De 8 beste softwareplatforms voor reis- en onkostenbeheer in 2026

27 Mrt 2024 · 13 MIN LEZEN

Zakelijke reiskosten kunnen oplopen en een vooraf goedgekeurd budget gemakkelijk overschrijden. Een gemiddelde Amerikaanse zakenreis kost zelfs $ 1.293! Bedrijven moeten hun reisuitgaven bijhouden – en er is gespecialiseerde software die daarbij kan helpen.

Met de juiste tools en software worden zakenreizen veel eenvoudiger te boeken, beheren en bijwerken. Zakelijke reismanagementsoftware kan u ook helpen geld te besparen en overbestedingen te voorkomen, wat essentieel is voor kleine bedrijven met een beperkt budget.

Wat is software voor reis- en onkostenbeheer?

Software voor reis- en onkostenbeheer kan bedrijven helpen bij het beheren en volgen van zakelijke reisuitgaven. Of het nu gaat om het boeken van reizen, het beheren van reizigers of het opstellen van onkostendeclaraties, software voor reis- en onkostenbeheer is een must voor bedrijven die werknemers op zakenreis sturen.

Bedrijven van alle soorten kunnen profiteren van software voor reis- en onkostenbeheer, omdat deze:

U een compleet overzicht geeft van uw zakelijke reisuitgaven
U helpt bij het boeken van reizen die passen bij uw zakelijke reisbeleid
Uw factuurproces stroomlijnt

Pak je reis- en onkostenbeheer radicaal anders aan met automatisering.

Download gratis Download gratis

Om zakenreizen te vereenvoudigen, kunt u softwareprogramma's voor declaraties overwegen. Hier zijn onze topkeuzes voor 2025.

De beste oplossingen voor reis- en onkostenbeheer

Laten we eens kijken naar de zes beste oplossingen voor reiskostenbeheer die momenteel beschikbaar zijn.

1. Perk

Perk is een platform voor zakelijk reisbeheer waarmee klanten eenvoudig zakelijke reizen kunnen boeken en beheren. De oplossing integreert met andere tools, waaronder veel populaire oplossingen voor onkostenbeheer zoals Rydoo en Circula. Zo heeft u alles wat u nodig hebt op één gebruiksvriendelijk platform.

De belangrijkste voordelen van Perk zijn:

Toegang tot meerdere gebruikersprofielen voor het boeken van reizen
Gecentraliseerde facturering, zodat u afscheid kunt nemen van meerdere facturen en er zelfs voor kunt kiezen om Perk de inning van facturen te laten verzorgen
Naleving van het bedrijfsbeleid bij het aanbieden van boekingsopties
Integratie van derden met populaire tools zoals Expensify, Payhawk en BambooHR
Uitstekende 24/7 klantenservice met een beoogde reactietijd van 1 minuut
Geavanceerde rapportage en inzichten voor een uitgebreid overzicht van de uitgaven
Snelle oplossingen voor btw-teruggave: ontdek hoeveel u kunt besparen met de btw-teruggavecalculator van Perk

Perk biedt ook een flexibele reisoplossing: FlexiTravel, waarmee bedrijven onnodige reisuitgaven kunnen beperken. Met FlexiTravel kunt u 80% van uw geld terugkrijgen bij annuleringen van reisboekingen tot twee uur van tevoren.

Ontdek de voordelen van FlexiTravel! Lees alles over hoe EU Business School in 2023 € 66.000 bespaarde op geannuleerde reizen dankzij FlexiTravel.

U kunt ook uw duurzaamheidsdoelen in de gaten houden met Green Trip, de CO2-compensatieoplossing van Perk. Bedrijven kunnen reizen boeken met oog voor het milieu en groene initiatieven ondersteunen die zorgvuldig zijn geselecteerd door het duurzaamheidsteam van Perk.

De uitgebreide reismanagementoplossing van Perk is gebruiksvriendelijk en de integraties voor onkostenbeheer stellen u in staat om één eenvoudige workflow te creëren voor al uw zakelijke reisbehoeften.

G2-beoordeling: 4,6 / 5, gebaseerd op 1.533 beoordelingen (vanaf september 2024)
Capterra-beoordeling: 4,7 / 5, gebaseerd op 408 beoordelingen (vanaf september 2024)

Probeer Perk vandaag nog uit en ontdek hoogwaardige, professionele services en begin met het vereenvoudigen van uw zakelijke reisproces.

Besteed niet te veel aan zakenreizen. Bespaar vandaag nog tijd en geld.

2. Spendesk

Spendesk is een oplossing voor uitgavenbeheer voor financiële teams. Het biedt 100% inzicht in elke betaling met een realtime dashboard.

