Politica di viaggio aziendale (+ modello gratuito)

Il nostro modello di policy per viaggi d'affari e spese è progettato per semplificarti la vita. Dopo aver parlato con i travel manager per identificare gli elementi chiave da includere, abbiamo creato un modello conciso, semplice da comprendere e molto facile da personalizzare.

Scarica subito il modello o continua a leggere per scoprire cosa è incluso e perché, e come personalizzare ogni sezione in base alle esigenze specifiche della tua azienda. Pianificare un viaggio d'affari non è mai stato così facile!

Ecco come il nostro modello di politica di viaggio ti farà risparmiare tempo e fatica

Il nostro modello di travel policy aziendale per viaggiatori del Regno Unito, degli Stati Uniti o dell'Unione Europea semplifica il processo di creazione della travel policy con sei sezioni essenziali facili da leggere e personalizzare. Copre tutti i tipi di viaggio, nazionali e internazionali, inclusi i trasporti aerei e ferroviari.

Un'efficace travel policy aziendale è strutturata attorno a queste sei sezioni chiave:

1. Introduzione

2. Il processo di prenotazione del viaggio

3. Categorie di spesa

4. Acquisti non rimborsabili

5. Processo di rendicontazione e rimborso spese

6. Supporto di viaggio, sicurezza e dovere di diligenza

Esaminiamo cosa è necessario includere in ogni sezione.

Sezione 1: Introduzione

Un modello di policy sulle spese di viaggio ben strutturato dovrebbe sempre iniziare con un'introduzione. Perché? Per chiarire ai dipendenti che la policy non è solo una scappatoia burocratica, ma contribuisce a garantire la loro sicurezza, promuove l'equità e riduce il lavoro manuale e la confusione. Includere un elenco puntato dei principali vantaggi della policy sui viaggi fa capire ai viaggiatori esattamente perché è importante.

Se si dispone di più policy sui viaggi per reparti o tipologie di dipendenti, utilizzare la sezione introduttiva per chiarire a chi si applica la policy.

Consiglio: evidenziare i vantaggi derivanti dall'adesione alla policy nell'introduzione, come una maggiore sicurezza e l'accesso all'assistenza, in modo che i viaggiatori comprendano l'importanza di rispettarla.

Sezione 2: Processo di prenotazione del viaggio

Questa sezione copre tutto ciò che i dipendenti devono sapere su come e dove prenotare i viaggi. Avere tutte queste informazioni in un unico posto riduce al minimo la confusione e semplifica il processo di prenotazione.

• Come prenotare i viaggi: specificare il processo, il metodo e/o la piattaforma approvati per la prenotazione dei viaggi di lavoro. Se la vostra azienda utilizza una piattaforma per le prenotazioni conformi alle policy, includete il nome della piattaforma approvata. In caso contrario, fornite il nome e i recapiti della persona o dell'azienda responsabile delle richieste di prenotazione.

• Processo di approvazione per l'alta dirigenza: il processo di approvazione per i dirigenti e il personale senior potrebbe essere diverso da quello degli altri dipendenti. L'alta dirigenza potrebbe richiedere l'approvazione di un dirigente, che a sua volta potrebbe aver bisogno dell'approvazione di altri membri dell'alta dirigenza. Assicuratevi di specificarlo nella vostra policy.

• Utilizzo di programmi fedeltà: potreste non consentire ai viaggiatori di accumulare punti per i loro programmi fedeltà personali. In tal caso, includete una riga nella vostra policy come: "I dipendenti non sono autorizzati a scegliere opzioni più costose per accumulare punti fedeltà".

• Proroghe per il tempo libero: a volte, chi viaggia per lavoro desidera prolungare i viaggi fino al fine settimana o usufruire dei giorni di ferie. È importante includere regole sulle proroghe per il tempo libero (o "bleisure"), come le differenze di costo consentite per i voli di andata e ritorno. Definire chiaramente quali spese possono e non possono essere coperte e cosa si considera "spese personali" per i "viaggi personali" che non rientrano nell'ambito delle spese aziendali.

• Viaggi con persone non dipendenti: le spese relative a coniugi, familiari, animali domestici o altre persone esterne all'azienda di solito non sono ammissibili al rimborso. Questi casi possono essere approvati se accompagnano i dipendenti per motivi di lavoro, come la partecipazione a una conferenza o a un evento di networking.

Consiglio: chiarire in modo chiaro come i viaggiatori dovrebbero prenotare i viaggi. L'utilizzo di una piattaforma di prenotazione aziendale aiuta a organizzare i viaggi dei dipendenti e a mantenerli in un unico posto.

Sezione 3: Categorie di spesa

Delineare le spese che i dipendenti possono dedurre aiuta a garantire che la tua politica di viaggio sia conveniente e in linea con le esigenze aziendali generali.

