A veces, parece que el trabajo de los asistentes ejecutivos y administrativos no tiene fin: listas enormes de tareas pendientes, correos que atender, agendas que organizar… Pero, por suerte, la tecnología está de tu parte y puede hacerte la vida mucho más fácil.
Desde herramientas que agilizan la gestión de viajes hasta soluciones que convierten la planificación en un juego de niños, aprovecharlas puede marcar un antes y un después en tu trabajo. Por eso, aquí tienes 20 aplicaciones que no pueden faltar en la caja de herramientas de un asistente ejecutivo.
Programación de reuniones y agenda
1. Calendly
Olvídate de los interminables correos de ida y vuelta para fijar una reunión. Con esta herramienta de calendario online, agendar citas es rápido y sencillo. ¿Necesitas coordinar con el jefe una reunión general o planificar un retiro para el equipo? Calendly se encarga de todo con respuestas automáticas para que no pierdas ni un minuto.
Funciones destacadas
Tus compañeros pueden sincronizar Calendly con su calendario o actualizar su disponibilidad directamente en la plataforma.
Los recordatorios automáticos garantizan que a nadie se le olvide una reunión.
¿Tienes que coordinar viajes internacionales? Calendly ajusta automáticamente las zonas horarias para que todo encaje sin complicaciones.
Valoración en G2: 4.7/5*
2. Clockwise
Clockwise es como un asistente virtual que optimiza tu calendario y te ahorra horas de malabares con las agendas de los demás. Esta herramienta analiza los calendarios de tu equipo y programa reuniones en los momentos más convenientes para todo el mundo.
Funciones destacadas
Permite establecer un margen automático antes y después de cada reunión para no sobrecargar la agenda.
Aprueba, cambia o rechaza reuniones de forma automática según tus necesidades, para que puedas concentrarte en tu trabajo sin interrupciones.
Si alguien necesita priorizar otra tarea en su calendario, Clockwise ajusta los horarios en función de la disponibilidad del resto del equipo.
Valoración en G2: 4.7/5*
3. SavvyCal
SavvyCal facilita la coordinación de reuniones al mostrarte tu disponibilidad en relación con los calendarios de tus compañeros o clientes. Ya sea una reunión individual o un evento en grupo, esta herramienta elimina el estrés de encontrar el momento adecuado.
Funciones destacadas
Establece límites para evitar que tu jefe o el equipo acaben agobiados con una reunión detrás de otra.
Crea enlaces de reserva personalizados y alojados en un dominio propio para ofrecer una experiencia más profesional.
Define tus franjas horarias preferidas para que los invitados reserven reuniones en los momentos que mejor se adapten a tu agenda o la de tu equipo directivo.
Valoración en G2: 4.7/5*
4. Superhuman
Pocas cosas generan más estrés que una bandeja de entrada desbordada. Superhuman es una aplicación de gestión de correo que organiza tus mensajes de manera inteligente y automatiza tareas administrativas. Es una herramienta intuitiva que ahorra una media de 4 horas cada semana a la hora de priorizar y responder correos.
Funciones destacadas
Filtra automáticamente los correos en categorías según su nivel de importancia para que puedas priorizar tu bandeja de entrada sin esfuerzo.
Permite compartir una vista en directo de cualquier correo sin necesidad de reenviarlo o añadir a tus compañeros en copia.
Incluye IA que sugiere respuestas adaptadas a tu estilo para agilizar la redacción y responder consultas frecuentes más rápido.
Valoración en G2: 4.7/5*
Gestión de proyectos y tareas
5. Asana
¿Te gustaría gestionar proyectos y equipos de forma más eficiente? Con Asana, los procesos son hasta un 54% más rápidos, con objetivos claros y tareas concretas que se pueden monitorizar fácilmente en distintos departamentos o en toda la empresa. Si quieres dejar de preguntar cada dos por tres al equipo cómo va cada proyecto, Asana asigna tareas automáticamente y te permite ver la actividad en tiempo real, para que estés siempre al día.
Funciones destacadas
Crea, asigna y supervisa tareas sin esfuerzo en equipos pequeños, departamentos o incluso en toda la empresa.
Conéctate con tus compañeros en espacios de trabajo colaborativos donde se pueden compartir recursos y dejar comentarios para mantener los proyectos bien encauzados.
