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Comment Perk a libéré 40 % du temps FREENOW en simplifiant les réservations
FREENOW recherchait une solution pour simplifier ses processus de réservation et rationaliser une procédure de remboursement frustrante
FREENOW est la super application de mobilité offrant la plus large gamme d’options de transport en Europe. Disponible sur neuf marchés majeurs et dans plus de 150 villes, la plateforme permet de réserver des taxis, voitures privées, voitures en libre-service, e-scooters, vélos électriques, motos électriques et transports publics – tout cela via une seule application. Soutenue par BMW Group et Mercedes-Benz Mobility, FREENOW gère 26 bureaux avec une équipe d’environ 700 employés.
Dans un contexte de travail à distance, 90 % des voyages d’affaires de FREENOW concernent des réunions internes avec des collègues, tandis que les 10 % restants sont réservés à des rendez-vous clients et à des foires professionnelles. Cependant, Tanja Peronne, assistante administrative exécutive pour les cadres supérieurs, et Maybritt Peters, responsable marketing B2B, trouvaient les systèmes de réservation et de gestion des frais inefficaces et frustrants.
Chaque filiale de FREENOW utilisait différents systèmes pour réserver les voyages d’affaires. Tanja devait jongler entre plusieurs cartes de crédit et effectuer des recherches sur de nombreux sites web pour les vols et les hôtels, ce qui était chronophage, surtout lorsqu’elle devait organiser les déplacements des cadres supérieurs et des managers seniors.
Un autre problème majeur : les employés devaient avancer les frais de leurs voyages et soumettre ensuite une demande de remboursement. Ce processus était si contraignant que Tanja a décidé de chercher une solution moderne et efficace pour la gestion des voyages : Perk.
FREENOW réduit de 40 % le temps grâce au processus autonome de Perk
300 employés de FREENOW voyagent pour affaires et utilisent Perk pour réserver des vols, hôtels et autres services. Tanja estime que l’équipe économise 40 % de temps – non seulement parce que les employés peuvent effectuer leurs réservations eux-mêmes via Perk, mais aussi parce que la plateforme libère le service financier de la gestion des factures et des fournisseurs.
Avec Perk, FREENOW n’a plus besoin d’un gestionnaire de voyages dédié, ce qui représente une économie considérable.
Perk a permis aux employés de FREENOW de gérer leurs réservations en toute autonomie, avec l’intégration Slack comme élément clé
FREENOW a choisi Perk parce qu’ils avaient besoin de plus qu’un simple outil pour simplifier les réservations. Ils recherchaient une plateforme intégrée à Slack. Sans gestionnaire de voyages dédié, Perk était la solution idéale pour permettre aux employés de gérer leurs propres réservations tout en respectant les politiques de voyage de l’entreprise.
L’intégration avec Slack était essentielle pour recevoir des demandes de voyage et permettre aux managers de les approuver rapidement, sans avoir à changer d’application.
L’entreprise bénéficie de réservations simplifiées et d’une flexibilité accrue grâce à Perk
Perk a apporté à FREENOW d’autres avantages, notamment une réduction des incohérences dans les réservations, une plus grande flexibilité et l’élimination des multiples plateformes de voyage.
Lorsque Maybritt a rejoint FREENOW, organiser les foires commerciales représentait un véritable défi, car les équipes commerciales de différents pays s'appuyaient sur des solutions de réservation variées. Cela se traduisait souvent par des hôtels différents pour les employés participant à un même événement. Avec Perk, Maybritt peut garantir que tout le monde réserve le même hôtel via une seule plateforme.
Les employés ont également apprécié l’introduction de Perk. Ils ont trouvé la plateforme si intuitive que la plupart n’ont pas eu besoin de support lors de l’implémentation.
Au fil du temps, Perk est devenu la plateforme privilégiée, et les employés ont pleinement confiance en son utilisation pour répondre à leurs besoins.
Une implémentation sans effort et un support continu grâce à l’équipe client de Perk
Depuis l’introduction de Perk, FREENOW bénéficie d’une collaboration fluide avec l’équipe support client et leur gestionnaire de compte. L’implémentation s’est déroulée sans problème, et le déploiement auprès des employés a été très simple.
Perk a centralisé les informations importantes via une page Confluence dédiée. Cependant, grâce à l’intuitivité de la plateforme, les employés se sont rapidement familiarisés avec son utilisation sans avoir besoin d’un manuel complet. De plus, l’équipe support reste disponible pour toute assistance.
Ce que Perk a apporté
Une plateforme en self-service pour l’autonomie des employés
Une intégration facile avec des outils tiers
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