Per semplificare i processi di gestione delle spese, abbiamo suddiviso le spese di viaggio aziendali in diverse aree comuni e specificato quali informazioni includere in ciascuna categoria:

Viaggi aerei e tariffe aeree

• Strumento o metodo di prenotazione approvato

• Fornitori preferiti (se presenti)

• Regole relative all'utilizzo della classe business, incluse restrizioni basate sulla durata del volo o sull'anzianità del dipendente. Specificare se i viaggiatori devono prenotare biglietti in classe economica o business

• Requisiti minimi di anticipo per la prenotazione dei voli internazionali

• Requisiti minimi di anticipo per la prenotazione dei voli nazionali

Alloggio

• Strumento o metodo di prenotazione approvato

• Tariffe massime per pernottamento per città per le camere d'albergo

• Fornitori preferiti e dettagli sulle tariffe negoziate, se presenti

• Regole per camere standard e upgrade (ad esempio, sono obbligatorie le camere standard, ma gli upgrade sono consentiti se offerti senza costi aggiuntivi)

• Spese alberghiere rimborsabili, ad esempio il parcheggio

• Regole relative ad Airbnb o affitti di appartamenti

Viaggiare in treno

• Strumento o metodo di prenotazione approvato

• Tipologie di biglietti ferroviari autorizzati (classe business, classe economica, ecc.)

Taxi e car sharing

• Specificare quando sono consentiti taxi e car sharing (ad esempio quando il trasporto pubblico non è disponibile)

• Importo massimo consentito per transazione

Auto a noleggio e auto personale

• Categorie di auto a noleggio consentite, come compatta o media

• Numero di dipendenti che si prevede condividano un'auto a noleggio quando viaggiano insieme

• Tariffa di rimborso per miglio o chilometro

Conferenze ed eventi

• La procedura di rimborso spese per conferenze o registrazioni di eventi non prepagate

• La procedura per altre spese relative a conferenze o eventi (ad esempio, pranzi di lavoro o spese non coperte dal costo di registrazione)

Cibo, viaggi e intrattenimento

• Importi rimborsabili per colazione, pranzo e cena

• In alternativa, un importo massimo giornaliero o giornaliero

• Tariffe per i pasti personali durante il viaggio

• Regole per i pasti aziendali, incluso chi ne approva l'importo

• Regole per le spese di intrattenimento dei clienti, incluso ciò che è consentito

Utilizzo personale del telefono

• Specificare se le chiamate personali saranno coperte; in tal caso, includere l'importo rimborsabile o la percentuale di spesa del telefono cellulare che può essere richiesta.

• Politica sul rimborso per danni o furto del telefono personale durante viaggi di lavoro, inclusi i massimali.

Consiglio: il nostro modello di polizza di viaggio copre tutto; è sufficiente compilare gli importi, i fornitori approvati e altri dettagli per ciascuna categoria di spesa rimborsabile. È possibile rimuovere facilmente le sezioni non necessarie.

Sezione 4: Acquisti non rimborsabili

Fornire un elenco puntato delle potenziali spese di viaggio che la vostra azienda non rimborserà. Specificare chiaramente che saranno coperte solo le spese e le disposizioni relative al viaggio descritte nella sezione precedente.

Ecco alcuni esempi di voci non rimborsabili che potresti voler includere nella tua polizza di viaggio:

• Acquisti a bordo

• Supplementi per bagaglio in eccesso

• Assistenza all'infanzia, cura degli animali domestici e imbarco per animali domestici

• Costo per familiari che si uniscono ai viaggiatori in viaggio

• Articoli da toeletta o abbigliamento

• Iscrizioni a club aerei

• Acquisti del minibar o conti del bar

• Servizio di lavanderia o pulitura a secco

• Multe per parcheggio o violazioni del codice della strada

• Pensioni per modifica biglietto aereo

• Trasporti ferroviari di prima classe

• Noleggio auto Premium, Lusso o Elite

• Film, intrattenimento online o giornali

• Utilizzo di spa e centri benessere

• Fiori, dolci e confetteria

• Servizio in camera

• Letti o biancheria da letto aggiuntivi

• Abbigliamento

• Trasferimenti pendolari

• Danni ai veicoli personali

• Assicurazione della compagnia di autonoleggio

Consiglio: coinvolgi le parti interessate, come il tuo CFO e i viaggiatori abituali, per determinare esclusioni ragionevoli in tutta l'azienda e per tutti i viaggi. Specificare chiaramente quali spese saranno rimborsate ai dipendenti e quali no.

