Fallen Reisekosten als Teil einer Dienstleistung an, können Unternehmen sich diese vom Auftraggeber erstatten lassen. Wie Sie als Unternehmen die Reisekosten an Ihre Kund:innen weiterberechnen können und was es bei der Umsatzsteuer in diesem Fall zu beachten gilt, erklären wir jetzt.
Die Umsatzsteuer bei Reisekosten
Unternehmen zahlen Umsatzsteuer auf ihre Reisekosten, z. B. auf Hotelübernachtungen und Bahnfahrten. Je nach Reiseleistung liegt der Umsatzsteuersatz in Deutschland bei 7 % (etwa für Hotelübernachtungen) oder 19 % (etwa für Zugtickets).
Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können sich die im Rahmen der Reisekosten entrichtete Umsatzsteuer dann als Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen.
Doch was passiert, wenn die Reisekosten nicht für das Unternehmen selbst getätigt werden, sondern im Zuge einer Dienstleistung anfallen? In diesem Fall können die Reisekosten an die Kund:innen des Unternehmens weiterberechnet werden. Wie das funktioniert, schauen wir uns im Folgenden genauer an.
Tipp: Weiterführende Informationen zur Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Vorsteuer finden Sie in unserem ausführlichen Leitfadenbeitrag zum Thema „Mehrwertsteuer-Rückerstattung für Unternehmen“.
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Reisekosten weiterberechnen – was bedeutet das?
Fallen Reisekosten im Zuge einer Dienstleistung für Kund:innen an, so kann der Auftragnehmer diese dem Auftraggeber in Rechnung stellen. Dies ist jedoch nur zulässig, wenn
diese Praxis branchenüblich vereinbart
oder aber die Erstattungsvereinbarung ausdrücklich vertraglich festgehalten wurde.
In jedem Fall macht es daher Sinn, die Weiterberechnung der Reisekosten im Rahmen des Dienstleistungsvertrages eindeutig zu regeln. So beugen Sie späteren Problemen bei der Rechnungsstellung vor.
Welche Reisekosten können weiterberechnet werden?
Prinzipiell können sämtliche Reisekosten weiterberechnet werden – vorausgesetzt, deren Kostenübernahme wurde in der Vereinbarung mit dem/der Kund:in festgehalten. Dabei gibt es auch keine offizielle Höchstgrenze.
Zu den gängigen Reisekosten, die weiterberechnet werden können, zählen:
Fahrtkosten (z. B. Zugticket, Flug, Auto etc.)
Übernachtungskosten (z. B. Hotelübernachtung)
Verpflegungspauschalen (steuerfrei, aber weiterberechenbar)
Reisenebenkosten (z. B. Parkgebühren, Kosten für WLAN etc.)
Hinweis: Um die Vorsteuer für Reisen geltend zu machen und auch um sie an die Kund:innen weiterberechnen zu können, müssen alle Rechnungen korrekt ausgestellt und die Belege aufbewahrt werden.
Umsatzsteuer bei der Weiterberechnung – das gilt es zu beachten
Bevor wir uns ein konkretes Beispiel für die Weiterberechnung der Reisekosten anschauen, werfen wir einen Blick auf die mit den Reisekosten verbundene Umsatzsteuer. Denn: Bei der Weiterberechnung dieser gibt es einiges zu beachten.
Grundlegend gelten die Reisekosten im Zuge einer Dienstleistung als eine sogenannte Nebenleistung zur erbrachten Hauptleistung. Dadurch werden die Reisekosten in der Weiterberechnung an die Kund:innen immer mit dem Umsatzsteuersatz versehen, den auch die Hauptleistung erhält. Dabei spielt es dann keine Rolle, ob die eigentlichen Reisekosten mit 7 % oder 19 % versteuert wurden. Ausschlaggebend ist der Mehrwertsteuersatz für die erbrachte Dienstleistung/Hauptleistung.
