Le buone prassi per gestire le spese di viaggio

Gestire le spese dei viaggi d'affari è particolarmente importante per il successo di un'azienda. Se lavori in questo ambito, hai la responsabilità del flusso di cassa e della supervisione di una delle maggiori spese generali dell'azienda. Con questa guida potrai eliminare lo stress associato alla gestione dei costi e contribuire a creare un processo che lascerà il segno.

Cosa sono esattamente le spese di viaggio aziendali?

Una spesa di viaggio aziendale è un costo sostenuto durante un viaggio d'affari. Può includere il costo di prodotti o servizi necessari per la trasferta e solitamente riguarda un viaggio lontano da casa che può durare giorni o settimane.

Quali sono le spese di viaggio aziendali per le quali un dipendente può chiedere il rimborso?

La regola fondamentale è che un rimborso dovrebbe riguardare esclusivamente le spese effettuate per svolgere il proprio lavoro nel raggiungimento di obiettivi aziendali. Ciò significa che tu (al contrario della tua azienda) non dovresti trarre alcun vantaggio personale dal rimborso spese.

Ecco alcuni esempi:

• Il costo effettivo del viaggio (il volo, il biglietto del treno, il costo dell'hotel ecc.)

• Le spese di sussistenza (il cibo e le bevande consumate durante il viaggio)

• Qualsiasi altra spesa sostenuta durante il viaggio, come l'intrattenimento

Cosa non costituisce una spesa di viaggio valida

Bisogna considerare, però, anche quello che non è compreso nelle "spese di viaggio aziendali". La lista comprende:

• Gli spostamenti da e per l'ufficio in cui lavori

• Qualsiasi viaggio intrapreso per motivi personali

E per quanto riguarda le auto? Posso richiedere un rimborso se noleggio un'auto o se utilizzo la mia per motivi di lavoro? Sì, certamente. Per scoprire esattamente quanto puoi richiedere, dai un'occhiata alla nostra Guida al rimborso miglia in UK.

Hai l'obbligo di rendicontare le spese di viaggio per motivi fiscali. Tuttavia, alcune spese non lo richiedono. Costi quali servizi di bus per dipendenti o servizi taxi quando non è disponibile il carpooling sono esenti dalla dichiarazione dei redditi.

Come gestire il processo di viaggio e spese

1. Decidere il metodo di pagamento del dipendente

Esistono due modi principali per pagare le spese:

• Chiedere ai dipendenti di anticipare le spese con la propria carta personale (o con altri metodi di pagamento come contanti e bonifici bancari) per poi compilare una richiesta di rimborso.

• Pagare direttamente da un conto bancario intestato all'azienda o da una carta aziendale.

1. La carta di credito/debito aziendale

Anche se non vi è alcun obbligo legale in tal senso, far compilare ai dipendenti una richiesta di rimborso spese è un processo che richiede tempo; sarebbe preferibile utilizzare una carta di credito aziendale che, se non altro, semplifica il processo di monitoraggio delle spese. Ci sono diverse soluzioni che offrono sistemi di rendicontazione e carte di credito aziendali, come Pleo, con cui monitorare e controllare le spese da una sola fonte.

Se scegli di optare per carte di credito aziendali, assicurati di effettuare qualche ricerca prima di rivolgerti direttamente all'attuale banca di riferimento dell'azienda. Pleo fornisce una guida efficace per scegliere una carta di credito aziendale.

2. Pagare con carte personali e inviare una richiesta di rimborso

Per molte piccole e medie imprese, questa è la soluzione più semplice. Chiedere ai dipendenti di pagare le spese aziendali dai propri conti personali è una pratica abbastanza comune. Rimborsare le spese può essere un processo lungo sia per il reparto amministrativo che per il personale. Fattori come la richiesta delle ricevute fiscali complicano ulteriormente il processo. Puoi trovare qui ulteriori dettagli sulle implicazioni fiscali del rimborso spese. Se questo è il metodo scelto dalla tua azienda, allora un software come Expensify o Spendesk è una buona soluzione. Ti aiuterà a digitalizzare e monitorare le spese.

