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Cómo Kantox ahorra más de 80 horas al mes en viajes de trabajo con Perk

Kantox ofrece soluciones de divisas y gestión de riesgos que conllevan transparencia y ahorro a la industria global de intercambio de divisas. Este recién llegado a la industria fin-tech es una de las empresas de más rápido crecimiento en Europa y ha supuesto una disrupción en la industria bancaria mundial desde su lanzamiento en 2011.

“Antes de Perk, las reservas de viaje eran una pesadilla. Como empresa, pasábamos más de 100 horas a la semana comparando precios, confirmando viajes y persiguiendo facturas. ¡Era un infierno! Especialmente para una empresa en rápido crecimiento con más de 100 viajes de empresa al mes, sabía que necesitábamos una solución más potente.“

Johanna Barvo, Office Manager & Executive Assistant, Kantox

Antes de Perk: Un largo y complejo proceso de reserva

Hace unos pocos años, Kantox comenzó a despegar realmente. Se transformaron rápidamente de una pequeña e innovadora startup con una docena de empleados a una fuerza disruptiva global con actividad en más de 120 países. Junto a este crecimiento, llegó una explosión en los viajes de empresa. Al suceder todo tan rápidamente, no tuvieron tiempo de implementar ningún procedimiento o política para gestionar su enorme programa de viajes.

Johanna Barvo, Office Manager y asistente ejecutiva del CEO, se encontró gestionando de repente los viajes para 35 viajeros frecuentes que realizaban más de 125 viajes al mes. Desde buscar los mejores vuelos en múltiples plataformas, a encontrar la ubicación perfecta del hotel para cada viaje y después confirmar los detalles cada viajero, cada reserva podía llevar unos 50 minutos. Gestionar las reservas ya era un proceso complejo y agotador, pero a medida que se incrementaba el número de viajeros, realizar los pagos y hacer el seguimiento de facturas se había convertido también en una pesadilla. En resumen, y tal como Johanna lo recuerda:

Entra en escena Perk

Hace unos 18 meses, Johanna decidió probar Perk y desde entonces no ha mirado atrás. Mientras que, con anterioridad, tenía que comparar los precios de Skyscanner con los de otras plataformas y proveedores directos, con Perk tiene acceso al mayor inventario del mundo en un mismo lugar y la plataforma encuentra automáticamente las mejores ofertas disponibles. Además, todos los pagos, facturas y comunicaciones tienen lugar ahora dentro de la plataforma así que los interminables emails de ida y vuelta sobre viajes han sido eliminados en toda la empresa.

De todas formas, es el exclusivo servicio de asistencia 24h de Perk el que realmente destaca.

Una historia real:

Una fría mañana del pasado Febrero, Johanna recibió una llamada de teléfono de Felicia de Perk para informarle de una huelga en Alemania que afectaría a Toni Rami, COO y cofundador de Kantox, que estaba de viaje en Berlín y tenía que estar de vuelta sin falta al día siguiente en Barcelona. Ya eran las 23h y, como la propia Johanna señala, “si esto hubiera sucedido sin Perk, Toni habría estado solo”.

En cambio, su exclusivo equipo de asistencia trabajó toda la noche para encontrar una solución: Toni cogería un tren de medianoche a Praga, y después cogería un vuelo directo a BCN. Después de una búsqueda frenética, todo fue confirmado y el último mensaje se envió a las 4:30 am. Johanna recuerda que al día siguiente la esposa de Toni le mandó una gran nota de agradecimiento por haberle traído de vuelta a casa de forma segura y a tiempo aquel día.

“Fue la demostración de un nivel de asistencia de 7 estrellas. Felicia estuvo trabajando toda la noche realizando reservas de última hora de trenes, aviones y coches hasta el amanecer para llevar a Toni de vuelta con su familia.“

Johanna Barvo, Office Manager & Executive Assistant, Kantox

Resultados: Reserva viajes completos en menos de 10 minutos

En total, Perk ahorra a Kantox 3-4 horas diarias u 80 horas al mes, en la gestion de viajes de empresa. Se han eliminado los hilos interminables de emails y la facturas se han consolidado en una única cuenta de facturación. Pero lo más importante, Johanna está feliz de tener un sólido equipo de asistencia con el que puede contar en caso de emergencias como cambios de itinerarios de última hora o huelgas aéreas.

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Antes de Perk: Un largo y complejo proceso de reserva

Entra en escena Perk

Una historia real:

Resultados: Reserva viajes completos en menos de 10 minutos

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