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Caudalie Italia pasó de las reservas caóticas y manuales a la automatización con Perk
Si eres la persona que gestiona los viajes de trabajo en la empresa, esto te sonará: aunque tu puesto sea office manager o travel manager, la mayor parte del día se va en buscar recibos, resolver incidencias a las ocho de la tarde o gestionar facturas repartidas entre varios sistemas.
Ese “trabajo detrás del trabajo” es lo que llamamos trabajo oculto: tareas invisibles que mantienen todo a flote, pero que te alejan del trabajo real, el que de verdad aporta valor.
En Caudalie Italia, ese trabajo oculto estaba desbordando a su Office Manager e impidiéndole centrarse en el puesto para el que había sido contratada.
Sobre Caudalie
Caudalie es una marca francesa de cosmética premium nacida en Burdeos, conocida por sus fórmulas a base de uva y vid y por su filosofía de “vinoterapia”. Sus productos se venden en farmacias y establecimientos seleccionados en Europa y Estados Unidos, con un fuerte foco en ingredientes naturales respaldados por la ciencia.Una sola persona organizando todos los viajes
Para Iolanda Spica, Office Manager de Caudalie Italia, el trabajo oculto que le generaban los viajes de empresa se había vuelto asfixiante. Pasaba horas y horas reservando y gestionando los desplazamientos de más de 70 comerciales que visitaban farmacias por toda Italia, además de los viajes del equipo de marketing y de la dirección a Francia para reunirse con la sede central.
Sus compañeros la llamaban, le escribían o le enviaban mensajes por WhatsApp durante todo el día:
«Necesito un hotel cerca de esta farmacia».
«¿Puedes reservarme un tren para mañana?».
«Voy a París; ¿qué hotel me recomiendas?».
Para Iolanda, cada petición significaba:
Parar lo que estaba haciendo
Buscar opciones manualmente en internet
Comparar precios
Contactar directamente con hoteles o reservar en webs de consumo
Todo esto le impedía avanzar en el resto de sus tareas como Office Manager y dedicar tiempo a trabajo más estratégico.
Con una sola persona gestionando todos los viajes y cada vez más personas incorporándose al equipo, necesitaban una solución escalable que hiciera que los viajes funcionaran en segundo plano, sin consumir todo su tiempo.
Políticas de viaje claras sobre el papel, pero difíciles de aplicar en el día a día
La política de viajes de Caudalie Italia estaba recogida en el contrato de trabajo: 100 € por noche de hotel, 30 € para la cena…
Cualquiera que haya intentado aplicar un tope fijo en una gran ciudad conoce el problema. En ciudades como Milán, Roma o Florencia, simplemente no era realista. «Con 120 € por noche en Milán no encuentras nada», explica Iolanda.
En la práctica, Iolanda revisaba cada viaje de forma manual, tomaba decisiones caso por caso y escalaba las excepciones a su responsable.
El resultado:
Las políticas existían sobre el papel, pero no formaban parte del proceso real de reserva
Cada vez que un viaje se salía de la política, Iolanda tenía que buscar alternativas y pedir su aprobación, añadiendo aún más trabajo oculto a su día a día
Sin visibilidad real del gasto
Desde el punto de vista financiero, la situación tampoco era sencilla. Iolanda utilizaba una única tarjeta corporativa para todo: reservas de hotel, viajes... pero también todo tipo de gastos de oficina.
Sin un desglose claro, cada mes tenía que revisar los extractos línea por línea:
Subrayando cargos.
Copiando datos en hojas de cálculo.
Intentando separar qué era gasto de viajes y qué no, solo para hacerse una idea aproximada.
No existía un presupuesto de viajes definido, solo picos de gasto en los meses con más actividad, como septiembre, octubre o noviembre.
Para Iolanda y su equipo, estaba claro que esta forma de gestionar los viajes no era sostenible.
El punto de inflexión: un email "caído del cielo"
El cambio empezó con un email.
Iolanda recibió un mensaje de presentación de Perk. El momento fue perfecto: «Era el momento adecuado. Pensé: ¿por qué no? Había un prueba gratuita de tres meses y le dije a mi jefa: probamos y dentro de tres meses vemos qué hacemos».
Esa prueba gratuita permitió a Caudalie Italia darse cuenta de que existía una forma mucho mejor de gestionar viajes y gastos. En palabras de Iolanda, usar Perk «es un sueño».
