Cómo automatizar tu política de viajes para reducir el trabajo oculto
Cómo automatizar tu política de viajes para reducir el trabajo oculto
El 50 % de los que viajan por trabajo admiten que no siempre cumplen con la política de viajes de su empresa (y eso solo contando a quienes están dispuestos a reconocerlo).
¿Por qué ocurre esto? Por comodidad y por precio. Si la herramienta de viajes aprobada no ofrece vuelos u hoteles que encajen con su agenda, o a precios que consideren razonables, muchos viajeros acaban saltándose la política y reservando en webs de consumo.
¿El resultado? Tú, como persona que gestiona los viajes de empresa, tienes que ir recogiendo los platos rotos que dejan esas reservas fuera de sistema: pedir contexto, cuadrar datos y responder preguntas que te apartan de un trabajo mucho más estratégico.
La solución más sencilla es una política de viajes automatizada que se aplique sola y convierta la política en una verdadera guía, no en un obstáculo. Así, los viajeros pueden moverse rápido sin incumplir las normas, y tú dedicas menos tiempo al trabajo oculto y más a mejorar el programa de viajes.
Así ayudó la automatización de políticas a tres gestores de viajes
En Perk hablamos constantemente con personas que gestionan los viajes corporativos y estos son los tres problemas más habituales que nos trasladan:
¿Te suena? En los equipos con los que hablamos, automatizar la política de viajes dentro de una plataforma de reservas centralizada resolvió los tres problemas. Te contamos cómo.
1 - Las políticas de viaje automatizadas reducen el trabajo oculto al permitir que los viajeros reserven por su cuenta dentro de la política. Se acabaron las cadenas de emails infinitas gestionando viajes para otras personas. Además, también puedes automatizar las aprobaciones, lo que hace que el proceso sea mucho más ágil y directo. No tienes que aprobar cada decisión, y eso te deja más tiempo para centrarte en el trabajo que realmente genera impacto.
Andrea, responsable de operaciones en Beekeeper, nos contó que la anterior office manager dedicaba entre un 30 % y un 40 % de su tiempo a gestionar reservas de viaje. Ahora que han automatizado la política con Perk, Andrea solo dedica alrededor de una hora y media a la semana a reservar viajes para el equipo.
2 - Las personas no tienen que leerse la política ni aplicarla por su cuenta. La herramienta de reservas muestra claramente qué opciones cumplen la política, lo que les permite ahorrar tiempo y, al mismo tiempo, aumentar el nivel de cumplimiento.
Cuando hablamos con Vicki Framsted, directora financiera en Fieldin, nos explicó que su equipo había alcanzado casi un 100 % de cumplimiento desde que integraron la política de viajes en su plataforma de reservas, Perk. Además, redujeron drásticamente el tiempo dedicado a tareas administrativas y aprobaciones.
3. Al centralizar reservas y datos de viaje, la facturación, los gastos y los informes se simplifican. Ahora puedes colaborar con Finanzas sin tener que recopilar manualmente datos dispersos.
Olivier, director general de Ykone, nos contó que centralizar los datos de viaje "les ha cambiado la vida". Antes, su sistema manual con datos dispersos hacía que fuera "una auténtica pesadilla hacer seguimiento de todo". Automatizar reservas y políticas no solo aceleró el proceso, sino que también les permitió tenerlo todo en un mismo lugar.
Genial, ¿y cómo se automatiza una política de viajes?
No es tan complicado como parece, de verdad. Y no necesitas conocimientos avanzados de automatización. Basta con elegir una herramienta de reservas centralizada que permita aplicar la política de viajes. Eso sí, introducir cambios en procesos ya establecidos nunca es sencillo. Por eso, este es el paso a paso que recomendamos para aprovechar todos los beneficios.
1. Define las directrices de tu política de viajes
Antes de configurar ninguna herramienta, asegúrate de que el CFO, los gestores de viajes y el resto de personas implicadas están alineadas con la política. Por lo general, las políticas de viaje automatizadas incluyen:
Dónde se deben reservar los viajes (normalmente, una plataforma corporativa)
Qué tipo de vuelos están permitidos
Cuánto se puede gastar en un vuelo para una ruta concreta
Cuál es el presupuesto máximo de hotel por ciudad
Qué categorías de coche de alquiler están permitidas
Cómo es el proceso de gastos
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2. Elige una herramienta que los viajeros quieran usar
Este paso es clave. ¿Recuerdas el porcentaje del inicio? Si a los viajeros no les gusta usar la herramienta aprobada, la política automatizada no servirá de nada. Si no perciben que la herramienta reduce de verdad su trabajo oculto, dejarán de usarla y todo será en vano.
