Reisekostenabrechnungs-Software: Anbieter, Vorteile & Tipps

Im Jahr 2024 gaben deutsche Unternehmen rund 47 Milliarden € für Geschäftsreisen aus – Tendenz steigend. Bei durchschnittlich 439 € pro Dienstreise ist klar: Wer Reisekosten und Spesen im Unternehmen im Griff haben will, braucht mehr als Excel und Papierbelege.

Eine Reisekostensoftware hilft Ihnen, Reisekostenabrechnung und Spesenabrechnung zu vereinfachen, Dienstreisen effizienter zu managen und den Aufwand für Mitarbeitende, Reisende und Finanzteams deutlich zu reduzieren.

Was ist eine Reisekostensoftware?

Eine Reisekostensoftware bzw. ein Reisekosten-Tool unterstützt Unternehmen dabei, alle Ausgaben rund um Geschäftsreisen digital zu erfassen, zu verwalten und abzurechnen. Je nach Anbieter ist das oft mehr als nur die Reisekostenabrechnung:

• Buchung von Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Mietwagen etc.)

• Verwaltung von Reiserichtlinien und Budgetgrenzen

• Digitale Spesenabrechnung (Übernachtung, Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten, Bewirtung)

• Integration in Buchhaltung, ERP und HR-Systeme

• Reporting und Analysen für Finanz- und Reisekostenmanagement

Moderne Lösungen wie Perk kombinieren häufig Travel-Management und Spesenmanagement-Software: Statt viele Einzellösungen zu nutzen, verwalten Unternehmen so Buchungen, Spesen und Abrechnungen auf einer zentralen Plattform.

Funktionen & Vorteile einer Reisekostensoftware

Mit einer guten Reisekostensoftware können Unternehmen ihre Reisekostenprozesse automatisieren und die Reisekostenabrechnung konform, transparent und effizient gestalten.

Typische Funktionen:

• Spesen- und Reisekosten erfassen: Übernachtungskosten, Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Bewirtung, Sonstiges

• Kostenstellen & Projekte zuordnen: Ausgaben lassen sich Kostenstellen, Abteilungen oder Projekten zuweisen – wichtig für internes Controlling

• Digitale Belege & Abrechnungen: Belege werden fotografiert / hochgeladen; digitale Erstellung von Abrechnungen, Übertragung und revisionssichere Speicherung der Abrechnungen

• Gesetzliche Pauschalen berücksichtigen: Automatische Berechnung von Verpflegungspauschale, Kilometergeld, Übernachtungspauschalen je Land

• Berichte & Analysen: Reisekosten lassen sich auswerten, z. B. nach Abteilung, Route, Kunde – ideal zur Identifikation von Einsparpotenzialen

• Reisekosten konform verwalten: Integration von Reiserichtlinien, automatisierte Prüfung und konforme, automatisierte Abrechnungen

Fangen Sie noch heute an, bei der Geschäftsreisebuchung Zeit und Geld zu sparen.

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Für wen lohnt sich eine Reisekostensoftware?

Nicht jedes Unternehmen braucht sofort ein vollumfängliches Reisekosten-Tool. Typische Situationen, in denen sich eine Reisekostensoftware aber klar lohnt:

1. Die Reisekosten sind hoch – aber intransparent

Sie haben das Gefühl, dass die Kosten für Geschäftsreisen zu hoch sind oder stetig steigen? Eine Reisekostensoftware hilft:

• Reisekosten und Spesen pro Dienstreise detailliert zu erfassen,

• Buchungsgewohnheiten und Routen zu analysieren,

• Optimierungspotenziale (z. B. Hotelkategorien, Vorausbuchungsfristen) zu identifizieren.

Anbieter wie Perk bieten zusätzlich ausgehandelte Raten, grosse Inventare und Tools zur Budgetsteuerung – so lassen sich Reisekosten aktiv senken.

