Cómo Perk unificó la gestión de viajes de AutoScout24 en toda Europa

AutoScout24 es el mayor marketplace online de coches en Europa. Opera en 11 mercados clave como España, Alemania, Italia, Francia y Noruega, y cuenta con numerosas oficinas repartidas por varios países. Cerca de 1000 empleados trabajan desde estas sedes para ofrecer la mejor experiencia de compra y venta a unos 30 millones de usuarios mensuales.

Para mantener el contacto con colegas, partners y proveedores, el equipo viaja con frecuencia. Con el objetivo de simplificar la gran cantidad de desplazamientos y ahorrar tiempo y dinero, en 2023 la compañía decidió renovar su gestión de viajes con Perk y el cambio ha sido todo un éxito.

Crear y mantener conexiones reales

Como empresa paneuropea dentro de un sector automotriz en constante evolución, AutoScout24 necesita estar siempre al día. Las oficinas mantienen un intercambio continuo sobre las novedades e innovaciones del mercado. Aunque muchas cosas se gestionan de forma digital, por sostenibilidad y eficiencia, para su Director de Procurement & Facilities las visitas presenciales siguen siendo clave:

“Para el intercambio personal es esencial visitar de vez en cuando las distintas sedes, ver cómo van las cosas en otros mercados, qué está pasando allí y qué problemas pueden surgir. Te das cuenta de que la colaboración funciona mejor cuando realmente os conocéis.”

En su rol, no solo viaja internamente, sino que también visita partners y proveedores cuando es necesario. Cada viaje sirve para reforzar relaciones y conocer a potenciales socios de negocio.

Impulso a la innovación y a la autonomía

Antes de trabajar con Perk, AutoScout24 utilizaba varias plataformas, herramientas online y una agencia de viajes. Pero aplicar las políticas de viaje a través de estos canales resultaba poco fiable. Además, a muchos equipos les resultaba engorroso contactar con distintos proveedores para cada gestión. La organización necesitaba una solución moderna, digital y sobre todo flexible, que diese a los empleados la autonomía que necesitaban.

“No queremos que otra persona lo gestione, eso es ineficiente. Como empresa tecnológica del sector automotriz, somos nativos digitales y necesitamos una plataforma fiable con la que podamos trabajar directamente, y Perk nos ha ayudado a conseguirlo.”

Don Stenden, Don Stenden, Director of Procurement & Facilities, AutoScout24

Junto con el equipo de facilities, IT y account management, AutoScout24 buscó una solución adecuada para la gestión de viajes corporativos. Finalmente eligieron Perk no solo por su proceso de reserva autoservicio, sino también por su amplio inventario de viajes en el mercado europeo.

La implementación fue rápida y fluida. En palabras de Stenden:

“Lo que más me gustó fue la rapidez. [...] La implementación fue muy sencilla, el sistema es intuitivo, funciona bien y la adopción ha sido muy buena.”

El despliegue comenzó en Alemania y pronto se amplió al resto de países.

Políticas de viaje unificadas para todos

Uno de los primeros pasos tras la adopción de Perk fue integrar las políticas internas de viaje directamente en la plataforma. Debido a la variedad de oficinas y países, antes resultaba difícil aplicar reglas uniformes sobre presupuestos de viaje.

Gracias a las capacidades de integración de Perk, ahora todos los empleados reservan bajo las mismas condiciones y cumpliendo las políticas en toda Europa.

AutoScout24 también utiliza los flujos de aprobación personalizados de Perk. Los viajes que cumplen política se reservan directamente. Si la reserva supera el presupuesto permitido para hotel o vuelo, se envía automáticamente para su aprobación.

“Y eso es exactamente lo que necesitamos. Un sistema flexible donde puedas ajustar cosas. Hay normas generales, sí, pero también puedes establecer excepciones, dando a los empleados la posibilidad de solicitar aprobación al reservar algo fuera de la política.”