Cómo Fabletics ahorra 60 horas anuales gracias a unos viajes eficientes y seguros con Perk

Fundada en Los Ángeles en 2012, Fabletics se ha convertido rápidamente en uno de los nombres más reconocidos en moda activa y estilo de vida. Con una cartera diversa que incluye JustFab y Savage X Fenty, la empresa opera 14 oficinas en Europa (en Berlín, Barcelona y Londres), cuenta con más de 2.000 empleados dedicados y más de 100 tiendas en todo el mundo.

Para Fabletics, viajar es más que logística: es la forma de fortalecer las relaciones con proveedores y socios, fomentar la colaboración transfronteriza y organizar sus eventos de empresa. Para seguir el ritmo de sus operaciones globales, Fabletics necesitaba una nueva plataforma de gestión de viajes diseñada para escalar con ellos.

Sistemas fragmentados, falta de visibilidad y equipos frustrados

Antes de pasarse a Perk, los procesos de gestión de viajes de Fabletics estaban fragmentados y eran excesivamente manuales. Los empleados reservaban de forma individual, a menudo a través de diferentes plataformas y saltándose los procesos de aprobación.

"Cada uno reservaba como quería", afirma Sören Heise, VP of Financial Planning para Europa. "Algunos pedían aprobación, otros no. No había ninguna estructura".

El equipo de finanzas estaba desbordado por los cambios de última hora, las solicitudes ad hoc y las consecuencias de las cancelaciones, aplazamientos y reembolsos. Al no seguir todos el proceso de aprobación, obtener una visión precisa del gasto en viajes significaba unir estimaciones procedentes de correos electrónicos y equipos regionales.

"Suponía mucho trabajo manual. La gente reservaba vuelos y hoteles por separado y luego acudía al equipo de finanzas para que lo solucionara. No había visibilidad, ni coherencia, ni forma de escalarlo". Sören Heise, VP of Financial Planning Europe en Fabletics

Del caos al control y la coherencia

El despliegue de Perk en Fabletics comenzó en España, cuando el equipo de contabilidad local configuró una cuenta, añadió la tarjeta corporativa y empezó a utilizar la plataforma de forma independiente. Una vez que Sören conoció Perk, lo probó como aprobador e inmediatamente reconoció el valor de la plataforma.

"Podía ver las reservas, hacer informes y aprobar viajes; era una experiencia estructurada y fácil de usar". Sören Heise, VP of Financial Planning Europe en Fabletics

A partir de ahí, trabajó con los gestores de cuentas de Perk para lanzar una cuenta específica para la sede central de Fabletics en Berlín. La configuración fue rápida y sencilla, y hoy, 116 empleados en toda Europa utilizan la plataforma para gestionar sus viajes, lo que representa una tasa de adopción del 99 %.

"Fue fácil de escalar. Con la ayuda del equipo de implementación de Perk, la configuración fue rápida y nuestro gestor de cuentas hizo que todo fuera perfecto", afirma Sören. "Incluso las integraciones fueron sencillas. Perk se conecta con nuestro inicio de sesión único (SSO), así que cuando alguien se incorpora, el alta es instantánea. Cuando se va, el acceso se elimina".

De lo manual a lo manejable gracias a la automatización

Perk ha ayudado a Sören y a su equipo a recuperar un tiempo valioso eliminando horas de administración manual; desde perseguir aprobaciones hasta gestionar cambios de viaje de última hora.

Donde antes Sören pasaba horas extrayendo informes fragmentados y rastreando gastos en múltiples marcas y países, ahora tiene una visión centralizada y en tiempo real de los viajes en toda la organización.

"Ahorro unas 60 horas al año", explica. "Eso es más de una semana completa de trabajo recuperada. Y eso es solo en mi caso, sin contar el tiempo que hemos ahorrado en el resto del equipo".

En un periodo de 12 meses, Fabletics también logró 31.800 € en ahorros cuantificables, incluyendo:

• 12.937 € en ahorros totales de política al impulsar reservas dentro de la política en hoteles, trenes y coches.

• 8.672 € en ahorros en política de vuelos gracias a la aplicación inteligente de las reglas de vuelo.

• 2.551 € en ahorro de tiempo del equipo de finanzas mediante una conciliación e informes simplificados.

• 1.701 € ahorrados a través de flujos de trabajo de autoservicio intuitivos.