Fallen nun betriebsbedingte Reisekosten an, kann das vorsteuerabzugsfähige Unternehmen im ersten Zuge die Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern. Im nächsten Schritt kann der Nettobetrag für die Reisekosten in die Rechnung für den/die Kund:in aufgenommen und dort dann mit dem entsprechenden Umsatzsteuersatz versehen werden
Umsatzsteuer auf Reisekosten weiterberechnen – ein Beispiel
Ein Beispiel zur Verdeutlichung:
- Zugfahrt: 119 € (inkl. 19 % Umsatzsteuer) 🡪 19 € vorsteuerabzugsfähig
- Hotelkosten: 214 € (inkl. 7 % Umsatzsteuer) 🡪 14 € vorsteuerabzugsfähig
Ist der Auftraggeber bzw. Kunde der Dienstleistung ebenfalls ein Unternehmen, so kann dieser die entrichtete Steuer auf betrieblich bedingte Haupt- und Nebenleistungen seinerseits ebenfalls als Vorsteuer absetzen und sich den Betrag erstatten lassen. Somit fallen für den Auftraggeber keine zusätzlichen Kosten jenseits der 300 € netto an. Der Auftragnehmer muss die vom Auftraggeber entrichtete MwSt. dann an das Finanzamt abführen.
Handelt es sich bei den Kund:innen hingegen um Privatpersonen, so müssen diese die Mehrwertsteuer als Verbrauchsteuer endgültig entrichten. Die Privatpersonen können keine Vorsteuer geltend machen und das Unternehmen muss die MwSt. an die Finanzbehörde abführen.
Sonderfälle bei der Weiterberechnung der Reisekosten
In den meisten Fällen läuft die Weiterberechnung der Reisekosten so, wie im Beispiel gerade dargestellt – zumindest, wenn beide Parteien umsatzsteuerpflichtig sind und ihren Sitz in Deutschland haben. Doch es gibt auch einige Sonderfälle, auf die wir jetzt genauer eingehen werden:
Reisekosten als durchlaufender Posten
Weiterberechnung als/an Kleinunternehmen
Reisekosten weiterberechnen bei Reisen ins Ausland
Reisekosten als durchlaufender Posten
In seltenen Fällen treten Reisekosten als sogenannte „durchlaufende Posten“ auf. In diesem Fall agiert das Unternehmen nur als Zahlstelle für die Kund:innen, d. h.: Die Rechnung für die Reisekosten läuft auf den Namen des/der Kund:in, das Dienstleistungsunternehmen zahlt aber die Rechnung und leitet die Kosten dann 1:1 an den/die Kund:in weiter.
Dabei gilt zu beachten, dass das Unternehmen in diesem Fall nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, da die Kosten keine reellen Kosten für die Firma darstellen und kein Leistungsaustausch stattgefunden hat.
Ein Beispiel zur Verdeutlichung:
Nehmen wir an:- Der/Die Kund:in bzw. Auftraggeber:in reist für eine Beratungsdienstleistung zum Firmensitz des Auftragnehmers.
- Der Auftragnehmer versteht es als Service, das Hotel für seinen Gast zu buchen – tut dies aber als durchlaufenden Posten. Sprich: Das Unternehmen bezahlt für eine Hotelübernachtung 107 € inkl. 7 % MwSt., lässt die Rechnung aber auf den Namen des/der Kund:in ausstellen.
- Als durchlaufenden Posten kann das Unternehmen diese Kosten dann 1:1 an den/die Kund:in weiterleiten.
- Es findet kein Vorsteuerabzug und kein erneuter MwSt.-Ausweis auf der Rechnung für den/die Kund:in statt.
Weiterberechnung als/an Kleinunternehmen
Kleinunternehmen können sich mithilfe der sogenannten Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Sprich: Sie dürfen keine Umsatzsteuer erheben und führen auch keine USt. ans Finanzamt ab. Gleichzeitig darf das Unternehmen dann aber auch keine Vorsteuer geltend machen – ist also nicht vorsteuerabzugsberechtigt.
Daraus ergeben sich 2 Konstellationen für die Weiterberechnung der Reisekosten:
Der Auftraggeber ist ein Kleinunternehmen: In diesem Fall ändert sich für das dienstleistende Unternehmen an der Rechnungsstellung nichts. Als steuerpflichtiges Unternehmen muss es die Umsatzsteuer ausweisen und der Kunde (hier: Kleinunternehmen) muss den Bruttobetrag auf der Rechnung auch bezahlen.
