Il modello definitivo per l'agenda fuori sede del team

Se sei come noi di Perk, adorerai un buon team offsite annuale (o, se sei fortunato, biennale).

Gli offsite sono un'ottima opportunità per riunire i colleghi, trovare ispirazione, allineare gli obiettivi, creare ricordi e, molto probabilmente, vedere almeno uno dei tuoi colleghi tuffarsi in piscina completamente vestito. Oh sì, è successo anche a noi.

Quando cerchi "migliori team offsite", di solito trovi foto di colleghi felici seduti insieme in un rifugio rurale, vicino a uno specchio d'acqua, o che giocano ai loro giochi d'infanzia da adulti a tutti gli effetti.

E mentre fattori come la location, i giochi di team building, il cibo e i servizi possono decretare il successo o il fallimento di un team offsite, è in realtà la pianificazione a distinguerlo.

Ecco perché abbiamo deciso di svelarti la nostra ricetta segreta per il miglior team offsite possibile. Il programma del tuo team offsite è la chiave dell'intero evento, ecco come iniziare.

Gettare le basi per un'azienda fuori sede: 6 domande da porsi

Prima di entrare nel vivo dell'agenda del tuo meeting offsite, devi prima avere una visione d'insieme. Poniti queste domande mentre inizi a pianificare questo entusiasmante evento:

1. Quanto tempo vuoi che duri il tuo offsite?
   Il team MICE di Perk consiglia due giorni con un pernottamento. Una durata inferiore lo rende un evento di team building più informale piuttosto che un offsite aziendale. Inoltre, qualsiasi durata più lunga potrebbe occupare troppo tempo personale dei tuoi colleghi. Questo è il momento ideale!

2. Quando vuoi che si svolga l'offsite?
   Considera la stagionalità della tua azienda: esiste un periodo di bassa attività naturale in cui è meglio organizzare un offsite? Inoltre, considera in quale parte del mondo si svolgerà il tuo offsite.

   Ad esempio, Perk ha uffici a Barcellona, ​​in Spagna, e sfruttiamo il sole e il mare. Ecco perché tendiamo a organizzare i nostri offsite a settembre e ottobre, subito dopo le vacanze, in modo che i partecipanti siano riposati, ma non troppo avanti nel terzo trimestre, al punto che potrebbero avere l'impressione che l'offsite sia una distrazione dal loro flusso di lavoro.

   Scegliere il giorno giusto della settimana è importante quanto scegliere la stagione giusta. Suggeriamo di organizzare l'offsite da giovedì a venerdì. Le persone tendono ad essere più entusiaste verso fine settimana. In questo modo non ruberete tempo al loro weekend!

3. Dove si svolgerà l'offsite?
   Assicurati di aver scelto una sede che non sia né troppo vicina né troppo lontana dal punto di ritrovo. Vuoi che i partecipanti si sentano come se fossero portati via, ma non come se fossero spediti a Timbuktu.

4. Che tipo di offsite sarà?
   Decidi se vuoi che sia principalmente un'esperienza di team building o un offsite incentrato sulla strategia con sviluppo delle competenze all'ordine del giorno.

   "Entrambi" è una risposta perfettamente legittima! Ad esempio, puoi pianificare un ottimo lancio, in cui discutere obiettivi, traguardi e strategie per l'anno successivo, e magari inserire qualche attività divertente lungo il percorso!

5. Qual è il tuo budget?
   Dividi il budget in voci essenziali come location, viaggio, cibo e attività. Concentrati su attività di impatto in linea con i tuoi obiettivi: pensa a workshop di team building, sessioni di formazione o avventure all'aria aperta che promuovano la collaborazione e la creatività.

   Se hai tempo, cerca alternative economiche senza compromettere la qualità, come optare per sconti sui viaggi infrasettimanali o scegliere servizi di catering locali invece di ristoranti di lusso. Ricorda, un budget ben distribuito garantisce che il tuo evento offsite offra il massimo valore senza spese eccessive inutili.

6. Chi parteciperà?
   Potrebbe sembrare sciocco, perché la risposta ovvia è "tutto il team". Ma in realtà non è una domanda così semplice. Devi pensare alle dinamiche di squadra e al tuo budget.

   Ad esempio, includi anche dei collaboratori esterni nel tuo evento offsite? E i colleghi che lavorano in diversi team? Cosa fate con i membri dei team che provengono da hub diversi?

   Definite i parametri per la partecipazione al vostro incontro fuori sede e adattateli di conseguenza. Se siete un'azienda completamente distribuita, forse è più conveniente suddividere l'incontro fuori sede in micro-incontri dedicati a team di continenti specifici o a dipendenti di team specifici.

