Breitling

Come Breitling ha eliminato il lavoro indiretto in viaggi e spese

Il peso invisibile che rallentava Breitling

Breitling stabilisce gli standard per l'orologeria svizzera da oltre un secolo. L'innovazione ha mantenuto i prodotti Breitling all'avanguardia sul mercato, ma all'interno dell'azienda, i processi finanziari e di gestione dei viaggi erano ancora ancorati al passato.

Per le spese e la gestione dei viaggi, il lavoro quotidiano era rallentato da attività amministrative invisibili che nessuno voleva fare, ma di cui tutti dovevano occuparsi. Questo è ciò che chiamiamo lavoro indiretto: le attività che non compaiono mai in una descrizione del lavoro, ma che si manifestano ovunque: la caccia ai giustificativi, la correzione delle fatture duplicate, l'attesa delle approvazioni o la gestione di viaggi andati male. In Breitling, questo lavoro indiretto faceva parte di quasi ogni viaggio e di ogni rapporto. Consumava tempo, frustrava i dipendenti, distraeva i manager e lasciava il team contabile senza dati affidabili.

Il costo reale del lavoro indiretto

Il costo andava oltre le ore sprecate. Il lavoro indiretto ritardava le decisioni, indeboliva la conformità e costringeva i team a una modalità di costante reazione. Per un’azienda globale, affidarsi a correzioni manuali e processi obsoleti rendeva la gestione dei viaggi difficile per il team finance, impedendogli di lavorare in modo proattivo come richiesto dall’azienda.

Se Breitling voleva continuare a crescere, doveva cambiare questa situazione. Non aggiungendo un altro strumento al proprio stack tecnologico, ma scegliendo una piattaforma all-in-one in grado di integrare viaggi e spese, gestire l'amministrazione nel background e dare al team finance e ai viaggiatori la certezza che la compliance e i dati si sarebbero occupati di sé stessi.

Una piattaforma unica per viaggi e spese

È per questo che Breitling ha scelto Perk. Con Perk, i dipendenti possono prenotare i loro viaggi rapidamente, con le politiche aziendali integrate nel sistema, in modo che le approvazioni avvengano automaticamente. Giustificativi e fatture vengono acquisiti digitalmente e i rimborsi non rimangono bloccati in uno scambio infinito di e-mail. Se i piani cambiano, il team di assistenza 24/7 di Perk se ne occupa direttamente con il viaggiatore, in modo che i manager non debbano intervenire.

Perk elimina ore di lavoro manuale al team finance. Le spese vengono abbinate automaticamente, la reportistica è facile da eseguire e la compliance è integrata. Invece di attendere i rapporti di fine mese, la finanza ha una visione chiara delle spese a livello aziendale. Il team ha elaborato spese per un valore di oltre 1,5 milioni di euro nell'ultimo anno. Automatizzando questi processi, ha aumentato l'efficienza del 180% e ha raggiunto un ROI di oltre il 200% rispetto ai costi annuali della licenza. 

Come spiega il CFO Dr. Lars Kästle:

“Perk soddisfa tutti i nostri requisiti. Essendo una soluzione estremamente innovativa per i processi chiave, ci toglie il peso del carico manuale che avevamo in precedenza.”

Per i Travel Manager, Perk elimina la "gestione delle emergenze" (il firefighting) che era associata a ogni viaggio. Le politiche sono integrate nel processo di prenotazione, le prenotazioni confluiscono senza soluzione di continuità nella gestione delle spese, la reportistica è semplice e le opzioni di viaggio flessibili rendono cancellazioni e modifiche meno onerosi. 

In un solo anno, Perk ha aiutato Breitling a risparmiare più di 200.000 € sui viaggi aziendali.

Tempo recuperato per ciò che conta davvero

Ore di amministrazione invisibile che un tempo dominavano la giornata sono ora gestite silenziosamente nel background, lasciando i team di Breitling liberi di fare il lavoro che conta davvero. Come afferma il Dr. Kästle:

“Ora abbiamo un’unica fonte di verità con una qualità dei dati ineguagliabile per la tracciabilità. Questo ci offre esattamente il livello di trasparenza di cui abbiamo bisogno per una pianificazione e previsione aziendale orientata al futuro.”