Case study PHENOGY: potenziare il lavoro reale con Perk

PHENOGY non aveva problemi con i viaggi in sé, ma con tutto ciò che li circondava. Azienda in rapida crescita nel settore energetico, impegnata nello sviluppo di sistemi energetici decentralizzati e resilienti, aveva un team in costante movimento: dai consulenti che facevano la spola tra Svizzera, Germania e Stati Uniti, alla leadership in viaggio per incontrare investitori in tutto il mondo; i team erano costantemente in viaggio per importanti impegni di lavoro. Ma dietro le quinte, qualcosa stava silenziosamente erodendo tempo, attenzione e slancio: la gestione dei viaggi era diventata puro lavoro indiretto. Il CEO, i dipendenti e, in seguito, Christine, Office Manager del CEO, trascorrevano ore a organizzare i viaggi.

Con la crescita dell’azienda, i viaggi diventavano sempre più un peso. E con linee guida di viaggio flessibili e le prenotazioni distribuite su più piattaforme, il lavoro amministrativo si accumulava sempre di più.

Quando i viaggi diventano lavoro invisibile

Prima di Perk, PHENOGY gestiva i viaggi tramite Booking.com, Hotels.com, direttamente dai siti delle compagnie aeree e altri portali. I dipendenti cercavano individualmente le tariffe migliori, prendevano decisioni sensate senza una policy di viaggio formale e gestivano autonomamente le prenotazioni. Persino il CEO prenotava i propri viaggi, fino a quando Christine non ha preso in carico questa attività.

«Era decisamente molto dispendioso in termini di tempo, davvero moltissimo.» — Christine, CEO Office

Questo approccio frammentato generava una quantità significativa di lavoro nascosto. Le prenotazioni erano disperse, costringendo i dipendenti a perdere ore nel confronto sui vari siti. Per il team finance, la riconciliazione era un incubo senza una visione unica dei viaggi aziendali. Il tempo passato a confrontare manualmente le tariffe e modificare le prenotazioni si accumulava rapidamente.

Allo stesso tempo, PHENOGY stava già utilizzando Perk come prima soluzione di gestione delle spese. I dipendenti potevano scansionare le ricevute direttamente nell’app, riducendo il tempo che il team finance dedicava alla raccolta dei documenti mancanti. Tuttavia, viaggi e spese continuavano a essere gestiti in sistemi separati, causando lacune, fatture mancanti e lavoro amministrativo superfluo.

Riconnettere viaggi e spese per eliminare il lavoro nascosto

PHENOGY ha scoperto Perk Travel grazie al team contabile, che lo ha consigliato come soluzione all-in-one per viaggi e spese. Un vantaggio è emerso subito con chiarezza:

«Una delle motivazioni principali era che le fatture fluissero automaticamente da Perk Travel a Perk Spend. Niente più inseguimenti per le fatture mancanti.» — Christine

Automatizzare il flusso dalla prenotazione alla nota spese ha permesso al team finance di risparmiare centinaia di ore, portando a un risparmio significativo sui costi operativi, specialmente con un team in rapida crescita. Oggi? Niente più monitoraggio delle fatture mancanti. Niente più abbinamenti manuali tra ricevute e prenotazioni.

L’integrazione Travel & Spend ha dato al team finance visibilità immediata sulle spese di viaggio ed eliminato i problemi ricorrenti di fatture perse, in ritardo o incomplete. Collegando prenotazioni e spese in un unico sistema, finance ha finalmente ottenuto il controllo e l'efficienza di cui aveva bisogno. Le transazioni possono ora essere elaborate direttamente, senza dipendere dai singoli dipendenti.

Dalla prenotazione manuale a un’autonomia senza sforzo

Prima di Perk, i dipendenti usavano il proprio giudizio per gestire le spese. Pur prendendo decisioni ponderate e attente ai costi, non esistevano benchmark o policy per mantenere sotto controllo la spesa.

Perk ha introdotto policy di viaggio dinamiche, una funzionalità che consente di creare regole aggiuntive per specifici viaggiatori o gruppi. Dipendenti e dirigenti non seguono più un’unica policy standard. Il senior leadership dispone ora di benchmark dedicati per i voli a lungo raggio, integrati direttamente nel sistema.

Questo non solo ha restituito a Christine ore preziose prima passate a controllare prezzi su più portali, ma ha anche permesso ai dipendenti di prenotare in modo sicuro e conforme alle policy. Niente più approvazioni manuali. Niente più confronti infiniti.

Passando alla piattaforma unificata di Perk, PHENOGY ha recuperato oltre 3.000 € di tempo precedentemente perso nella ricerca su innumerevoli siti di prenotazione. Inoltre, la gestione delle modifiche ai viaggi da parte di Perk ha fatto risparmiare altri 3.000 € in lavoro amministrativo.

Grazie alle policy dinamiche, PHENOGY ha risparmiato oltre 13.000 € grazie a prenotazioni conformi alle linee guida per hotel, treni e autonoleggi, e altri 10.000 € grazie a voli a corto e lungo raggio conformi.

Inoltre, FlexiTravel è diventato una componente essenziale della gestione dei viaggi di PHENOGY. In caso di disservizi, il team di supporto Perk interviene rapidamente, alleggerendo la pressione sull’ufficio del CEO e sul team finance. Liberati da questo peso, possono finalmente concentrarsi su ciò che conta davvero: il lavoro reale con un impatto reale. Il tutto, con un risparmio aggiuntivo di oltre 10.000 € grazie ai viaggi rimborsati durante il processo.

Oggi il CEO di PHENOGY, il team esecutivo, i dipendenti e i collaboratori esterni utilizzano tutti Perk. L’azienda gestisce anche i viaggi di visitatori, clienti e investitori, che possono essere organizzati tramite Perk senza concedere loro l’accesso alla piattaforma.

Da spese frammentate a insight azionabili

Con Perk, PHENOGY ha ottenuto funzionalità di reporting che semplicemente non esistevano prima. Ora monitora la spesa totale, le prenotazioni, le destinazioni e altri insight chiave relativi a tutta l'attività di viaggio.

«Le funzionalità di reporting sono assolutamente straordinarie… possiamo vedere la spesa totale, le prenotazioni, le principali destinazioni, tutto.» — Christine

Questi insight hanno aiutato PHENOGY a negoziare tariffe alberghiere corporate e a comprendere modelli di viaggio che in precedenza erano invisibili. Il reporting ora guida direttamente la pianificazione del budget, gli aggiornamenti delle policy e le trattative con i fornitori.

Un’esperienza migliore per tutti

Con Perk, PHENOGY non ha semplicemente risolto il problema dei viaggi. Ha riconquistato tempo, chiarezza e concentrazione, permettendo alle persone di dedicare meno energia al lavoro indiretto e più tempo a costruire il futuro dell’energia. E mentre le attività nascoste scomparivano, anche i costi diminuivano. In soli 9 mesi, PHENOGY ha già risparmiato 40.000 €. Quando i viaggi funzionano, funziona l’intera azienda, e PHENOGY ne è la prova.