Cos'è un rendiconto spese e viaggi? (e come automatizzarlo)

Il settore globale dei viaggi d'affari vale circa 1,28 trilioni di dollari, e gli Stati Uniti ne spendono più di un terzo. Indipendentemente da dove si trovi la tua azienda, è probabile che i viaggi rappresentino una delle tre voci di spesa più importanti, con stipendi e SaaS in testa.

Tutte queste spese rendono fondamentale monitorare dove e perché vengono spesi. In questa guida, ti spieghiamo come creare un rendiconto spese per i viaggi d'affari e come ottimizzare le spese per i viaggi d'affari.

Cosa sono i rapporti T&E?

Le note spese di viaggio e di evasione degli ordini sono documenti cartacei o digitali che includono tutti i dettagli rilevanti per una spesa relativa a un viaggio, tra cui l'importo dell'acquisto, la data e la categoria di spesa. In genere, le note spese di viaggio e di evasione degli ordini includono anche le ricevute originali, in modo che, in caso di verifica della dichiarazione dei redditi, l'azienda possa fornire la prova delle spese rimborsabili.

Elementi di un rendiconto spese e viaggi:

• Data di acquisto

• Fornitore da cui è stato effettuato l'acquisto

• Categorie di spesa come cliente, progetto, account o reparto

• Nome del dipendente che ha acquistato l'articolo

• Eventuali note aggiuntive sull'acquisto

• Subtotale dell'acquisto

• Eventuali imposte o IVA associate all'acquisto

• Totale complessivo (imposte incluse)

• Un file PDF, JPG o PNG per la ricevuta o la fattura

Perché sono importanti i resoconti di viaggio e le note spese?

Le note spese di viaggio sono importanti per diversi motivi chiave che interessano un'azienda, che sia una multinazionale o una piccola impresa.

Preparazione delle tasse

Nella maggior parte dei paesi del mondo, le spese di viaggio sono completamente deducibili, purché abbiano uno scopo commerciale giustificabile. Tale scopo può essere lo sviluppo professionale, il reclutamento, le vendite, gli acquisti, l'assistenza clienti in loco e altro ancora. Tuttavia, per dedurre legalmente le spese con l'IRS o altri enti governativi, è necessario fornire una prova sotto forma di ricevuta o fattura.

Intelligenza aziendale

La rendicontazione non riguarda solo l'ente fiscale dei governi dei paesi in cui operi. Comprendere i costi di viaggio è importante anche per la tua attività. Ad esempio, con informazioni in tempo reale sulle spese di viaggio, puoi prendere decisioni immediate per rispettare il budget. E con report mensili e trimestrali, puoi identificare progetti o team che stanno spendendo troppo.

Riduzione delle frodi

Purtroppo, il rimborso spese di viaggio è soggetto a frodi da parte dei dipendenti. Con le giuste procedure (incluso l'obbligo di allegare le ricevute), è possibile ridurre il rischio di frode per la propria azienda.

Perché la tua azienda dovrebbe automatizzare i rendiconti di viaggio e le note spese?

Anche quando i dipendenti seguono senza errori le linee guida stabilite nella vostra politica sulle spese di viaggio, la compilazione di una nota spese richiede in media 20 minuti e l'elaborazione di 58 dollari. Quando è necessario correggere le note spese, ci vogliono altri 18 minuti e l'elaborazione di 52 dollari. E questo solo per una nota spese.

Contestualizziamo la situazione. Se elaborate in media 20 note spese di viaggio al mese, vi costerà 13.920 dollari se tutte compilate correttamente. Tuttavia, se devono essere riviste, dovrete affrontare un costo aggiuntivo di 12.480 dollari, portando il totale annuo a 26.400 dollari spesi solo per i processi di rendicontazione delle spese di viaggio.

E più grande è la vostra azienda, più note spese di viaggio dovrete gestire. Ecco perché la rendicontazione automatizzata delle spese di viaggio è l'unica opzione conveniente per le aziende moderne che vogliono seriamente proteggere i propri profitti.

Oltre a farvi risparmiare denaro, l'adozione della rendicontazione automatizzata delle spese di viaggio offre molti altri vantaggi aziendali.

