À la recherche d'une meilleure source de vérité pour la gestion des dépenses

Pourquoi la gestion des dépenses à l’ère de l’IA exige de nouvelles fondations

La plupart des DAF savent que la fraude aux notes de frais existe. Ce qui est plus difficile à accepter, c’est que leurs contrôles actuels ne suffisent peut-être pas à l’empêcher.

Notre dernière étude montre qu'un employé sur cinq (20 %) falsifie régulièrement ses notes de frais. C'est le signe que, pour beaucoup d'entreprises, l'approche actuelle offre une illusion de contrôle, et non une sécurité réelle.

La falsification des notes de frais prend plusieurs formes

La situation est familière : un reçu professionnel disparaît et le stress monte. Plus de la moitié des employés (56 %) reconnaissent avoir déjà déclaré des dépenses de manière inexacte au moins une fois, et 7 sur 10 (72 %) connaissent un ou une collègue qui l’a déjà fait.

Mais nos données montrent aussi qu’un employé sur cinq (20 %) déclare régulièrement des dépenses de manière inexacte. La pratique la plus courante consiste à soumettre des reçus générés par IA : 8 % de l’ensemble des employés le font régulièrement, et 40 % ont déjà envoyé ce type de reçu au moins une fois.

Près d'un tiers des salariés (31 %) soumettent encore leurs frais par e-mail ou via un tableur, contre 68 % qui utilisent un outil dédié (application de gestion des frais ou ERP). Les processus manuels n'offrent aucun contrôle financier réel : il s'agit uniquement de traitement a posteriori.

Sans surprise, les déclarations inexactes régulières sont plus fréquentes dans ces organisations. Les employés qui utilisent des processus manuels sont plus susceptibles de déclarer régulièrement leurs dépenses de manière inexacte (24 %) que ceux qui utilisent un outil dédié. Mais même dans les entreprises équipées d’outils de gestion des dépenses plus structurés, les demandes manipulées passent encore entre les mailles du filet : près d’un employé sur cinq (18 %) en soumet régulièrement.

L’illusion du contrôle

Une partie de ces manipulations repose sur une idée simple : les contrôles anti-fraude actuels ne sont pas assez réguliers ni assez solides pour les détecter, surtout quand les montants sont faibles. Plus d’un quart des employés qui déclarent régulièrement leurs dépenses de manière inexacte (28 %) justifient leur geste par le faible montant concerné, et un sur cinq (23 %) ne s’attendait pas à ce que sa demande soit examinée de près.

Nos données suggèrent qu’il peut exister un écart de sophistication entre deux types d’outils d’IA : ceux qui permettent de générer ou de modifier des reçus, et ceux qui sont censés les détecter. Cet écart ouvre la voie aux failles de détection. Un quart des employés qui déclarent régulièrement leurs dépenses de manière inexacte (25 %) savent déjà que leur entreprise utilise l’IA pour repérer les demandes frauduleuses. Cela ne les empêche pas de continuer.

La friction liée aux politiques et aux processus joue aussi un rôle. Les raisons les plus citées sont la pression de devoir avancer des frais professionnels de sa poche (31 %) et les remboursements trop lents (28 %). Autrement dit, certains employés utilisent des outils d’IA ou des logiciels de retouche pour faire passer un reçu plus facilement dans le système ou accélérer le processus. Le manque de clarté sur ce qui est réellement autorisé par la politique de dépenses aggrave encore le problème (26 %).

Ces dépenses déclarées de manière inexacte ont un coût. Les employés qui le font régulièrement estiment leur valeur totale à environ 250 € en France.

Ces coûts directs ne sont que la partie visible du problème. Il faut aussi prendre en compte les pertes de temps et de productivité. Une précédente étude commandée par Perk sur le travail de l’ombre a mis en évidence une friction importante dans le processus de déclaration des notes de frais, avec une perte de productivité considérable : les employés consacrent près de 48 heures par an aux tâches liées à la gestion de leurs dépenses.

Le constat est clair : beaucoup d’entreprises n’ont qu’une illusion de contrôle sur leur gestion des dépenses. Les systèmes manuels offrent très peu de contrôle réel, mais même les outils plus formalisés laissent passer des demandes manipulées. Les failles de détection font partie du problème, mais la friction du système contribue elle aussi aux déclarations inexactes. Ces deux facteurs ont un coût pour les organisations. Et à mesure que les outils d’IA gagnent en sophistication et se généralisent, le problème ne fera que s’amplifier. Pour les DAF, la solution ne consiste pas à réparer le système existant à la marge, mais à en repenser les fondations.

Le reçu n’est plus une source de vérité fiable

La gestion traditionnelle des dépenses repose sur une prémisse simple : l’employé soumet un reçu, puis ce reçu est vérifié. Le reçu constitue la seule preuve, et tout le processus part de là.

Le problème, c'est que le reçu est devenu l'élément le plus facile à manipuler. Outils de retouche, génération d’images par IA, modèles de reçus prêts à l’emploi : n’importe qui peut désormais produire un document convaincant en quelques minutes. Quand le reçu est la seule preuve, et que cette preuve peut être modifiée ou inventée de toutes pièces, le système de contrôle repose sur des bases fragiles.

