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Wie Perk Beekeeper eine moderne Lösung für das Reisemanagement bot
Beekeeper war auf der Suche nach einer Möglichkeit, den Reisebuchungsprozess zu optimieren
Beekeeper ist eine Softwareplattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Frontline-Mitarbeiter über digitale Lösungen miteinander zu verbinden. Ihre Mission ist es, die Zusammenarbeit zu verbessern – insbesondere für Deskless Worker und systemrelevante Mitarbeiter, die 80 % der globalen Arbeitskräfte ausmachen.
Andrea Herrera ist die Global Workplace Operations Managerin bei Beekeeper. Gemeinsam mit ihrem Team überwacht sie alle Aspekte der Bürooperationen und der Mitarbeitererfahrung bei Beekeeper, einschließlich physischer und virtueller Büros in Deutschland, Polen, der Schweiz und den USA.
Da Beekeepers Teammitglieder global tätig sind, müssen sie oft über Länder hinweg zusammenarbeiten und Veranstaltungen an verschiedenen Standorten planen. Das bedeutet eine Menge Geschäftsreisen.
Als Andrea bei Beekeeper anfing, hatte das Unternehmen gerade ein neues Software-Tool implementiert: Perk. Das Ziel war es, den Reisebuchungsprozess von Beekeeper zu optimieren und zu modernisieren. Früher wurden Reisebuchungen manuell abgewickelt, was nicht besonders effizient war.
Perk half Beekeeper, Aufgaben zu automatisieren und bot die benötigten Integrationen
Beekeeper suchte speziell nach einem Reisemanagement-Tool, das eine Integration mit BambooHR bietet. Sie wussten, dass dies unerlässlich war, um viel manuelle Arbeit zu vermeiden. Sie entschieden sich für eine Integration mit Perk (ehemals Yokoy), einem Tool zur Verwaltung von Ausgaben.
Das Ergebnis? Eine enorme Effizienzsteigerung – von über einem Drittel der Arbeitszeit der Office Managerin für Reisebuchungen auf nur noch 1,5 Stunden pro Woche
Heute verbringt Beekeeper viel weniger Zeit mit dem Reisemanagement als früher. Andrea schätzt, dass die frühere Office Managerin im Zürcher Büro bis zu 30-40 % ihrer Zeit mit Reisebuchungen verbrachte, was viel zu viel war. Mit Perk sind es jetzt nur noch etwa 1,5 Stunden pro Woche.
Sie haben nun einen optimierten Prozess entwickelt, der dem Unternehmen einen starken ROI bietet. Andrea sagt, dass Beekeeper ohne die Plattform eine zusätzliche Vollzeitkraft bräuchte, um die Geschäftsreisen zu bewältigen.
Auch das Finanzteam von Beekeeper spart viel Zeit, da die Rechnungsprozesse automatisiert statt manuell ablaufen. Reisende haben zudem direkt in der Software alles zur Hand, ohne zusätzliche Dokumente hochladen zu müssen.
Ein autonomer Buchungsprozess für Reisende
Beekeeper erlaubt Reisenden, Transport und Hotels frei zu buchen, solange die Optionen innerhalb der Richtlinien liegen. Wenn etwas außerhalb der Richtlinien liegt, erhalten die zuständigen Manager:innen eine Benachrichtigung zur Genehmigung.
Andrea findet diesen Prozess unkompliziert und schätzt die Flexibilität. Auch die Reisenden mögen es, die Freiheit zu haben, die Optionen zu wählen, die sie bevorzugen.
Eine freundliche, unterstützende Beziehung mit dem Account Management Team
Seit Beekeeper Perk nutzt, hat das Team eine enge Beziehung zu seinen Account Manager:innen aufgebaut. Andrea trifft sich zweiwöchentlich mit ihrem Account Manager Tanguy, um Fragen zu klären und eventuelle Probleme zu lösen.
Manchmal geht das Account Management von Perk sogar darüber hinaus, um sicherzustellen, dass die Reisenden bei Beekeeper eine großartige Erfahrung haben. Zum Beispiel gab es einen Fall, bei dem es Verwirrung um einen Flug zur falschen Tageszeit gab. Perk hat das Problem gelöst und die Kosten übernommen. Andrea sagt auch, dass Tanguy sie rechtzeitig über Updates informiert, z. B. über Änderungen am Reporting-Tool.
Wertvolle Einblicke durch Berichte
Das Beekeeper-Team schätzt auch die zahlreichen Funktionen, die Perk bietet. Beispielsweise ist das Reporting-Tool für die Prognosen von Beekeeper von zentraler Bedeutung. Sie nutzen die Daten von Perk, um fundierte Entscheidungen über Reisen und Veranstaltungen zu treffen.
Andrea gefällt es, dass sie die benötigten Zahlen täglich abrufen kann, ohne jedes Mal eine Tabelle exportieren zu müssen.
Insgesamt freut sich Beekeeper auf eine weiterhin enge Beziehung mit dem Perk-Team, um das Beste aus der Software herauszuholen.
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