Met Spendesk kunnen financiële teams budgetten en bestedingslimieten definiëren en kunnen managers aankopen automatisch goedkeuren. Het platform automatiseert taken zoals factuurbetaling, handmatige gegevensinvoer en vergoedingen aan medewerkers.

De voordelen van Spendesk zijn onder andere:

Onbeperkt aantal virtuele kaarten voor probleemloos abonnementenbeheer en online betalingen
Ingebouwde budgetten en bestedingsregels om ongewenste uitgaven te voorkomen
Automatische registratie van bonnen met OCR-technologie
Smoothievere maandafsluiting dankzij geautomatiseerde boekhouding en gestroomlijnde processen
Snellere en slimmere beslissingen over uitgaven

Spendesk en Perk integreren naadloos voor verbeterd beheer van reisuitgaven.

Gebruikers kunnen genieten van de vertrouwde Perk-reisbeheeroplossing met Spendesks best-in-class oplossing voor uitgavenbeheer. Deze gekoppelde tools voor uitgaven- en reisbeheer verlichten de druk op zowel de reizende medewerker als het financiële team.

Zo beoordelen gebruikers Spendesk op G2 en Capterra:

G2-beoordeling: 4,7 / 5, gebaseerd op 402 reviews (vanaf september 2024)
Capterra-beoordeling: 4,8 / 5, gebaseerd op 219 beoordelingen (vanaf september 2024)

3. BILL Spend & Expense

BILL Spend & Expense (voorheen Divvy) is een gratis oplossing voor uitgavenbeheer die bedrijven toegang geeft tot het krediet dat ze nodig hebben en de software om dit te beheren. De software wordt gratis aangeboden omdat BILL Spend & Expense een deel van de transactiekosten in rekening brengt wanneer u met uw kaart betaalt.

Laten we eens kijken naar de belangrijkste functies van BILL Spend & Expense:

Onbeperkt aantal, aanpasbare virtuele kaarten voor uw zakelijke uitgaven
Gedetailleerde rapportage en inzichten voor volledige controle over uw zakelijke uitgaven
Software voor reiskostenvergoedingen om onkostendeclaraties en kilometervergoedingen te vergelijken met specifieke budgetten voor meer inzicht in uw uitgaven
Beloningsprogramma op basis van uw uitbetalingsschema, met beloningen voor restaurants, hotels, abonnementen en meer

Zo presteert BILL Spend & Expense op het gebied van beoordelingen:

G2-beoordeling: 4,5 / 5, gebaseerd op 1.435 beoordelingen (vanaf september 2024)
Capterra-beoordeling: 4,7 / 5, gebaseerd op 414 beoordelingen (vanaf september 2024)

BILL Spend & Expense integreert ook met Perk om het proces van reiskostenbeheer te versnellen. De integratie biedt MKB's in de VS een gecentraliseerde portal om reizen te boeken, te beheren en te rapporteren.

Het geeft zakenreizigers en managers volledige financiële controle, waardoor ze overmatige uitgaven kunnen beperken en real-time inzicht krijgen in reiskosten.

4. Ramp

Ramp is een oplossing voor kostenbeheer en financiële automatisering die bedrijven helpt onnodige uitgaven te verminderen en betalingen en vergoedingen te vereenvoudigen. Ramp biedt ook fysieke en virtuele bedrijfspassen, met kredietlimieten voor uitgaven onderweg, in lijn met uw bedrijfsbeleid.

De belangrijkste functies van Ramp zijn:

Automatisering van de boekhouding om vervelende, tijdrovende boekhoudtaken te elimineren (bij integratie met een boekhoudoplossing)
Eenvoudig instellen van goedkeuring van uitgaven en prepaidpassen met aangepaste budgetten
AI-gestuurde bonnenmatching die leert van eerder ingediende bonnen
Kaarten met uw bedrijfslogo voor een extra persoonlijke touch

Laten we eens kijken naar de beoordelingen van Ramp op het reviewplatform:

G2-beoordeling: 4,8 / 5, gebaseerd op 2.013 beoordelingen (vanaf september 2024)
Capterra-beoordeling: 4,9 / 5, gebaseerd op 186 beoordelingen (vanaf september 2024)

Ramp is een andere tool met krachtige integraties, waaronder een met Perk. Ramp en Perk werken samen om zakelijke reizigers alles-in-één reis- en onkostenbeheer te bieden, inclusief zakelijke creditcards en realtime updates over reiskosten.

