Guide alla gestione di viaggi e spese

La gestione di viaggi e spese è un'impresa ardua, che si abbiano 50 dipendenti in viaggio d'affari o 5.000. Raccogliere e rendicontare accuratamente tutte le spese relative ai viaggi è una sfida per i responsabili finanziari di tutto il mondo.

Fortunatamente, negli ultimi anni le cose sono cambiate. Oggi, i software moderni eliminano la necessità di note spese cartacee, processi di rimborso manuali e approvazioni in corso.

In questa guida, approfondiamo la gestione di viaggi e spese in modo approfondito. Illustriamo i segnali che indicano che i vostri processi potrebbero non essere aggiornati e le soluzioni disponibili per aiutarvi a ottimizzare i flussi di lavoro.

Tutto sulla gestione delle spese di viaggio

La gestione di viaggi e spese (T&E) è il processo di riscossione di tutte le spese relative ai viaggi al fine di non pagare le tasse su tali importi. Nella maggior parte dei paesi, i costi di viaggio e intrattenimento legati al lavoro, inclusi voli, hotel e trasporti via terra, sono considerati spese deducibili dalle tasse.

La deducibilità totale o parziale degli acquisti di cibo dipende dal paese. Negli Stati Uniti, cibo e bevande sono deducibili al 50%, indipendentemente dal fatto che la spesa venga sostenuta durante un evento, un viaggio di lavoro o una cena con i clienti nella propria città. Nel Regno Unito, invece, cibo e bevande sono completamente deducibili dalle tasse.

Sebbene le normative possano variare da paese a paese, una cosa è certa: tenere traccia di tutte le spese deducibili dei dipendenti è essenziale per ridurre il carico fiscale di un'azienda. Il software T&E è progettato per monitorare queste spese ai fini di detrazioni fiscali e analisi finanziarie accurate. Con i dati corretti a disposizione, le aziende possono beneficiare di una maggiore visibilità finanziaria e prendere decisioni di bilancio più oculate.

Punti critici dei processi T&E inefficaci

Se i tuoi processi di gestione di viaggi e spese sono inefficienti, i tuoi dipendenti proveranno molta frustrazione. Costi di elaborazione elevati e flussi di lavoro inefficienti sono solo alcune delle sfide che le piccole imprese che non dispongono di una soluzione per la gestione delle spese di viaggio devono affrontare.

Ecco solo alcuni degli ostacoli che le aziende incontrano nei processi di gestione delle spese di viaggio.

La necessità di linee guida complete

Uno dei motivi principali per cui le aziende incontrano difficoltà nella gestione delle spese di viaggio è la mancanza di una politica di viaggio completa. Senza una politica che definisca chiaramente le linee guida per le spese di viaggio d'affari, comprese le regole su vitto, alloggio, spese di intrattenimento e procedure di rimborso, l'intero processo diventa poco pratico, costoso e inefficiente.

Ogni azienda che si occupa di viaggi d'affari necessita di una solida politica di gestione delle spese di viaggio per eliminare qualsiasi confusione su cosa sia coperto e cosa no, e su come e quando i dipendenti saranno rimborsati.

Mancanza di controllo e autonomia per i viaggiatori

Il vecchio modo di gestire viaggi e trasferte era incentrato sul controllo. Un responsabile d'ufficio o un travel manager prenotava tutti i viaggi per tenere sotto controllo i costi. Ma questo frustrava i viaggiatori, privandoli di scelta e spesso portando a una catena infinita di email.

Oggigiorno, la maggior parte dei viaggiatori d'affari prenota i propri viaggi online, ma questo presenta le sue sfide...

Prenotazioni non autorizzate

Quando ci si affida a processi manuali, le prenotazioni di viaggio non autorizzate possono facilmente sfuggire. Anche se si dispone di processi di pre-approvazione, può essere difficile identificare quali prenotazioni siano pienamente conformi alle linee guida della propria policy sulle spese di viaggio.

Le soluzioni di gestione delle spese di viaggio, d'altra parte, aiutano a stabilire limiti di spesa specifici per ogni prenotazione di viaggio d'affari e guidano i viaggiatori verso opzioni conformi.

Pagare troppo per i viaggi d'affari

Ogni azienda desidera ridurre i costi di viaggio. Tuttavia, le aziende più piccole potrebbero trovare più difficile stabilire partnership aziendali con hotel e compagnie aeree per ottenere le migliori offerte.