3. Comunicare le politica sulle spese

Molte aziende includono la politica sulle spese all'interno della politica sui viaggi d'affari e quasi tutte hanno problemi a rispettarla. A prescindere dall'opzione scelta, spendere al di fuori delle regole aziendali crea situazioni imbarazzanti. Se hai fornito una carta di credito aziendale a qualcuno che ha effettuato un acquistonon in linea con la politica, non c'è modo di recuperare quel denaro. Se un dipendente ha comprato qualcosa con la propria carta e ha richiesto un rimborso che non rispetta la politica aziendale, il datore di lavoro si ritroverà davanti a uno scenario spiacevole: o dovrà pagare quella spesa, o dovrà negare il rimborso, lasciando il dipendente al verde e insoddisfatto.

Il modo migliore per evitare tutto ciò è far sì che ogni dipendente conosca le regole. Assicurati di comunicarle in modo chiaro e regolare, così non ci saranno scuse.

Ecco alcuni consigli su come farlo.

1. Invia un’e-mail a tutta l’azienda ogni trimestre: invia un'e-mail con la politica ogni tre mesi, a meno che il team non sia ridotto.

   Parlane nelle riunioni del personale: il tuo lavoro è importante e fa risparmiare denaro all'azienda, quindi tutti devono conoscere le regole.

2. Alla prossima riunione chiedi di parlare per alcuni minuti facendo esempi (senza fare nomi) di richieste di rimborso valide e non idonee.

   Pubblica la politica sulla rete interna dell’azienda: assicurati che sia un documento facilmente accessibile in tempo reale.

3. Collegala a un documento Google o a qualsiasi strumento utilizzato dal team, in questo modo non dovrai chiedere ai dipendenti di eliminare o ignorare le precedenti versioni in caso di aggiornamenti.

Quando possibile, automatizza le spese dei dipendenti con uno strumento come Perk, così non dovranno più essere loro a registrare i costi sostenuti per voli e hotel.

Se temi che qualcuno in azienda stia infrangendo deliberatamente le regole per sottrarre denaro, assicurati di leggere la nostra guida su come riconoscere ed eliminare le frodi sulle spese.

Come calcolare e monitorare le spese di viaggio aziendali in modo professionale

Considerato che un'azienda spende in media circa 950 € all'anno per dipendente solo per i viaggi nazionali, è probabile che gli amministratori e altri addetti alla gestione delle spese dovranno fornire report e dettagli sul modo in cui l'azienda investe nei viaggi. Ecco alcuni elementi che, se stabiliti in anticipo, renderanno la stesura di report trimestrali più semplice.

1. Registra tutto ed etichetta ogni spesa

Sembra ovvio, ma se non utilizzi un software che lo faccia per te, il tempo dedicato all'organizzazione di ogni ricevuta, fattura e nota spese sarà notevole quando dovrai analizzare i costi. Fare il report di viaggi e spese è estremamente importante, dato che in molti paesi questi costi sono deducibili fiscalmente, il che implica un risparmio notevole per le aziende.

La prima cosa da fare è assicurarsi di tenere un registro esaustivo di tutte le spese aziendali in modo regolare. Farlo ogni giorno è l'ideale, ma andrebbe fatto almeno due volte alla settimana. Ogni spesa va conteggiata! Fai attenzione ai pagamenti in contanti, che possono facilmente sfuggire al report ma che sono pur sempre spese aziendali e non vanno dimenticati. Il modo migliore è scegliere uno dei tanti software di contabilità per aziende presenti sul mercato. Qui puoi vedere quelli che consigliamo noi. Etichettare le spese è una buona idea, così potrai estrarre informazioni aggiuntive se necessario. Più granulari sono i registri, meglio è. Considera la possibilità di raggruppare ed etichettare le spese di viaggio in più modi.

• Per tipo di viaggio (cliente esistente, vendita, evento aziendale)

• Per reparto

• Per tipo di spesa

È consigliabile impostare le spese ricorrenti nel sistema di contabilità. Se sai che pagherai un fornitore ogni mese, imposta quella uscita per i mesi successivi. In questo modo non la dimenticherai e potrai pianificare meglio per il futuro.

2. Calcola ogni viaggio

È meglio vedere il costo dell'intero viaggio e non dividere subito le spese di spostamento o vitto nei fogli di calcolo dedicati. In questo modo avrai dati preziosi che ti permetteranno di capire quanto assegnare ai viaggi futuri per quel paese/evento e di identificare viaggi o personale che in media sembrano avere un impatto più alto sul budget. Assicurati che ogni elemento di ciascuna trasferta sia stato indicato e rivedi il viaggio nel suo insieme.

