrung für Mitarbeitende zu verbessern – und Ihr Reiseprogramm strategisch weiterzuentwickeln.

Möchten Sie sehen, wie sich Buchungen, Richtlinien, Freigaben und Abrechnung mit einer einfachen, automatisierten Lösung effizient steuern lassen? Fordern Sie eine Demo an und erleben Sie, wie Perk indirekte Arbeit reduziert. So gewinnen Ihre Teams Zeit für das, wofür sie eingestellt wurden – während Ihr Unternehmen Transparenz, Kontrolle und operative Effizienz ausbaut. 

Genau dort entstehen echte, alltägliche Durchbrüche.

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