• 1.984 € en ahorros de soporte posreserva, gracias a una gestión más rápida y eficiente de cambios y cancelaciones.

La gestión diaria de los viajes también se ha vuelto más rápida e intuitiva, con aprobaciones automatizadas, políticas inteligentes y sin idas y venidas de mensajes.

"Cuando llega un vuelo para su aprobación, puedo ver inmediatamente la clase de reserva", explica Sören. "Como también gestiono la planificación de la plantilla, sé exactamente quién tiene derecho a qué. Es claro, coherente y, lo más importante, justo".

El equipo también aprovecha los flujos de aprobación dinámicos basados en el cargo, lo que garantiza que las personas adecuadas participen en el momento oportuno, sin retrasos.

"No se trata solo de visibilidad, sino de poder actuar. Si una entidad gasta el doble en vuelos que otra, puedo verlo inmediatamente e investigar". Sören Heise, VP of Financial Planning Europe en Fabletics

Decisiones de viaje más inteligentes gracias a informes más precisos

Antes de Perk, Fabletics dependía de estimaciones. Ahora, las decisiones se basan en datos. Con informes avanzados y desgloses detallados del gasto por región, marca y entidad, Perk ha cambiado la forma en que Sören aborda las previsiones y los presupuestos.

La funcionalidad de informes es especialmente valiosa para cotejar el gasto acumulado del año y estimar los costes de viaje futuros para las previsiones mensuales. Proporciona una visión clara y fiable del gasto en logística y alojamiento, una información que Sören antes tenía que recopilar manualmente.

"Cada mes hago previsiones para nuestro CFO", comenta. "Perk me da una visión clara de lo que hemos gastado hasta la fecha y de lo que es probable que gastemos el resto del año. Es preciso, detallado y fácil de ajustar".

También puede comparar los costes medios de los vuelos entre distintas entidades, identificar patrones de gasto inusuales e indagar en las razones que los motivan.

"Si una entidad gasta el doble que otra, puedo investigar. ¿Vuelan más en clase business? ¿Son destinos diferentes? Ese tipo de información nos ayuda a optimizar". Sören Heise, VP of Financial Planning Europe en Fabletics

Reservas sin esfuerzo y experiencias de viaje personalizadas

Para los empleados de Fabletics, utilizar Perk es sencillo y gratificante. Los viajeros pueden conectar múltiples programas de fidelización a sus perfiles, lo que facilita la obtención de puntos con sus aerolíneas preferidas.

"La gente lo valora mucho", dice Sören. "Pueden acumular millas automáticamente sin tener que introducir sus datos cada vez".

Perk también hace que la reserva de hoteles sea más personal y fiable. En lugar de navegar entre reseñas anónimas, los empleados pueden ver en qué hoteles se han alojado sus compañeros anteriormente y qué grado de satisfacción han tenido.

"Ese tipo de visibilidad interna genera confianza. Da tranquilidad a la gente, sobre todo cuando viajan a un lugar nuevo". Sören Heise, VP of Financial Planning Europe en Fabletics

Un soporte que llega lejos

Con el aumento del volumen de viajes de Fabletics, Perk les asignó un Key Account Manager dedicado que responde rápidamente y hace un esfuerzo extra para apoyar las necesidades del equipo.

Esa capacidad de respuesta ha ayudado a Fabletics a escalar su uso de Perk en múltiples entidades. Desde las aprobaciones y la facturación hasta el ajuste de la configuración, el soporte nunca se siente como algo secundario.

Combinado con el amplio inventario de Perk —que incluye conexiones ferroviarias y las principales aerolíneas—, los empleados de Fabletics disfrutan ahora de la libertad de reservar con confianza, mantenerse dentro de la política y viajar sin contratiempos ni necesidad de ayuda extra.

"Hemos construido una gran relación de trabajo. Cada vez que necesito algo, simplemente le envío un mensaje y recibo una respuesta rápida. El servicio ha sido excelente". Sören Heise, VP of Financial Planning Europe en Fabletics

Qué proporcionó Perk

• Políticas de viaje dinámicas y automatizadas

• Procesos de reserva de viajes consolidados

• Una plataforma de autoreserva para empleados

• Control del gasto en tiempo real

• Un inventario enorme de opciones de viaje en tren, vuelos y alojamiento

• Informes de viaje avanzados