Bolt

Comment Bolt a mis à l'échelle ses voyages pro avec Perk

Présent dans plus de 600 villes et 50 pays, Bolt s’est donné pour mission de réduire le besoin de voitures particulières dans le monde entier. De Cape Town à Copenhague, Bolt propose une meilleure alternative à chaque utilisation d’une voiture privée : VTC, location de voitures, trottinettes et vélos électriques en libre-service, livraison de repas et de courses.

Fondée en 2013, l’équipe de Bolt a connu une expansion rapide. Basée en Estonie, l’entreprise s’est développée pour compter 51 bureaux à travers le monde, avec des hubs majeurs en Allemagne, en Roumanie et en Pologne. À mesure que Bolt entrait sur de nouveaux marchés, les déplacements professionnels sont devenus essentiels à ses opérations.

Les employés de Bolt voyagent pour des réunions inter-bureaux, des sommets régionaux et des événements annuels d’entreprise afin de maintenir les liens et de favoriser la collaboration. En 2018, Bolt connaissait une période passionnante d’hypercroissance. L’expansion rapide de l’équipe a mis en lumière les limites des processus manuels inefficaces et la nécessité d’une solution plus fluide pour organiser les voyages professionnels.

Une efficacité extrême pour accompagner l’hypercroissance

Gérer un nombre croissant de voyageurs représentait de nombreux défis, allant de la coordination des itinéraires à l’optimisation des budgets. Cette période intense de croissance et de déplacements exigeait une efficacité maximale. L’équipe dirigeante de Bolt a cherché une solution pour simplifier les flux de travail, et Perk s’est imposé comme le choix idéal pour optimiser leur gestion des voyages d’affaires.

Perk a simplifié la réservation en permettant aux voyageurs d’organiser leurs itinéraires en quelques clics. Plus besoin de jongler entre plusieurs sites : les employés de Bolt disposent d’une plateforme conviviale avec une offre complète d’hébergements, de vols et de transports terrestres.

Avec Perk, les responsables voyages peuvent facilement intégrer les politiques de voyage directement au sein du processus de réservation. En quelques minutes, il est possible de configurer des paramètres pour que seules les options respectant les règles établies soient proposées. Ces voyages sont alors automatiquement approuvés, ce qui évite une surcharge de demandes pour les responsables et permet aux collaborateurs de réserver au meilleur prix. Tout itinéraire non conforme est signalé pour approbation et transmis à l'interlocuteur adéquat.

D’un travail manuel chronophage à des intégrations fluides

Aujourd’hui, Bolt emploie plus de 4 000 personnes sur cinq continents. En sept ans, les équipes ont effectué 27 000 voyages d’affaires, soit environ 7 000 par an. En 2024, Bolt a réservé quelque 11 000 prestations pour plus de 2 000 collaborateurs.

Mais les bénéfices de Perk vont bien au-delà de la réservation. La plateforme s’intègre facilement à d’autres outils pour optimiser l’ensemble des flux de travail liés aux déplacements. Par exemple, Bolt utilise Workday, une plateforme RH basée sur l’IA. Initialement, les équipes techniques de Bolt ont connecté Workday à Perk via une API. Cela a permis de centraliser automatiquement les données des employés. Perk a ensuite développé une intégration complète avec Workday, simplifiant encore davantage les opérations RH de Bolt.

Automatiser les tâches répétitives permet d’éviter les erreurs de saisie et de libérer un temps précieux pour les administrateurs. Les équipes de Bolt n’ont plus besoin de faire des croisements manuels entre systèmes, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Des rapports détaillés pour optimiser la conformité

Kerttu apprécie tout particulièrement les rapports de Perk, qui offrent une visibilité précieuse sur les données de voyage des employés de Bolt. Grâce aux filtres, il est facile d’ajuster les rapports pour suivre les dépenses par département, destination ou collaborateur.

Une meilleure visibilité permet à Bolt de mieux comprendre les habitudes et préférences des voyageurs, et d’ajuster ses politiques de voyage en conséquence. L’accès aux données en temps réel aide Laura et Kerttu à améliorer l’expérience collaborateur et le respect des règles internes.

Perk, grâce à ses validations automatiques et ses politiques intégrées, a permis à Bolt de réduire de 10 % ses dépenses voyages. De plus, l'identification de nouvelles opportunités d'économies est grandement facilitée par les rapports complets et le support client de Perk.

Un accompagnement personnalisé pour les déplacements de Bolt

Depuis le début du partenariat entre Bolt et Perk, des account managers dédiés accompagnent l’équipe. Ils assurent la formation, intègrent les retours des utilisateurs pour améliorer la plateforme et ajoutent régulièrement de nouvelles fonctionnalités. Perk fournit aussi un service client continu. Les voyageurs bénéficient d’un support 24 h/24, 7 j/7, toute l’année, par email, téléphone ou chat.

En automatisant et en simplifiant ses processus avec Perk, Bolt a pu faire évoluer son programme de voyages sans stress. Alors que l’entreprise poursuit sa croissance, les solutions Perk permettent aux équipes de se concentrer sur des sujets plus stratégiques.

Ce que Perk a apporté à Bolt

• Rapports de voyage détaillés et en temps réel pour un suivi précis

• Intégrations efficaces pour optimiser le temps et les processus

• Interface utilisateur intuitive pour une navigation simplifiée

• Automatisation avancée soutenant une croissance stable et sereine

• Accompagnement personnalisé avec des account managers dédiés et support disponible 24/7