TX Group

Cómo el Grupo TX centralizó y simplificó su gestión de viajes

TX Group es una de las compañías de medios de comunicación líderes en Suiza que reúne alrededor de 50 marcas bajo un mismo paraguas, en particular pertenecientes a los sectores de la comunicación y el marketing digital (como Tamedia, Goldbach, JobCloud y SMG). Con un equipo formado por más de 3000 personas y con presencia en varias partes de Suiza y otros países europeos como Serbia, los viajes de negocios son un aspecto vital para el día a día de la empresa.

Dado que la compañía dedica un presupuesto notable para los viajes de negocios, escogió a Perk a mediados de 2021 con el objetivo de modernizar y profesionalizar su gestión.

Reunir equipos

Gran parte de los viajes de negocios de TX Group tienen lugar entre Zúrich y Belgrado. Muchos departamentos y equipos de la compañía cuentan con personal situado tanto en la sede central en Suiza como en la oficina serbia de la filial TX Services. De este modo, los viajes se organizan, ante todo, con la meta de reunir ambos equipos.

Para Markus Hochholdinger, director del ERP en la nube de la empresa, gran parte de la importancia de estos viajes reside en la posibilidad de que tanto él como los miembros de su equipo pueden intercambiar ideas de forma personal a pesar de la estrecha cooperación en línea, ya sea durante proyectos relevantes o eventos.

Es cierto que se puede cooperar en línea, pero se pierden aspectos culturales importantes. Cuando el equipo se puede reunir en persona, se refuerza el sentimiento de pertenencia a un equipo y de unión.

Markus Hochholdinger, Director del ERP

Reservas más sencillas, para una mayor libertad

Antes de la llegada de Perk, TX Group reservaba los viajes de negocios a través de una agencia de viajes pequeña. Si bien se valoraba el trato personal con esta agencia, había que usar dos plataformas diferentes y un tanto anticuadas, por lo que el proceso de reserva solía resultar engorroso. Además, surgió un problema más:

«La aceptación y el reconocimiento de la agencia eran bastante bajos», asegura Stefan Thurnheer, gerente de compras sénior de TX Group. «Existía un porcentaje alto de reservas fuera del sistema. Los empleados hacían las reservas con su método preferido y facturaban los gastos a cuenta de la empresa».

Por estos motivos, la empresa buscaba una plataforma común e intuitiva, que no solo debía facilitar la reserva de viajes al personal, sino que también debía ofrecer a la empresa la posibilidad de gestionar y optimizar el presupuesto para viajes de forma profesional.

Gracias a Perk, TX Group ha encontrado una solución adecuada para sus necesidades, que no solo agiliza el proceso de reserva, sin tener que lidiar con un gran número de mensajes. Además, el personal de la empresa es capaz de reservar viajes por cuenta propia y de forma cómoda sin permanecer a la espera de correspondencias extensas.

La gente valora mucho la libertad a la hora de reservar. (...) Desde de mi punto de vista, que otra persona organice tu viaje es algo mucho más tedioso que hacerlo uno mismo. Quien mejor conoce su agenda es uno mismo. (...) Perk lo simplifica y la reserva se hace muy intuitiva.

Markus Hochholdinger, Director del ERP

Gestión de viajes moderna como punto de inflexión

Debemos retroceder un poco:

Cuando Stefan Thurnheer se unió a TX Group en 2020, la empresa ya se encontraba en negociaciones con diversos proveedores de viajes de negocios. El Departamento de Compras Corporativas también se encargaba de la gestión de los viajes de la empresa, por la tarea de Thurnheer consistía en continuar las negociaciones y dar con una solución productiva para TX Group.

Junto con Markus Hochholdinger, encargado de la valoración técnica, Thurnheer comparó los diferentes proveedores y los servicios que ofrecía cada uno de ellos. Finalmente, se eligió Perk por la facilidad que ofrecía a los usuarios, así como por razones técnicas y comerciales.

«La interfaz y las integraciones de Perk eran más modernas y avanzadas, así de sencillo», afirma Thunheer. «Era la solución más prometedora, incluso para los próximos cinco a diez años, ya que nos percatamos de que incluía nuevas integraciones, opciones y funcionalidades con regularidad».

Según Thurnheer, el primer paso fue que el personal se adaptara al cambio. Tras familiarizarse con la plataforma, valoraron positivamente la autonomía y la flexibilidad del proceso de reserva de viajes. Thurnheer calcula que el personal organiza y reserva aproximadamente un 95 % de los viajes de negocios y que estos, gracias a Perk, coinciden con las políticas de viaje de la compañía.

Administración simplificada para RR. HH. y Finanzas

No obstante, el proceso de reserva simplificado no fue el único punto crucial para elegir a Perk. Thurnheer y Hochholdinger quedaron sorprendidos ante las numerosas integraciones de la plataforma de viajes que, en la actualidad, simplifican sobre todo la labor del departamento de RR. HH. y de Finanzas.

Por ejemplo, bajo la dirección de Hochholdinger, Perk se incluyó de forma directa en el sistema informático de RR. HH. Gracias a ello, la plataforma se sincroniza de modo automático con Workday, el sistema de RR. HH. de TX Group, lo que hace todavía más sencilla la administración del departamento.

Ahora mismo lo estamos incluyendo en nuestro inicio de sesión único, es decir, el personal puede acceder de manera inmediata a Perk al abrir sesión y, además, se los reconoce como usuarios particulares, lo que permite asignar los pagos de forma automática a los centros de costes correspondientes.

Markus Hochholdinger, Director del ERP

Las nuevas opciones técnicas de Perk no solo benefician al departamento de RR. HH. El departamento de finanzas y los gestores de los centros de costes de la compañía también se benefician de las integraciones de la plataforma:

Cuando los viajes de negocios se reservaban aún a través de la agencia, la contabilidad se complicaba, ya que no era la única opción que utilizaba el personal. Debido a las «reservas fuera del sistema» a través de métodos diferentes, no solo se perdían posibles descuentos para la compañía, sino que los informes de gastos resultaban confusos y difíciles de administrar. El departamento de finanzas tenía que revisar cada factura y los gestores de los centros de costes, autorizar cada solicitud de forma manual.

Gracias a la API financiera de Perk, esto es cosa del pasado. La totalidad de las facturas se introduce automáticamente desde la plataforma al sistema de finanzas de TX Group. Se indican todos los datos y centros de costes pertinentes y las facturas se asignan directamente a los gestores competentes, que, a continuación, solo deben autorizarlas. La contabilidad de los costes de viaje y los pagos se realizan de manera automática tras la autorización. Hochholdinger valora el alto grado de automatización que ofrece Perk:

«Todo el proceso (de la gestión de viajes) se ha modernizado mucho. ¡Tengo la sensación de que reservar un viaje es fácil! (...) Ahora todo es tan sencillo como reservar un viaje personal o incluso más, pues todo es posible en una única plataforma», asegura Hochholdinger. «Es mucho más sencillo para los usuarios finales y para nosotros (como empresa), es un ahorro importante gracias la fuerte integración desde el punto de vista administrativo».

Gracias a Perk, TX Group ahorra mucho tiempo a la hora de reservar viajes de negocios y gestionar los costes de los viajes. Todas las partes están satisfechas, puesto que ahora pueden dedicar su tiempo a tareas más productivas.

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