Elimina grandi quantità di scartoffie e processi manuali

La rendicontazione manuale delle spese di viaggio genera un'enorme quantità di documenti cartacei, tra cui ricevute, fogli di calcolo e stampe. Non solo i dipendenti devono salvare ogni ricevuta ricevuta (e mantenerla leggibile!), ma anche il team finanziario deve esaminarle una per una per assicurarsi che siano conformi alle regole della travel policy.

Un processo manuale lascia spazio a errori e imprecisioni, il che ne allunga i tempi e aumenta i costi associati. Anche ristoranti e rivenditori offrono sempre più ricevute digitali, il che può causare problemi se si continua a fare affidamento su processi cartacei.

Le rendicontazioni automatiche delle spese di viaggio eliminano la necessità di montagne di documenti cartacei. I dipendenti possono scansionare e acquisire ricevute e altri documenti con i propri dispositivi mobili e caricarli istantaneamente sul sistema automatizzato. Da lì, i team finanziari possono visualizzarli e gestirli facilmente in formato digitale.

Semplifica il processo di rendicontazione delle spese di viaggio

I sistemi automatizzati per la gestione delle spese di viaggio riducono il rischio di errori di inserimento e omissioni che spesso possono incidere negativamente sui profitti. Infatti, questi sistemi possono segnalare automaticamente voci duplicate e spese non conformi alla policy sulle spese di viaggio. Inoltre, acquisiscono e tracciano tutte le comunicazioni relative alla nota spese: niente più ricerche nelle email!

Inoltre, semplificando il processo di rendicontazione delle spese, è probabile che si riscontri un aumento dei tassi di conformità alla policy sulle spese di viaggio.

Ti offre visibilità in tempo reale sulle spese di viaggio

I processi di gestione delle spese di viaggio cartacei non forniscono informazioni utili sul programma di viaggi d'affari. Non solo non è possibile visualizzare un'analisi in tempo reale del flusso di cassa, ma non è nemmeno possibile accedere rapidamente a informazioni su:

• Numero e tipo di violazioni delle policy

• Categorie di spesa principali

• Casi di potenziali frodi sulle spese

• Modelli di spesa

• Principali partner di hotel e voli

Con i sistemi automatizzati per la gestione delle spese di viaggio, è possibile visualizzare tutte queste informazioni e altro ancora, aiutando a identificare dove è possibile risparmiare, opportunità di negoziare accordi migliori con i partner e molte altre possibilità di ottimizzazione dei costi.

Le migliori pratiche per il monitoraggio e la rendicontazione delle spese di viaggio

Nel 2021 e oltre, una nota spese e di viaggio non sarà più un documento cartaceo. La rendicontazione delle spese dovrebbe essere digitale e integrata con il tuo software per i viaggi aziendali.

Ecco come semplificare la gestione delle note spese e di viaggio con la scansione delle ricevute, il consolidamento delle fatture e la riduzione delle richieste di rimborso. Scopri questi consigli e suggerimenti:

Implementare il software giusto

• UTILIZZA un software con funzionalità di automazione: utilizza un software per la gestione delle spese di viaggio che offra la scansione delle ricevute, in modo che i dati del modulo di rendicontazione spese vengano importati automaticamente.

• NON raccogli manualmente fatture e rendiconti di viaggio e viaggio: dimentica un modello di rendicontazione spese cartaceo. Questo comporterà solo lavoro manuale per i tuoi viaggiatori e i tuoi amministratori. Al contrario, la tua policy sulle spese dovrebbe specificare come utilizzare il tuo software di monitoraggio delle spese.

Prenota il tuo viaggio in un unico posto

• Prenota viaggi d'affari con una piattaforma di gestione dei viaggi: incoraggiando i dipendenti a prenotare tramite un software di gestione dei viaggi d'affari approvato, puoi controllare meglio le loro spese e consolidarle in un'unica fattura mensile. Questo riduce la necessità di rendicontazione delle spese.

• NON prenotare viaggi d'affari su siti web per privati: se i tuoi dipendenti prenotano viaggi su siti per privati ​​(utilizzati dai turisti), le spese relative all'attività lavorativa saranno distribuite in modo frammentato, rendendo necessaria la rendicontazione delle spese.