2. Berichte zu Geschäftsreisen sind mühsam

Wenn Ihr Reporting aktuell so läuft:

• Excel-Listen zusammentragen,

• Belege manuell zuordnen,

• Zahlen mehrfach prüfen,

dann frisst Ihre Berichterstattung unnötig Zeit. Eine Reisekostensoftware kann:

• Reise- und Finanzdaten automatisch zusammentragen,

• Echtzeit-Berichte zu Ausgaben liefern,

• Auswertungen nach Kostenstellen, Abteilungen, Mitarbeitenden usw. ermöglichen.

3. Das Reisemanagement ist unübersichtlich & nicht konform

Wenn Ihre  Reiserichtlinien nur auf Papier existieren oder niemand genau weiss, was zulässig ist, wird das Reisekostenmanagement schnell unkonform:

• Buchungswege werden ignoriert

• Budgets und Pauschalen werden überschritten

• Rückerstattungen dauern zu lange

Eine Reisekostensoftware schafft hier Abhilfe durch:

• hinterlegte Reiserichtlinien und automatisierte Anwendung

• zentrale Verwaltung aller Reisekosten und Spesen

• schnellere, konforme Abrechnung von Dienstreisen

Auswahlkriterien: So finden Sie das passende Reisekosten-Tool

Die eine „beste“ Reisekostensoftware gibt es nicht – aber die beste Lösung für Ihre Unternehmensgrösse und Struktur.

Anforderungen nach Unternehmensgrösse

KMU: Bezahlbarkeit, Einfachheit, Skalierbarkeit

Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sind besonders wichtig:

• bezahlbare Preismodelle (inkl. Implementierung & Onboarding)

• Benutzerfreundlichkeit – Mitarbeiter:innen sollen das Tool problemlos nutzen

• Skalierbarkeit durch Integrationen (z. B. Buchhaltung, HR)

Idealerweise bildet das Reisekosten-Tool den End-to-End-Prozess ab: Reisebuchung → Reisekosten & Spesen erfassen → Pauschalen berechnen → Erstattung → Buchhaltung.

Grosse Unternehmen: Komplexe Organisation, hohe Volumina

Grosse Unternehmen haben in der Regel:

• mehrere Abteilungen & Standorte

• hohe Volumina an Dienstreisen & Spesen

• komplexe Genehmigungs-Workflows

Wichtige Kriterien:

• leistungsfähige Automatisierung (inkl. Richtlinien & Freigaben)

• flexible Konfiguration von Genehmigungsprozessen

erweiterte Sicherheitsfunktionen (z. B. Rollenrechte, Multi-Faktor-Authentifizierung)

Globale Unternehmen: Länder, Währungen, Steuern

Global tätige Unternehmen müssen zusätzlich beachten:

• mehrere Währungen und Steuersysteme

• unterschiedliche Spesen- & Steuerregeln pro Land

• Sprachenvielfalt & Zeitzonen

Hier braucht es ein Reisekosten-Tool, das:

• internationale Steuer- und Compliance-Anforderungen berücksichtigt,

• Echtzeit-Transparenz über Ausgaben weltweit bietet,

• Silos zwischen Ländern, Buchhaltung, HR, Reisemanagement und Einkauf aufbricht.

Was eine gute Reisekostensoftware immer mitbringen sollte

Unabhängig von der Unternehmensgrösse haben führende Reisekostensoftware-Lösungen einige Gemeinsamkeiten:

1. Prozesskosten senken: Die automatisierte Reisekostenabrechnung reduziert den Bearbeitungsaufwand, Fehler sowie Nacharbeit – und spart pro Spesenbericht spürbar Kosten.

2. Hohe Benutzerfreundlichkeit & mobile Nutzung: Wenn Reisende das Tool ungern nutzen, wird es nicht akzeptiert. Wichtig sind daher eine intuitive Oberfläche, klare Workflows und  mobile Zugriffsmöglichkeiten.

