La gestión del gasto es el proceso de controlar, registrar y optimizar cómo una empresa gasta su dinero. Incluye los gastos del personal, el procesamiento de facturas y los pagos con tarjetas de empresa.

Una gestión del gasto eficaz ofrece a los equipos financieros visibilidad en tiempo real sobre el gasto de la empresa, garantiza el cumplimiento de las políticas y reduce el trabajo manual asociado al procesamiento y la conciliación de transacciones.

Las plataformas modernas de gestión del gasto, como Perk, utilizan IA y automatización para gestionar todo el proceso de principio a fin, eliminando el trabajo oculto que ralentiza a los equipos financieros e introduciendo el control y la visibilidad necesarios para que puedan centrarse en la estrategia.

Perk automatiza todo el proceso de gastos, desde la captura del recibo hasta el reembolso. El personal puede enviar gastos simplemente haciendo una foto del recibo con la app móvil de Perk, o subiendo una imagen si utiliza la versión de escritorio.

A partir de ahí, la IA de Perk:

• extrae automáticamente todos los datos (fecha, comercio, categoría, importe, etc.)
• reconoce los tipos de IVA
• y vincula el recibo con la transacción correspondiente si se pagó con una tarjeta de empresa.

Después, la IA de Perk verifica los datos según las políticas de la empresa (como límites de gasto o tipos de artículos) y los requisitos regulatorios antes de enviar el gasto al flujo de aprobación correspondiente.Estos flujos de aprobación se ajustan dinámicamente según el gasto y las reglas de la empresa. Por ejemplo:

• aprobando automáticamente los gastos que cumplen determinadas condiciones
• o señalando anomalías y gastos fuera de política al equipo adecuado.

Todo esto sucede sin intervención manual, utilizando las políticas y flujos que el equipo financiero configura en el sistema.
Después, los datos se sincronizan con el ERP de la empresa para mantener los registros actualizados y garantizar que los reembolsos y la recuperación de IVA sean correctos.
El resultado: los equipos financieros obtienen datos de gastos precisos y conformes a las políticas en tiempo real, con trazabilidad completa y una integración directa con su ERP.
Para las empresas que utilizan Perk también para viajes, el proceso es todavía más sencillo: los viajes se crean automáticamente, se asignan dietas y las transacciones de tarjeta se vinculan con los recibos, de modo que todo queda registrado antes de que termine el viaje.

Perk utiliza IA para automatizar las tareas contables manuales que consumen la mayor parte del tiempo de los equipos financieros.En el caso de los gastos, Perk:

• captura los datos
• los categoriza
• y verifica cada gasto automáticamente.

Después activa el flujo correspondiente para ejecutar los siguientes pasos, ya sea:

• aprobar el gasto automáticamente
• notificar a la persona responsable de la aprobación
• o señalar cualquier anomalía al equipo adecuado.

Para las facturas, Perk gestiona todo el proceso de cuentas a pagar de principio a fin:

• extracción de datos de cada línea de la factura
• conciliación de pedidos mediante matching de 2 o 3 vías
• detección de duplicados
• y envío a los flujos de aprobación correctos.

En el caso de las tarjetas de empresa, los equipos financieros pueden establecer políticas como límites de gasto o restricciones por tipo de compra, que se aplican automáticamente en el momento del pago.Esto significa que Finanzas no pierde horas revisando gastos después de que se hayan realizado.Además, las transacciones con tarjeta se registran y se vinculan con los recibos en tiempo real, lo que reduce el trabajo manual del personal y mantiene los registros actualizados.En todos los casos, Perk:

• aplica automáticamente las políticas de gasto
• señala anomalías para su revisión
• y mantiene un registro completo para auditorías.

Así, tu equipo dedica menos tiempo a perseguir recibos, comprobar datos o corregir errores, y más tiempo al trabajo que realmente hace avanzar el negocio.