Der Auftragnehmer (Dienstleister) ist ein Kleinunternehmen: In diesem Fall müssen die Reisekosten voll bezahlt und dann nach dem Prinzip „Brutto=Netto“ an den/die Kund:in weitergegeben werden – ohne einen Umsatzsteuerbetrag gesondert auszuweisen. Der gesamte Rechnungsbetrag gilt als Bruttobetrag und es wird keine Umsatzsteuer erhoben.
Ein Beispiel:
- Ein Kleinunternehmen bietet eine Beratungsleistung und muss dafür Reisekosten für Anfahrt und Übernachtung in Höhe von 250 € inkl. sämtlicher Umsatzsteuer bezahlen.
- Da das Kleinunternehmen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, sind die 250 € brutto die tatsächliche wirtschaftliche Belastung für die Firma.
- Aus diesem Grund dürfen die vollen Bruttokosten dann auch 1:1 an den/die Kund:in weitergegeben werden – inkl. entsprechendem Verweis zur Kleinunternehmerregelung in der Rechnung.
Reisekosten weiterberechnen bei Reisen ins Ausland
Bei Dienstleistungen im Ausland verhält sich die Weiterberechnung etwas komplexer.
Erbringt ein Unternehmen eine Dienstleistung für einen Geschäftskunden im Ausland (B2B), so ist der Ort der Leistung das Ausland – damit ist die Leistung in Deutschland nicht steuerbar.
In diesem Fall werden Haupt- und Nebenleistungen (hier: Reisekosten) als Nettobeträge in Rechnung gestellt mit Verweis auf das sogenannte „Reverse-Charge-Verfahren“. Dabei geht die Steuerschuldnerschaft auf den ausländischen Leistungsempfänger über. So muss dieser den Nettobetrag dann nach dem Steuerrecht seines Landes versteuern.
Hinweis: Ob sich der Dienstleister die zuvor auf die Reisekosten entrichteten Steuern als Vorsteuer erstatten lassen kann, hängt davon ab, wo die Reiseleistungen gezahlt wurden. Für Reisekosten in Deutschland ist das kein Problem. Bei Vorsteuer, die an ausländische Firmen gezahlt wurde (etwa an ein französisches Bahnunternehmen für den Transport), muss sich das Unternehmen die Vorsteuer dann mithilfe des „Vorsteuer-Vergütungsverfahrens“ zurückholen.
Auch hier eine Beispielrechnung:
Ein deutsches Unternehmen tätigt eine Beratungsleistung in Frankreich. Dabei entstehen folgende Reisekosten:- Reisekosten Bahn Deutschland: 119 € inkl. 19 % MwSt. 🡪 19 € erstattungsfähig durch Vorsteuerabzug in DE
- Reisekosten Bahn Frankreich: 107 € inkl. 7 % MwSt. 🡪 evtl. Erstattung der Vorsteuer durch Vorsteuervergütungsverfahren in der EU
Der Dienstleister darf in diesem Fall keine deutsche Umsatzsteuer erheben und gibt die Steuerschuldnerschaft an den Auftraggeber unter Nennung seiner USt.-IdNr. weiter. Das deutsche Unternehmen muss dann allerdings zusätzlich eine sogenannte „Zusammenfassende Meldung“ an das Finanzamt abgeben.
Hinweis: Für ausführliche Informationen und konkrete Unterstützung bei der Weiterberechnung der Reisekosten empfiehlt es sich, eine:n Steuerberater:in zurate zu ziehen.
Fazit: Reisekosten korrekt weiterberechnen
Die Weiterberechnung von Reisekosten an Kund:innen im Rahmen einer Dienstleistung ist steuerlich erlaubt – aber an klare Voraussetzungen gebunden.
Wenn Unternehmen im Rahmen einer Dienstleistung Reisekosten weiterberechnen, gelten diese als Nebenleistung und unterliegen dem gleichen Umsatzsteuersatz wie die Hauptleistung – unabhängig davon, wie einzelne Reiseposten ursprünglich besteuert wurden.
Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen können die auf Reiseleistungen gezahlte Umsatzsteuer beim Finanzamt als Vorsteuer geltend machen.
Den Nettobetrag können die Unternehmen dann an die Kund:innen weiterberechnen, zzgl. der Umsatzsteuer auf die Hauptleistung.
Auch steuerfreie Verpflegungspauschalen dürfen weiterberechnet werden und unterliegen dann ebenfalls dem Hauptleistungssteuersatz.
In Sonderfällen wie der Abrechnung als Kleinunternehmen, der Behandlung durchlaufender Posten oder bei grenzüberschreitenden Leistungen (insbesondere mit Reverse-Charge-Verfahren im B2B-Geschäft) ist besondere Vorsicht geboten, da hier abweichende umsatzsteuerliche Regeln gelten. Ein genauer Blick auf Rechnungsstellung, Leistungsort und Vorsteuerabzug ist entscheidend, um Fehler und steuerliche Nachteile zu vermeiden.
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FAQ – häufige Fragen zur Umsatzsteuer von Reisekosten bei der Weiterberechnung an Kund:innen
- Ja, bei der Weiterberechnung von Reisekosten wird die Umsatzsteuer grundsätzlich erhoben – und zwar mit dem gleichen Steuersatz wie auf die Hauptleistung.Wenn ein Unternehmen Reisekosten wie Fahrt- oder Hotelkosten im Rahmen einer Dienstleistung an seine Kund:innen weitergibt, gelten diese als sogenannte Nebenleistungen. Dabei richtet sich die Höhe der Umsatzsteuer nach der erbrachten Hauptleistung – z. B. 19 % für eine Beratungsdienstleistung. Dabei ist es unerheblich, ob einzelne Auslagen ursprünglich mit 19 % oder 7 % versteuert wurden (z. B. bei Übernachtungskosten). Für den Vorsteuerabzug ist wichtig, dass das Unternehmen die Belege auf sich ausgestellt hat und die Betriebsausgaben steuerlich geltend machen kann. Steuerberater:innen können helfen, alle Reisekosten korrekt umsatzsteuerlich einzuordnen.
- Bei durchlaufenden Posten agiert das Unternehmen nur als Zahlstelle ohne Leistungserbringung – bei der Weiterberechnung hingegen handelt es sich um eigene Betriebsausgaben, die als Teil der Leistung mit Umsatzsteuer abgerechnet werden.Durchlaufende Posten entstehen, wenn ein Unternehmen z. B. Hotelkosten für seine Kund:innen auslegt, die Rechnung jedoch auf den Namen des/der Kund:in ausgestellt wird. In diesem Fall liegt kein eigener Leistungsaustausch vor: Die Ausgabe ist nicht betrieblich veranlasst und daher auch nicht vorsteuerabzugsfähig. Die Beträge werden 1:1 ohne Umsatzsteuer weitergegeben.Demgegenüber steht die Weiterberechnung von Reisekosten wie Fahrt-, Verpflegungs- oder Übernachtungskosten, bei denen das Unternehmen eine eigene Leistung erbringt und die Kosten als Betriebsausgaben verbucht. Diese Nebenleistungen werden in der Abrechnung mit dem Umsatzsteuersatz der Hauptleistung fakturiert, was eine korrekte Abführung und ggf. Vorsteuererstattung ermöglicht.
- Auf durchlaufende Posten wird keine Umsatzsteuer berechnet – sie bleiben vollständig umsatzsteuerfrei.Durchlaufende Posten unterliegen nicht der Umsatzsteuer, da sie keinen Leistungsaustausch zwischen dem Unternehmen und dem/der Kund:in darstellen. Sie gelten als reine Auslagen, die das Unternehmen im Namen und auf Rechnung seiner Kund:innen tätigt. Diese Beträge dürfen weder mit Umsatzsteuer belegt noch als Vorsteuer geltend gemacht werden. In der Rechnung werden sie gesondert und eindeutig als durchlaufende Posten ausgewiesen.
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