Il modello di agenda per la riunione del team fuori sede

Pianificare una riunione di team offsite di successo inizia con un programma solido. Per aiutarti a iniziare, ecco il nostro modello di programma per la riunione di team offsite, progettato per mantenere il tuo team concentrato, coinvolto e produttivo durante l'evento.

Pianificazione fuori sede prima di partire

• Crea un canale Slack per il tuo team, dove i membri potranno porre domande in anticipo sul prossimo evento offsite. Le persone vorranno farti domande, soprattutto se il tuo evento prevede una componente notturna. Questo canale di comunicazione aperto contribuirà a creare fiducia e a garantire che tutti si sentano preparati.

• Scegli i relatori. Uno degli scopi principali di una riunione offsite è che tutti i membri del team abbiano visibilità su ciò che stanno facendo gli altri. È importante che un relatore per ogni "sotto-team" abbia un po' di spazio per spiegare cosa hanno fatto e cosa succederà in seguito.

In questo modo, incoraggi il lavoro di squadra e il cameratismo, consentendo a ogni membro del team di contribuire al quadro generale.

• Assegna un responsabile per gli appunti. È sempre utile registrare queste sessioni, sia digitalmente che chiedendo ai partecipanti di prendere appunti per il team. I verbali delle riunioni si riveleranno molto utili quando i colleghi torneranno alle loro attività quotidiane e dovranno iniziare a sviluppare un piano d'azione! Questo è un ottimo caso d'uso per i team che desiderano implementare l'intelligenza artificiale nei propri processi, consentendo ai partecipanti di rimanere presenti.

Ora, diamo un'occhiata ai passaggi successivi.

Programma fuori sede durante il tuo evento

Giorno 1: giovedì, mattina presto

• Fate in modo che il team si riunisca presto e di buon mattino (ma non troppo presto, altrimenti non vorrete volti imbronciati nella foto di gruppo). Se alloggiate in alloggi separati, concordate un punto di incontro facile da raggiungere dove il team verrà prelevato dal mezzo di trasporto. Date loro 15 minuti di margine per arrivare prima della vostra partenza!

• Preparatevi del tempo per caffè e snack all'arrivo. Lasciate che i partecipanti si registrino. Una volta sistemati nelle loro stanze, offrite loro caffè e snack per farli sentire più a loro agio e benvenuti. Consiglio: caffè e biscotti aiutano a iniziare presto!

Giovedì, tarda mattinata - pomeriggio

• Riunisci tutti in un unico spazio. Di solito, una configurazione in stile sala conferenze è la migliore e più comoda per le sessioni future. Se non è disponibile, valuta la possibilità di prenotare una sala riunioni aziendale. Assicurati che tutti abbiano un posto a sedere e fornisci loro un quaderno e delle penne, oltre a delle bottiglie d'acqua (se sono brandizzate, ancora meglio!)

• Inizia esaminando i punti all'ordine del giorno del team. Comunica al tuo team cosa aspettarsi dal giorno successivo o giù di lì e lascia del tempo per le domande.

Consiglio: se li hai coinvolti nel processo di pianificazione, tutto andrà molto più liscio!

• Dai il via alle danze con qualche gioco rompighiaccio! Organizzare un quiz divertente su app come Kahoot può davvero far entrare i partecipanti nel vivo dell'attività. Fare domande sugli altri membri del team e sui fatti aziendali può essere un modo divertente per conoscersi a vicenda!

Puoi anche pensare a giochi come "Due verità e una bugia", "Indovina la foto d'infanzia" o un concorso di barzellette di cattivo gusto!

• Avvia una sessione di sessioni "Spotlight". Concedi a ciascun team un tempo prestabilito per effettuare retrospettive su ciò che hanno fatto, evidenziare progetti significativi in ​​corso o futuri, condividere i loro piani o illustrare le metriche importanti.

Circa 30 minuti per ciascuna sessione dovrebbero essere sufficienti. Inizia con 2-3 di queste sessioni, a seconda delle dimensioni del team.

Giovedì pomeriggio - prima serata

• Pausa pranzo! Non cercare di convincere i partecipanti ad ascoltare 6 ore di presentazioni di fila. Dopo circa 2,5-3 ore, concedi loro un'ora di pausa pranzo per chiacchierare e ricaricarsi.

• Riprendi le sessioni di presentazione. Continua con altre 2-3 sessioni di presentazione dopo pranzo. Assicurati di aver dato a ciascun team abbastanza tempo per presentare ciò che avevano pianificato e lascia qualche minuto alla fine di ogni sessione per le domande.