3. Automatisierte, konforme Abrechnung: Konformität mit Reiserichtlinien, Spesenregeln und Steueranforderungen müssen direkt im Tool verankert und automatisiert geprüft werden.

4. Integration in Buchhaltung, ERP & HR: Es gibt nahtlose Schnittstellen zur Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV), ERP-Systemen und HR-Tools. Das verhindert Medienbrüche und doppelte Dateneingaben.

5. Transparente Spesenabrechnungen & Reporting: Reisekosten-Tools sollten visuelle Berichte ermöglichen, Ausgabenmuster sichtbar machen und Optimierungspotenziale aufzeigen.

6. Flexibilität & Skalierbarkeit: Unternehmen wachsen und die Software sollte mitwachsen: Zusätzliche Standorte, Währungen, Workflows, User sowie Rollen sollten möglich sein.

7. Umfangreiche Konfiguration: Komplexe Freigabe- und Genehmigungsprozesse (z. B. mehrere Ebenen) müssen abbildbar sein,  inklusive Echtzeit-Übersicht zum Genehmigungsstatus.

8. Erweiterte Sicherheitsfunktionen: Rollenabhängige Zugänge, Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung sind wichtig, wenn sensible Finanzdaten verarbeitet werden.

Reisekostensoftware im Vergleich: Tools im Überblick

1. Perk

Perk ist eine Reise- und Ausgabenmanagement-Plattform, die Buchung, Reisemanagement, Spesen und Reisekostenabrechnung auf einer Oberfläche bündelt.

Highlights:

• Reisebuchung (Hotels, Flüge, Mietwagen etc.) direkt im Tool

• Integrierte Ausgaben- und Spesenmanagement-Lösung

• Kostenstellen, Budgets & Reiserichtlinien frei definierbar

• Firmenkreditkarten (physisch/virtuell) für einfachere Spesenabrechnung

• Nahtlose Schnittstellen zu Tools wie Expensify, Payhawk, BambooHR

• Erweiterte Berichte, Echtzeit-Dashboards, Tracking-Funktionen

• Unterstützung bei Mehrwertsteuerrückerstattung (MwSt-Rechner)

• Zusatzmodule wie FlexiTravel (flexible Stornierung) und Green Trip (CO₂-Kompensation)

Perk eignet sich besonders für Unternehmen, die ein zentrales Reisekosten-Tool mit integrierter Spesenabrechnung und Travel Management suchen.

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2. SAP Concur – All-in-one für Travel & Expense

SAP Concur ist eine All-in-one-Software für das Reisemanagement und die Reisekostenabrechnung. Das Tool hilft Ihnen, Arbeitsprozesse bei der Verwaltung und Kostenerstattung zu automatisieren und deckt dabei alle wichtigen Aspekte ab: von Hotelbuchungen über Flugtickets bis hin zu Taxis.

Die wichtigsten Vorteile laut SAP Concur sind:

• Volle Kontrolle über Ihr Reise- und Ausgabenmanagement

• Verbesserung der Dienstreise-Compliance und zusätzliche Risikominimierung

• Einfache Implementierungen mit Cloud-Lösungen

• Skalierbare Software-Lösung für wachsende Unternehmen

• Für Mobilgeräte optimiert

3. Emburse – Ausgabenmanagement mit Buchungsoptionen

Emburse ist eine Kostenmanagement-Software. Neben der Erstellung und Abwicklung von Spesenabrechnungen sowie der Verwaltung von Belegen und Rechnungen bietet Emburse auch die Möglichkeit, Reisen zu buchen – entweder über das integrierte Buchungstool oder durch die Integration in ein bewährtes Reisemanagement-System.

Die wichtigsten Vorteile laut Emburse sind:

• Effiziente Workflows für eine zuverlässige und datenreiche Ausgabenverwaltung 

• Richtlinienkonformität durch integrierte Richtlinienchecks

• Unterstützung von über 140 Währungen und 64 Sprachen

4. Zoho Expense – Ausgabenmanagement für wachsende Unternehmen

Zoho Expense richtet sich vor allem an Unternehmen, die skalierbare Kostenmanagement-Lösungen benötigen.

