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Cómo BayWa r.e. aceleró la gestión de viajes y la respuesta a incidentes en un 70%
BayWa r.e. es un desarrollador líder de energías renovables y soluciones energéticas con presencia en 34 países de Europa, Norteamérica y Asia-Pacífico.
En concreto, BayWa r.e. España SLU se dedica a la operación y mantenimiento de proyectos eólicos, solares y de baterías Utility Scale.
En busca de una solución más ágil y eficiente
Este nivel de operaciones requería mayor movilidad y acabar con los siguientes retos a la hora de viajar:
Esperas de hasta 7 días para organizar un viaje
Todo el equipo de la división de gestión de activos renovables en España necesitaba viajar y los procesos de reserva de su agencia de viajes eran insostenibles. El personal enviaba sus solicitudes por correo, esperaba respuesta, comparaba las opciones que enviaba la agencia e intercambiaba información con ella hasta la confirmación del viaje.
El proceso podía tardar entre un día y una semana. Algo inviable cuando hablamos de 15-20 viajes al mes.
Falta de opciones para el seguimiento de los viajeros
Mejorar el deber de asistencia y protección, de obligado cumplimiento en todas las empresas, requería una solución que les permitiera ver la ubicación de cada persona durante el viaje y dar soporte en caso de urgencia. Especialmente, por los riesgos que conlleva el trabajo del personal técnico para el mantenimiento de los activos distribuidos por toda la zona ibérica.
Control manual de presupuestos y gastos de viaje
Tenía que haber una forma más eficiente que evaluar manualmente si cada reserva cumplía las políticas de la empresa y se ajustaba al presupuesto. Además, la descentralización del proceso hacía muy complicado trazar todos los gastos de transporte y alojamiento tanto del personal de oficina que asiste a eventos corporativos como de los equipos de Asset Management y Operación y Mantenimiento.
Sin el caos administrativo que conlleva gestionar facturas y recibos sueltos, el equipo financiero puede centrarse en decisiones más estratégicas.
Hacia la gestión automatizada con un equipo de soporte detrás
BayWa r.e. descubrió que Perk les permitía gestionar los viajes de manera más centralizada, tener más control de los gastos y acabar con tantas esperas.
Lo mejor es que Perk estuvo disponible en cada etapa de la implementación, con asistencia clara y eficiente. De hecho, «el equipo de Account Management nos dió recomendaciones muy útiles para la personalización de políticas y la automatización de aprobaciones», dice Isabel, Office Manager.
«Ahora el 100% de la plantilla usa Perk»
Así lo confirma Isabel. Hoy, la empresa no solo cuenta con procesos de reserva casi instantáneos, sino que la plataforma también les ha ayudado a mejorar la seguridad de los viajeros y acabar con el caos financiero.
De esperar 7 días a reservas confirmadas en minutos
Los empleados reservan su propio viaje con la aprobación de su Line Manager, lo que agiliza el tiempo de gestión y la organización de desplazamientos por parte del equipo administrativo.
Desde que usan la plataforma, han visto crecer la oferta de vuelos, hoteles, alojamiento Airbnb, trenes y vehículos de alquiler, que pueden reservar a precios exclusivos para empresas. Es más, dice Isabel, «cuando buscábamos un hotel que no aparecía en la plataforma, llamamos y el servicio de atención al cliente de Perk se encargó de gestionar la reserva para este hotel».
Seguimiento de 49 viajeros en tiempo real y protección 24/7
De un vistazo, los gestores de viajes están al tanto de la situación de los viajeros del equipo español: si están planeando un viaje, si están en trayecto o si han vuelto a la oficina. Esta función permite agrupar a los empleados por equipo o destino y acceder a todos los detalles del viaje.
Además, la empresa puede llamar al equipo de asistencia en caso de emergencia o cambios de última hora. «El servicio de atención al cliente por chat suele responder rápidamente, lo que facilita la gestión de incidencias», asegura Isabel. Normalmente, en menos de 1 minuto.
Mayor control y optimización de gastos
BayWa r.e. tiene al fin visibilidad clara y centralizada de todos los gastos de viaje. El equipo financiero descarga automáticamente informes semanales para volcar la información en PowerBI y, así, analizar los costes de manera más eficiente.
No solo eso, sino que «ahora los viajes se ajustan a nuestras políticas internas», continúa. Al integrar las políticas de la empresa en Perk, los empleados ya saben antes de reservar si un alojamiento o transporte está dentro de presupuesto y cumple las directrices.
Sin duda, para Isabel, «Perk seguirá siendo clave en su gestión de viajes, optimizando procesos, y reduciendo costos».
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