Come Perk ha unificato la gestione dei viaggi di AutoScout24 in tutta Europa

AutoScout24 è il più grande marketplace online di auto in Europa. Attiva in 11 mercati europei chiave, tra cui Germania, Italia, Francia e Norvegia, l’azienda conta numerosi uffici distribuiti in diversi Paesi. Circa 1.000 dipendenti lavorano in queste sedi per offrire la migliore esperienza possibile di acquisto e vendita a circa 30 milioni di utenti mensili.

Per restare in contatto con colleghi, partner e fornitori, i dipendenti di AutoScout24 viaggiano regolarmente, e nel 2023, con l'obiettivo di ottimizzare tempi e costi di gestione, l’azienda ha deciso di modernizzare la gestione dei viaggi aziendali adottando Perk, una scelta che si è rivelata vincente.

Creare e mantenere relazioni

In quanto organizzazione paneuropea in un settore automobilistico in continua evoluzione, AutoScout24 deve restare costantemente aggiornata. Gli uffici si scambiano regolarmente informazioni su sviluppi del mercato e innovazioni. Anche se gran parte della comunicazione avviene in modo digitale, sia per ragioni ambientali che di efficienza, gli incontri di persona restano essenziali. Come spiega il Director of Procurement & Facilities:

“Per uno scambio personale è essenziale visitare occasionalmente le sedi, vedere come stanno andando le cose negli altri mercati, cosa succede lì e quali problemi potrebbero esserci. Ci si accorge che la collaborazione funziona meglio quando ci si conosce davvero.”

Nel suo ruolo, oltre a viaggiare tra le varie sedi, incontra partner e fornitori quando necessario. I viaggi, dunque, servono anche a creare nuove relazioni e valutare potenziali collaborazioni.

Spinta all’innovazione e all’autonomia

Prima di adottare Perk, AutoScout24 utilizzava una combinazione di diverse piattaforme (strumenti online e un’agenzia di viaggi). Tuttavia, far rispettare le policy di viaggio attraverso questi canali era spesso difficile. Molti dipendenti inoltre trovavano scomodo dover contattare più fornitori per ogni richiesta. Era evidente la necessità di una soluzione moderna, digitale e soprattutto più flessibile per la gestione dei viaggi. I dipendenti desideravano maggiore autonomia.

“Come azienda tech nel settore automotive, siamo noi stessi dei digital native e abbiamo bisogno di una piattaforma affidabile con cui lavorare direttamente. Non vogliamo che qualcun altro lo gestisca, è inefficiente. E Perk ci ha davvero fatto fare un passo avanti.”

Don Stenden, Director of Procurement & Facilities, AutoScout24

Lavorando insieme al team Facilities (responsabile della gestione dei viaggi), all’IT e all’account management, AutoScout24 ha valutato diverse piattaforme. Alla fine ha scelto Perk, non solo per il processo di prenotazione self-service, intuitivo, ma anche per l’ampio inventario di viaggi coperto in tutta Europa.

L’implementazione è stata fluida e veloce. Come afferma Stenden:

“Ciò che mi è piaciuto di più è stata la rapidità nel digitale, la velocità del cambiamento. [...] L’implementazione è stata molto semplice, il sistema è intuitivo, funziona bene ed è stato accolto molto positivamente.”

Inizialmente Perk è stata introdotta in Germania, per poi essere estesa rapidamente anche ad altre sedi.

Policy di viaggio unificate per tutti

Uno dei primi passi dopo l’introduzione di Perk è stata l’integrazione delle policy di viaggio aziendali direttamente nel sistema. Data la presenza di tanti uffici in diversi Paesi, era sempre stato difficile applicare linee guida uniformi sui budget di viaggio.

Grazie alle funzionalità di Perk, ora tutti i dipendenti prenotano i viaggi alle stesse condizioni, nel pieno rispetto delle policy interne, in tutta Europa.

AutoScout24 utilizza anche i workflow di approvazione personalizzati. Le prenotazioni che rientrano nelle policy possono essere confermate subito. Se invece superano il budget consentito, vengono automaticamente inviate al responsabile per l’approvazione.

“Ed è esattamente ciò di cui abbiamo bisogno. Un sistema flessibile, che permette modifiche. Ci sono condizioni generali ovunque, ma si può anche dire: OK, in questo caso non si adattano, ma offriamo comunque ai dipendenti la possibilità di prenotare, con un’approvazione.”

Don Stenden, Director of Procurement & Facilities, AutoScout24

Prima di Perk, i viaggiatori dovevano spesso inviare richieste di approvazione via email o inserire informazioni manualmente nei sistemi interni. Oggi, l’intero processo avviene in modo automatico all’interno della piattaforma, risparmiando tempo sia ai dipendenti sia ai manager.

Migliore gestione dei viaggi grazie alla trasparenza dei dati

Uno dei principali vantaggi offerti da Perk ad AutoScout24 è la disponibilità di report dettagliati e dati sulle prenotazioni.

“I dati sono potere. [...] Quando si prenota molto attraverso il sistema, si raccolgono molti dati: Quali sono i nostri principali fornitori? Quali hotel prenotiamo spesso? Quali compagnie aeree utilizziamo di frequente? E queste informazioni si possono davvero usare per negoziare.”

Don Stenden, Director of Procurement & Facilities, AutoScout24

Grazie alla visibilità sulle abitudini di viaggio e sui fornitori più utilizzati, l’azienda ha potuto negoziare tariffe corporate con hotel situati vicino a quasi tutte le sue sedi.

Utilizzando queste tariffe negoziate, AutoScout24 sta già risparmiando cifre significative. Inoltre, la piattaforma garantisce che i dipendenti utilizzino effettivamente queste opzioni preferenziali.

“Abbiamo accordi preferenziali che compaiono anche in cima nei risultati di ricerca di Perk. Così so subito cosa devo prenotare: è tutto super trasparente, facile e chiaro.”

Don Stenden, Director of Procurement & Facilities, AutoScout24

Un’unica mentalità, un’unica AutoScout24

Nonostante le numerose sedi e le diverse entità legali, AutoScout24 punta a rafforzare una cultura aziendale unificata.

“Abbiamo la visione di un’AutoScout unificata. Siamo molto diversi, e lo apprezziamo. Ma cerchiamo comunque di affrontare le cose con una mentalità condivisa.”

Don Stenden, Director of Procurement & Facilities, AutoScout24

Con Perk, AutoScout24 è riuscita a standardizzare la gestione del business travel in tutta Europa. I report dettagliati forniscono una visione completa del comportamento di viaggio, consentendo all’azienda di ottimizzare continuamente i processi, risparmiando tempo ai dipendenti e riducendo i costi complessivi.

“Abbiamo anche bisogno di un partner che ci capisca come azienda, che abbia la nostra stessa mentalità digitale, che conosca i nostri problemi, che sappia cosa è fattibile e cosa no, e credo che con Perk ci sia un’ottima sintonia.”

Don Stenden, Director of Procurement & Facilities, AutoScout24

AutoScout24

Come Perk ha unificato la gestione dei viaggi di AutoScout24 in tutta Europa

Creare e mantenere relazioni

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Policy di viaggio unificate per tutti

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