Estos criterios no son exhaustivos, y cada equipo (viajes, finanzas, operaciones) puede priorizar aspectos distintos, pero esto es lo que debería ofrecer una herramienta de viajes si quieres automatizar tu política:
Muy buenas valoraciones por parte de los viajeros, no solo de los gestores de viajes o del equipo financiero.
La mayor variedad posible de opciones de viaje, incluyendo inventario online y proveedores de bajo coste que suelen usar los empleados para ahorrar.
Soporte de viajes de alta calidad, disponible 24/7, al que el viajero no quiera renunciar.
Una interfaz fácil de usar y una app móvil que permitan reservar y gestionar los viajes sin complicaciones, sin tecnología obsoleta.
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Stefan Thurnheer, director de compras en TX Group, nos contó que cambiar a una herramienta que de verdad gustara a los viajeros fue beneficioso para todos. Antes trabajaban con una agencia de viajes, pero la adopción era baja. Los empleados preferían hacerlo todo por su cuenta.
Se pasaron a Perk por su plataforma intuitiva y facilidad de uso. ¿El resultado? Los viajeros valoran la autonomía y la flexibilidad a la hora de reservar, pero gestores y finanzas destacan otra cosa:
3. Configura directrices para vuelos, hoteles y transporte
Una vez hayas elegido la herramienta adecuada y tengas las políticas definidas, es hora de configurarlas en la plataforma. Usa esta lista para que no se te olvide nada:
Vuelos:
Límites de gasto generales.
Límites específicos por ruta.
Clases de cabina permitidas (económica, business, primera clase, etc.) y en qué casos se permiten.
Requisitos de reserva anticipada (p. ej., al menos 15 días antes del vuelo).
Hoteles:
Límites de gasto generales.
Límites de gasto específicos por destino (consulta las tarifas diarias por ciudad o país).
Categorías permitidas (p. ej., ¿se pueden reservar hoteles de cinco estrellas?).
Requisitos de reserva anticipada.
Trenes y coches:
Límites de gasto generales.
Recomendaciones sobre tarifas diarias.
Límite de gastos por ruta (si es viable para viajar en tren).
Fechas de reserva anticipada.
Con estas normas, los empleados verán automáticamente solo las opciones de viaje disponibles que cumplen la política.
4. Define grupos de viajeros y presupuestos dinámicos si es necesario
La automatización y el nivel de restricción de tu política de viajes puede variar para distintos grupos de viajeros.
Por ejemplo, es posible que tus equipos de ventas e ingeniería necesiten límites de gasto más altos porque suelen reservar viajes de última hora. En cambio, los ejecutivos de alto nivel y sus asistentes personales probablemente requieran total libertad para reservar cuando lo necesiten. Sin olvidar los ejecutivos de cuentas a cargo de clientes importantes, que también necesitarán mayor flexibilidad.
Con políticas y procesos de aprobación específicos para equipos y viajeros particulares, la automatización será más realista.
Ryan Sumblin, director financiero de GMG EnviroSafe, recomienda también establecer presupuestos dinámicos. Así, los empleados gastan un porcentaje determinado por encima de la opción más barata disponible, por lo que siempre harán reservas a precios ajustados al mercado sin tener que definir límites específicos para cada ciudad.
Antes, la política de viajes de GMG EnviroSafe tenía límites fijos de 600 $ para vuelos y 250 $ por noche para alojamiento. Pero claro, como los empleados viajan por todo el país y los precios varían según la temporada, el destino y el proveedor, necesitaban más flexibilidad para minimizar el gasto siempre que fuera posible.
El resultado es que ahora viajan de forma más inteligente. Cuando tienes acceso a buenas ofertas, basta con añadir la automatización de presupuestos dinámicos para reducir el gasto sin restricciones innecesarias.
5. Configura el proceso de aprobación
El siguiente paso es definir un proceso de aprobación por equipo o departamento. Lo primero es asignar quién será el responsable de aprobar los viajes en cada grupo, ya sea el gestor de viajes de la empresa, el director del departamento o un miembro del equipo financiero.