Sezione 5: Rendicontazione delle spese e processo di rimborso

Dopo aver completato le sezioni relative alle spese, specifica come i dipendenti devono gestire i processi di rimborso e gestione delle spese. Ricorda di includere:

• Quale strumento utilizzare per l'invio delle spese

• Quali voci non devono essere incluse nelle spese (ad esempio, viaggi prenotati tramite la piattaforma di prenotazione approvata)

• A chi inviare le note spese

• Cosa includere nelle richieste di rimborso (ad esempio, ricevute originali)

• Scadenze per l'invio delle richieste di rimborso

• Tempi di elaborazione tipici per la ricezione dei rimborsi

• La politica aziendale sull'utilizzo di carte di credito personali per le spese

Sezione 6: Sicurezza in viaggio, supporto e dovere di diligenza

La tua politica di viaggio dovrebbe essere qualcosa che i viaggiatori desiderano leggere e dovrebbe includere dettagli sull'assistenza di viaggio, l'assicurazione di viaggio e il tuo fornitore responsabile del dovere di diligenza. Ecco le informazioni specifiche che dovresti includere:

• Come monitori i viaggiatori: informa i viaggiatori che quando prenotano utilizzando il tuo metodo o strumento approvato, il loro viaggio viene monitorato e, in caso di emergenza, quali misure verranno adottate per evacuarli. Includi il nome dello strumento approvato e cosa devono fare per garantire che il loro viaggio venga monitorato se effettuano prenotazioni al di fuori di questo strumento.

• Assistenza di viaggio: in caso di cancellazioni, modifiche, ecc. del viaggio, chi devono contattare i tuoi viaggiatori? Includi i recapiti del tuo fornitore di assistenza di viaggio, inclusi numeri di telefono e indirizzi email. Se sono presenti numeri per regioni diverse o supporto in lingue diverse, includili anche quelli.

• Assistenza per le emergenze: includi il tuo fornitore responsabile del dovere di diligenza, i dettagli della tua polizza assicurativa di viaggio e il nome del dipendente o del fornitore da contattare in caso di emergenza.

Come implementare la tua politica di viaggio

Una volta completate tutte le sezioni, è il momento di seguire i passaggi indicati di seguito per avviare il processo di implementazione:

1. Personalizza: collabora con le parti interessate per apportare le modifiche e le personalizzazioni necessarie alla tua travel policy; raccogli tutti i dettagli come l'assicurazione di viaggio, le tariffe per notte, ecc.

2. Automatizza: crea o aggiorna una travel policy automatizzata in modo che i viaggiatori e/o gli amministratori possano prenotare in qualsiasi momento utilizzando la policy.

3. Distribuisci: distribuisci le modifiche ai dipendenti. A seconda delle dimensioni della tua azienda, distribuisci il nuovo documento di policy e la travel policy automatizzata a tutti i dipendenti o a un sottogruppo iniziale.

4. Ascolta: raccogli il feedback dei dipendenti sulla policy, assicurandoti di porre domande sulla sua facilità di applicazione. Dovresti anche raccogliere feedback su come si allinea con gli strumenti approvati e la travel policy automatizzata.

Scarica subito il tuo modello di travel policy aziendale per i dipendenti per creare una travel policy automatizzata integrata nel processo di prenotazione dei viaggi.

Come migliorare la conformità alle policy aziendali sui viaggi

Se i tuoi tassi di conformità alle policy di viaggio sono bassi, devi capire se i tuoi dipendenti stanno semplicemente ignorando le tue policy di viaggio e spese, se non sono completamente formati sul loro funzionamento pratico o se trovano il tuo strumento di prenotazione troppo complicato da usare.

Ecco alcuni suggerimenti per aumentare i tassi di conformità alle policy di viaggio:

• Assicurati che la tua policy sia aggiornata. Se la tua policy attuale non viene aggiornata da un po' di tempo, è più probabile che i dipendenti effettuino prenotazioni fuori policy.

• Monitora i tuoi problemi di conformità. Utilizza un software di gestione dei viaggi per monitorare i tassi di conformità alle policy e analizzare i dati per identificare le cause principali della non conformità.

• Ricorda che la prenotazione autonoma da parte dei viaggiatori migliora i tassi di conformità alle policy: il tuo strumento di prenotazione preferito dovrebbe semplificare la prenotazione autonoma dei viaggi di lavoro da parte del tuo team.

• Integra la tua policy sulle spese di viaggio nello strumento di prenotazione: questo ti consente di creare un sistema automatico che approva o rifiuta i piani di viaggio in base alle esigenze aziendali.

Più la tua policy si allinea alle pratiche reali, soprattutto se supportata dal giusto software di gestione dei viaggi aziendali, più potrà garantire una conformità senza sforzo, senza la necessità di una supervisione costante!