5. Fyle

Fyle is software voor onkostenbeheer waarmee bedrijven en medewerkers het proces van onkosten en vergoedingen beter kunnen beheren. Fyle biedt bovendien integraties met boekhoud- en personeelsgegevens.

Fyle integreert ook met Perk voor naadloze rapportage van reiskosten. Het geeft financiële teams volledige controle en inzicht in de reis- en vergoedingsprocessen (T&E).

De belangrijkste voordelen van Fyle zijn:

Beheer eenvoudig bonnetjes en zakelijke reisgegevens
Bewaar of dien digitale onkostendeclaraties in via een centraal dashboard
Zorg voor naleving van het vastgestelde beleid voor vergoeding van zakelijke reiskosten
Gebruik creditcardbeheersoftware, handig voor het bewaken en verwerken van bedrijfscreditcards

Fyle kan u niet helpen bij het organiseren van zakelijke reizen, maar de integratie met Perk biedt travelmanagers één plek om al hun zakelijke reisprocessen te beheren.

Alle reizen die met Perk worden geboekt, worden binnen Fyle als onkosten aangemaakt, met facturen die als bijlagen aan de boeking worden toegevoegd. De twee oplossingen werken naast elkaar om u een volledig overzicht te geven van uw reisuitgaven.

G2-beoordeling: 4,6 / 5, gebaseerd op 1.411 beoordelingen (vanaf september 2024)
Capterra-beoordeling: 4,5 / 5, gebaseerd op 146 beoordelingen (vanaf september 2024)

Fyle biedt een eenvoudig platform dat, geïntegreerd met uw favoriete oplossingen, een naadloos proces voor reis- en onkostenbeheer biedt.

Dankzij de integratie van Fyle met Perk kunnen bedrijven hun reis- en onkostenbeheer op een echt verbonden manier beheren. Wanneer een factuur wordt aangemaakt, wordt automatisch een bijbehorende onkostenpost aan Fyle toegevoegd en gecategoriseerd op type.

6. SAP Concur

SAP Concur is een alles-in-één software voor reis- en onkostenbeheer. Het helpt uw werkprocessen te automatiseren voor een eenvoudige reisbeheerervaring. Of uw reizigers nu geld uitgeven aan hotels, vliegtickets of taxi's, alles is geregeld.

De belangrijkste voordelen van SAP Concur zijn:

Verlaag de totale kosten met controle over uw reis- en onkostenbeheer
Verbeter uw compliance en help risico's te beperken
Eenvoudige implementaties met cloudoplossingen
Een schaalbaarheidsoplossing voor groeiende bedrijven
Geoptimaliseerd voor mobiel gebruik voor wie op zoek is naar mobiele app-functionaliteit

SAP Concur biedt, net als Perk, een complete oplossing voor het beheren van zakenreizen en -uitgaven. Perk heeft echter veel meer te bieden voor kleinere bedrijven als het gaat om het boeken van zakelijke reizen.

Een groter aanbod betekent dat Perk aanbiedingen biedt van een breder scala aan reisaanbieders, waaronder aanbiedingen voor vluchten, accommodatie en autohuur.

De prijzen van SAP Concur kunnen moeilijk in te schatten zijn en veel functies zijn optioneel. Met Perk betaalt u wanneer u reist - geen onverwachte kosten of add-ons.

Het platform van Perk is eenvoudig te implementeren en te gebruiken, terwijl gebruikers van SAP Concur de tool vaak als "onhandig en niet gebruiksvriendelijk" ervaren.

Perk helpt bedrijven geld te besparen op reizen en naadloos en probleemloos kosten te beheren. SAP Concur biedt vergelijkbare oplossingen, maar dan zonder de intuïtieve interface en het deskundige supportteam.

Laten we eens kijken hoe SAP Concur scoort op basis van reviews:

G2-beoordeling: 4/5, gebaseerd op 6.109 beoordelingen (vanaf september 2024)
Capterra-beoordeling: 4,3/5 sterren, gebaseerd op 2.074 reviews (vanaf september 2024)

Klik hieronder om de functies en voordelen van beide platforms te vergelijken

Waarom kiezen voor Perk boven SAP Concur?

7. Zoho Expense

Zoho Expense wordt beschouwd als een van de beste platforms voor onkostenbeheer. Het biedt oplossingen voor onkostenbeheer en zakelijke reizen aan bedrijven van elke omvang. Het is een geweldige oplossing voor groeiende bedrijven die behoefte hebben aan eenvoudige, schaalbare oplossingen voor onkostenbeheer.

