Playtomic

Comment Playtomic contrôle ses frais de voyage et déplacements pro

Défi

Playtomic est une scale-up qui révolutionne l'industrie des sports de raquette. Déjà 3,1 millions de joueurs dans plus de 52 pays utilisent son application pour organiser des matchs, réserver des courts et créer une communauté autour de sa plateforme.

Pour l'entreprise, il était essentiel de maîtriser enfin les voyages d'affaires, sans entrave pour continuer à travailler avec les clubs du monde entier et à générer des opportunités commerciales.

Qu'est-ce qui les empêchait d'avancer ?

• Il était très difficile de suivre les dépenses et les voyages : le service financier avait besoin de mieux contrôler le budget, d'optimiser les dépenses et de garder toutes les factures en ordre. Cela représentait également un stress constant pour les chefs d'équipe, qui ne pouvaient pas savoir où en était chaque voyage ni s'il y avait des problèmes.

• Je n'avais pas accès à des tarifs d'entreprise plus avantageux : Les employés recherchaient et réservaient leurs voyages directement, sans avoir accès à des tarifs d'entreprise négociés et en dépensant jusqu'à 20 % de plus pour chaque voyage. En plus, ils ne disposaient pas d'un inventaire filtré avec des options correspondant au budget et aux politiques de Playtomic.

• La réservation et l'organisation des voyages prenaient trop de temps : l'Office Manager perdait des heures à tout coordonner et à tout gérer : appels aux hôtels et aux fournisseurs, messages de confirmation ou réclamation des factures... Tout comme les employés, qui passaient des heures à comparer les prix et à obtenir l'approbation de leurs réservations.

La solution

Playtomic a constaté à quel point il était facile et rapide de réserver des vols, des hôtels et des transports avec Perk. Enfin, tout était centralisé sur une seule plateforme où les voyageurs, les managers et le service financier pouvaient trouver toutes les informations dont ils avaient besoin en un coup d'œil.

Il a été très facile de tout mettre en œuvre et de connecter la plateforme au logiciel qu'ils utilisaient déjà. Avec les intégrations Slack, Factorial et Spendesk, il est possible d'approuver des voyages depuis le chat et de synchroniser les données des voyageurs, les factures et les reçus entre les plateformes.

Résultats

Aujourd'hui, Playtomic gère plus de 470 voyages par an. Tous sont gérés par Perk.

Jaime Pérez de la Concepción est convaincu que l'impact le plus important a été la mise en place de politiques de voyage et de processus d'approbation adaptés à son entreprise et aux voyages d'affaires afin de rationaliser les processus de réservation et d'obtenir le meilleur prix possible pour les réservations d'hôtel et les voyages.

Contrôle total des budgets et des voyageurs

Non seulement Playtomic a mis en place des politiques qui permettent de contrôler les dépenses en attribuant des limites budgétaires, mais elle a également été en mesure d'automatiser davantage le contrôle des voyages.

L'équipe financière peut suivre les frais de voyage en temps réel et les ventiler par personne, équipe ou autre catégorie. Les responsables ont l'esprit tranquille grâce à une visibilité instantanée sur qui voyage, où ils se trouvent, quels moyens de transport ils utilisent et s'il y a des incidents.

De meilleures offres, plus d'économies

Playtomic a désormais accès à l'inventaire le plus complet du secteur, avec les meilleurs tarifs de voyages d'affaires négociés à l'avance par Perk.

En fait, l'équipe a vu la gamme de vols, d'hôtels, d'appartements et de trains s'élargir au cours des dernières années, ce qui lui permet aujourd'hui de trouver de meilleurs prix. De plus, les employés peuvent utiliser leur carte de fidélité pour réserver : ils l'ajoutent une fois et accumulent des points à chaque fois qu'ils voyagent.

De plus, l'entreprise peut aujourd'hui récupérer jusqu'à 25 % de TVA sur les réservations et s'épargner les tracas liés à la négociation de réductions exclusives pour les groupes.

Une gestion des voyages 40 à 50 % plus efficace

En quelques minutes, les utilisateurs peuvent accéder à toutes les informations nécessaires, effectuer des réservations et recevoir des billets numériques sur leur téléphone portable, ce qui est beaucoup plus efficace.

Grâce à des politiques de voyage plus claires, le nombre de voyages nécessitant une approbation a diminué. Même le temps de traitement des approbations a été considérablement réduit grâce à l'automatisation.

Pour l'organisation d'événements, l'entreprise a adopté ce service avec de tels résultats que Jaime Pérez de la Concepción attend déjà avec impatience les nouvelles fonctionnalités que la plateforme proposera à l'avenir.

Quelles sont les fonctionnalités de Perk utilisées par Playtomic ?

C'est la technologie qui permet à Playtomic de reprendre le contrôle des frais de voyage et de suivre le statut de ses voyageurs.

Suivi des dépenses en temps réel

Consultez toutes vos dépenses de voyage en un seul endroit afin de respecter votre budget et d'optimiser vos finances pour votre prochain voyage.

Facturation centralisée

Simplifiez la comptabilité et la gestion financière grâce à une facture unique incluant tous les frais de voyage.

Vérifications nécessaires et protection

Prenez soin de vos voyageurs avant, pendant et après leur voyage. Recevez des alertes de sécurité, suivez la position de votre équipe sur la carte et répondez instantanément en cas de besoin.

Accès au plus grand inventaire de voyages de l'industrie

Réservez instantanément des vols, des hébergements, des voitures de location et des trains à des prix pré-négociés pour votre entreprise, pour des voyages locaux et internationaux.

Politiques de voyage et approbations automatisées

Créez votre politique en moins de 2 minutes, fixez des limites budgétaires et rationalisez les flux d'approbation des réservations autant que vous le souhaitez.

Gestion complète des événements

Perk Events vous permet d'envoyer des invitations, de suivre l'état des réservations, de partager les détails de l'événement ou de vérifier les plans de voyage des participants en un seul clic.

Service d'assistance 24/7

Bénéficiez d'une assistance continue de la part de personnes réelles pour vos réservations, vos changements de plan, vos annulations et autres événements imprévus.