Consulta el estado de un proyecto en solo unos clics y mantén todo bajo control.
Valoración en G2: 4.4/5*
6. Monday.com
Monday.com es una plataforma que permite a los equipos crear flujos de trabajo, asignar tareas, intercambiar información, monitorizar el progreso y consultar los horarios de sus compañeros. Con información en tiempo real, ayuda a los asistentes ejecutivos a detectar posibles problemas antes de que se conviertan en un caos y a mantener a todo el equipo alineado con sus objetivos.
Funciones destacadas
Facilita la colaboración permitiendo compartir archivos, enviar actualizaciones y dar feedback en tiempo real de forma intuitiva.
La automatización de tareas evita procesos tediosos como la asignación manual de tareas y los recordatorios de plazos.
La IA impide sobrecargar al equipo al detectar cuándo alguien tiene muchas tareas, lo que permite reasignarlas y seguir cumpliendo objetivos.
Valoración en G2: 4.7/5*
7. ClickUp
ClickUp es la herramienta para gestionar tareas y plazos sin complicaciones. Multiplica tu productividad integrando ClickUp con plataformas como Salesforce, Slack y Microsoft Teams, para que lo tengas todo a mano. Con tantas funciones que tiene, puede que acabes reduciendo el número de herramientas que usa la empresa y te ganes al equipo financiero.
Funciones destacadas
Personaliza la plataforma como quieras y elige entre vistas de calendario, tablero, lista, Kanban o diagrama de Gantt para gestionar tus tareas.
Automatiza procesos, traspasos de proyectos y otras tareas manuales repetitivas.
Mantén a tu equipo alineado mediante asignación de proyectos, archivos compartidos, comentarios y acceso al espacio de trabajo directamente desde la tarea.
Valoración en G2: 4.7/5*
Gestión de viajes y gastos
8. Perk
Perk es la plataforma todo en uno que simplifica la gestión de los viajes corporativos. Con esta herramienta online, puedes planificar, reservar, administrar y generar informes de viajes sin estrés ni complicaciones. Perk es la solución ideal para optimizar muchos de los procesos que quitan el sueño a los asistentes de dirección.
Funciones destacadas:
Acceso a una amplia oferta de vuelos, hoteles, trenes, coches de alquiler y otros medios de transporte, para hacer todas las reservas en un solo lugar, sin pagos por adelantado. ¿Cambios de última hora? Ajusta los planes en solo unos clics.
Adaptar el presupuesto a las preferencias de los viajeros puede ser complicado. Perk permite integrar las políticas de viaje en el proceso de reserva y mostrar solo opciones preaprobadas.
Nada de facturas traspapeladas: accede a todos los gastos e informes de viaje en segundos con intuitivos paneles para móvil y ordenador.
Valoración en G2: 4.6/5*
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Reserva, organiza y controla tus viajes de trabajo, todo en un solo lugar.
9. Payhawk
¿Se te atragantan los pagos internacionales? Payhawk es una plataforma de gestión de gastos diseñada para multinacionales que necesitan controlar sus finanzas sin complicaciones, independientemente de en qué país operen. Además, se integra con tu software de contabilidad para que supervises los gastos en tiempo real y tengas una visión más clara del presupuesto de la empresa.
Funciones destacadas
Crea jerarquías y automatiza el proceso de aprobación para evitar errores humanos y aprovechar mejor tu tiempo.
Olvídate de pasarte el día pidiendo recibos. Payhawk envía recordatorios automáticos a los empleados y puede exigir que adjunten los recibos antes de procesar cualquier reembolso.
Gestionar gastos en el extranjero nunca fue tan fácil. Los usuarios pueden usar tarjetas corporativas de crédito y débito en más de 30 países y siete divisas diferentes.
Valoración en G2: 4.5/5*
10. Spendesk
Spendesk es la herramienta definitiva para controlar y gestionar los gastos de la empresa de forma eficiente. Desde facturas hasta pagos corporativos, todo en un solo lugar y con el mínimo esfuerzo. Gracias a sus procesos contables automatizados, reduce la carga de trabajo y, de paso, hace que el equipo financiero te adore.