Volgens Zoho Expense zijn de belangrijkste voordelen:

Gestroomlijnde zakelijke reizen met geautomatiseerde onkostenrapportage voor elke reis
Meldingen om teamleden te waarschuwen voor updates en wijzigingen
Realtime inzicht in uitgaven voor een actueel overzicht van alle onkostengegevens
Analyses die noodzakelijke wijzigingen voor beter reis- en onkostenbeheer kunnen markeren

Hoewel Zoho Expense een uitgebreide reeks functies biedt, zijn er gebieden waar klanten niet helemaal tevreden over zijn, zoals de klantenservice en inventarismogelijkheden. Perk biedt de volgende oplossingen:

Hoogwaardige 24/7 klantenservice met een beoogde reactietijd van 1 minuut
Een toonaangevend aanbod dat de onderhandelde tarieven van Perk biedt
Belangrijke functies zoals CO2-compensatie en btw-teruggave
Een gebruiksvriendelijke interface en workflow

Zoho Expense biedt voornamelijk onkostenbeheer, wat betekent dat ze achterlopen op het gebied van zakelijke reizen. Perk biedt een naadloze aanpak voor zowel zakelijke reizen als onkostenbeheer, met een innovatief platform en intuïtieve integraties.

Bovendien beoordelen gebruikers Perk op alle belangrijke gebieden hoger dan Zoho, zoals gebruiksgemak, kwaliteit van de ondersteuning en productrichting.

G2-beoordeling: 4,5 / 5, gebaseerd op 1.216 beoordelingen (vanaf september 2024)
Capterra-beoordeling: 4,6 / 5, gebaseerd op 1.021 beoordelingen (vanaf september 2024)

8. Emburse Certify

Emburse Certify is software voor onkostenbeheer die de mogelijkheid biedt om reizen te boeken via de geïntegreerde boekingstool of door integratie met een ander reisbeheersysteem.

Met Emburse Certify kunt u onkostendeclaraties indienen, crediteuren beheren en snel facturen beheren, allemaal via één platform.

Volgens Emburse Certify zijn de belangrijkste voordelen:

Workflows voor efficiënt, betrouwbaar en datarijk onkostenbeheer van medewerkers
Beleidsnaleving met ingebouwde beleidscontroles
Automatiseer het crediteurenproces en krijg inzicht in bedrijfsuitgaven

Laten we ook eens kijken hoe Emburse Certify presteert op toonaangevende softwarebeoordelingssites:

G2-beoordeling: 4,5 / 5, gebaseerd op 2132 beoordelingen (vanaf september 2024)
Capterra-beoordeling: 4,7 / 5, gebaseerd op 1279 beoordelingen (vanaf september 2024)

Emburse Certify biedt een krachtige oplossing voor onkostenbeheer voor grote en kleine bedrijven. In combinatie met een TMC zoals Perk kunt u ervoor zorgen dat al uw reizen en uitgaven onder controle zijn. Perk helpt u bij het beheren van al uw zakelijke reizen en Emburse Certify stroomlijnt het proces van onkostenbeheer – een ideale combinatie.

Zo! De acht populairste en meest capabele oplossingen voor onkostenbeheer op de huidige markt.

Maar hoe weet u wanneer u zich moet aanmelden voor een van deze softwareprogramma's voor onkostenbeheer? Zijn deze geschikt voor alle bedrijven, ongeacht hun groeifase?

Wanneer is het juiste moment om een oplossing voor reis- en onkostenbeheer te vinden?

Als uw bedrijf momenteel te veel tijd en geld besteedt aan zakenreizen, is de kans groot dat uw bedrijf baat heeft bij een oplossing voor reis- en onkostenbeheer.

Het handmatig beheren van zakenreizen kan een kostbare klus zijn, maar oplossingen voor reis- en onkostenbeheer kunnen u hierbij helpen. Gebruik ze om:

te bepalen waar u kunt besparen op uw reisbudget
betere deals te vinden voor reizen en accommodatie met onderhandelde tarieven
uw totale reisuitgaven te verlagen
het leven van uw zakelijke travelmanager(s) te vergemakkelijken
medewerkers in staat te stellen eenvoudig zelf reizen te boeken binnen het bedrijfsbeleid van uw organisatie

Als u aan de kwalificatiecriteria voldoet, noteer dan aan welke zakelijke behoeften uw nieuwe tool stack moet voldoen.

Waar moet je op letten bij T&E-software? 6 Belangrijkste kenmerken

Met travelmanagementsoftware kunnen bedrijven alles wat met zakenreizen te maken heeft, beheren. Of het nu gaat om het boeken van reizen, het volgen van reizigers, vluchtwijzigingen of andere zakelijke reisbehoeften, oplossingen van travelmanagementbedrijven (TMC) kunnen uw zakenreizen vereenvoudigen.