Ciò include, tra le altre cose:

• Il costo degli spostamenti: aereo, treno, noleggio auto (comprende il carburante)

• Alloggi: hotel, Airbnb o qualsiasi altra soluzione

• Cibo e bevande

• Intrattenimento: per i clienti o se è compreso nella politica sulle spese

• Connessione Wi-Fi o qualsiasi altro elemento necessario per lavorare in viaggio

3. Classifica le spese

Il software di contabilità avrà categorie prestabilite utili per classificare le spese. Cerca di attenerti a queste categorie standard il più possibile. È importante perché quando dovrai presentare la dichiarazione dei redditi, potrai vedere chiaramente quali aree di spesa sono più alte o più basse del dovuto.

Per spese piccole e non ricorrenti, imposta un campo "varie".

Prevedi le spese di viaggio

Se tutti i costi sono conteggiati e registrati, puoi analizzare le spese degli anni precedenti e identificare quanto potresti spendere in futuro. Ti aiuterà a capire dove spendi più del dovuto e a comprare voli e hotel più economici in anticipo. Considera la stagionalità, le spese ricorrenti, l'arrivo di nuovi dipendenti e l'apertura di un nuovo ufficio nazionale.

Come ridurre le spese di viaggio per le piccole imprese

Per le piccole e medie imprese, come per le grandi aziende, ci sono molti modi per ridurre le spese di prenotazione dei viaggi d'affari, eccone 6 da provare subito.

1. È necessario pernottare?

La maggior parte delle compagnie aeree low cost e perfino i servizi ferroviari propongono opzioni per viaggiare di prima mattina o a tarda sera. Anche se significa dormire un po' di meno, è un buon modo per risparmiare, perché non sarà necessario pagare una notte in hotel o in un Airbnb. Se utilizzi uno strumento con politiche di viaggio automatizzate, potresti impostare un'approvazione necessaria per i viaggi che prevedono un pernottamento.

2. Raccogli i punti

Le compagnie aeree, gli hotel, le aziende di noleggio auto e perfino i fornitori di alloggi alternativi hanno dei programmi fedeltà che potrebbero permettere alla tua azienda di risparmiare un bel po'. Controlla le diverse opzioni offerte per vedere quella che può garantirti i vantaggi migliori.

CONSIGLIO PRO. Le piattaforme di viaggi aziendali online come Perk ti permettono di registrare il tuo codice fedeltà una volta sola per poi raccogliere automaticamente i punti ogni volta che viaggi.

3. Evita i taxi

I taxi, specialmente per e dall’aeroporto, sono spesso le opzioni più costose per raggiungere la città dopo un volo. Potresti rendere obbligatorio per i dipendenti l'uso di treni, metropolitane, autobus o servizi shuttle per risparmiare fino al 50%, specialmente per chi viaggia in solitaria.

4. Ottieni tariffe aziendali

Se hai uffici in più città e la maggior parte dei viaggi si svolge tra le diversi sedi, può essere utile negoziare una tariffa speciale con gli hotel nelle vicinanze. Puoi farlo quando noti che la maggior parte dei viaggi avviene nella stessa città. Gli hotel spesso apprezzano i clienti abituali.

5. Calcola la giusta diaria

Fornisci a chi viaggia una diaria giornaliera per i pasti e altre spese extra? Assicurati di regolarle in base alle singole città. Possono esserci grandi differenze di prezzo anche all'interno dell'Unione Europea. Ricorda che nel Regno Unito la HMRC stabilisce delle tariffe sulla diaria dei pasti e su ciò che è possibile rimborsare, quindi fai riferimento a quella cifra per pagare di meno.

6. Recupera le tasse

Ogni anno molte aziende non recuperano le tasse (IVA) su miliardi di spese di viaggio. In questo modo spendono tra il 5 e il 25% in più del dovuto! Le aziende del Regno Unito possono recuperare l'IVA sui viaggi aziendali nazionali attraverso la dichiarazione dell'IVA per l'UK.

Le aziende del Regno Unito possono richiedere il rimborso dell'IVA anche per spese effettuate all'estero, ma in questo caso la tassa viene recuperata in modi diversi (alcuni online, altri tramite moduli cartacei da compilare).

Naturalmente c'è un po' di confusione in merito al recupero dell'IVA nel post-Brexit. Per tutte le risposte, scopri in che modo la Brexit avrà un impatto sul recupero dell'IVA nel Regno Unito.