Caudalie

Hoe Caudalie Italië reischaos en 'shadow work' verminderde met Perk

Als je zakenreizen beheert, ken je dit gevoel waarschijnlijk wel: zelfs als je functietitel Office Manager of Travel Manager is, breng je het grootste deel van je dag door met het najagen van bonnetjes, het oplossen van reisproblemen voor werknemers om 20:00 uur ‘s avonds, of het beheren van facturen in drie verschillende systemen.

Dat 'werk achter het werk' is wat wij verborgen werk (ofwel shadow work): de eindeloze stroom onzichtbare taken die de boel draaiende houdt, maar je weghoudt van het echte werk met impact.

Bij Caudalie Italië werd de Office Manager bedolven onder dit verborgen werk, wat haar belemmerde in het uitvoeren van de baan waarvoor ze was aangenomen.

Eén Office Manager voor elke reis

Voor Iolanda Spica, Office Manager bij Caudalie Italië, was het shadow work rondom zakenreizen verstikkend. Ze besteedde uren aan het boeken en beheren van reizen voor meer dan 70 vertegenwoordigers die apotheken in heel Italië bezochten, evenals voor het marketingteam en de directie die naar het hoofdkantoor in Frankrijk reisden.

Werknemers belden, smsten of WhatsAppten haar de hele dag door:

• "Ik heb een hotel nodig in de buurt van deze apotheek."

• "Kun je een trein boeken voor morgen?"

• "Ik ga naar Parijs; wat is de beste optie?"

Voor Iolanda betekende elke aanvraag:

• Haar huidige werk onderbreken.

• Handmatig online zoeken naar opties.

• Prijzen vergelijken.

• Rechtstreeks contact opnemen met hotels of boeken via consumentenwebsites.

Dit alles belette haar om zich te concentreren op haar andere taken als Office Manager en tijd te besteden aan strategischer werk.

Met slechts één persoon die elke reis beheerde en een groeiend aantal vertegenwoordigers in het team, was er behoefte aan een schaalbare oplossing die reizen geruisloos op de achtergrond liet verlopen in plaats van tijd op te slokken.

Beleid op papier, maar niet in de praktijk

Het reisbeleid van Caudalie Italië stond vast in de arbeidsovereenkomsten: €100 per nacht voor hotels, €30 voor het diner... Iedereen die ooit heeft geprobeerd een vast hotelbudget te handhaven in een grote stad, herkent dit probleem.

In steden als Milaan, Rome en Florence was dit simpelweg niet realistisch. "Voor €120 heb je niets in Milaan," zegt Iolanda. In de praktijk controleerde Iolanda elke reis handmatig, nam ze ad-hoc beslissingen en legde ze uitzonderingen voor aan haar manager.

Het resultaat:

• Het beleid bestond op papier, maar niet in het dagelijkse boekingsproces.

• Elke keer dat een reis buiten het beleid viel, moest Iolanda alternatieven zoeken en de boeking escaleren, wat voor nog meer shadow work op haar bureau zorgde.

Geen inzicht in de uitgaven

Ook aan de financiële kant was het niet eenvoudig. Iolanda gebruikte één zakelijke creditcard voor elke transactie, van hotelboekingen tot kantoorbenodigdheden. Zonder duidelijke uitsplitsing liep Iolanda elke maand de afschriften regel voor regel na.

• Regels markeren.

• Gegevens kopiëren naar spreadsheets.

• Proberen reizen te scheiden van de rest om een ruw idee te krijgen van de uitgaven aan zakenreizen.

Er was geen duidelijk reisbudget, alleen fluctuerende uitgaven die piekten in drukke maanden zoals september, oktober en november. Het was duidelijk voor Iolanda en haar team dat deze manier van reizen beheren niet houdbaar was.

Het keerpunt: "Iets uit de hemel" in de inbox

De verandering begon met een simpele e-mail. Iolanda ontving een introductiebericht over Perk. De timing was perfect: "Het was het juiste moment. Ik dacht: waarom niet? Er was een pilot van drie maanden beschikbaar en ik zei tegen mijn baas: we kunnen het proberen, en over drie maanden zien we wel verder."

Deze test deed Caudalie Italië beseffen dat er een betere manier was om reizen en uitgaven te beheren. Zoals Iolanda het zegt: het gebruik van Perk "is een droom".

Een soepele en ondersteunde onboarding

De implementatie- en trainingssessies voor reizigers van Caudalie Italië werden in het Italiaans gegeven, wat cruciaal was voor de adoptie. De implementatie duurde ongeveer twee maanden, waarbij het hele team werd ondersteund door onboarding- en implementatiespecialisten.

Omdat de technische vaardigheden binnen het team varieerden, zorgde Perk ervoor dat de leercurves werden gerespecteerd, zodat iedereen — van de directie tot de vertegenwoordigers en Iolanda zelf — zich zeker voelde bij het gebruik van de tool. Toen het team eenmaal gewend was aan Perk, werd de impact op Iolanda's dagelijkse werkdruk direct duidelijk.