Overweeg de volgende factoren en beoordeel hoe belangrijk ze zijn voor de behoeften van uw reizigers:

1. Een gebruiksvriendelijk platform voor reisbeheer

Zorg ervoor dat alle medewerkers je T&E-softwareplatform kunnen gebruiken, van je IT-stagiair tot je CEO.

Denk na over de dashboards die gebruikers zien wanneer ze de software gebruiken. Zijn ze verwarrend en verouderd, of juist intuïtief en modern?

Zoek naar onkostendeclaratiesoftware met een eenvoudige onboardingbenadering die geen diepgaande kennis vereist om zakenreizen te beheren.

Vraag indien mogelijk een demo aan voordat je tot aankoop overgaat.

2. Meerdere gebruikersprofielen

De mogelijkheid om meerdere gebruikersprofielen aan te maken is essentieel voor het beheer van uw zakelijke reisprogramma. Verschillende medewerkers hebben verschillende rollen en niet iedereen heeft hetzelfde toegangsniveau tot uw reismanagementsoftware nodig. Gebruikersprofielen zorgen ervoor dat uw team alleen toegang heeft tot wat ze nodig hebben, wat de beveiliging en controle van gegevens vergroot.

3. Integratie en naleving van reisbeleid

Uw organisatie heeft waarschijnlijk al een bedrijfsreis- en onkostenbeleid. Zo niet, dan kunt u ons voorbeeld van een bedrijfsreisbeleid gebruiken om uw eigen beleid op te stellen.

Uw reisbeleid beschrijft de regels met betrekking tot reisuitgaven en zorgt ervoor dat uw medewerkers binnen uw reisbudget blijven.

De software die u kiest, moet geïntegreerd zijn met uw reisbeleid. Zo kunt u de reisuitgaven bijhouden en ervoor zorgen dat uw reizigers binnen het budget blijven.

4. Een naadloos terugbetalingsproces

Met functies voor het bijhouden van onkosten en het scannen van bonnen kunt u uw onkosten en vergoedingen efficiënt beheren. Door bijvoorbeeld bonnen te scannen, zorgt u ervoor dat alle medewerkers de juiste onkosten declareren en dat u bewijs hebt voor btw- en belastingdoeleinden.

5. Geautomatiseerde goedkeuringsworkflows en rapportage

Of het nu gaat om het goedkeuren van voorgestelde reizen of het automatiseren van het facturatieproces, u hebt een tool nodig die uw reisboeking en -rapportage stroomlijnt. Dit bespaart uw teamleden aanzienlijk veel tijd.

Heeft u behoefte aan een eenvoudigere manier om de kosten van zakelijke reizen te beheren?

Lees onze 3-stappengids over automatisering van kostenbeheer voor zakelijke reizen

6. Integraties met bestaande tools

Integraties zijn essentieel voor een soepel reismanagementproces. Let bij het kiezen van software op integraties met:

Boekhoudsoftware
Reismanagementsoftware
Tijdregistratietools
HR-tools
Teammanagementsoftware
Agendasoftware

Nu u weet wat een goede oplossing voor onkostenbeheer is, is het tijd om er een in actie te zien.

Software voor reis- en onkostenbeheer voor uw bedrijf

Oplossingen voor reis- en onkostenbeheer helpen bedrijven bij het organiseren en beheren van zakelijke reizen en de bijbehorende kosten.

Met het juiste proces voor onkostenbeheer kunnen bedrijven kosten besparen en gedoe verminderen.

Een uitgebreide oplossing voor reis- en onkostenbeheer helpt zowel travelmanagers als financieel managers bij het creëren van kosteneffectievere reisprogramma's. Neem vandaag nog contact op en ontdek hoe Perk uw zakelijke reizen kan vereenvoudigen en u belangrijke inzichten kan bieden om uw reisprocessen continu te optimaliseren.

Take the hassle out of business travel. Manage all trips in one place with TravelPerk.

Wat is software voor reis- en onkostenbeheer?

Bedrijven van alle soorten kunnen profiteren van software voor reis- en onkostenbeheer, omdat deze:

U een compleet overzicht geeft van uw zakelijke reisuitgaven
U helpt bij het boeken van reizen die passen bij uw zakelijke reisbeleid
Uw factuurproces stroomlijnt

Pak je reis- en onkostenbeheer radicaal anders aan met automatisering.

Download gratis Download gratis

Om zakenreizen te vereenvoudigen, kunt u softwareprogramma's voor declaraties overwegen. Hier zijn onze topkeuzes voor 2025.