Funciones destacadas
Aumenta la seguridad de las compras con tarjetas virtuales y físicas para empleados que permiten pagar suscripciones y servicios.
Configura límites de gasto y aprobaciones automáticas para asegurarte de que tu equipo cumpla con la política de la empresa.
Deja de ir a ciegas: supervisa las transacciones en tiempo real para saber exactamente en qué gasta dinero tu equipo y asegurarte de mantener el presupuesto a raya.
Valoración en G2: 4.6/5*
Comunicación y colaboración
11. Loom
¿A que te gustaría explicar algo una sola vez y olvidarte de repetirlo? Loom, parte del ecosistema de Atlassian, es una herramienta de mensajería en vídeo que permite a los asistentes ejecutivos compartir información de forma clara y concisa y, así, evitar reuniones innecesarias. Grábate explicando el itinerario de viaje a tu jefe, comparte pantalla para enseñarle a usar un nuevo software o edita el vídeo antes de enviarlo, todo desde la extensión de Chrome o la aplicación para móvil u ordenador.
Funciones destacadas
Graba tu pantalla o desde la cámara (o las dos cosas) para explicar ideas, hacer demostraciones de productos, dar feedback o compartir noticias.
Personaliza los videos con el logotipo de tu empresa e incluye enlaces para que los espectadores puedan contactarte o acceder a más información.
Comprueba quién ha visto tus videos y cuánto han interactuado con ellos, además de sincronizar los datos con tu CRM para gestionar seguimientos de manera más efectiva.
Valoración en G2: 4.7/5*
12. Notion
¿No te cansa saltar todo el rato de una aplicación a otra? Notion es un espacio de trabajo todo en uno que combina notas, bases de datos, gestión de tareas y herramientas de colaboración. Ayuda a los asistentes ejecutivos a crear listas de pendientes, organizar documentos, gestionar proyectos y mucho más sin tanto ajetreo.
Funciones destacadas
Personaliza páginas, bases de datos y tableros de tareas para adaptar los flujos de trabajo a tus necesidades.
Colabora con tu equipo mencionando a compañeros en los comentarios de tus notas, para que reciban notificaciones instantáneas en tareas urgentes.
Conecta Notion con otras apps como Google Drive, Jira y Trello para centralizar tu trabajo y optimizar la productividad.
Valoración en G2: 4.7/5*
13. Miro
¿Te gustaría arrancar tu próximo proyecto de una forma más rápida y visual? Miro es una plataforma potenciada por IA que reúne a los equipos para generar ideas, planificar proyectos y resolver problemas de manera creativa en un mismo sitio. Un espacio de trabajo visual diseñado para inspirar a tu equipo y optimizar los flujos de trabajo con herramientas atractivas e intuitivas.
Funciones destacadas
Colabora en tiempo real a través del lienzo inteligente, una pizarra virtual donde puedes añadir notas adhesivas, diagramas, textos y otros elementos visuales.
Ahorra tiempo con Miro AI, que convierte tus mapas mentales e ideas en resúmenes, esquemas, diagramas e incluso prototipos interactivos.
Inicia tus proyectos con plantillas prediseñadas en distintos formatos, ya sea para crear mapas o diagramas, planificar o presentar estrategias.
Valoración en G2: 4.7/5*
14. Fellow
Sácale el máximo partido a tus reuniones con Fellow, la herramienta diseñada para hacer que los encuentros de trabajo sean más productivos y eficaces. Desde crear agendas más interactivas hasta automatizar la asignación de tareas, Fellow acaba con las tareas manuales más tediosas a la hora de organizar reuniones y facilita que cada reunión tenga un propósito claro y resultados concretos.
Funciones destacadas
Crea agendas colaborativas para que todos los participantes contribuyan y estén preparados antes de la reunión.
Graba las reuniones y genera transcripciones con solo unos clics. Con Fellow, puedes compartir estos documentos y asignar tareas de seguimiento fácilmente.
Se integra con más de 50 herramientas, como calendarios, gestores de tareas y software de videoconferencias, para que puedas gestionar cada aspecto de tus reuniones sin complicaciones.
Valoración en G2: 4.7/5*
IA y automatización
15. Otter.ai
Conoce a tu nuevo asistente de inteligencia artificial. Otter.ai hace que tomar notas en reuniones sea pan comido. Solo graba la conversación y la herramienta se encarga de transcribir y resumir todo de manera rápida y sencilla. Y así es cómo te olvidas de una de las tareas más tediosas de tu lista.