Die wichtigsten Vorteile laut Zoho Expense sind:

• Optimierte Dienstreisen mit automatisierter Spesenabrechnung für jede Reise

• Benachrichtigungen über Aktualisierungen und Änderungen 

• Echtzeit-Einblick in alle Kostendaten für mehr Ausgabentransparenz  

• Analysen und Optimierungspotenziale für das Reise- und Kostenmanagement

5. HRworks – Fokus auf HR & Reisekosten

HRworks ist eine HR- und Finanzlösung mit umfangreichen Reisekostenfunktionen.

Die wichtigsten Vorteile laut HRworks sind:

• Automatisches Erfassen von Belegen

• Integrationen von Buchhaltungssoftware wie DATEV

• Import von Kreditkarten

• Informationen zum aktuellen Reisekostenrecht, wie z. B. den aktuell geltenden Sätzen der Kilometerpauschale und Verpflegungspauschale

6. Weitere Optionen: Fyle, TravelBank, Spendesk, Expensify & Lexware

Neben den oben genannten gibt es eine Reihe weiterer Anbieter, die je nach Use Case interessant sind:

• Fyle: Kostenmanagement mit Integrationen in Buchhaltungs- und HR-Daten; kombinierbar mit Perk

• TravelBank: Reisekosten- und Travel-Management mit Fokus auf nutzerfreundliches Design und schnelle Erstattungen

• Spendesk: Kostenverwaltung mit intelligenten Zahlungsmethoden, Live-Budgetkontroll und dezentralem Ausgabemanagement

• Expensify: Spesen- und Reisekostenlösung mit Zusatzmodul „Expensify Travel“ für Buchungen mit Fokus auf Branchen wie Baugewerbe, Immobilien, gemeinnützige Organisationen, Schulen und Universitäten sowie Start-ups

• Lexware reisekosten: Spesenmanagement für Inlands- und Auslandsreisen mit digitalem Fahrtenbuch, automatische Kilometerpauschale und Reporting

Best Practices für die Einführung einer Reisekostensoftware

Damit die Einführung eines neuen Reisekosten-Tools nicht im Chaos endet, sollten Unternehmen strukturiert vorgehen.

1. Ziele & Kennzahlen definieren

Was soll sich verbessern? Dazu können gehören:

• Bearbeitungszeit pro Reisekostenabrechnung

• Erstattungsdauer für Mitarbeitende

• Fehlerquote & Nachbearbeitungen

• Anteil automatisierter Abrechnungen

2. Bestehende Prozesse aufnehmen

• Ist-Prozess dokumentieren: Beleg → Einreichung → Prüfung → Genehmigung → Buchung → Erstattung

• Pain Points identifizieren (Medienbrüche, manuelle Arbeit, Verzögerungen).

3. Richtlinien harmonisieren & im Tool abbilden

Reiserichtlinien, Budgetgrenzen, steuerliche Vorgaben und Spesenregeln klar definieren und im System hinterlegen.

4. Schnittstellen & IT-Landschaft prüfen

Welche Systeme müssen angebunden werden?

• Buchhaltung / ERP

• HR-System

• Reisemanagement

• Kreditkartenanbieter

5. Mitarbeitende & Genehmigende schulen

Kurze, praxisnahe Schulungen, klare Anleitungen, Self-Service-Hilfen.

6. Pilotphase & Rollout

Mit einem Bereich starten, Feedback einholen, Workflows optimieren – danach schrittweise erweitern.

Fangen Sie noch heute an, bei der Geschäftsreisebuchung Zeit und Geld zu sparen.

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FAQ – häufige Fragen zum Thema „Reisekostenabrechnungs-Software“