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Sei anni di successo: come Emma Sleep ha trovato in Perk un vero partner per la crescita dal 2019
Chi è Emma Sleep?
Emma Sleep è molto più di una semplice azienda di materassi. È una società specializzata nel riposo a 360°, che offre una gamma completa di prodotti, dai cuscini ai piumini, dai coprimaterassi ai topper, per garantire ai propri clienti il miglior sonno possibile. Con quattro uffici principali e diversi hub in tutto il mondo, Emma Sleep è presente in Europa, Nord America e area APAC. È una scale-up in forte espansione che conta oggi oltre 1.000 dipendenti e vende centinaia di migliaia di materassi al mese.
Perk: una scelta intuitiva per la gestione dei viaggi
Emma Sleep collabora con Perk ormai da tempo. Prima dell'introduzione della piattaforma, non esisteva un sistema formale di gestione dei viaggi aziendali: i dipendenti prenotavano i propri spostamenti in autonomia e richiedevano successivamente il rimborso. Con la rapida crescita dell'azienda e l'apertura di nuovi uffici, è diventata evidente la necessità di trovare una soluzione centralizzata per i viaggi d'affari.
Il team di Emma Sleep viaggia spesso per incontrare fornitori, integrare nuovi sistemi e rafforzare le relazioni di persona. Senza una travel policy definita e con prenotazioni manuali, l'organizzazione non aveva il controllo sui costi né la possibilità di identificare opportunità di risparmio. Anche il sistema di rimborso era poco efficiente, costringendo spesso i dipendenti ad anticipare le spese.
Dopo aver valutato diverse opzioni, Emma Sleep ha scelto Perk nel marzo 2019. Attualmente la piattaforma è integrata con il sistema HR Personio e sono previste future integrazioni con Jira ed Expensya. Perk è oggi parte integrante delle operazioni di Emma Sleep, fungendo da ponte tra le risorse umane, l'ufficio finanziario e la gestione dei viaggi.
Una partnership a lungo termine per l'ottimizzazione e la crescita
In quanto azienda in rapida crescita, Emma Sleep è abituata al cambiamento. Una delle prime missioni di Beatriz Neves, P&O Excellence Manager di Emma, è stata il miglioramento dei processi legati ai viaggi. Lo scorso anno, con il supporto continuo di Perk, Emma Sleep ha aggiornato le proprie policy a seguito di una ristrutturazione aziendale.
L'azienda raccoglie regolarmente feedback dai viaggiatori, che Beatriz condivide direttamente con il proprio Account Manager in Perk per trovare insieme le soluzioni migliori.
"Ciò che apprezzo davvero di questa partnership è che stiamo costruendo qualcosa insieme. Non è che la vostra azienda sviluppa il prodotto e noi restiamo a guardare... Al contrario, cresciamo insieme in modi diversi. Perk sostiene noi e noi sosteniamo Perk."
— Beatriz Neves, P&O Excellence Manager presso Emma Sleep
Un esempio concreto è l'utilizzo dei budget dinamici. Dopo aver ricevuto segnalazioni dai viaggiatori che risultavano spesso "fuori policy" per trasferte al di fuori degli hub principali, Emma Sleep ha adottato le travel policy dinamiche di Perk. Questo ha permesso di impostare un limite del 20% superiore al prezzo medio della zona, rendendo l'intero processo molto più fluido.
“Gli account manager si dedicano con impegno ad aiutarti e supportarti nel trovare ciò di cui hai bisogno. Sono molto onesta riguardo alle necessità di Emma e Flo [l'account manager] è altrettanto trasparente su ciò che Perk vuole sviluppare... Credo che questo crei un vero rapporto di fiducia, e ne vado piuttosto fiera.”
— Beatriz Neves, P&O Excellence Manager presso Emma Sleep
Creare e applicare politiche di viaggio con Perk ha rappresentato una svolta per Emma Sleep. Nel tempo, assicurandosi che voli, hotel, treni e auto venissero prenotati nel rispetto della policy, hanno risparmiato un totale di circa 45.000 €! Riescono a evitare upgrade non necessari e opzioni ad alto costo, pur continuando a dare a chi viaggia l'autonomia di prenotare le proprie opzioni preferite all'interno del sistema Perk.
Garantire che tutti siano pronti a partire
Con un team internazionale che opera in diversi paesi, Emma Sleep deve assicurarsi che tutti abbiano il visto corretto per viaggiare. Utilizzando il processo di approvazione integrato di Perk, il membro del team preposto può verificare lo stato del visto del richiedente prima di approvare qualsiasi viaggio.
Specifici gruppi di viaggiatori hanno un processo di approvazione differente. I wholesale manager che viaggiano quotidianamente possono ricevere l'approvazione direttamente dai propri team lead, mentre il senior management può scegliere di prenotare un biglietto in prima classe per i voli a lunga percorrenza. Chi viaggia ha la libertà di selezionare le proprie compagnie aeree e gli hotel preferiti all'interno della piattaforma Perk, a condizione che rientrino nella policy.
Accesso ai dati corretti per una business intelligence avanzata
Utilizzando i dati scaricati da Perk, il team di business intelligence di Emma Sleep è in grado di creare dashboard utili per capire quanto spendono i diversi dipartimenti, dove avvengono le spese e quali tipi di viaggi vengono effettuati. Ottengono piena visibilità su chi viaggia, verso quali località, sui viaggi imminenti, in corso e cancellati, nonché sul costo delle prenotazioni di viaggio.
“Prima eravamo solo noi a fare magie con Excel… Ora, le dashboard che creiamo sono una delle fonti principali per continuare ad apportare miglioramenti alla nostra politica di viaggio. Le dashboard vengono aggiornate mensilmente e vengono mostrate ai nostri dirigenti C-level, che possono poi discuterne internamente.”
— Beatriz Neves, P&O Excellence Manager presso Emma Sleep
Proteggere chi viaggia con le funzionalità di duty of care
Grazie alle funzionalità di duty of care di Perk, Emma Sleep può garantire che chi viaggia riceva supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, anche durante un'emergenza. Di recente, in occasione di attacchi aerei tra India e Pakistan, Emma Sleep è stata avvisata dal software ed è stata in grado di comunicare immediatamente con i propri dipendenti che viaggiavano in quella zona.
Hanno potuto fare affidamento anche sul personale del Customer Care di Perk in occasioni in cui i dipendenti hanno accidentalmente cancellato un volo, hanno dovuto cancellarlo all'ultimo minuto o hanno riscontrato problemi con una società di autonoleggio. Quando qualcosa va storto, Perk è a portata di telefono.
“È rassicurante sapere che il Customer Support è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per trovare una soluzione o per sottoporre il problema a qualcun altro che possa risolverlo.”
— Beatriz Neves, P&O Excellence Manager presso Emma Sleep
Con il supporto post-prenotazione di Perk, Emma Sleep può apportare modifiche alle prenotazioni istantaneamente, invece di dover scambiare continue e-mail. Questo processo efficiente ha permesso loro di risparmiare 9.000 € negli ultimi 12 mesi.
Oltre a poter prenotare hotel tradizionali tramite Perk, chi viaggia per Emma Sleep può ora prenotare anche Airbnb per soggiorni a lungo termine. Grazie al team di supporto di Perk e al vasto inventario, sono stati in grado di risolvere sfide e trovare ottime opzioni di alloggio in tutto il mondo.
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