Esistono sul mercato diversi servizi di viaggio per piccole imprese che non solo offrono una piattaforma di prenotazione online innovativa, ma offrono anche al tuo team l'opportunità di risparmiare denaro e semplificare la prenotazione dei viaggi aziendali.

Queste piattaforme possono aiutare le aziende a risparmiare sui costi di viaggio. Offrono un ampio inventario di alloggi e di voli aziendali, da cui è possibile cercare, prenotare e gestire i viaggi dei dipendenti, il tutto da un'unica piattaforma facile da usare.

Amministrazione delle spese infinita

I viaggi aziendali generano diverse attività amministrative che risultano più complesse se si fa affidamento su processi di gestione delle spese manuali. Ad esempio, senza una soluzione di prenotazione viaggi aziendali, i responsabili d'ufficio possono ritrovarsi a dover gestire fatture da una miriade di fornitori per la stagione fiscale.

Senza una piattaforma di gestione dei viaggi e carte di credito aziendali, i viaggiatori dovranno pagare in anticipo e presentare manualmente una richiesta di rimborso in un secondo momento. Inoltre, i responsabili finanziari che lavorano senza una riconciliazione automatica devono dedicare ore alla riconciliazione delle note spese con gli acquisti effettuati tramite carta di credito aziendale.

Ricevute perse

La perdita delle ricevute cartacee rappresenta una sfida enorme per chi si occupa della gestione delle spese delle piccole imprese. Quando i dipendenti perdono le ricevute, l'azienda non può rimborsarli senza rischiare problemi di conformità con l'IRS.

Report di spesa viaggi e vacanze imprecisi

L'elaborazione delle note spese è un'attività costosa, soprattutto quando questi processi devono essere ripetuti a causa di invii imprecisi e/o tardivi dei moduli di nota spese. I sistemi manuali obsoleti comportano flussi di lavoro lenti e laboriosi, oltre a molteplici possibilità di errore umano.

Rimborsi lenti

L'elaborazione dei rimborsi è dispendiosa in termini di tempo se eseguita manualmente, lasciando i viaggiatori d'affari senza un soldo. Questo potrebbe rappresentare una sfida per la gestione delle proprie finanze personali e lasciare i dipendenti scontenti, soprattutto se hanno dovuto effettuare un acquisto importante per motivi di lavoro.

Mancanza di monitoraggio dei costi di viaggio e viaggio in tempo reale

I processi di gestione manuale delle spese di viaggio impediscono di raccogliere informazioni e dati sui costi e sulle spese di viaggio. Non solo questi dati gestiti manualmente possono essere registrati in modo impreciso, ma non consentono nemmeno di accedere al livello di visibilità più elevato offerto dalle piattaforme digitali. Quando i processi di gestione delle spese sono lenti, anche la raccolta dei dati lo è. Senza il monitoraggio delle spese in tempo reale, non è possibile prendere decisioni aziendali informate o prevedere e pianificare i costi di viaggio futuri. Inoltre, i casi di frode sulle spese possono facilmente passare inosservati.

Cosa può offrire uno strumento efficace di gestione T&E

Utilizzare le più recenti soluzioni di gestione di viaggi e spese può rivoluzionare il sistema di viaggi aziendali della tua azienda. Uno strumento completo ti aiuterà con:

• Piena visibilità delle spese di viaggio in tempo reale: con note spese automatizzate e prenotazioni di viaggio consolidate, il tuo team finanziario avrà un monitoraggio delle spese in tempo reale che lo aiuterà a comprendere meglio il tuo programma di viaggio.

• Opzioni e autonomia per i viaggiatori: integrando le policy aziendali, una soluzione di gestione dei viaggi consente ai viaggiatori d'affari di scegliere le proprie opzioni di viaggio. Nessuna necessità di pagamento anticipato per i viaggiatori: acquisti di viaggi d'affari di grandi dimensioni come biglietti aerei e auto a noleggio non dovrebbero richiedere ai viaggiatori di richiedere un rimborso. Prenotando su una piattaforma di viaggi d'affari, l'azienda può pagare un'unica fattura mensile e ridurre le spese amministrative per tutti.

• Nessuna necessità per i viaggiatori di compilare note spese: la giusta soluzione di gestione delle spese automatizzerà i flussi di lavoro di viaggio e alloggio. Un'app mobile può scansionare le ricevute in modo che i viaggiatori non debbano inserire manualmente i dati nello strumento di gestione delle spese.

• Rapidità di riscossione delle fatture per i responsabili d'ufficio: consolidando i costi di viaggio in un unico sistema di gestione dei viaggi aziendali, si riceve una sola fattura alla fine di ogni mese.

