Comment Caudalie Italie a troqué le chaos des réservations manuelles contre l'efficacité automatisée de Perk.

Si vous gérez les voyages d'affaires, vous connaissez probablement ce sentiment : même si votre intitulé de poste est Office Manager ou Travel Manager, vous passez la plupart de vos journées à courir après les reçus, à résoudre des problèmes de voyage pour les employés à 20h, ou à gérer des factures dans trois systèmes différents.

Ce « travail derrière le travail », c'est ce que nous appelons le travail de l’ombre : ce flux incessant de tâches invisibles qui permet au business de tourner, mais qui vous éloigne de vos missions à réel impact.

Chez Caudalie Italie, le travail de l’ombre submergeait l'Office Manager et l'empêchait de faire le travail réel pour lequel elle avait été embauchée.

L’Office Manager pour chaque déplacement

Pour Iolanda Spica, Office Manager de Caudalie Italie, le travail de l’ombre lié aux voyages professionnels était étouffant. Elle passait des heures et des heures à réserver et à gérer les déplacements de plus de 70 agents de terrain visitant des pharmacies dans toute l'Italie, ainsi que ceux de l'équipe marketing et de la direction se rendant en France pour des réunions au siège.

Les employés l'appelaient, lui envoyaient des SMS ou des messages WhatsApp toute la journée:

« J'ai besoin d'un hôtel près de cette pharmacie. »

« Peux-tu réserver un train pour demain ? »

« Je vais à Paris, quelle est la meilleure option ? »

Pour Iolanda, chaque demande signifiait:

Interrompre sa tâche en cours.

Rechercher manuellement des options en ligne.

Comparer les prix.

Contacter directement les hôtels ou réserver sur des sites grand public.

Tout cela l'empêchait de se concentrer sur ses autres responsabilités d'Office Manager et de consacrer du temps à un travail plus stratégique.

« Je n'arrêtais pas de dire à mon manager : "Je ne suis pas une agence de voyages". Le volume de demandes de réservation était devenu impossible à gérer. »

Iolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

Avec une seule personne gérant chaque voyage et un nombre croissant d'agents rejoignant l'équipe, ils avaient besoin d'une solution évolutive capable de gérer les voyages en toute discrétion au lieu de consumer leur temps.

Des politiques sur papier, mais pas en pratique

La politique de voyage de Caudalie Italie était inscrite dans les contrats de travail : 100 € par nuit pour les hôtels, 30 € pour le dîner... Quiconque a déjà essayé d'imposer un plafond hôtelier fixe dans une grande ville reconnaîtra le problème.

Dans des villes comme Milan, Rome et Florence, ce n'était tout simplement pas réaliste. « Avec 120 €, il n'y a rien à Milan », explique Iolanda. En pratique, Iolanda vérifiait manuellement chaque voyage, prenait des décisions discrétionnaires et signalait les exceptions à son manager.

Résultat:

Les politiques existaient sur le papier, mais pas dans le processus de réservation quotidien.

Chaque fois qu'un voyage était hors politique, Iolanda devait chercher des alternatives et faire remonter la réservation, accumulant encore plus de travail de l’ombre sur son bureau.

Aucune visibilité sur les dépenses

Côté finances, les choses n'étaient pas plus simples. Iolanda utilisait une seule carte de crédit d'entreprise pour chaque transaction, des réservations d'hôtel aux fournitures de bureau. Sans segmentation claire, Iolanda passait en revue les relevés ligne par ligne chaque mois.

Surligner les lignes.

Copier dans des tableurs.

Essayer de séparer les voyages du reste pour avoir une idée approximative de ce qui était dépensé pour les déplacements professionnels.

Il n'y avait pas de budget voyage clair, seulement des dépenses fluctuantes qui grimpaient lors des mois de forte activité comme septembre, octobre et novembre. Il était évident pour Iolanda et son équipe que cette façon de gérer les voyages n'était pas viable.

Le tournant: « Quelque chose tombé du ciel » arrive dans la boîte de réception

Le changement a commencé par un simple e-mail. Iolanda a reçu un message de présentation de Perk. Le timing était parfait: « C'était le bon moment. Je me suis dit : pourquoi pas ? Il y avait un projet pilote de trois mois, et j'ai dit à mon patron : "On peut essayer, et dans trois mois, on verra". »

Cet essai a fait réaliser à Caudalie Italie qu'il existait une meilleure façon de gérer les voyages et les dépenses. Comme le dit Iolanda, utiliser Perk « est un rêve ».

Un déploiement fluide et accompagné

Les sessions de mise en œuvre et de formation pour les voyageurs de Caudalie Italie ont été menées en italien, ce qui a été crucial pour l'adoption. Le déploiement a duré environ deux mois, durant lesquels toute l'équipe a été soutenue par des spécialistes de l'onboarding.

Compte tenu des différents niveaux d'aisance technique au sein de l'équipe, Perk s'est assuré que les courbes d'apprentissage soient respectées afin que tout le monde, de la direction aux agents de terrain en passant par Iolanda elle-même , se sente en confiance avec l'outil. Une fois l'équipe opérationnelle, l'impact sur la charge de travail quotidienne de Iolanda a été immédiat.