Una implementación fluida y asistida
La implementación y las sesiones de formación para el equipo se realizaron en italiano, algo clave para la adopción.
El onboarding duró unos dos meses y durante todo el proceso contaron con el apoyo de un equipo de especialistas en implementación.
Como el equipo tenía distintos niveles de conocimiento tecnológico, Perk se aseguró de respetar las curvas de aprendizaje. Así, tanto la dirección como los comerciales y Iolanda se sintieron cómodos usando la plataforma.
Una vez el equipo empezó a usar Perk con confianza, el impacto en el día a día de Iolanda fue inmediato.
Cuando se le pregunta cuánto tiempo le ahorra Perk, en una escala del 1 al 10, Iolanda no duda:
Iolanda ha reducido claramente el trabajo oculto en su día a día, consiguiendo:
Menos llamadas y mensajes de WhatsApp.
Las búsquedas manuales de hoteles son ahora la excepción
Ya no tiene que hacer malabarismos con 15 o 20 sitios web diferentes para reservar un viaje.
¿Y qué opinan los viajeros?
El inventario de Perk también marcó la diferencia para los comerciales que viajan por toda Italia:
Una política de viajes flexible y aprobaciones automatizadas
Caudalie Italia pasó de tener su política en un documento impreso a configurarla directamente en Perk, por lo que ahora todo el mundo puede ver qué está dentro de la política al reservar.
En lugar de límites rígidos poco realistas, configuraron rangos flexibles, con techos más altos (hasta 300 €) en ciudades más caras de lo habitual, como Milán o Roma.
Y si una reserva supera el rango habitual, Perk la envía a Iolanda para revisión. Ella evalúa el contexto y, si hace falta, añade una nota breve para su responsable (por ejemplo: “Es temporada alta en Roma, no hay opciones más baratas”).
Gracias a las políticas dinámicas y al extenso inventario de Perk, Caudalie Italia ya ha conseguido ahorrar en solo 12 meses:
5880 € gracias a las políticas automatizadas en hoteles, trenes y alquiler de coches
1900 € en vuelos
Claridad y control sobre el gasto
Durante el primer año, Caudalie Italia pagaba los viajes con tarjeta de crédito, pero pronto vieron que podían ir más allá.
Iolanda propuso pasarse a la facturación por transferencia bancaria con Perk. Desde entonces, todo el gasto se consolida en facturas mensuales, desglosadas por categoría: alojamientos, trenes y vuelos.
El cambio es enorme frente a revisar extractos genéricos y tener que deducir qué gastos corresponden a material de oficina y cuáles a viajes. Esto permite a Iolanda dedicar mucho más tiempo a supervisar el día a día en la oficina.
Con los datos claros y ordenados, Caudalie Italia empezó a tener más visibilidad sobre sus viajes y gastos:
Cuánto gastan en viajes
En qué se va ese gasto (por categoría y periodo).
Cómo afectan los picos de actividad al presupuesto
El objetivo para el próximo año es claro: un presupuesto de viajes dedicado y previsible para un equipo comercial en expansión, con los datos de Perk como base.
Un soporte que se siente como parte del equipo
Iolanda mantiene un contacto muy cercano con su Account Manager de Perk: «Le escribo más de dos o tres veces por semana y siempre está ahí. El soporte y la ayuda son excelentes».
El equipo de atención al cliente también ha sido clave en momentos críticos. Saber que hay un equipo disponible 24/7 le da tranquilidad, sabiendo que las personas que viajan están cubiertas cuando algo falla.
Iolanda recuerda especialmente una ocasión en la que tuvo que cambiar un billete de tren minutos antes de la salida, a través del chat: «Escribí: ‘Lo siento, el tren sale en 20 minutos, necesito cambiarlo’. Y lo gestionaron. De verdad, increíble».
Qué ha cambiado para Caudalie Italia desde que usan Perk
- Reducción del trabajo oculto asociado a los viajes para la Office Manager, que valora el ahorro de tiempo en 8/10
- 80 empleados reservando sus propios viajes desde una única plataforma.
- Visibilidad clara del gasto en viajes por categoría y periodo.
- Primeros pasos hacia un presupuesto de viajes dedicado y previsible.
- 5880 € ahorrados en hoteles, trenes y coches, y 1900 € en vuelos en solo 12 meses.
- Mejora de la experiencia del viajero con un mejor inventario de trenes en Italia y un soporte humano rápido las 24 horas, los 7 días de la semana.
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