Trois priorités pour les équipes financières

Pour les DAF qui veulent passer de l’illusion du contrôle à un contrôle réel, trois priorités stratégiques s’imposent.

1. Renforcer le contrôle stratégique : créer une base fiable pour la gestion des dépenses

Les données de transaction par carte d’entreprise, reçues directement de l’émetteur de la carte, offrent ce qu’un reçu ne pourra jamais fournir : un enregistrement indépendant et inaltérable de la transaction, qui existe avant même la soumission de la dépense. Elles ne dépendent pas de l’employé pour créer ou envoyer la preuve. Cette preuve existe déjà.

Lorsque la donnée bancaire devient le point d'ancrage, le reçu passe du statut de source de vérité à celui de simple étape de vérification secondaire. Il doit correspondre à un enregistrement existant, et non le créer. Cela change fondamentalement la donne pour ceux qui ont l'intention de frauder.

Pourtant, l’infrastructure de cartes reste largement sous-utilisée. Dans notre enquête, 66 % des employés n’ont pas accès à une carte d’entreprise ou travaillent dans une organisation où l’accès aux cartes dépend du niveau hiérarchique ou de la fonction. Sans cette couche de données indépendante, les dépenses soumises sont vérifiées dans le vide.

Les plateformes tout-en-un qui connectent réservations, paiements par carte d’entreprise et traitement des dépenses dans un seul système créent un avantage structurel. Quand les voyages professionnels sont réservés et payés par carte d’entreprise dans le même système, la transaction est automatiquement capturée. Le système n’évalue pas un reçu de manière isolée : il le rapproche d’un enregistrement de transaction qui existe déjà. Le reçu devient simplement une confirmation.

2. Obtenir des données plus fidèles à la réalité : réduire la friction pour faciliter la déclaration des dépenses légitimes

Autre enseignement de l’étude : 42 % des employés ne déclarent pas toutes leurs dépenses légitimes, principalement parce que le montant était trop faible pour justifier l’effort. Autrement dit, certains employés déclarent des dépenses de manière inexacte, tandis que d’autres absorbent eux-mêmes des coûts auxquels ils auraient pourtant droit.

Le chemin le plus simple doit être le meilleur. De nombreux systèmes obsolètes exigent des employés qu'ils saisissent une multitude de détails pour chaque ligne de frais, ce qui est particulièrement contraignant pour les petites dépenses. Les outils modernes offrent une capture automatique des données par IA, un téléchargement simple du reçu et un processus de confirmation rapide, réduisant le temps passé par dépense à quelques secondes. Lorsqu'il est intégré aux cartes, le frais est automatiquement rapproché, minimisant ainsi le temps requis par l'équipe finance.

C’est essentiel pour prévenir la fraude, car une justification fréquente des petites manipulations consiste à « compenser » des frais que les employés n’ont pas eu envie de déclarer correctement. Réduisez la friction, et vous réduisez aussi les raisons invoquées pour déclarer des dépenses de manière inexacte ou ne pas les déclarer du tout. Vous obtenez en plus une vision beaucoup plus fidèle du total réel des dépenses.

3. Préparer le contrôle pour l’avenir : privilégier les garde-fous proactifs plutôt que les vérifications après coup

La détection rétrospective des anomalies repère les incohérences une fois la dépense effectuée. De nombreuses solutions ERP ont ajouté ce type de fonctionnalité, et c’est utile, surtout lorsqu’elles s’appuient sur une vérification par IA et pas seulement sur la reconnaissance optique de caractères. Mais ces outils restent réactifs : la dépense a déjà eu lieu et il faut bien la traiter d’une manière ou d’une autre.

Les équipes financières disposent de plusieurs leviers pour contrôler les dépenses de manière proactive. Intégrer les politiques de voyages professionnels directement dans les systèmes de réservation permet d’orienter les choix et de limiter les dépenses hors politique avant qu’elles ne soient engagées. Les outils basés sur l’IA peuvent aussi aider les employés à voir ce qu’ils peuvent réserver dans le cadre des politiques autorisées.

De la même manière, les contrôles appliqués aux cartes d’entreprise, comme les plafonds de dépense, peuvent être configurés au niveau de chaque carte afin de limiter les montants dépensés par chaque utilisateur ou utilisatrice et d’empêcher les transactions au-delà d’un certain seuil. Les contrôles par catégorie de commerçant (MCC) permettent aussi aux équipes financières de restreindre l’usage des cartes auprès de certains types d’activités ou de catégories avant même qu’une transaction ne soit effectuée, par exemple en bloquant les retraits d’espèces aux distributeurs.

Les lodge cards, des cartes dédiées aux dépenses d’hôtel et d’hébergement, préchargées dans la plateforme de réservation, sont un autre moyen efficace de limiter les risques. Les réservations à forte valeur étant centralisées sur ces cartes logées, des plafonds plus bas peuvent être appliqués aux cartes individuelles des collaborateurs.