Lorsqu'on lui demande combien de temps Perk lui fait gagner sur une échelle de 1 à 10, Iolanda n'hésite pas:

Cuando se le pregunta cuánto tiempo le ahorra Perk, en una escala del 1 al 10, Iolanda no duda:

« Si 1 est le minimum et 10 le maximum, je dirais huit. Ce n'est pas 10 car parfois les voyageurs sont occupés ou au volant et me demandent de réserver quelque chose pour eux. »

Iolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

La réduction du travail de l’ombre pour elle est nette:

Moins d'appels et de messages WhatsApp.

Les recherches d'hôtels manuelles par Iolanda sont désormais l'exception, plus la règle.

Plus besoin de jongler entre 15 et 20 sites différents pour réserver un voyage.

Et qu'en est-il de l'expérience des voyageurs ? Interrogée sur ce que les voyageurs pensent du fait de réserver leurs propres déplacements, elle ajoute :

« Les agents ont commencé à utiliser Perk dès le début. Pour eux, c'est fantastique, ils peuvent tout réserver et gérer depuis leur ordinateur ou leur smartphone. Ça change tout. »

Iolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

L'inventaire de Perk a également fait la différence pour les agents voyageant dans toute l'Italie:

« En Italie, il est parfois préférable de prendre le train plutôt que l'avion. Avec Perk, nous pouvons réserver les trains à grande vitesse Trenitalia et Italo. C'est nettement une amélioration. »

Iolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

Une politique de voyage flexible et des approbations automatisées

Caudalie Italie est passée d'une politique de voyage sur document papier à une configuration directement intégrée à la plateforme Perk, permettant à tous les voyageurs de voir ce qui est conforme au moment de la réservation.

Au lieu de fixer des plafonds irréalistes, ils ont configuré des plages flexibles, en ajoutant un plafond plus élevé (jusqu'à 300 €) dans les villes chères comme Milan ou Rome. Lorsqu'un voyage dépasse la plage habituelle, Perk l'envoie à Iolanda pour examen. Elle vérifie le contexte et ajoute une courte note pour son manager si nécessaire (ex : « C'est la haute saison à Rome, il n'y a rien de moins cher »).

Les contrôles dynamiques et l'inventaire de Perk ont déjà permis de réaliser des économies réelles sur 12 mois:

5 880 € d'économies sur les politiques hôtels, trains et location de voitures.

1 900 € d'économies sur les politiques de vols.

Clarté et contrôle sur les dépenses

La première année, Caudalie Italie payait les voyages par carte de crédit, mais l'équipe a vite compris qu'elle pouvait aller plus loin. Iolanda a poussé pour passer à la facturation par virement bancaire avec Perk.

Depuis, toutes les dépenses sont consolidées dans des factures mensuelles, ventilées par catégorie : hébergement, train et avion.

« Changer de méthode de paiement a été fantastique. Chaque mois, je peux voir toutes les factures et les rapports, avec les coûts divisés par hôtels, trains, vols. Maintenant, nous avons une idée du budget. »

Iolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

C'est un pas de géant par rapport au scan manuel des relevés de carte génériques. Iolanda a désormais plus de temps pour se concentrer sur les aspects centraux de son rôle. Grâce à des factures propres et des dépenses clairement catégorisées, Caudalie Italie a enfin pu transformer ces données en véritables insights.

Aujourd'hui, Caudalie Italie peut voir:

Combien ils dépensent en voyages.

Où va cet argent (par catégorie et par période).

Comment les pics d'activité influencent le budget.

« Nous n'avions pas de véritable budget pour les frais de voyage auparavant. Maintenant, grâce aux rapports, nous pouvons enfin voir où va notre budget voyage et planifier nos besoins futurs au fur et à mesure de notre croissance. »

Iolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

L'objectif pour l'année prochaine est clair : un budget voyage dédié et prévisible pour une équipe commerciale en pleine croissance, avec les données de Perk comme base solide.

Un support qui ressemble à une extension de l'équipe

Iolanda est en contact étroit avec son Account Manager Perk: « J'écris à notre Account Manager plus de deux ou trois fois par semaine et elle est toujours là pour nous aider. Le support et l'assistance sont excellents. »

Le service client est également intervenu dans des moments cruciaux. Savoir qu'il y a une équipe disponible 24h/24 et 7j/7 derrière chaque voyage apporte à Iolanda une réelle tranquillité d'esprit. Elle se souvient notamment d'une fois où elle a dû modifier un billet de train quelques minutes avant le départ via le chat. « J'ai juste écrit : "Désolée, le train part dans 20 minutes, je dois changer ça". Et ils s'en sont occupés. Vraiment génial. »

Ce qui a changé pour Caudalie Italie depuis l'adoption de Perk

Réduction du travail de l’ombre lié aux voyages pour l'Office Manager, qui évalue désormais le gain de temps à 8/10 :

80 employés peuvent désormais réserver leurs propres voyages sur une plateforme unique, au lieu de dépendre d'appels et de messages ponctuels.

Visibilité claire sur les dépenses de voyage par catégorie et par période, posant les bases d'un budget dédié et prévisible.

Mise en place d'un budget voyage dédié et prévisible pour une équipe de terrain en pleine croissance grâce aux rapports Perk.

Réalisation de 5 880 € d'économies liées aux politiques sur les hôtels, les trains et les voitures de location, ainsi que 1 900 € d'économies sur les vols en seulement 12 mois.

Amélioration de l'expérience voyageur avec un meilleur inventaire ferroviaire en Italie et un support humain rapide 24/7 en cas de changement de programme.