Así, cuando estos grupos hagan una reserva que requiera aprobación, se enviará una solicitud automáticamente a la persona responsable.
Lo mejor es que, con una política bien definida, las reservas que necesitan aprobación se reducen al mínimo. Pero si fuera necesaria, las notificaciones automáticas lo hacen todo mucho más rápido.
De hecho, son muchos los gestores de viajes y equipos financieros que están encantados con esta automatización:
6. Integra tu plataforma de viajes con otras herramientas
Con la política y las aprobaciones ya configuradas, el siguiente objetivo es sencillo: conseguir que los datos de viajes y gastos fluyan hacia los sistemas que ya utiliza tu empresa, sin el trabajo oculto de copiar información, cuadrar datos o perseguir detalles que faltan.
Una plataforma unificada de viajes y gastos como Perk captura los datos una sola vez y los mantiene coherentes de principio a fin, reduciendo el tiempo que pasas cada mes buscando recibos.
A partir de ahí, las integraciones conectan viajes y gastos con el resto de tu stack para reducir el trabajo manual, por ejemplo:
Sistemas de RR. HH. como Workday y BambooHR
Sistemas ERP como SAP y Oracle
Herramientas de productividad como Monday y ClickUp
Andrea, de Beekeeper, lo recomienda sin dudarlo. Con tantas herramientas que maneja el equipo, pasar datos de una a otra suponía una gran pérdida de tiempo.
7. Implementa tu política de viajes automatizada
Por último, llega el momento de poner en marcha tu política de viajes. Sabemos que los cambios pueden ser complicados, por muy beneficiosos que sean para el equipo.
Con Perk es muy sencillo implementar la política, aunque recomendamos empezar probándola en un solo departamento. Si tienes un equipo que viaja a menudo, puedes empezar por ahí.
Prueba la nueva política durante un mes o dos y recopila feedback. Cuando todo vaya sobre ruedas, deja que la use el resto del equipo. Si tu empresa es grande, puedes hacerlo por departamentos para brindar soporte más personalizado en cada fase.
Será mucho más fácil que adopten el nuevo sistema si compartes material que les indique cómo usarlo, además de explicarles los motivos del cambio y las ventajas que supondrá.
Habrá un periodo de adaptación, pero no tardarás en ver los beneficios. Tereza, Workplace Manager en Creative Dock, nos contó que, gracias la automatización de la política de viajes, recuperaron un 70% del tiempo dedicado a tareas administrativas:
Paciencia, que ya verás cómo merece la pena.
8. Revisa tus datos y ajusta la política de viajes cada cierto tiempo
Cuando concentras el gasto y las reservas de viajes de empresa en una sola herramienta, puedes recopilar datos en tiempo real que te permiten afinar aún más la política.
Una vez la política esté en marcha, revisa los datos de viaje de la empresa de forma trimestral o anual para ajustar las directrices basándote en datos reales. Así conviertes la información de viajes y gastos en acción: endureciendo lo que haga falta, dando flexibilidad donde sea necesario y detectando eficiencias de coste que de otro modo pasarían desapercibidas.
Cuando hablamos con Andrea, nos comentó que automatizar la política marcó una gran diferencia a la hora de gestionar gastos, informes y hacer mejoras de cara al futuro:
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¿Y ahora cuál es el próximo paso?
La automatización de la política de viajes beneficia a todo el equipo: a ti, a los viajeros, al equipo financiero y a la empresa en general.
Además, ofrece un retorno de la inversión tangible.
Como el equipo de Andrea, puedes pasar de dedicar entre un 30 % y un 40 % de tu tiempo a gestionar reservas a invertir apenas una hora y media a la semana.
O, como Vicki en Fieldin, reducir el proceso de aprobaciones a unos pocos minutos en lugar de horas, además de tener casi un 100 % de cumplimiento.
Automatizar la política de viajes no solo mejora el cumplimiento. Reduce el trabajo oculto que se acumula en reservas, aprobaciones y seguimientos. Y cuando ese trabajo pasa a un segundo plano, puedes avanzar más rápido, con menos interrupciones, menos excepciones que resolver y más tiempo para mejorar la experiencia de los viajeros y el programa.
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