Integra la tua tecnologia

• Integra la tua piattaforma di gestione viaggi con la tua piattaforma di gestione spese: puoi integrare la tua piattaforma di viaggi d'affari con la tua piattaforma di gestione spese, in modo che tutte le tue spese di viaggio deducibili siano in un unico posto.

• NON affidarti esclusivamente a una piattaforma di gestione spese: sebbene una piattaforma di gestione spese sia importante per ogni tipo di spesa, non ti aiuta effettivamente a spendere denaro. Ti mostra solo quanto hai speso a posteriori. Hai bisogno di una piattaforma di viaggi d'affari per polizze integrabili e consolidamento delle fatture.

Utilizza le carte aziendali a tuo vantaggio

• Offri carte di credito aziendali ai viaggiatori frequenti: molte aziende richiedono ancora ai dipendenti di creare una nota spese anche se utilizzano la carta aziendale, quindi potrebbe non sembrare che una carta aziendale faccia risparmiare tempo. Ma lo fa. Le moderne piattaforme di gestione delle spese riconciliano le note spese con le transazioni con carta di credito, così il tuo team finanziario non deve farlo.

• NON obbligare i viaggiatori a richiedere costantemente rimborsi: i dipendenti non vogliono pagare con i propri soldi e poi compilare i rimborsi spese. Con una carta aziendale, non ce n'è bisogno. Avere meno moduli di rimborso fa risparmiare tempo a viaggiatori e amministratori.

Digitalizza le tue politiche di viaggio

INTEGRA la tua politica di viaggio e alloggio nel tuo sistema di gestione dei viaggi: uno dei motivi per cui una piattaforma per i viaggi d'affari è così importante è la possibilità di digitalizzare le politiche. Queste politiche entrano in vigore durante la ricerca e la prenotazione del viaggio, quindi controllano effettivamente le spese.

NON affidarti a un documento di politica per aiutarti a gestire le spese: i dipendenti dimenticano di leggere i documenti di politica. Se la tua politica di viaggio e alloggio esiste solo in un documento, potrebbe essere utile per insegnare ai dipendenti come scansionare le ricevute, ma non controllerà le spese nel momento in cui sono davvero necessarie.

Strategie intelligenti per risparmiare sulle spese di viaggio

Naturalmente, semplificare la rendicontazione di viaggi e spese è solo una parte del puzzle. Potresti anche voler ridurre le spese di viaggio aziendali.

Analizza le spese di viaggio per persona, team, progetto ecc.

Utilizza il tuo software per viaggi d'affari per impostare tag, categorie e centri di costo. Questo ti permetterà di calcolare con precisione il ROI dei viaggi d'affari e di impostare budget più efficaci in futuro.

Tieni traccia delle cancellazioni dei viaggi e dell'IVA recuperabile per ottimizzare i costi

Perk ti consente di monitorare le cancellazioni di viaggio e l'IVA recuperabile. Se riscontri un numero elevato di cancellazioni di viaggio (a causa di circostanze impreviste), potresti optare per un viaggio flessibile e rimborsabile. Puoi anche tenere traccia di tutti i dettagli necessari per il recupero dell'IVA.

Creare politiche di viaggio uniche per determinati team o progetti

Quanto più le tue politiche di viaggio si adattano alla tua azienda, tanto più funzioneranno. Definisci politiche diverse per diverse esigenze di viaggio (ad esempio, il recruiting) o per team diversi (ad esempio, il reparto vendite).

Utilizzare budget di viaggio dinamici per la precisione delle politiche in ogni città

È impossibile stabilire un budget preciso per notte in hotel se la tua azienda viaggia in più città. Con Perk, puoi impostare budget dinamici che consentono ai tuoi dipendenti di spendere una certa percentuale in più rispetto all'opzione più economica disponibile.

Quando digitalizzi i report di viaggio e spese come parte della tua strategia di gestione dei viaggi, risparmi tempo a tutti in azienda, raccogliendo al contempo dati preziosi in tempo reale. E quando prenoti viaggi utilizzando un software di gestione dei viaggi, consolidi il tuo fornitore, così i viaggiatori non devono nemmeno creare report per quelle prenotazioni.