• Riconciliazione automatica degli acquisti: i dati delle spese derivanti dalle scansioni delle ricevute e dagli acquisti con carta di credito aziendale dovrebbero essere riconciliati automaticamente.

• Approvazioni automatiche dei rimborsi: automatizza la politica aziendale di viaggio e alloggio con regole che consentono il rimborso automatico degli acquisti di cibo o taxi di importo inferiore a un determinato limite, senza la necessità di una revisione manuale da parte degli approvatori.

• Rimborsi più rapidi per i viaggiatori: anche con la prenotazione consolidata dei viaggi d'affari, le spese giornaliere occasionali verranno comunque generate durante il viaggio. Ma con un processo di rimborso spese automatizzato, i dipendenti non saranno lasciati in attesa.

I migliori sistemi per la gestione dei viaggi e delle spese

Per gestire le spese di viaggio in modo accurato, è necessario un software aziendale di gestione viaggi e spese adeguato. Una soluzione ERP (Enterprise Resource Planning) non specificamente progettata per i viaggi non sarà sufficiente. Sono infatti necessari due programmi diversi e completamente integrati: una piattaforma di gestione viaggi e un software di gestione spese.

Piattaforma di gestione dei viaggi

Hai bisogno di una piattaforma di gestione dei viaggi che ti aiuti a controllare i viaggi aziendali, senza dover gestire nessuno in modo troppo dettagliato. Una moderna piattaforma di gestione dei viaggi ti permette di creare policy di viaggio personalizzabili e attive al momento della prenotazione. Non si tratta semplicemente di un documento statico con policy di viaggio e spese.

Una piattaforma per viaggi d'affari riduce anche il lavoro manuale associato ai viaggi d'affari, poiché i viaggiatori possono prenotare autonomamente e scegliere le opzioni desiderate all'interno della policy. Inoltre, non sono necessari rimborsi, poiché una piattaforma per viaggi d'affari dovrebbe consolidare le spese in un'unica fattura mensile da pagare al team finanziario.

Cosa cercare:

• Ottimo inventario viaggi

• Policy di viaggio e approvazioni personalizzabili

• Fattura mensile per consolidare i pagamenti

• Assistenza clienti di alta qualità

• Analisi e report approfonditi sulle spese di viaggio

• App mobile facile da usare per i viaggiatori

Piattaforma di gestione delle spese

D'altra parte, una piattaforma di gestione delle spese non ti aiuta effettivamente ad acquistare viaggi. Piuttosto, raccoglie tutte le transazioni dalle carte di credito aziendali in un unico posto. Inoltre, archivia in modo sicuro ricevute e fatture per i controlli fiscali. I sistemi di gestione delle spese forniscono anche analisi complesse e semplificano il processo di reporting.

Assicurati di scegliere una versione SaaS moderna che funzioni nel cloud su qualsiasi dispositivo. In questo modo, i dipendenti possono utilizzare i loro telefoni cellulari per scansionare e caricare le ricevute in tempo reale.

Alcuni acquisti richiedono un rimborso. Ad esempio, se un viaggiatore paga una compagnia di taxi locale. La tua piattaforma di gestione delle spese dovrebbe contribuire ad accelerare i processi di rimborso e ridurre il lavoro manuale.

Cosa cercare:

• Scansione delle ricevute per ridurre l'inserimento manuale dei dati

• Flussi di lavoro automatizzati per l'approvazione e il rimborso delle spese

• Regole e approvazioni automatiche per spese a basso costo

• App mobile facile da usare per i dipendenti

• Integrazioni con carte aziendali e importazione dati

• Reporting e analisi delle spese

Esaminiamo alcune delle tue opzioni.

Le 3 migliori soluzioni per la gestione delle spese di viaggio

Queste soluzioni per la gestione delle spese di viaggio ti aiutano a ottenere la massima visibilità sulle spese aziendali e a migliorare l'esperienza dei tuoi dipendenti in trasferta. È fondamentale considerare la tua posizione geografica, poiché ogni paese ha normative e regolamenti diversi per quanto riguarda le varie categorie di spese aziendali. Ecco le nostre tre migliori soluzioni, ciascuna dedicata a una regione specifica.

Divvy: per gli Stati Uniti

Divvy è una piattaforma software online per la gestione delle spese che fornisce agli utenti carte fisiche e virtuali. Divvy offre alle aziende visibilità in tempo reale sulle spese e controlli flessibili per una gestione senza problemi.