• Organizza un'attività di gruppo creativa. Dividi il tuo team in gruppi più piccoli di circa cinque o sei persone e assegna loro un compito stimolante e creativo. Può essere qualsiasi cosa, da una semplice sessione di brainstorming su un progetto imminente a una sessione di pianificazione strategica completa per una situazione fittizia. L'idea è di mescolare i partecipanti con membri del team con cui non lavorano quotidianamente e di offrire loro una sfida per pensare fuori dagli schemi. Questo li aiuterà a entrare in contatto tra loro e affinerà le loro capacità di problem solving!

• Concludi la giornata di lavoro. Concludete le sessioni di workshop della giornata con un breve riepilogo di quanto trattato. Illustrate ai partecipanti cosa li aspetta quella sera e accennate alle azioni da intraprendere il giorno successivo.

Giovedì sera

• Lasciate un po' di tempo libero a tutti. La giornata è stata intensa: si meritano una pausa! Lasciate che tornino in camera, si rinfreschino, facciano un pisolino o chiamino le loro famiglie. Rimarrete sorpresi da quanti di loro decideranno comunque di usare questo tempo per stare insieme!

• Invitate tutti a cena. Non dimenticate di dare da mangiare. Una cena è un ottimo modo per concludere un'entusiasmante prima giornata di workshop e team building. È anche un'ottima opportunità per i membri del team di leadership di scambiare due parole in un ambiente più informale e motivare davvero le persone per il futuro.

• È ora di festeggiare. Diciamolo chiaramente: i vostri colleghi potrebbero voler fare festa! Questo è uno dei grandi vantaggi di un'azienda o di un team che si riunisce fuori sede. È qui che le amicizie iniziano a sbocciare e i ricordi si creano senza che le persone pensino e parlino di OKR, pianificando riunioni e ottimizzando i flussi di lavoro.

Consiglio: cercate di rendere le vostre feste il più inclusive possibile. Invece di farli ruotare attorno all'alcol, fateli ruotare attorno a qualcosa che appassiona tutti e regalate loro un po' di divertimento innocuo.

Giorno 2 del tuo programma fuori sede

Venerdì mattina

• Inizia la giornata con una colazione di gruppo. Non anticiparla troppo e lascia che i partecipanti dormano un po' di più per riprendersi dalla festa della sera prima. Il nostro consiglio è di riunire i partecipanti verso le 9 o le 10 del mattino e offrire loro una colazione abbondante!

• Organizza un'attività di team building divertente. Pensa fuori dagli schemi e fai fare ai partecipanti qualcosa di nuovo e interessante. Magari una caccia al tesoro. Magari una gara di uova che cadono dal tetto del tuo alloggio. Magari un nodo umano. In ogni caso, fai in modo che i partecipanti si muovano e pensino in modo creativo!

• Lascia che i partecipanti raccolgano le loro cose e offri un pranzo facoltativo. Concedi loro un po' di tempo libero. Alcuni potrebbero voler preparare i bagagli e consumare un pranzo leggero con i compagni di squadra. Altri potrebbero desiderare qualcosa di più attivo e fare una passeggiata con i colleghi. Dai ai partecipanti la possibilità di concludere l'evento come preferiscono.

• Riporta tutti a casa sani e salvi! Assicurati che tutti siano a conoscenza dell'orario di partenza previsto. Concedi sempre 10-15 minuti di margine per assicurarti che tutti abbiano preparato tutto. Concludi l'evento senza stress.

Cosa fare dopo la trasferta aziendale

Una volta terminato l'evento, ecco alcuni accorgimenti da seguire per garantire che tutti ne traggano il massimo vantaggio:

• Invia un'email di follow-up chiedendo un feedback sull'evento. Includi il link a un breve sondaggio in cui potrai capire cosa hai fatto bene e dove c'è margine di miglioramento.

• Condividi gli appunti delle sessioni di approfondimento con tutto il team. Saranno sicuramente utili quando i team inizieranno a pianificare il prossimo trimestre.

• Consenti a tutti di accedere a una cartella foto. Le foto degli eventi strappano sempre un sorriso e incoraggia i membri del team a condividerle sui social media, se lo desiderano: è un ottimo strumento per l'employer branding.

• Esamina attentamente il budget e le spese e crea un rendiconto spese di viaggio e di viaggio. Conserva tutte le ricevute e le fatture per il tuo team finanziario e come riferimento per i futuri eventi fuori sede.

• Inizia a studiare e pianificare il tuo prossimo evento fuori sede di team!

Semplifica la tua pianificazione fuori sede con Perk

Organizzare un evento fuori sede può essere un compito complesso, ma non deve esserlo per forza. Con Perk, puoi gestire ogni aspetto del processo, dalla prenotazione di location e viaggi alla gestione di budget e itinerari.

Puoi compilare automaticamente report, monitorare le spese e assicurarti che ogni aspetto del tuo evento fuori sede sia in linea con la travel policy della tua azienda.