La guida moderna per il travel manager aziendale
Che cosa è un travel manager?
Un travel manager supervisiona tutti gli aspetti dei viaggi d'affari, inclusi l'organizzazione del viaggio, la definizione delle policy aziendali in materia di viaggi, la scelta della migliore agenzia di viaggi aziendale, la gestione della rendicontazione delle spese di viaggio e la priorità al benessere dei viaggiatori d'affari.
Analizza inoltre i dati di viaggio post-viaggio per influenzare, semplificare e migliorare i programmi di viaggio. In genere, i travel manager possiedono eccellenti capacità organizzative e comunicative.
In precedenza, il ruolo di travel manager veniva assunto da responsabili d'ufficio o da un membro del reparto Risorse Umane. Oggi, i travel manager aziendali dedicati vengono assunti per la loro importanza strategica nel migliorare l'efficienza dei viaggi.
What does aCosa fa un travel manager? – Principali mansioni e responsabilità travel manager do? – Main tasks and responsibilities
Politica di viaggio aziendale
La descrizione del ruolo del travel manager può variare a seconda dell'azienda, ma un aspetto cruciale del ruolo è la creazione di una travel policy aziendale che definisca le linee guida per la gestione dei viaggi d'affari, che dovrebbe contenere informazioni sui seguenti aspetti:
Procedura di prenotazione e strumento di prenotazione viaggi approvato
Costo di prenotazione ammissibile (hotel, voli, trasporto via terra, noleggio auto)
Eccezioni o regole speciali per città o tratte più costose
Fornitori aziendali preferiti
Procedura di approvazione per i viaggi che superano i limiti tipici
Procedura di rimborso
Spese consentite e non consentite
Procedura di debriefing di viaggio
Compagnia assicurativa di viaggio
Fornitore o procedure che garantiscono il dovere di diligenza
Supervisione dei piani e degli accordi di viaggio
Alcuni travel manager sono responsabili della prenotazione di alcuni aspetti dei viaggi di lavoro dei dipendenti, mentre altre aziende consentono ai dipendenti di prenotare autonomamente trasporti e alloggi.
I travel manager prenotano i viaggi seguendo le linee guida delle policy di viaggio; ad esempio, la maggior parte delle policy di viaggio aziendali specifica la classe di viaggio (ad esempio business o economy) e le categorie alberghiere. Questo aiuta l'azienda a ottenere le migliori offerte nel rispetto degli standard di viaggio aziendali.
Budget di viaggio e gestione delle spese
La gestione delle carte di credito e le spese a destinazione possono essere imprevedibili nei viaggi aziendali. I travel manager stabiliscono limiti per le carte di credito e le spese per migliorare il monitoraggio finanziario e il controllo dei costi.
Tuttavia, i travel manager sono responsabili di trovare un equilibrio tra libertà del viaggiatore ed efficienza dei costi. Poiché il costo della vita varia da destinazione a destinazione, i travel manager esperti stabiliranno limiti di spesa per i viaggi appropriati e variabili.
Analisi dei dati
Un travel manager raccoglie i dati di tutti i viaggi di lavoro per identificare modelli che lo aiutino a prendere decisioni informate sulla politica di viaggio.
Ad esempio, è necessario affrontare i casi ricorrenti di viaggi che superano il budget. Con un set di dati affidabile basato sui viaggi passati, un travel manager può identificare i problemi e consultare i dipendenti per valutare le modifiche necessarie.
I dati finanziari sono utili anche per definire i KPI e analizzare la redditività dei viaggi di lavoro. I responsabili d'ufficio possono confrontare le spese con i guadagni per determinare quali viaggi offrono il maggior valore.
Abbracciare le nuove tecnologie
I travel manager devono stare al passo con i progressi della tecnologia applicata ai viaggi d'affari. I moderni strumenti di prenotazione consentono ai dipendenti di prenotare autonomamente i propri viaggi, nel rispetto delle policy aziendali.
Gli strumenti online per la gestione dei viaggi aziendali come Perk archiviano inoltre i dati in un unico luogo, facilitandone l'analisi. Questo riduce anche il flusso di email scambiate durante la pianificazione del viaggio.
In sostanza, le migliori piattaforme di gestione dei viaggi offrono ai dipendenti maggiore autonomia e ai travel manager più tempo per concentrarsi su altre cose.
Perché è importante un travel manager?
I costi dei viaggi d'affari rappresentano in genere una spesa elevata per le aziende. E, nel settore dei viaggi, una gestione efficace è fondamentale per ottimizzare i servizi di viaggio.
Un travel manager aziendale supervisiona i servizi di viaggio e crea un programma di viaggio completo in linea con le esigenze di viaggio dei dipendenti, garantendo al contempo il dovere di prendersi cura della loro sicurezza e del loro benessere.
Domande correlate
In che cosa si differenzia l'utilizzo di un travel manager dal non utilizzarne uno?
Introducendo un controllo rigoroso sui processi di viaggio, un travel manager riduce al minimo i rischi di viaggi disorganizzati, che possono comportare costi imprevisti. Il suo obiettivo è migliorare l'esperienza di viaggio, garantendo al contempo la sicurezza e il benessere dei dipendenti e monitorando la gestione dei rischi.
In che cosa un travel manager si differenzia da un'agenzia di viaggi?
Un travel manager è responsabile dell'organizzazione e della strategia dei viaggi d'affari dietro le quinte. Si occupa di far rispettare le linee guida, definire le tariffe migliori, fornire consigli ai dipendenti e, generalmente, è un'attività interna.
A differenza di un'agenzia di viaggi o di un agente di viaggio, che si concentra esclusivamente sulla prenotazione di voli, alloggi, ecc., un travel manager sviluppa strategie e politiche per ottimizzare l'esperienza di viaggio complessiva.
Con l'avvento di nuove tecnologie di gestione dei viaggi come Perk, molte di queste attività possono essere gestite e gestite dal travel manager in modo coerente con la travel policy aziendale.
Abbiamo chiesto a Natalie Marcantonio, responsabile d'ufficio di Quadmark, cosa pensa dei viaggi d'affari come settore interessante in cui lavorare:
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