Funciones destacadas
Las notas generadas en Otter.ai se pueden compartir, buscar, editar y organizar fácilmente.
La IA identifica y distingue las voces de los participantes para etiquetar la transcripción de forma clara.
Compatible con plataformas como Google Meet, Dropbox y Zoom.
Valoración en G2: 4.4/5*
16. Grammarly
Todo asistente ejecutivo necesita, de vez en cuando, un segundo par de ojos. Grammarly te da la tranquilidad que necesitas al revisar tus correos y documentos en busca de errores gramaticales o de ortografía. Es una de las herramientas más precisas del mercado y cuenta con más de 400 tipos de comprobaciones de texto, para que todo lo que escribas se lea impecable.
Funciones destacadas
Configura el tono y los objetivos de tu escritura antes de que Grammarly detecte errores ortográficos, gramaticales y problemas en la estructura de las frases.
No solo corrige errores, sino que también utiliza IA generativa para mejorar tu redacción y detectar posibles plagios.
Además de usar Grammarly en tu ordenador, puedes tenerlo siempre a mano gracias a la app móvil y la extensión de navegador.
Valoración en G2: 4.7/5*
17. Zapier
¿Quieres automatizar tus flujos de trabajo pero no sabes por dónde empezar? Zapier conecta tus aplicaciones y herramientas para que las tareas cotidianas se hagan solas. Una solución inteligente que evita procesos repetitivos y ahorra mucho tiempo, aunque no sepas programar.
Funciones destacadas
Conecta al instante más de 7000 apps, desde HubSpot y Mailchimp hasta Stripe y DocuSign, además de automatizar tareas sin necesidad de conocimientos técnicos.
Amplía las funcionalidades de Zapier con sus integraciones nativas, como la herramienta de programación de automatizaciones y la de formato de datos.
Crea flujos de trabajo personalizados para reducir tu lista de tareas pendientes. Con Zapier, puedes actualizar documentos o enviar correos sin que tengas que intervenir.
Valoración en G2: 4.5/5*
Productividad diaria
18. Pocket
¿Te topas con montones de artículos interesantes, vídeos útiles y webs informativas que luego no puedes encontrar? Pocket es la solución. Esta app y extensión de navegador te permite guardar y organizar contenido para acceder a él cuando te venga bien. Sí, por fin podrás cerrar todas esas pestañas acumuladas.
Funciones destacadas
Guarda páginas web, artículos, vídeos y enlaces con un solo clic y añade etiquetas para encontrarlos rápidamente.
Accede a tu contenido guardado sin conexión durante tus viajes o cuando no haya buena conexión a internet.
Mantente al día de las últimas noticias del sector gracias a un feed de artículos basado en tus intereses.
Valoración en G2: 4.5/5*
19. Timely
¿Alguna vez te has preguntado cuánto tiempo te lleva planificar eventos corporativos o agendar visitas a los clientes? Timely te ayuda a gestionar mejor tu jornada registrando con precisión total el tiempo que dedicas a cada actividad gracias a la inteligencia artificial.
Funciones destacadas
Timely funciona en segundo plano para registrar automáticamente el tiempo que pasas en cada tarea.
Analiza el tiempo invertido en proyectos para asegurarte de que tu equipo cumple los plazos y no se sale del presupuesto.
Genera informes detallados para asignar recursos de manera más eficiente y detectar oportunidades de mejora en los flujos de trabajo.
Valoración en G2: 4.8/5*
20. Lastpass
Sí, los asistentes ejecutivos tienen una memoria prodigiosa, pero nadie debería ser el guardián de todas las contraseñas de la empresa. LastPass ofrece una solución segura para gestionar y almacenar credenciales de acceso sin riesgos.
Funciones destacadas
Permite dar acceso a otros empleados sin revelar las contraseñas maestras.
Facilita el inicio de sesión con autocompletado de datos en un solo clic.
Crea grupos de usuarios con permisos específicos para compartir contraseñas de forma segura y sin complicaciones.
Valoración en G2: 4.5/5*
*Puntuaciones correspondientes a enero de 2025
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