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Cómo Perk ofreció a Beekeeper una solución moderna para la gestión de viajes
Beekeeper buscaba actualizar su proceso de reservas de viajes
Beekeeper es una plataforma de software que ayuda a las empresas a conectar a sus trabajadores de primera línea a través de soluciones digitales. Su misión es ayudar a las personas a trabajar mejor juntas, especialmente a aquellos trabajadores conocidos como deskless workers, es decir, aquellos que no tienen un lugar fijo y son esenciales para la operación, los cuales representan el 80 % de la fuerza laboral mundial.
Andrea Herrera es la Global Workplace Operations Manager en Beekeeper. Junto a su equipo, supervisa todos las operaciones de las oficinas y la experiencia de los empleados de Beekeeper, incluidas las oficinas físicas y remotas en Alemania, Polonia, Suiza y EE. UU.
Con tantos empleados en diferentes lugares, los equipos de Beekeeper a menudo deben coordinarse entre países y planificar eventos en diversas ubicaciones, lo que conlleva muchos viajes de negocios.
Cuando Andrea comenzó en Beekeeper, la empresa acababa de implementar una nueva herramienta de software: Perk. El objetivo era optimizar y modernizar el proceso de reservas de viajes de la empresa. Anteriormente, las reservas de viaje se hacían de forma manual, lo cual no era lo más eficiente.
Perk ayudó a Beekeeper a automatizar tareas y ofrecer las integraciones clave que necesitaban
Al buscar una herramienta de gestión de viajes, Beekeeper buscaba específicamente una integración con BambooHR. Sabían que esto era imprescindible, ya que reduciría mucho trabajo manual. También optaron por una integración con Yokoy, una herramienta de gestión de gastos.
El resultado: una gran mejora en eficiencia, pasando de más de un tercio del tiempo del gestor de oficina dedicado a las reservas de viajes, a solo 1,5 horas a la semana
Actualmente, Beekeeper dedica mucho menos tiempo a la gestión de viajes que antes. Andrea estima que el gestor de oficina en Zúrich solía dedicar hasta un 30-40 % de su tiempo a reservas de viajes, lo cual era excesivo. Con Perk, esto se ha reducido a alrededor de 1,5 horas a la semana.
Han conseguido optimizar con éxito un proceso que ahora ofrece un sólido retorno de la inversión. Andrea comenta que sin esta plataforma, Beekeeper necesitaría a un empleado adicional a tiempo completo solo para gestionar los viajes de negocios.
Perk también ahorra mucho tiempo al equipo de finanzas de Beekeeper, ya que los procesos de facturación están automatizados y no se realizan manualmente. Además, los viajeros tienen toda la información al alcance en el propio software, sin necesidad de cargar documentos adicionales.
Un proceso de reservas autónomo para los viajeros
Beekeeper permite a sus empleados reservar transporte y hoteles libremente, siempre que las opciones estén dentro de la política. Si están fuera de la política, el responsable del viajero recibe una notificación para aprobarlo.
Andrea encuentra este proceso sencillo y aprecia su flexibilidad. A los viajeros también les gusta tener la libertad de poder escoger qué reservan.
Una relación cercana y de apoyo con el equipo de gestión de cuentas
Desde que Beekeeper usa Perk, el equipo ha desarrollado una relación cercana con sus gestores de cuentas. Andrea se reúne quincenalmente con su gestor, Tanguy, para abordar preguntas y resolver cualquier problema.
En ocasiones, los gestores de cuentas de Perk han hecho un esfuerzo extra para asegurarse de que los viajeros de Beekeeper tengan una gran experiencia. Por ejemplo, hubo un caso donde surgió una confusión en relación a un vuelo reservado para la hora equivocada, y Perk resolvió el problema y cubrió los gastos. Andrea también menciona que Tanguy se asegura de informarla a tiempo sobre actualizaciones, así como cambios en la herramienta de reportes.
Informes valiosos para la toma de decisiones
El equipo de Beekeeper valora muchas de las funciones que Perk proporciona. Por ejemplo, la herramienta de reportes es esencial para sus previsiones, utilizando los datos de Perk para tomar decisiones informadas sobre viajes y eventos.
A Andrea le gusta que puede obtener las cifras que necesita diariamente, sin tener que exportar una hoja de cálculo cada vez.
En general, Beekeeper espera continuae teniendo una relación estrecha con el equipo de Perk para aprovechar al máximo el software.
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