Ces leviers de contrôle proactifs libèrent les équipes financières des vérifications réactives et leur redonnent du temps pour des tâches plus stratégiques. Les cartes d’entreprise offrent donc des leviers de contrôle qu’une détection après coup ne peut tout simplement pas reproduire.

Ce que cela change pour l’agenda du DAF

Le changement à opérer pour les équipes financières consiste à bâtir de meilleures fondations pour la gestion des dépenses.

L’infrastructure de cartes crée un enregistrement indépendant et inaltérable des dépenses. Le rapprochement automatique élimine la charge manuelle liée à la réconciliation : courir après les reçus, ressaisir les données, rapprocher des demandes qui auraient dû correspondre automatiquement. Les contrôles de dépenses appliqués aux cartes guident les comportements avant même que l’argent ne soit dépensé. Enfin, une expérience utilisateur sans friction est le seul moyen de s'assurer que le système est utilisé par tous, et pas seulement par ceux qui sont motivés à surmonter la lourdeur du processus.

Les équipes financières ont le savoir-faire pour concevoir des contrôles. Le défi consiste aujourd'hui à s'assurer que ces contrôles reposent sur les bonnes fondations. Dans un monde où un reçu convaincant se génère en quelques secondes, le reçu ne peut plus être cette fondation.

Les entreprises qui réussiront cette transition ne se contenteront pas de réduire la fraude. Elles libéreront aussi leurs équipes financières des contrôles réactifs et leur redonneront du temps pour se concentrer sur le travail qui fait vraiment avancer l’entreprise.

Préparer le contrôle financier pour l’avenir commence par une nouvelle question : non plus « comment vérifier ce reçu ? », mais « pourquoi dépendons-nous encore du reçu ? ».

S’associer à Perk pour préparer les contrôles financiers de demain

Découvrez comment les cartes d'entreprise intelligentes de Perk ont permis à une entreprise de l'hôtellerie en Australie d'économiser 750 heures de travail

Pour une entreprise hôtelière autrichienne cotée en bourse, qui compte plus de 11 400 employés sur 32 sites dans 12 pays, la précision opérationnelle est indispensable. Pourtant, elle était difficile à atteindre lorsque la gestion des dépenses reposait encore sur un ensemble fragmenté de processus manuels et numériques. Des documents se perdaient entre les services, les données étaient dupliquées à cause de la saisie manuelle, et les workflows d’approbation variaient d’une entité à l’autre. Résultat : l’équipe finance manquait d’une visibilité financière complète et ne pouvait pas agir avec rapidité ni confiance.

Quand l’entreprise a déployé la double solution de Perk, associant sa plateforme de gestion des dépenses à ses cartes d’entreprise intelligentes, la solution de cartes intégrée est devenue le lien essentiel. Les données de transaction circulent automatiquement vers l’outil de gestion des dépenses, supprimant entièrement la saisie manuelle. Chaque dépense est désormais automatiquement rapprochée, vérifiée au regard des politiques et catégorisée selon les workflows d’approbation standardisés définis par l’équipe finance. Le DAF a constaté que ce transfert fluide des données avait nettement amélioré l’efficacité tout en réduisant l’effort manuel pour 152 utilisateurs et cinq entités.

En un an, les résultats étaient clairs. Avec 75 % de l’ensemble des dépenses payées via les cartes d’entreprise Perk, l’entreprise a économisé 750 heures de travail auparavant perdues dans des processus manuels. Elle a également réduit de 57 % ses coûts de traitement des dépenses et obtenu un retour sur investissement de 5,5. Libérée de cette charge administrative, l’équipe finance peut désormais se concentrer sur l’analyse stratégique et les opportunités d’économies rendues possibles par des données de meilleure qualité.

À propos de l’étude

Perk a mandaté Censuswide pour mener une enquête en ligne auprès de 8 000 professionnels employés, qui voyagent pour le travail au moins deux fois par an, soumettent des dépenses liées à leurs voyages professionnels et travaillent dans des entreprises de 250 employés ou plus, dans cinq marchés : Royaume-Uni (n=2 000), États-Unis (n=2 000), Espagne (n=1 000), Allemagne (n=2 000) et France (n=1 000). Le terrain a été réalisé entre le 15 et le 28 avril 2026.

L’enquête portait sur la fréquence des voyages professionnels au cours de l’année et sur les déclarations de dépenses, notamment la valeur des dépenses déclarées de manière inexacte, le cas échéant. La valeur de ces dépenses correspond à une moyenne des estimations fournies par les répondants sous forme de tranches de valeur, puis arrondie à la dizaine la plus proche. Pour chaque tranche, le point médian a été utilisé comme valeur estimée.

Le temps consacré aux dépenses s’appuie sur une étude Forrester Consulting commandée par Perk. Cette étude a montré que les employés qui soumettent des dépenses aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Allemagne, en France, en Espagne et aux Pays-Bas effectuent en moyenne 26 déclarations de dépenses par an. Chaque déclaration prend 110 minutes, soit près de 48 heures par an consacrées aux dépenses par employé.