Iolanda wint tijd, reizigers winnen vrijheid

Op de vraag hoeveel tijd ze bespaart met Perk op een schaal van 1 tot 10, aarzelde Iolanda niet:

De vermindering van verborgen werk is voor haar overduidelijk:

• Minder telefoontjes en WhatsApp-berichten.

• Handmatige zoektochten naar hotels door Iolanda zijn nu de uitzondering, niet meer de norm.

• Geen gedoe meer met 15-20 verschillende websites om een reis te boeken.

En hoe zit het met de ervaring van de reizigers? Gevraagd naar wat de reizigers ervan vinden om hun eigen reizen te boeken, voegde ze toe:

Ook het aanbod van Perk maakte een verschil voor de vertegenwoordigers die door heel Italië reizen:

Een flexibel reisbeleid en geautomatiseerde goedkeuringen

Caudalie Italië stapte over van een geprint reisbeleid naar een configuratie binnen het Perk-platform, zodat alle reizigers tijdens het boeken direct zien wat binnen het beleid valt.

In plaats van onrealistische limieten vast te leggen, stelden ze flexibele marges in en voegden ze een hoger budget (tot €300) toe voor dure steden zoals Milaan of Rome. Als een reis buiten de gebruikelijke marges valt, stuurt Perk deze naar Iolanda ter beoordeling. Zij controleert de context en voegt indien nodig een korte notitie toe voor haar manager (bijv. "Het is hoogseizoen in Rome; er is niets goedkopers").

De dynamische beleidscontroles en het aanbod van Perk hebben na 12 maanden al geleid tot echte besparingen:

• €5.880 aan besparingen op het beleid voor hotels, treinen en autohuur.

• €1.900 aan besparingen op het vluchtbeleid.

Duidelijkheid en controle over uitgaven

In het eerste jaar betaalde Caudalie Italië reizen via creditcard, maar het team merkte al snel dat ze meer konden bereiken. Iolanda drong aan op een overstap naar betaling via bankoverschrijving met Perk.

Sinds die tijd worden alle uitgaven geconsolideerd in maandelijkse facturen, uitgesplitst naar categorie: overnachtingen, treinen en vluchten.

Dit is een enorme stap vooruit vergeleken met het handmatig scannen van algemene creditcardafschriften. Iolanda heeft nu meer tijd om zich te concentreren op de kern van haar rol als Office Manager. Met overzichtelijke facturen en duidelijk gecategoriseerde uitgaven kon Caudalie Italië deze data eindelijk omzetten in echte inzichten.

Vandaag de dag kan Caudalie Italië zien:

• Hoeveel ze uitgeven aan reizen.

• Waar dat geld naartoe gaat (per categorie en periode).

• Hoe piekperiodes in reizen het budget beïnvloeden.

Het doel voor volgend jaar is helder: een toegewijd, voorspelbaar reisbudget voor een groeiend verkoopteam, met de data van Perk als basis.

Ondersteuning die voelt als een verlengstuk van het team

Iolanda staat in nauw contact met haar Perk Account Manager: "Ik schrijf onze Account Manager vaker dan twee of drie keer per week en ze staat altijd klaar om te helpen. De ondersteuning en hulp zijn geweldig."

Ook de klantenservice is ingesprongen op cruciale momenten. Te weten dat er achter elke reis een team staat dat 24/7 bereikbaar is, geeft Iolanda echte gemoedsrust. Ze herinnert zich nog goed dat ze een treinkaartje enkele minuten voor vertrek moest wijzigen via de chat: "Ik schreef gewoon: 'Sorry, de trein vertrekt over 20 minuten, ik moet dit wijzigen.' En zij hebben het geregeld. Echt klasse."

Wat is er veranderd voor Caudalie Italië sinds de adoptie van Perk

• Vermindering van reisgerelateerd shadow work voor de Office Manager, die de tijdsbesparing nu waardeert met een 8/10.

• 80 medewerkers kunnen nu hun eigen reizen boeken op één enkel platform, in plaats van afhankelijk te zijn van ad-hoc telefoontjes en berichten.

• Duidelijk inzicht in reisuitgaven per categorie en periode, wat de basis legt voor een toegewijd en voorspelbaar budget.

• Start van de opbouw van een toegewijd en voorspelbaar reisbudget voor een groeiend team in de buitendienst met behulp van Perk-rapportages.

• Realisatie van €5.880 aan beleidsbesparingen op hotels, treinen en huurauto's, plus €1.900 aan besparingen op vluchten in slechts 12 maanden.

• Verbeterde reizigerservaring met een beter aanbod van treinen in Italië en snelle, menselijke 24/7 ondersteuning wanneer plannen wijzigen.

Wat Perk heeft geleverd

• Dynamisch en geautomatiseerd reisbeleid

• Geconsolideerde reisboekingsprocessen

• Een self-booking platform voor medewerkers

• Geavanceerde reisrapportage