Caratteristiche principali di Divvy:

• Accedi ai fondi di cui hai bisogno con linee di credito fino a 15 milioni di dollari disponibili per aziende di tutte le dimensioni

• Spendendo con Divvy, ottieni premi su ristoranti, hotel, viaggi e altro ancora

• Lingue supportate: inglese

• Prezzo: gratuito

Divvy si integra con Perk per fornire alle PMI con sede negli Stati Uniti un portale online completo per la prenotazione, la gestione e la rendicontazione dei viaggi aziendali.

Pleo: per il Regno Unito

Pleo semplifica la gestione delle spese aziendali per aziende grandi e piccole. Libera il tuo team dall'amministrazione automatizzando le attività chiave e mantieni il controllo grazie all'analisi delle spese.

Funzionalità principali di Pleo:

• Pleo si integra con i software di fatturazione per automatizzare i pagamenti e offrire una maggiore visibilità sulle spese.

• Monitora facilmente le richieste di rimborso spese per garantire un rimborso rapido e in linea con le politiche aziendali.

• Lingue supportate: danese, tedesco, inglese, finlandese, francese, olandese, norvegese, portoghese, spagnolo e svedese.

• Prezzi:

  • Starter: gratuito.

  • Essential: 39 £/mese.

  • Advanced: 69 £/mese.

Pleo si integra anche con Perk per semplificare la rendicontazione delle spese di viaggio. Basta effettuare una prenotazione con la tua carta Pleo per riconciliare automaticamente spese e ricevute.

Yokoy: per DACH

Yokoy è una soluzione di gestione delle spese basata sull'intelligenza artificiale che consolida e automatizza tutti i processi di fatturazione su un'unica piattaforma.

Caratteristiche principali di Yokoy:

• I servizi e i prodotti Yokoy sono disponibili singolarmente o in pacchetti, quindi acquisti solo ciò di cui hai bisogno.

• Lo strumento basato sull'intelligenza artificiale analizza e approva le spese standard e crea automaticamente report in tempo reale.

• Lingue supportate: tedesco, inglese, francese, italiano e cinese.

• Prezzi: in base alle esigenze.

Oltre alle spese aziendali quotidiane, Yokoy si integra con Perk, registrando automaticamente le prenotazioni Perk per una rendicontazione semplificata delle spese di viaggio.

Trovare una soluzione di gestione delle spese che si integri con la tua piattaforma di gestione dei viaggi è fondamentale per la visibilità e la gestione delle spese. Queste tre principali soluzioni per la gestione delle spese ti garantiscono di avere tutti i dati necessari per gestire e rendicontare le spese aziendali.

Abbiamo incontrato Katharina Wodischeck di adsquare per scoprire cosa pensa della gestione di viaggi e spese.

Quanto ritieni sia importante avere visibilità sulle spese di viaggio di un'azienda e perché?

"Avere una chiara visibilità sulle spese di viaggio consente a un'azienda di monitorarle con precisione e, di conseguenza, di effettuare budget e previsioni più precisi.

Inoltre, la visibilità offre l'opportunità di analizzare le spese per categoria di viaggio e reparto, contribuendo così a semplificare il processo di rendicontazione. Infine, avere una visione d'insieme delle spese di viaggio aiuta l'azienda a creare politiche di spesa efficaci."

Quali sono, a tuo avviso, le maggiori sfide nella gestione di viaggi e spese?

"A mio parere, una delle maggiori sfide è che troppe aziende gestiscono ancora viaggi e spese utilizzando fogli Excel, sprecando quindi molto tempo in processi manuali e nella riconciliazione delle ricevute.

Questa mancanza di visibilità rende difficile per i team finanziari identificare quali dipendenti sostengono quali spese. Un'altra sfida che vedo è la mancanza di chiarezza nelle politiche di viaggi e spese. Questo può portare ad acquisti inaspettati e non autorizzati e, inoltre, a conseguenze in termini di controllo dei costi e supervisione dei budget di viaggio."

Quale consiglio daresti a qualcuno che ha difficoltà a gestire le spese di viaggio della propria azienda?

"Il mio consiglio sarebbe di trovare una soluzione tecnica e quindi di automatizzare il processo il più possibile. Sarebbe sensato raccogliere tutte le prenotazioni e le spese di viaggio in un unico sistema e consentire a tutti i dipendenti di gestire autonomamente le prenotazioni e le spese di viaggio, nel rispetto della travel policy aziendale."