En todos los equipos y empresas hay una lista interminable de tareas frustrantes que todos tenemos que completar antes de ponernos con el trabajo real.
Cosas como reservar un viaje para asistir a una conferencia. O actualizar (otra vez) la información de tu pasaporte para la aerolínea con la que has volado en los últimos cuatro trayectos. O presentar los gastos del café que tomaste de camino a la reunión de la semana pasada. O contabilizar las facturas de proveedores del último trimestre que acaban de llegar a tu bandeja de entrada.
Y podríamos seguir.
En Perk llamamos a estas tareas no esenciales trabajo oculto. Son las que minan la motivación, dispersan la concentración y cuestan a las empresas horas de productividad perdida.
Nuestro informe, El Coste del Trabajo Oculto, un estudio de Forrester Consulting encargado por Perk en septiembre de 2025, cifra el coste global en 1,7 billones de dólares, ya que el personal dedica de media 7 horas a la semana al trabajo oculto. En España, este coste se estima en 44 000 millones de euros.
:format(webp))
Entonces, ¿qué se puedes hacer? En este artículo analizamos las herramientas y tecnologías que pueden ayudarte y te contamos los pasos que puedes seguir para reducir el trabajo oculto y permitir que tus equipos se centren en el trabajo real, el que genera impacto.
Automatiza el trabajo oculto para potenciar el trabajo real
Reducir el trabajo oculto se basa en dos mejoras clave: automatizar las tareas manuales que consumen horas cada día y hacerlo con herramientas fáciles de usar.
La automatización no es nada nuevo. Existe desde los años noventa y ha transformado procesos como la nómina, la atención al cliente y muchos más.
En los últimos 20 años, la tecnología de automatización ha avanzado enormemente. Las mejores herramientas actuales superan con creces a las soluciones rígidas y limitadas del pasado.
Los avances en inteligencia artificial han aumentado la velocidad, la precisión y la autonomía de estas herramientas, lo que reduce al mínimo la intervención humana (y en muchos flujos de trabajo, la elimina por completo).
Han eliminado los interminables intercambios sobre si algo entra o no en política, a quién escalar las incidencias o a quién perseguir para conseguir una aprobación. Además, han conectado sistemas antes aislados, integrando de forma fluida las herramientas de reservas de viajes con la gestión de gastos, los sistemas de RR. HH., los ERP y otros sistemas empresariales clave.
Elige una plataforma diseñada para potenciar el trabajo real
Con una plataforma inteligente como Perk, dispones de una herramienta moderna y potenciada por IA, creada para asumir el trabajo oculto asociado a los viajes de empresa y la gestión de gastos.
Tú defines las reglas y Perk hace el resto, tomando automáticamente la acción adecuada, ya sea aprobar un gasto, actualizar una reserva o contabilizar una factura.
Funciona en segundo plano, automatizando tareas como verificar gastos, aprobar viajes o emparejar pagos con recibos.
Necesitas tecnología sencilla, no solo inteligente
No se trata solo de automatizar. También hay que facilitar las cosas a las personas. En nuestro estudio, los empleados afirmaron usar una media de cuatro herramientas distintas para gestionar el trabajo oculto, y solo un 7 % dijo que su empresa contaba con un ecosistema tecnológico bien integrado.
Cuando se trata de trabajo oculto, la simplificación lo es todo. Añadir más herramientas al arsenal de un empleado solo genera más complejidad, una tarea más que tachar antes de poder centrarse en lo importante: el trabajo real.
De hecho, encontramos una correlación directa entre quienes trabajan con menos herramientas y quienes se muestran más satisfechos con la tecnología de su empresa.
4 pasos para reducir el trabajo oculto
Paso 1: Asume el problema
El trabajo oculto no pertenece a un solo departamento. Es un problema sistémico que afecta a finanzas, RR. HH., operaciones y prácticamente todos los equipos.
Nuestra investigación revela que un 37 % de los empleados cree que es su responsable directo quien debe resolverlo, pero en realidad se trata de un reto organizativo.
Los equipos centrales deben liderar la identificación de las áreas donde se pierde tiempo y energía, y tratar el trabajo oculto como una ineficiencia operativa, no como un fallo individual.
Aquí es donde los líderes pueden marcar la diferencia: abordando el trabajo oculto desde una perspectiva estratégica, no cultural.
Paso 2: Cierra la brecha de la automatización
La automatización es la clave para combatir el trabajo oculto. Pero no se trata de automatizar por automatizar. Primero hay que aplicarla en las áreas adecuadas y, después, usar las herramientas correctas.
Nuestra investigación muestra que las principales fuentes de trabajo oculto —las reservas de viajes, los gastos, el procesamiento de facturas y la organización de eventos de equipo— son también las menos automatizadas en la mayoría de las organizaciones.
Una vez identificadas las áreas que más tiempo consumen, priorízalas para su automatización.
:format(webp))
Paso 3: Hazlo sencillo para todos
Como hemos visto, consolidar tu ecosistema tecnológico en menos plataformas, pero más inteligentes, es esencial. En lugar de añadir una nueva herramienta para cada tipo de trabajo oculto, busca soluciones unificadas que agrupen varias funciones en un solo lugar.
En Perk, nuestra plataforma inteligente para viajes y gastos combina en un único espacio más de dos tercios del trabajo oculto más frustrante: reservar y gestionar viajes, presentar gastos, gestionar aprobaciones, contabilizar facturas o emparejar transacciones con recibos. Todo desde una única plataforma.
Así, tu equipo dedica menos tiempo a cambiar entre herramientas y tus equipos de finanzas y operaciones ganan visibilidad y control total, sin necesidad de exportar e importar datos entre sistemas.
Paso 4: Potencia el trabajo real
Con las herramientas adecuadas, tus equipos podrán liberarse del interminable vaivén que genera el trabajo oculto. Según nuestra investigación, podrán recuperar hasta 7 horas a la semana.
Ese es tiempo para centrarse en el trabajo real, el que de verdad genera impacto.
La tecnología para eliminar el trabajo oculto ya está aquí
Las empresas que actúan ahora no solo mejoran su eficiencia, sino que están redefiniendo la forma en que se hace el trabajo.
Piénsalo como el nuevo gran paso en la transformación digital. Así como la automatización de las nóminas liberó tiempo para que RR. HH. se enfocara en las personas, o el CRM liberó a los equipos de ventas de tareas administrativas, la automatización puede ahora eliminar el impuesto invisible del trabajo oculto.
Con las herramientas adecuadas, podrás:
Reducir las siete horas semanales de pérdida de productividad por empleado
Recuperar la concentración, la creatividad y la implicación
Construir una cultura en la que las personas dediquen su tiempo a lo que realmente importa
:format(webp))
Descubre cómo Perk ayuda a potenciar el trabajo real
:format(webp))
:format(webp))
:format(webp))
:format(webp))